B eleids- en B eheers C yclus

1. Beleids- en BeheersCyclus Cursus Beleids- en beheersrapporten

2. Inhoud cursus

3. Inhoud

4. Algemene bepalingen - Inhoud • van een financiële naar een beleidscyclus • de beleidsrapporten • de toelichting bij de beleidsrapporten • de beheersrapporten • de functionele indeling • de beleidsdoelstellingen • de boekhoudkundige registratie • de digitale rapportering

5. Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

6. Beleidsrapporten algemeen • welke rapporten zijn beleidsrapporten? • het meerjarenplan • de aanpassing aan het meerjarenplan • het budget • de budgetwijziging • de jaarrekening

7. Beleidsrapporten algemeen • functie beleidsrapporten • raad bepaalt beleid en evalueert beleidsuitvoering • raad geeft autorisatie aan hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie

8. Beleidsrapporten algemeen • invulling informatiebehoefte raad • vast te stellen door de raad • regelen relatie raad - hoofdbudgethouder(s) • minimale regels voor inhoud

9. Beleidsrapporten algemeen • identieke opbouw • van meerjarenplan, budget en jaarrekening • gemeente, OCMW, provincie, BBC EVA’s(= AGB, APB, OCMW-V) • verbetering transparantie en leesbaarheid • onderscheid: • beslissend gedeelte: beleidsrapport • ondersteunende informatie: verplichte toelichting

10. Beleidsrapporten algemeen

11. Beleidsrapporten algemeen • verplichte vermeldingen • type beleidsrapport en rapporteringsperiode • identificatie bestuur • volgnummers dagboeken • per beleidsrapport en per pagina • identificeerbaarheid • reproduceerbaarheid

12. Toelichting bij beleidsrapport Waarom een toelichting? Beleidsrapporten: • moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar • geven beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch • bevatten enkel decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen

13. Toelichting bij beleidsrapport • begeleidende, ondersteunende info • detailinformatie voor raadsleden • elementen: in BVR BBC en MB BBC • alle relevant geachte aanvullende info voor goed inzicht in beleidsrapport • informatie over specifieke grondslagen voor significante transacties • principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

14. Toelichting bij beleidsrapport • verplichte vermeldingen • voor het geheel • per blad • procedure • samen met ontwerp beleidsrapport aan raadsleden bezorgen • samen met beleidsrapport en raadsbesluit aan toezicht bezorgen

15. Toelichting bij beleidsrapport • procedure BBC EVA’s • AGB en APB • samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit raad van bestuur aan gemeenteraad (provincieraad) en toezicht bezorgen • OCMW-V • samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit raad van beheer aan OCMW-raad, gemeenteraad en toezicht bezorgen

16. Beheersrapporten • Welke rapporten zijn beheersrapporten? • beheersbudget • beheersrekening • interne kredietaanpassing (IKA) • regelt relatie tussen hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders • element van de organisatiebeheersing (ICS)

17. Beheersrapporten • inhoud beheersbudget • bepalen taakstelling • toekennen kredieten • inhoud beheersrekening • evaluatie taakstelling • evaluatie gebruik toegewezen deel kredieten • vorm is zelf te bepalen • volgen uit registraties – leveren beheersinfo

18. Beheersrapporten • BBC EVA’s: • bepalingen niet van toepassing • beheersovereenkomst kan ze (deels) van toepassing maken

19. Budgettaire entiteiten • indeling in budgettaire entiteiten: • Niet- verzelfstandigde diensten • IVA • onderscheid in exploitatie- en investeringsbudget • besturen zonder IVA’s= één budgettaire entiteit • EVA’s = één budgettaire entiteit

20. Functionele indeling • beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen • beleidsdomeinen • verzameling beleidsvelden • herkenbaar en samenhangend geheel

21. Functionele indeling • beleidsveld • “verzameling producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” • gestandaardiseerd rekeningstelsel in MB • beleidsitem • onderverdeling van een beleidsveld •  kostenplaats of activiteitencentrum

22. Functionele indeling • N beleidsitems => 1 beleidsveld • N beleidsvelden => 1 beleidsdomein

23. Beleidsdomeinen: vb. (1) Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems VRIJE TIJD 0703 Bibliotheek 0740 Sport Sporthal ‘De Eik’ Turnhal ‘De Sprong’ Zwembad ‘De Plons’ TC ‘De Racket’ 0750 Jeugd JH De Kabouter Speelterreinen

24. Beleidsdomeinen: vb. (2) Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems WONEN 0950 Ouderenwoningen 0953 Woon- en zorgcentra WZC ‘De Anjelier’ WZC ‘Ten Bergen’ 0952 Assistentiewoningen SF ‘Hof Ter Duinen’ SF ‘De Bemden’

25. Beleidsdomeinen • beleidsdomeinen worden bepaald door de raad • uitzondering: ‘Algemene financiering’ • “de ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering” • verplicht + samenstelling bepaald via MB BBC • alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben • als indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren: motiveren in toelichting bij meerjarenplan

26. Beleidsdomeinen • belang indeling in beleidsdomeinen: • bepalen indeling beleidsrapporten • invloed op toekenning autorisatie • exploitatiebudget • investeringsbudget

