B eleids- en B eheers C yclus

1. Beleids- en BeheersCyclus Cursus Beleids- en beheersrapporten

2. Inhoud cursus • Algemene bepalingen • Het meerjarenplan • Het budget • Aanpassing van de planningsdocumenten • De jaarrekening

3. Algemene bepalingen - Inhoud 2.1 Van een financiële naar een beleidscyclus 2.2 De beleidsrapporten 2.3 De toelichting bij de beleidsrapporten 2.4 De beheersrapporten 2.5 De functionele indeling 2.6 De beleidsdoelstellingen 2.7 De boekhoudkundige registratie 2.8 De digitale rapportering

4. Concept BBC Omgeving

5. Concept BBC Effecten Omgeving

6. Concept BBC Strategie Effecten Omgeving

7. Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Effecten Omgeving

8. Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Output (Resultaat) Effecten Omgeving

9. Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Omgeving

10. Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Omgeving

11. Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Omgeving

12. Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Financiële vertaling Omgeving

13. Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

14. Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

15. Beleidsrapporten algemeen • Welke rapporten zijn beleidsrapporten? • Het meerjarenplan • De aanpassing aan het meerjarenplan • Het budget • De budgetwijziging • De jaarrekening

16. Beleidsrapporten algemeen • Functie beleidsrapporten • De raad bepaalt het beleid en evalueert de beleidsuitvoering • De raad geeft autorisatie aan de hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie => Worden vastgesteld door de raad => Regelen de relatie tussen de raad en de hoofdbudgethouder(s)

17. Beleidsrapporten algemeen • Identieke opbouw • Van meerjarenplan, budget en jaarrekening • Naar structuur, vorm, inhoud • Voor gemeenten, OCMW’s en provincies => Verbetering van transparantie, leesbaarheid • Onderscheid tussen: • Beslissend gedeelte: in beleidsrapport • Ondersteunende informatie: in toelichting (verplicht)

18. Beleidsrapporten algemeen

19. Beleidsrapporten algemeen • Verplichting tot vermelden van enkele gegevens • Welke vermeldingen • Per beleidsrapport • Type beleidsrapport en rapporteringsperiode • Identificatie bestuur en verantwoordelijken • Volgnummers dagboeken • Per pagina • Type beleidsrapport en rapporteringsperiode • Identificatie bestuur • Waarom? • Identificeerbaarheid • Reproduceerbaarheid

20. Toelichting bij beleidsrapport • Waarom een toelichting? • Beleidsrapporten: • Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar • Beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch • Decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen • Toelichting: • Begeleidende, ondersteunende info en documentatie • Detailinformatie voor raadsleden

21. Toelichting bij beleidsrapport • Inhoud • Elementen vermeld in het BVR BBC en in het MB BBC • Alle aanvullende info die het bestuur relevant acht en die noodzakelijk is voor een goed inzicht in het beleidsrapport • Informatie over specifieke grondslagen die voor significante transacties zijn toegepast • Principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

22. Toelichting bij beleidsrapport • Verplichte vermeldingen • Voor het geheel • Per blad • Procedure • Samen met ontwerp beleidsrapport aan raadsleden bezorgen • Samen met beleidsrapport en besluit van de raad aan het toezicht bezorgen

23. Beheersrapporten • Welke rapporten zijn beheersrapporten? • Beheersbudget • Beheersrekening • Interne kredietaanpassing (IKA) • Regelt de relatie tussen een hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders • Is element van de organisatiebeheersing (ICS)

24. Beheersrapporten • Inhoud beheersbudget • Bepalen taakstelling • Toekennen kredieten • Inhoud beheersrekening • Evalueren taakstelling • Evalueren gebruik van de kredieten • Vorm is zelf te bepalen

25. Functionele indeling • Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen • Beleidsdomeinen • een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen • Beleidsveld • “een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” • Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB

26. Functionele indeling • Beleidsitem (BI) • onderverdeling van een beleidsveld •  kostenplaats of activiteitencentrum • N Beleidsitems => 1 Beleidsveld • N beleidsvelden => 1 Beleidsdomein

27. Beleidsdomeinen • Beleidsdomeinen worden bepaald door de raad • 1 uitzondering: verplicht beleidsdomein ‘Algemene financiering’ • “De ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering” • Samenstelling is bepaald via MB BBC • Alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben • Als de indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren heen moet dit aangegeven en gemotiveerd worden in de toelichting bij het meerjarenplan

