Hospodaření s časem

1. Hospodaření s časem Actionacademy

2. Hospodaření s časem Z důvodu úspory času zvážíme : • Které činnosti lze dělat efektivněji • Co nespěchá a může počkat • Co není třeba dělat vůbec • Vybereme činnosti, které můžeme delegovat

3. Hospodaření s časem • Plánujeme jednotlivé kroky • Dbáme na priority • V době nepřítomnosti určíme, kdo je za co odpovědný • Telefonujeme efektivně a jsme struční • Návštěvy přijímáme ve vyhrazeném čase

4. Hospodaření s časem • Na pracovišti udržujeme pořádek • Vybíráme si celou dovolenou, abychom se udrželi v dobré kondici • Na podřízené hledíme jako na své spolupracovníky • Dokážeme říci „NE“ • Nebereme si práci domů

5. Hospodaření s časem • Zjistíme, v kterou denní a noční dobu jsme nejvýkonnější • Zpracujeme seznam důležitých úkolů s termíny a časovou rezervou • Nezapomínáme na delegování úkolů • Filtraci telefonních hovorů i návštěv zajistí schopná sekretářka • Dbáme na přípravu jednání a porad

6. Hospodaření s časem Kdo dokáže hospodařit s časem • Pracuje rovnoměrně • Počítá s neočekávanými úkoly • Ví, jak delegovat • Neplýtvá časem jiných lidí

7. Odkládání úkolů Co s odloženými úkoly ? • Neodsuzujeme se za to, že úkol odkládáme • Před odsunem termínu určíme termín nový • Místo „musím to udělat“ říkáme „chci to udělat“ • Práci rozdělíme na části

8. Delegování pravomoci Proč se bráníme delegování ? • Nikdo jiný to neudělá tak dobře jako já. • Ostatní nestojí o další úkoly a já se stanu neoblíbeným. • Než to někomu vysvětlím, budu to mít hotové.

9. Delegování pravomoci • Nemám chuť riskovat, protože zadaný úkol může být splněn špatně a pozdě. • Ostatní si vysvětlí delegování jako „přesouvání“ zodpovědnosti na druhé • Jsem perfekcionista, netrpělivý a nevěřím ostatním

10. Delegování pravomoci Co získáme delegováním pravomoci? • Získáme čas • Zvládneme větší množství úkolů • Motivujeme pracovníky • Snadnější hodnocení podřízených • Nové talenty • Nové nápady a přístupy

11. Jak delegovat? • Nezdůvodňujeme, proč delegování nejde • Rozdělíme úkoly a vytipujeme vhodné pracovníky • Správně definujeme úkol • Vysvětlíme postup • Pohovoříme si s nadřízeným o zlepšení práce

12. Jak delegovat? • Poskytneme pracovníkům přiměřenou podporu • Úkoly delegujeme vždy jednotlivci, nikoli skupině • Nedovolíme, aby podřízení delegovali práci směrem nahoru • Splnění úkolu příslušně ohodnotíme

13. Delegování pravomoci Nepovažujeme delegování za výjimku, nýbrž za pravidlo.

14. Jak si organizovat čas a práci • Problémy, které vznikají při špatné organizaci času a práce • Většina lidí dnes uvádí nedostatek času jako svůj největší problém. Tato doba často vyžaduje mimořádné nasazení a potlačuje ohledy na osobní pohodu. Přesto si velkou část svých problémů vytváříme sami nevhodným přístupem k organizování práce vlastní i práce ostatních.

15. Jak si organizovat čas a práci • Problém 1 • Nezvládání časových nároků se často projeví nestíháním termínů, jindy pak kvalitou práce. Většinou přeceňujeme své schopnosti a pak zjišťujeme, že činnost vyžaduje více času, než jsme si původně naplánovali. Vedle toho, do našeho programu vstupuje množství neočekávaných požadavků. Pak máte dvě možnosti: – záležitost nevyřešit – použít to pověstné „NE“ - nebo ji vyřešit podstatně rychleji, než by bylo třeba, a to znamená práci odbýt.

