Presentatie voor het SOPO van 22 april 2008

1. Talentmanagement op korte en lange termijn Presentatie voor het SOPO van 22 april 2008 Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

2. Inhoud • Talentmanagement • Visie van het CAG • Strategisch plan • Procedure N-1 voor 2008 • Vernieuwde procedure • Interne potentieelinschatting • Oriënterend gesprek • Externe potentieelinschatting • Beslist door SOPO • Studie talentmanagement VUB • Graag meer informatie? LT KT Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

3. Talentmanagement 1. Visie van het CAG (1) • Evaluatie N-1 procedure 2007: nood aan bijsturingen • Optie 1: korte termijn strategie: enkel focus op evaluatie 2007 • Optie 2: lange termijn strategie: bijsturen met oog op LT-visie Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

4. Talentmanagement 1. Visie van het CAG (2) • CAG koos voor optie 2, want naast evaluatie procedure nog andere vaststellingen: • Krappere arbeidsmarkt; talent wordt schaarser • Intern meer vraag naar loopbaanontwikkeling (personeelspeiling), maar anno 2008 ook meer mogelijkheden (bv N-2) • Stijgend belang beheersinstrumentarium (middelen inzetten voor bereiken strategische doelstellingen) • Grotere aandacht voor efficiëntie • Grotere verantwoordelijkheid LA Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

5. Talentmanagement 1. Visie van het CAG (3) • Visienota CAG: • Opsporen (intern & extern), inzetten, opvolgen, ontwikkelen en kunnen behouden van talent in functie van strategische doelstellingen van organisatie • Basis voor hedendaags personeelsbeleid • Vernieuwde procedure N-1 2008 moet hierbij aansluiten, doch binnen bestaande regelgeving Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

6. Talentmanagement 1. Visie van het CAG (4) • Enkele elementen uit de visienota: • Opvolgen van talent op niveau beleidsdomein / entiteit • MC kan fungeren als ‘talentcomité’ • Niet alleen gericht op promotie, maar ook andere mogelijkheden van oriëntering (matrix) • Strategisch plan: voorstel, nog voor te leggen aan het CAG Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

7. 1. Talentmanagement2. Strategisch plan (1) • Talentmatrix: Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

8. 1. Talentmanagement2. Strategisch plan (2) • Voorstel van aanpak: • Betekenis en impact in ieder P&O domein: Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

9. 1. Talentmanagement2. Strategisch plan (3) • Volgens stramien van ‘detecteren, selecteren en ontwikkelen’ (visienota): • Afbakening: bepaling van proces P&O-domein: waarover gaat het, stappen,…? • Bij welke stappen komt talentmanagement kijken? • Realiteit? Concrete info vanuit de entiteiten? • Wat is nodig om talentmanagement in P&O-proces te implementeren? • Mogelijk stappenplan? Actieplan voor organisatie? Hoe pakken we dit aan? • Keuze van instrument(en)? Hoe kan de matrix talentmanagement concreet worden gebruikt in het betrokken P&O-proces? Kunnen er nog andere specifieke instrumenten ontwikkeld worden? Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

10. 1. Talentmanagement 2. Strategisch plan (4) • Concreet: • Interne workshop BZ om talentmanagement te integreren in thema’s en aanbod • Seminar voor P&O professionals, insteek voor seminar top, timing: januari 2009 • Seminar top, waar talentmanagement onderdeel van vormt, timing: maart 2009 • Afstemming met subwerkgroep MOVI rond talentmanagement Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

11. 1. Talentmanagement 2. Strategisch plan (5) • Concrete projecten: • Kandidaten loopbaanprocedures: • Geslaagden / niet-geslaagden • Beoordelingscommissie / managementorgaan wordt talentcomité en past talentmatrix toe • Wat is nodig om verder te ontwikkelen? • Hoe kunnen we kandidaten zo goed mogelijk voorbereiden op een volgende loopbaanstap? Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

12. 1. Talentmanagement 2. Strategisch plan (6) • Concrete projecten: • Competentie-ontwikkeling – beleidsdomein onderwijs • EVC • Wie wil starten met een project rond talentmanagement, kan met ons contact opnemen Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

13. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (1) • Uitgangspunten: • Procedure is gevalideerd door CAG • Ook afgetoetst in workshop met P&O • Vertrekken van procedure N-1 (2007), rekening houden met + en - • Volgens principes van talentmanagement • Geen statutaire aanpassingen • Kosten generiek gedeelte gedragen door entiteit/beleidsdomein waartoe kandidaat behoort • Kosten functiespecifiek gedeelte gedragen door entiteit waarvoor vacature werd uitgeschreven • Met ingang vanaf 1 mei 2008 Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

14. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (2) • Procedure N-1 (2007): • Algemene kandidatuurstelling; • Perspectiefgesprek; • Screening toelatingsvoorwaarden (beoordelingscommissie); • Interne + externe potentieelinschatting (parallel); • Beslissing generiek profiel (beoordelingscommissie). Om vacature in te vullen: functiespecifieke selectie met bv. volgende stappen: • Beleidsnota opmaken + functiespecifieke competenties testen + interview (beoordelingscommissie); • Beslissing door leidend ambtenaar. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

15. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (3) • Procedure N-1 (2007): • Positief: • Generiek competentieprofiel N-1 • Gelijkheidsprincipe, bewaakt door LA van AgO • Responsabilisering management hoog • Procedure compatibel met talentmanagement, theoretisch voldoende kansen op ontwikkeling • Grondige test • Negatief: • Hoge kostprijs • Perspectiefgesprek te weinig gebruikt als filter • Aanzienlijke investering in managementtijd, versterkt door het hoge aantal kandidaten + tijd voor het invullen van een vacature • Niet-vacature gericht: geen concrete perspectieven Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

16. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (4) • Vernieuwde procedure N-1 (2008): vacaturegebonden • Oproep; • Perspectiefgesprek en/of oriënterend gesprek (beiden optioneel); • Vacaturegerichte kandidatuurstelling; • Indiening van managementvisie (ten laatste 2 weken na kandidatuurstelling); • Screening van toelatingsvoorwaarden (door managementorgaan van beleidsdomein waartoe kandidaat behoort); • Generiek deel: interne en externe potentieelinschatting (parallel, beoordeling door managementorgaan van beleidsdomein waartoe kandidaat behoort); • Functiespecifieke selectie met o.a. presentatie van managementvisie (beoordeling door managementorgaan van beleidsdomein waar vacature zich bevindt); • Beslissing door leidend ambtenaar. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

17. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (5) • Aanpassingen tgov. 2007: • Vacaturegebonden procedure: gerichte kandidaatstellingen, op maat van entiteit • Oriënterend gesprek: • dient om motivatie na te gaan en inzicht te geven in leidinggevende functie • met interne specialist zoals P&O-functie of externe consultant • (en/of perspectiefgesprek: dialoog met leidinggevende over toekomstperspectieven in de loopbaan) Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

18. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (6) • Aanpassingen tgov. 2007: • Ten laatste 2 weken na kandidatuurstelling managementvisie indienen: • Visie op leidinggeven en over hoe kandidaat afdeling zou managen • Nadruk op leidinggeven als competentie, maar wel gekoppeld aan betrokken afdeling • Filter, maar lat inhoudelijk niet te hoog • Termijn van 2 weken: geen vervaltermijn, maar “termijn van orde”: termijn respecteren om zaak goed verloop te laten kennen – indien overschreden: beoordelen, op basis van verantwoording  beslissing • Presentatie managementvisie in functiespecifieke deel Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

19. 2. Procedure N-1 voor 20081. Vernieuwde procedure (7) • Aanpassingen tgov. 2007: • Beoordeling generieke deel: • N-1 (2007): beoordelingscommissie • N-1 (2008): • Vacaturegebonden procedure • Statuut: “Het managementorgaan van het beleidsdomein, samengesteld op het niveau van de lijnmanagers van de entiteiten, de raden of de instelling, beoordeelt wie van de interne kandidaten van het beleidsdomein voldoet aan de vereiste generieke competenties” (art. V 38, § 1 VPS) Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

20. 2. Procedure N-1 voor 20082. Interne PI • Interne PI: • Generiek profiel • Ondersteuning AgO: • Formulier Interne PI • Profiel projectleider N-1 = maatwerk • Workshop Potentieelinschatting • www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/talentmanagement Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

21. 2. Procedure N-1 voor 20083. Oriënterend gesprek • Doel: meer gericht kandidatuurstellingen • Optioneel en voorafgaand aan de kandidatuurstelling • Perspectiefgesprek aanvullen of vervangen • Inhoud: • Motivatie functie niveau afdelingshoofd • Inzicht in een leidinggevende functie • Relevantie van de ervaring • Loopbaanankers • Beknopte sterkte/zwakte analyse • Beknopt verslag Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

