Calculeren van Applicatiebeheer Presentatie 7 oktober 2003 voor NGI afdeling Noord

1. Calculeren van ApplicatiebeheerPresentatie 7 oktober 2003 voor NGI afdeling Noord Manager BCPM Business Consultant Marco Luiten - John Rutten -

2. Programma 17:30 Voorstellen 17:40 Inleiding 18:00 Discussie 18:30 Broodmaaltijd 19:00 Presentatie Resultaten 19:10 Presentatie Calculatiemodel 20:00 Afsluiting

3. Even voorstellen... • Marco Luiten (marco.luiten@centric.nl)Marco Luiten is Manager Business Consultancy en Projectmanagement bij Centric Information Engineering. Hij is 25 jaar werkzaam in de ICT, met als specialisme het ontwikkelen en beheren van maatwerksoftwaretoepassingen. Vanuit een breed aandachtsgebied is Marco gespecialiseerd in de vele aspecten die een rol spelen bij het begroten van software ontwikkeling en beheer. • John Rutten (john.rutten@centric.nl)John Rutten is Business Consultant bij Centric Information Engineering en verantwoordelijk voor de Centric Beheer Aanpak, waartoe het Calculatiemodel Applicatiebeheer behoort.Sedert 18 jaar is hij in uiteenlopende functies actief in de informatietechnologie. Vanaf het midden van de jaren negentig richt hij zich op management en beheer van applicaties, de laatste jaren als Business Consultant en Product Manager bij Centric.

4. Situatieschets • Ontwikkelingen rondom informatiesystemen • Voornamelijk aandacht voor nieuwe applicaties • Gaat ten koste van aandacht voor bestaande applicaties (er komt wel meer bij, er gaat weinig af) • Beheerkosten nemen voortdurend toe • Noodzaak van ICT om te professionaliseren • Knelpunten • Economische ontwikkelingen • Toenemende complexiteit • Onderbouwing strategische keuzes

5. Oorzaken van knelpunten • Inzicht in huidige applicatie portfolio ontbreekt • Bedrijfswaarde • Life-cycle, techniek, kennis • Kosten • (Middel-)lange termijn beslissingen vaak onvoldoende onderbouwd • Sturing vaak op basis van incidenten • Draagvlak voor verandering diffuus • Inzicht in kosten moeilijk te verkrijgen

6. Ontwikkeling versus Beheer • Ontwikkeling heeft historisch meer aandacht • Modellen voor kostencalculatie ontwikkeling zijn voorhanden • FPA, PPA, Use Cases, COCOMO, KLOC • Kosten beheer 50-80% van totale kosten (Gartner) • Kosten applicatiebeheer nu expert-schatting • vaak éénmalig, en/of op hoofdlijnen • Vandaag presentatie model voor calculatie kosten van applicatiebeheer

7. Drie vormen van beheer Klant IT Service organisatie Applicatie Beheer BusinessManagement Gebruikers Functioneel Beheer Serviceteam Technisch Beheer

8. Discussievragen Groep 1 Groep 2 Groep 3 Groep 4 Welke parameters zijn volgens u van invloed op de kosten van applicatiebeheer (top 3)? Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheer momenteel begroot? Welke eisen stelt de business aan (kosten van) applicatiebeheer? Hoe kun je de kosten van applicatiebeheer beïnvloeden?

9. Discussie (tot 18.30 uur) • Indeling in 4 groepen • Groep 1, A t/m Ha, discussieleider Arthur Alferink • Groep 2, He t/m O, discussieleider Eric van Kuiken • Groep 3, P t/m S, discussieleider John Rutten • Groep 4, T t/m Z, discussieleider Marco Luiten • Per groep één vraag • Resultaten op A4 • Inleveren voor pauze • Samenvatting resultaten na pauze

10. Resultaten discussie • Welke parameters zijn volgens u van invloedop de kosten van applicatiebeheer (top 3)? • Volwassenheid IT organisatie • Snelheid veranderingen in tijd, in grillige omgeving • Complexiteit • Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheermomenteel begroot? • Vast percentage totale ontwikkelkosten • Ervaringscijfers (gebruikers, incidenten) achteraf • Expertschatting van ontwikkelaar • Begroting op groepen applicaties • Reactief op Pilot

11. Resultaten discussie • Welke eisen stelt de business aan (kostenvan) applicatiebeheer? • Strategisch niveau stelt eisen op hoofdlijnen (kostenreductie, klanttevredenheid) • Tactisch niveau vertaalt deze eisen naar niveau van dienstverlening • Eisen afhankelijk van ‘waarde’ bedrijfsproces • Hoe kun je de kosten van applicatiebeheerbeïnvloeden? • Standaardisatie (softwareontwikkeling als beheerorganisatie) • Analyse van tijdsbesteding, maatregelen nemen • Service niveau’s aanpassen (releases beperken) • Kwaliteit ontwikkeling en implementatie verhogen