16. Jak si organizovat čas a práci • Problém 2 • Dalším důsledkem nestíhání je odkládání. Protože jste úkol nestačili udělat ve stanoveném termínu, nezbývá Vám, než posunout termín. To však znamená posun všech dalších akcí. Tím před sebou hrneme čím dál větší hromadu práce a dostáváme se do bludného kruhu.

17. Jak si organizovat čas a práci • Problém 3 • Výsledkem špatného řízení času bývá zanedbávání rodiny, přátel ale i obchodních partnerů. Ti jsou pak nespokojeni s nedostatečnou pozorností, domnívají se, že nás přestali zajímat.

18. Jak si organizovat čas a práci • Problém 4 • Když přestanete plnit termíny, práci odevzdáváte odbytou nebo napůl dodělanou, ztrácíte důvěryhodnost. Získáte tak pověst nespolehlivého člověka.

19. Jak si organizovat čas a práci • Výsledkem všech předchozích jevů je pocit přetížení. Dochází ke ztrátě elánu a chuti do práce. To je nejvyšší čas s tím začít něco dělat. • Ku pomoci nám mohou být některé z dále uvedených principů efektivního řízení času.

20. Principy efektivního řízení času • Vize je základem plánování našeho času. • Vizi rozpracováváme do dílčích cílů • Plnění cílů a úkolů zapracováváme do svých programů • Plánujeme pouze 60 % svého času

21. Principy efektivního řízení času • Při plánování času respektujeme svůj denní rytmus • Náročné aktivity naplánujeme do doby s minimálním rušením • Bráníme si svůj čas před narušením zvenčí • V průběhu týdne bychom si měli vytvořit prostor pro relaxaci, rodinu a přátele

22. Jak si organizovat čas a práci Výjimky potvrzující pravidlo • Plánování dne bez rezervy • Tlak okolí na denní rytmus • Svůj čas nelze ubránit před zásahem nadřízených.

23. Jak si organizovat čas a práci Užitečné pomůcky • Osobní diář postavený na principech řízení času • Elektronický organizér • Plánovací tabule, chytrá zeď

24. Využití vlastního času v práci Otázky pro využití vlastního času v práci • Ptejte se sami sebe pravidelně, nejlépe na konci každého týdne:

25. Využití vlastního času v práci • Mám v hlavě jasnou strategickou celoživotní představu sebe sama? Jasnou vizi jakým bych chtěl být člověkem? Nejde zde o cíle k nějakému časovému bodu, ale o cíle průběhové. Co má nastat a trvat? Jak to mám podchyceno ve svém diáři? • Jak jsem si dokázal v tomto týdnu stanovit priority? Jsou v souladu s mou vizí? Byly správně zapsány v mém diáři?

26. Využití vlastního času v práci • Mám své dlouhodobé cíle harmonicky provázány s krátkodobými? Nejsou tam rozpory? V diáři stačí trochu zalistovat – a hned se na to přijde. • Jak ladí jednotlivé skutečné každodenní aktivity s mými dlouhodobými cíli? Přibližují mne k těmto cílům, vzdalují od nich, nebo jsou vůči nim neutrální?

27. Využití vlastního času v práci • Uvědomil jsem si, že bez předem stanovených priorit je každá práce jen marnou námahou? • Co mne v práci nejvíce rušilo? Jak jsem proti tomu bojoval? S jakým úspěchem? Která rušení mohu ovlivnit, a u kterých mi nezbude než se přizpůsobit, nebo odejít?

28. Využití vlastního času v práci • Které úkoly jsem dokázal dotáhnout dokonce (či konce ucelené etapy)? Které ne? A proč? Jak to příští týden zlepšit? • Ve kterých úsecích jednotlivých dnů se mi pracovalo nejlépe? A jak toho zařídit příští týden „houšť a větší kapky“?

29. Využití vlastního času v práci • Které činnosti mi trvali kratčeji oproti předpokladu, a které déle? Co jsem u těch druhých zanedbal? Jak to napravit? • Co se podařilo nejlépe, co nejhůře? Jak to prvé znásobit a druhé vyloučit?