22. 2. Procedure N-1 voor 20084. Externe PI (1) • Competenties generiek profiel middenkader • Inhoud: • Competentiegericht interview • Persoonlijkheidsvragenlijst • Rollenspel • Analyse- en presentatieoefening • Per competentie: • Niet behaald • Bijna behaald (= er is potentieel aanwezig, maar het niveau is nog niet bereikt) • Behaald • Conclusie: • Beschikt over het generieke profiel voor een N-1 functie • Beschikt niet over het generieke profiel voor een N-1 functie Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

23. 2. Procedure N-1 voor 20084. Externe PI (2) • Rapport: • Per competentie • Ontwikkelingsgericht gedeelte • Voorstellen tot remediëring • Optioneel voor het functiespecifiek gedeelte: • Toevoeging competenties of andere niveaus generiek profiel • Eventueel bijkomende proef • Afzonderlijke rapportering • Beoordeling per competentie en globaal • Intake aangewezen • Optioneel: mondelinge toelichting • Kantoren: Hudson, Search & Selection of Kaleido • Consultants: 2 bij elke proef tegelijkertijd Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

24. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (1) • Generiek deel: beoordeling gebeurt door het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe de kandidaat behoort • Beleidsdomein heeft bepaalde vacature: • Kandidaten van dat beleidsdomein worden beoordeeld door managementorgaan eigen beleidsdomein • Kandidaten van buiten dat beleidsdomein worden beoordeeld door managementorgaan van het eigen beleidsdomein  = Beslissing CAG: geen statutaire aanpassing + volgens principes talentmanagement Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

25. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (2) • Interne en externe PI volgen zelfde schaal: • Beoordelingsschaal interne potentieelinschatting: • De competenties worden één voor één ingeschat volgens de volgende schaal: • NEE, het potentieel voor het vereiste niveau werd onvoldoende getoond of uit andere info besluit ik: onvoldoende potentieel • Er is potentieel aanwezig, maar het niveau is nog niet bereikt • JA, het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende getoond of uit andere info besluit ik: voldoende potentieel • WEET NIET, er is geen informatie over het potentieel • Beoordelingsschaal externe potentieelinschatting: • De competenties worden ingeschat volgens de schaal: niet behaald, bijna behaald (= er is potentieel aanwezig, maar het niveau is nog niet bereikt), behaald. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

26. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (3) • Zowel bij de interne als de externe potentieelinschatting wordt een eindadvies (ja/neen) geformuleerd met de nodige motivatie. • Bij het eindadvies van de interne potentieelinschatting wordt naast de antwoordmogelijkheid van “ja” of “neen”, ook nog voorzien in de mogelijkheid: “te bespreken”. Door dit antwoord aan te kruisen, kiest men ervoor om de interne potentieelinschatting te bespreken op het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe de kandidaat behoort (samen met de externe potentieelinschatting). Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

27. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (4) • Het eindadvies van de interne potentieelinschatting is de verantwoordelijkheid van de beoordelaar. Daarom worden hiervoor geen beslissingsregels voorzien. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

28. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (5) • Het samen leggen van de interne en externe potentieelinschatting: • Indien de eindadviezen van de interne potentieelinschatting en de externe potentieelinschatting gelijk zijn (allebei positief of allebei negatief) worden de eindadviezen zonder meer gevolgd. • Indien de eindadviezen verschillen of indien de interne beoordelaar een bespreking vraagt, volgt een bespreking op basis van de inschatting van de competenties. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

29. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (6) • Bij de externe potentieelinschatting wordt het assessment center uitgevoerd door twee ervaren consultants die betrokken worden bij alle oefeningen. • Bij de externe potentieelinschatting heeft de kandidaat recht op een persoonlijk nagesprek, telefonisch of face-to-face, waartoe hij/zij zelf het initiatief neemt. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