28. Beleidsdomeinen • Belang van de indeling in beleidsdomeinen • Indeling van de beleidsrapporten • Toekenning van autorisatie • Exploitatiebudget • Investeringsbudget

29. Een voorbeeld • Beleidsdomein • Sport en cultuur • Beleidsvelden: • sport, musea, cultuurcentrum ... • Beleidsitems sport • sporthal Olympia, zwembad De Plons • zaalsporten, buitensporten • recreatiesport, competitiesport

30. Beleidsdoelstellingen • Elke beleidsdoelstelling bestaat uit: • een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; • een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; • de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

31. Beleidsdoelstellingen • Per beleidsdoelstelling: 3 vragen • Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) • Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) • Wat zijn financiële gevolgen? =>realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

32. Beleidsdoelstellingen • Per beleidsdoelstelling: 3 vragen • In de planningsfase • Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) • Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) • Wat zijn de financiële gevolgen? =>realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar • In de evaluatiefase • Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) • Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen • Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

33. Beleidsdoelstellingen • Indeling beleidsdoelstellingen • Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) • Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen • Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen 2 & 3 = Overig beleid

34. Beleidsdoelstellingen • Prioritaire beleidsdoelstellingen • Beleidsbepaling is prerogatief raad • Selectie PBDS door de raad • Expliciete rapportering in de beleidsrapporten • Overig beleid • Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten • Enkel de financiële weerslag • Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

35. De registraties • De rapporten • beleidsrapporten • beheersrapporten • digitale rapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken: • Budgettaire dagboeken • Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven • Meerjarenplan • Budget • Vastlegging van de verbintenissen • Jaarrekening • Aanrekening van de transacties • Jaarrekening • Algemeen dagboek • Aanrekening van de transacties • Jaarrekening

36. De registraties

37. Digitale rapportering • Onderscheid tussen: • Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht • Meerjarenplan (+ aanpassingen) • Budget (+wijzigingen) • Jaarrekening • Digitale rapportering • De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) • Het budget (+wijzigingen) • De jaarrekening • Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

38. Digitale rapportering • Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet een digitale versie van het rapport gezonden worden naar ABB • ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport • = digitale versie van geaggregeerde registraties • Bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

39. Digitale rapportering • Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid beschikken over: • statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening • gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95) • informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten • gegevens in functie van de planlastvermindering • ... • Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

40. Digitale rapportering Officieel registratiesysteem Eigen registratiesysteem Beleids- rapporten ABB Digitale rapportering Beheers- rapporten NBB Sectorale admin. MARAP Toezicht BTW

41. Digitale rapportering

42. Planlastvermindering • Doelstelling Planlasten op de besturen verminderen door: • de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan • de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies • Procedure • Stemmen kaderdecreet planlastvermindering • Aanpassen sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

43. Planlastvermindering • Proces toekenning sectorale subsidie • De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag (oktober 2012) • De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten • De besturen bezorgen ABB de digitale rapportering van hun meerjarenplan (2013)

44. Planlastvermindering • Proces toekenning sectorale subsidie • De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB • De SA evalueren de geplande beleids-doelstellingen en actieplannen • De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidieaanvraag • Eventuele bijsturing na 3 jaar

45. Planlastvermindering • Proces evaluatie toegekende subsidie • De besturen maken hun jaarrekening op • Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening • Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB • De SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen en actieplannen

46. Meerjarenplan - Inhoud 3.1 Inleiding 3.2 Samenstelling van het meerjarenplan 3.3 De toelichting bij het meerjarenplan 3.4 Procedure 3.5 Bestuurlijk toezicht

47. Meerjarenplan - Inleiding • De functies van het meerjarenplan • Beleidsfunctie • Financiële planning • Evaluatiefunctie (toetssteen) • Statistische functie • Het meerjarenplan is het resultaat van een intern planningsproces • Het meerjarenplan is opgebouwd op basis van registraties in dagboeken

48. Meerjarenplan - Inleiding • De periode van het meerjarenplan • Start:het tweede jaar van de legislatuur • Eindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuur • Financiële nota: altijd minstens 3 jaar

49. Samenstelling van het MJP • Samenstelling van het meerjarenplan • 3.2.1 De strategische nota • 3.2.2 De financiële nota • De toelichting bij het meerjarenplan

50. Samenstelling van het MJP • Strategische nota • Organieke decreten • Beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren beleid • BVR-BBC • Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) • Actieplan(nen) • Raming van de uitgaven en ontvangsten