LÄÄNEMERE PIIRKONNA PROGRAMM 2007 – 2013 ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

1. LÄÄNEMERE PIIRKONNA PROGRAMM 2007 – 2013 ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID Interreg programmide järelevalve büroo MarinOlo marin.olo@siseministeerium.ee Detsember 2010, Tallinn

2. Projektikulude kontrollimise alusdokumendid • Programme Manual (http://eu.baltic.net/) muudetud 22.11.2010 • Läänemere piirkonna programmi 2007-2013 aruannete esitamise juhend (http://www.siseministeerium.ee/laanemere-piirkonna-juhenddokumendid) • Euroopa Liidu regulatsioonid • Eesti Vabariigi õigusaktid

3. Aruandluse üldpõhimõtted: • kulude tõendamise kohustus on projektipartneril; • projektipartner esitab piisava ja asjakohase informatsiooni iga projekti deklareeritud kulu kohta; • projektipartner esitab süstematiseeritud aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse peale aruandeperioodi lõppemist 10 tööpäeva jooksul; • vastavalt EÜ määrusele nr 1080/2006 artiklile 16 kulub esmatasandi kontrolliks kuni 3 kuud.

4. Aruandluse üldpõhimõtted Peale 6-kuulist aruandeperioodi lõppu tuleb igakordselt esitada: • allkirjastatud Partner Report(http://eu.baltic.net/); • raamatupidamisest väljatrükk projektikuludest, mis on eristatud muudest asutuse kuludest (peab sisaldama ka personalikulusid); • koopiad algdokumentidest (arved, tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud jne); • palgalehed.

5. Aruandluse üldpõhimõtted Peale 6-kuulist aruande perioodi lõppu tuleb igakordselt esitada: • maksmist tõendavad dokumendid – pangakonto väljavõtted või maksekorraldused, Maksuameti või e-maksuameti saldoteatis palgamaksude tasumise kohta; • muud dokumendid ja tõendid (päevakavad, allkirjastatud registreerimislehed, lähetuskorraldused, pardakaardid, sõidupäevikud, hinnapakkumised, riigihanke aruanded, meediakajastused, internetilingid, viited, fotod või muud tõendid teostatud töödele).

6. Käibemaksu abikõlblikkus Käibemaks on abikõlblik, kui on võimalik näidata, et vastavalt käibemaksu reguleerivatele õigusaktidele ei saa projekti raames tasutud käibemaksust maha arvata sisendkäibemaksu ega käibemaksu tagasi taotleda. Eelpool toodu tähendab, et käibemaks on projektikuluna abikõlblik, kui: • projektipartner ei ole käibemaksukohustuslane; • projektipartner on käibemaksukohustuslane, kuid tal puudub õigus projektiga seotud kuludelt käibemaksu riigilt tagasi taotleda. NB! Kui eelnevas kahes punktis pole võimalik 100% veenduda, siis on käibemaks projektikuluna abikõlbmatu!

7. Valuutakursid Vastavalt programmijuhendi (Programme manual) punktile 10.4.9 kasutatakse kulutuste eurodesse konventeerimiseks Euroopa Komisjoni poolt igas kuus avalikustatavat kurssi, elektroonselt aadressil: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

8. Hinnapakkumised Raha kasutamisel ka alla programmi poolt kehtestatud piirmäära (5000 eurot alates 23.11.2010) tuleb lähtuda RHS § 3 lg 1, mille alusel: • tuleb kasutada rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt • saavutada eesmärk mõistliku hinnaga, • tagada konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte.

9. Eelarve paindlikkuse reegel (flexibilityrule) Selle kohaselt võib: • projekt teha teatud piirides muudatusi projekti eelarve osas projekti kestuse vältel; • ümber jaotada kõikide eelarveridade ja tööpakettide kogueelarvet alati, kui vahendite kogusumma ei ületa kas: 20% või 40 000 eurot (sõltuvalt sellest, kumb on kõrgem) vastava tööpaketi kogueelarve või vastava eelarverea kohta, mida suurendada tahetakse. NB! Eelarve paindlikkuse reegel ei luba muuta seadmeid/investeeringuid ning nende ostmise eest vastutavat projektipartnerit ega muudatuste tegemist ettevalmistuskulude ja projektipartnerite eelarvete vahel.

10. Eelarve paindlikkus ≤ 20% or 40,000 EUR, sõltuvalt sellest, kumb on kõrgem

11. Mitterahalised kulud Tasustamata vabatahtlik töö: • ära toodud taotlusvormis; • kuni 15% iga projektipartneri abikõlblikest kogukuludest; • kirjaliku kokkuleppe alusel, arvestus tavaliselt miinimumpalga alusel; • arvestamise aluseks on tööajatabel ja selle pidamine on kohustuslik.

12. Finantsaruande kuluread: • Tööjõukulud (Personnel) • Sisseostetud teenused (Externalservices) • Sõidu- ja majutuskulud (Travel and accommodation) • Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) • Muud otsesed kulud (Otherdirectcosts)

13. Personalikulud (personnel) • Töölepinguvõi avaliku teenistuse seaduse alusel füüsilisele isikule makstav töötasu (ilma preemiate, lisatasude jm hüvitisteta) koos kohustuslike maksudega (sotsiaalmaks, tulumaks, kogumispensioni – ja töötuskindlustusmakse). • Töötaja puhkusetasu on abikõlblik vaid täistööajaga projekti heaks töötava inimese puhul (erand 100% INTERREG programmide heaks töötav inimene tabeli alusel).

14. Personalikulud (personnel) • Osalise tööajaga töötamisel peab kindlasti pidama ka tööajatabelitprojektiga seotud töötundide arvestamiseks ning ülestähendamiseks WP-te lõikes. Tööajatabeli soovitatav vorm on kättesaadav http://eu.baltic.net/ • Projekti heaks osalise tööajaga töötamine ei tohi olla kõrgemalt tasustatud kui töökohal arvestatava põhipalga järgi tuleks keskmine tunnitasu.