30. 2. Procedure N-1 voor 20085. Beslist door SOPO (7) • De einduitspraakvan de vorige procedure N-1 (2007) wordt positiever geformuleerd: “Er is momenteel onvoldoende potentieel zichtbaar voor een functie in het leidinggevende middenkader op het instapniveau. De kandidaat wordt aangeraden om zich te informeren over zijn/haar ontwikkelingsmogelijkheden”. • In de vorige procedure N-1 werd het generieke profiel voor afdelingshoofd ook gebruikt voor projectleider. Dit riep heel wat vragen op. Daarom wordt in een volgende fase onderzocht of voor vacatures voor projectleiders een apart functieprofiel moet uitgewerkt worden. In deze procedure blijft het generieke profiel behouden (zoals bij N-1 (2007)). Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

31. 3. Studie talentmanagement VUB: noodzaak Stijgende noodzaak aan strategisch Talent Management Amper wetenschappelijke (≠opiniestukken, ≠teksten gelinkt aan consultancy tools) gegevens beschikbaar over het onderwerp! Organisaties: « doen wij het goed? » Onderzoekers: ideaaltypische modellen opmaken (gebaseerd op « echte » data) Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

32. 3. Studie talentmanagement VUB: thema’s • Hipo’s – Key experts – Controlegroep: • voorkeur voor bepaalde carrières: mate van gehechtheid en loyaliteit aan één of meerdere organisaties of functiedomeinen; traditionele, promotiegebonden carrières versus vrijere, projectgebonden carrières; • carrièresucces:zowel in termen van hiërarchische promoties als in termen van carrièretevredenheid; het belang dat gehecht wordt aan promotie, onafhankelijkheid, werk-gezin-balans…; • carrièremanagement:impact van persoonlijkeinitiatieven versus initiatieven geïnitieerd door de organisatie; • persoonlijkheids- en competentieprofielkenmerken die relevant zijn voor de carrière. Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

33. 3. Studie talentmanagement VUB: meerwaarde Feedbackrapporten: voor individuele respondenten:onmiddellijk na invullen, behandelt carrièrevariabelen ≈ persoonlijk ontwikkelingsplan voor organisaties: na afsluiten onderzoek in alle deelnemende organisaties, behandelt talent management implicaties → grondig →onderbouwd door wetenschappelijke literatuur → analyses op academisch niveau → objectief (VUB heeft geen product of dienst te verkopen) → ook beleidsaanbevelingen (evenwicht theorie/praktijk) Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

34. 3. Studie talentmanagement VUB: doelgroepen • Hipo’s – Key experts – Controlegroep: • high potentials: personen die op dit moment zijn geïdentificeerd als beschikkende over het potentieel om op termijn een leiderschapspositie binnen de organisatie op te nemen; • key experts:personen die die op dit moment zijn geïdentificeerd als een belangrijke bijdrage leverende tot de organisatie qua expertise; men wil deze mensen bijhouden en carrièrekansen bieden binnen de organisatie, maar ze worden niet beschouwd als high potentials (zoals in de eerste definitie) omdat zij niet per sé een leiderschapsprofiel/ algemeen managementprofiel hebben; • controlegroep:Personen die op dit moment niet als high potential noch als belangrijke expert zijn geïdentificeerd. Het gaat niet om zwakke presteerders of personen van een veel lager functieniveau dan de eerste twee groepen. De controlegroep bestaat uit “gewone”, goed presterende werknemers. • → “discrete” bevragingsprocedure! Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

35. 3. Studie talentmanagement VUB: deadlines opmaken mailinglijsten en uitsturen uitnodigingen = zo snel mogelijk afsluiting dataverzameling = 30 juni 2008 feedbackrapporten voor organisaties = september-oktober 2008 Voor meer informatie: nicky.dries@vub.ac.be http://homepages.vub.ac.be/~ndries/ Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen

36. 4. Graag meer informatie? Talentmanagement: • Wouter De Boeck – afdeling Beleid – wouter.deboeck@bz.vlaanderen.be • Inge Victor – afdeling Beleid – inge.victor@bz.vlaanderen.be N-1: • Procedure: Inge Victor – inge.victor@bz.vlaanderen.be - http://bz.vonet.be/corporateHR (extranet) • Statutaire bepalingen: Frieda Van Roost – afdeling Regelgeving – frieda.vanroost@bz.vlaanderen.be • Interne potentieelinschatting, profiel projectleider N-1: Patricia Van den Bossche – AgO – patricia.vandenbossche@bz.vlaanderen.be • Externe potentieelinschatting, oriënterende gesprekken: Jan Haex – Jobpunt Vlaanderen – jan.haex@jobpunt.be Dep BZ - AgO - Jobpunt Vlaanderen