12. Het CalculatiemodelCost-Drivers Applicatiebeheer • Grote diversiteit aan factoren die de kosten beïnvloeden • Drie categorieën • Beheertaken en serviceniveau • Kenmerken applicatie en omgeving • Kwaliteit applicatie en omgeving • Verschil in de mate waarin de factoren invloed hebben op de kosten • Ervaringscijfers • Expertschattingen • Kengetallen • Onderzoeksbureau’s • Concurrenten • Benchmarking

13. Structuur Calculatiemodel

14. Waarom een model? • Het verkrijgen van inzicht in de kosten van applicatiebeheer is een moeilijke opgave • Specifieke kennis • Instrumenten en methodieken • Tijd • Alternatieven hebben een globale focus • Ervaringscijfers uit benchmarks • Calculaties van hard- en softwareleveranciers • Behoefte aan praktisch instrument voor specifieke omgeving en architectuur

15. Het Calculatiemodel voor Applicatiebeheer • Uitgangspunten: handig en praktisch instrument • Het Calculatiemodel geeft op basis van diverse specifieke parameters inzicht in de kosten van beheer en onderhoud van een applicatie • Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het beheer en onderhoud van een specifieke applicatie • Specifieke benchmark op de kosten van beheer en onderhoud • Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer en onderhoud

16. Positionering t.o.v. standaarden • Calculatiemodel binnen ITIL / ASL • ITIL en ASL zijn procesgericht, WAT • Calculatiemodel is ondersteunend aan Managementprocessen (budgettering), HOE • Cost Management (ASL) • Financial Management (ITIL) • Functiepunt Analyse • Standaard voor bepalen omvang Applicatie

17. Het calculatieproces

18. Het calculatieproces Beheer versus ontwikkeling

19. Toepassing van het Calculatiemodel • Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het beheer en onderhoud van een specifieke applicatie • Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer en onderhoud • Het calculeren van kosten leidt niet tot verbetering, de beslissingen daarna wel! • Scenario’s definiëren op basis van calculatie op: • Strategische niveau • Tactisch niveau • Operationeel niveau

20. Strategisch niveauBedrijfswaarde versus Kosten Uitfaseren Optimaliseren Hoog Beheerkosten Negeren Cultiveren Laag Laag Hoog Bedrijfswaarde

21. Strategisch niveauOptimaliseren beheerkosten • Applicatie en applicatieomgeving • Simuleren wat het effect van veranderingen (van de kenmerken) op de kosten is • Kwaliteitsverbetering • Beheerdiensten • Aanbod en niveau van de dienstverlening • Procesverbetering • Uitbesteding van beheertaken • Korte demonstratie van het Calculatiemodel

22. Het CalculatiemodelKorte presentatie Diensten Applicatiebeheer, inclusief het niveau van dienstverlening.

23. Het CalculatiemodelKorte presentatie Verschillende manieren om de omvang van de applicatie te bepalen.

24. Het CalculatiemodelKorte presentatie Scorecard voor het bepalen van de kwaliteit van applicatie(omgeving).

25. Het CalculatiemodelKorte presentatie Simulatie van kwaliteitsverbetering op de kosten van applicatiebeheer.

26. Tactisch niveauWat doen we met een applicatie? • Goede balans tussen kosten en opbrengsten • Life-cycle Management: kostenontwikkeling volgens ‘Badkuip-model’ simuleren • Pro-actief maatregelen nemen: • Perfectief onderhoud • Preventief onderhoud • Nieuwe technologieën • Opleiding • Kwaliteitsverbetering • Tijdig (delen) vervangen

27. Operationeel niveauBeheerkosten applicatie beheersen • Kosten voor beheer van een applicatie reduceren • Budgettering van onderhoud • Beheerkosten applicatie kwantificeren • Efficiëntie bepalen • Budgetten definiëren (in overleg met organisatie)

28. Samenvatting • De aandacht op beheersing van de kosten van beheer neemt toe • Hoewel moeizaam te verkrijgen, is inzicht in de kosten van beheer essentieel voor beheerstrategie • Het Calculatiemodel is een hulpmiddel dat op praktische wijze de (specifieke) kosten van applicatiebeheer berekent en voorspelt

29. Centric Information Engineering B.V.Regiokantoor Noord NederlandLeonard Springerlaan 99727 KB GroningenTel. (050) 520 62 60Fax (050) 520 62 65www.centric.nl

30. Centric Information Engineering B.V.Marconibaan 2Postbus 1883430 AD NieuwegeinTel. (030) 605 14 10Fax (030) 605 12 51www.centric.nl