15. Personalikulud (personnel) Abikõlbmatud tööjõukulud: • hüvitised ametist vabastamise ja töölepingu lõpetamise korral; • lisatasud ja preemiad, mida ei ole arvesse võetud puhkusetasude arvutamisel; • puhkusereservi arvestamine projekti; • tasu töötaja igapäevaste tegevuste eest, mis ei ole otseselt seotud projektiga (osalise tööaja korral).

16. Sisseostetud teenused (External services) • Projekti jaoks olulise tähtsusega • Peavad kajastuma taotlusvormis Externalserviceskulurea täpsustuses. Taotlusvormis antav ülevaade ei pruugi olla lõplik nimekiri ja seda võib projekti elluviimise käigus muuta.

17. Sisseostetud teenused (External services) Käesoleva eelarverea all on abikõlblikud: • projektivälise eksperdi, nõustaja või muu projektivälise teenuse pakkuja töö vastavalt lepingutele (töövõtu- ja käsunduslepingud) ja/või arvetele konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete elluviimiseks; • projektiga seotud ürituste läbiviimisega seotud kulud (ruumide üürimine, toitlustus jm).

18. Sisseostetud teenused (External services) • Keelatud on võlaõigusliku lepingu sõlmimine isikuga, kes töötab partnerorganisatsioonis või on projektipartneri asutuses juba töölepinguga seotud. • Teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti nimi. Arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus, soovitatavalt ka programmi/projekti nimi. • Käsunduslepingu või töövõtulepingu alusel töötava isiku (kui see on lepingus sätestatud) sõidu- ja majutuskulu.

19. Sõidu- ja majutuskulud (Travel and accommodation)

20. Sõidu- ja majutuskulud (Travel and accommodation) Väga põhjendatud juhtudel on võimalik katta kolmandate isikute sõidu- ja majutuskulu (va päevaraha). Takso kasutamine on abikõlblik ainult juhul, kui see oli majanduslikult otstarbekam või ühistransporti ei olnud võimalik kasutada. Kulud ei tohi ületada riiklikke piirmäärasid.

21. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Antud kulureal on abikõlblikud järgmised kulud: • amortiseeritavate seadmete amortisatsiooni kulu; • seadmete soetamise kulu või rendikulu (allpool amortisatsiooni normi); • investeeringud.

22. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Seadmete ja investeeringute kulud on abikõlblikud vaid järgmistel tingimustel: • need on välja toodud taotlusvormis ; • neid ei ole rahastatud teiste rahastamisvahenditega; • nad ei ole täielikult amortiseerunud; • nad ei ole kirjas juba mõne teise eelarverea all; • neid ei ole ostnud teine projektipartner; • kulud on tehtud projekti abikõlblikkuse aja jooksul; • vastavad riigihanke eeskirjadele.

23. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Kogu kaasrahastatavad seadmed ja kõik kaasrahastatavad investeeringud peavad vastama komisjoni määrusega nr 1828/2006 kehtestatud teavitamis- ja avalikustamiseeskirjadele ning peavad olema tähistatud spetsiaalse tähisega (programmijuhend peatükk 8).

24. Muud otsesed kulud (Otherdirectcosts) • Projekti tegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud muud kulud, mis ei sobi teiste kuluridade alla. • Neid tõendavad arved, mida saab otseselt siduda projekti või projekti töötajatega.

25. Muud otsesed kulud (Otherdirectcosts) Abikõlblikud: Mitteabikõlblikud: projektipartneri üldiste kulude jaotamine protsentuaalselt; võlaintressid ja valuutakursi kahjud; auhinnad ja baaskursused. • otsesed jooksvad kontorikulud ja teenustasud (projekti ruumide üür, side-ja postikulud jne) • kulud tarbekaupadele; • projekti jaoks oluliste ürituste tasud.

26. Partnerite omavaheline kulude jagamine (sharingofprojectcosts) • Partnerite omavaheline kulude jagamise metoodika ning selle kasutamine peab põhinema partneritevahelisel kirjalikul kokkuleppel. • Kulude jagamisse on kaasatud järgmised osapooled: • elluviiv partner (tegevuse elluviija, jagatud kulude maksja) ja tema esmatasandi kontroll (tegevuse abikõlblikkuse tõendaja); • juhtpartner ja tema esmatasandi kontroll (elluviiv partner peab koos juhtpartneri esmatasandi kontrolöriga eelnevalt kontrollima meetodi vastuvõetavust) • maksvad partnerid.

27. Kohapealne kontroll projektipartneri asutuses Viiakse läbi esmatasandi kontrollijate poolt vähemalt kord projekti jooksul. Kohapealse kontrolli käigus (loetelu ei ole lõplik): • tehakse raamatupidamise väljatrükk projektikuludest (peab minema kokku kinnitatud summadega, ei tohi sisaldada abikõlbmatuid kulusid); • kontrollitakse ministeeriumisse esitatud koopiate vastavust originaal-dokumentidele; • kontrollitakse tööajatabelite olemasolu ja vastavust varem deklareeritule ja üldnõuetele; • veendutakse riigihanke läbiviimise täisdokumentatsiooni olemasolus; • kontrollitakse teostatud tööde, ostetud asjade olemasolu ning tõendeid teenuste osutamise kohta; • kontrollitakse visuaalse identiteedi nõuete täitmist.

28. Kontakt: Siseministeerium Regionaalarengu osakond Interreg programmide järelevalve büroo Pikk 61, Tallinn 15065 http://www.siseministeerium.ee/esmatasandi-kontroll