27. Beleidsdoelstellingen • elke beleidsdoelstelling bestaat uit: • een specifieke omschrijving vooropgestelde resultaat ofvooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; • een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; • de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

28. Beleidsdoelstellingen • per beleidsdoelstelling: 3 vragen • Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) • Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) • Wat zijn financiële gevolgen? =>realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

29. Beleidsdoelstellingen • in de evaluatiefase • Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) • Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen • Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

30. Beleidsdoelstellingen • in de evaluatiefase • Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) • Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen • Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

31. Beleidsdoelstellingen • onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingenen niet-prioritaire beleidsdoelstellingen • enkel over de prioritaire doelstellingen wordt expliciet gerapporteerd in de beleidsrapporten • over het overig beleid wordt in de beleids-rapporten enkel financieel en samenvattend gerapporteerd

32. Beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen = “Overig beleid” Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen

33. Beleidsdoelstellingen • prioritaire beleidsdoelstellingen • beleidsbepaling is prerogatief raad • selectie PBDS door de raad • expliciete rapportering in de beleidsrapporten • overig beleid • geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten • enkel de financiële weerslag • overzicht alle beleidsdoelstellingen beschikbaar voor raadsleden, personeel, burgers ...

34. Registraties • alle beleidsrapporten, beheersrapporten en de digitale rapportering komen tot stand via registraties in dagboeken • budgettaire dagboeken • raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven • meerjarenplan - budget • vastlegging van de verbintenissen • jaarrekening • aanrekening van de transacties • jaarrekening • algemeen dagboek • aanrekening van de transacties • jaarrekening

35. Registraties

36. Registraties – BBC EVA’s • volgende elementen zijn niet automatisch van toepassing: • beperktheid kredieten • bepalingen i.v.m. IVA • bepalingen i.v.m. budgethouderschap • beperking kredieten en budgethouderschap kunnen via beheersovereenkomst van toepassing gemaakt worden indien gewenst

37. Digitale rapportering • onderscheid tussen: • beleidsrapport: raad + bestuurlijk toezicht • meerjarenplan (+ aanpassingen) • budget (+wijzigingen) • jaarrekening • digitale rapportering • meerjarenplan (+aanpassingen) • budget (+wijzigingen) • jaarrekening • beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

38. Digitale rapportering • onmiddellijk na toezending beleidsrapport naar toezicht moet digitale versie rapport naar ABB • ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport • = digitale versie van geaggregeerde registraties • bestandsformaat en wijze van aanleveren bepaald bij MB

39. Digitale rapportering • via digitale rapportering beschikt Vlaamse overheid over: • statistische gegevens (meerjarenplan, budget, jaarrekening) • gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95) • informatie voor toezicht op beleidsrapporten • gegevens in functie van de planlastvermindering • ... • Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

40. Proces BBC-DR fin. inst. acad. inst. DBS DB FOD budget BBC-SW Beleids-rapport NBB Bestands-uitwis-seling BBC DB Website ABB Digitaal rapport Website lokale statist. SVR DB Lokaal bestuur

41. Planlastvermindering • planlasten verminderen door: • sectorale plannen verwerken in meerjarenplan • sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten halen uit boekhouding besturen • procedure • kaderdecreet planlastvermindering • aangepaste sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

42. Planlastvermindering • subsidieproces – planning: • VR maakt Vlaamse beleidsprioriteiten bekend voor eind oktober 2012 (26.10.2012) • besturen maken strategische meerjarenplanning op, met daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen en acties die meewerken aan realisatie Vlaamse beleidsprioriteiten • besturen bezorgen ABB digitale rapportering meerjarenplan (voor 15.1.2014)

43. Planlastvermindering • subsidieproces – toekenning: • Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank • SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties • uiterlijk op 30 april bericht aan besturen over aanvaarding van subsidie-aanvraag • om de 6 (of 3) jaar herhaald

44. Planlastvermindering • subsidieproces – evaluatie: • besturen maken evaluatie en jaarrekening op • digitale rapportering jaarrekening voor 31/7 • Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank • SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen, actieplannen en acties

45. BBC-DR: bestandsstructuur Beleidsveld Beleidsdomein Algemene Rekening Economische sectorcode Transactiecode Budgettaire entiteit Investeringsenveloppe Actie Actieplan Beleidsdoelstelling Indicator Indicator Indicator Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit Beleidsplan

46. Planlastvermindering admin. A BBC Plan A admin. B Plan B admin. C Plan C … … Lokaal bestuur

47. Inhoud

48. Het meerjarenplan - Inhoud • functies en proces • samenstelling • de toelichting bij het meerjarenplan • procedure • bestuurlijk toezicht

49. MJP: functies en proces • de functies van het meerjarenplan • beleidsfunctie • financiële planning • evaluatiefunctie (toetssteen) • statistische functie • resultaat van een intern planningsproces • opgebouwd via registraties in dagboeken

50. MJP: periode • vastgelegd in organieke decreten • zesjarige periodes • start: tweede jaar van de legislatuur • eindigt: eerste jaar volgende legislatuur • geen rollend meerjarenplan • financiële nota: min. 3 jaar, max. 6 jaar