Eerste Honderd Dagen opleiding mandatarissen 2013

1. Eerste Honderd Dagen opleiding mandatarissen 2013 Katleen Janssens en Marijke De Lange Stafmedewerkers personeel VVSG

2. Luistert u mee • Cijfers en feiten • Personeelsplanning • Lokale dienstverlening en personeelsbeleid • De juiste persoon op de juiste plaats Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

3. STATUTAIR Eenzijdig Algemeen = “algemene regel” Voor bestendige functies Voor kerntaken Realiteit: 37,23% vastbenoemden CONTRACTANT Wederkerigheid Individueel akkoord = “uitzondering” Vervanging Project Tijdelijk Bijzondere expertise Voor activiteiten in mededinging met andere marktdeelnemers OCMW-voorzieningen Maatschappelijk werkers …. 1. CIJFERS EN FEITENStatutair/contractant Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

4. Evolutie verhouding vastbenoemden en niet-vastbenoemden Cijfers RSZPPO, telkens 4de kwartaal Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

5. Uit De Morgen van 7 februari 2013 Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

6. 360.000 • Bijna 1,1 miljoen personeelsleden bij de overheid • Helft lokale overheidspersoneel werkt in Vlaanderen • Ruim 77.000 in gemeenten en autonome gemeentebedrijven • Bijna 54.000 in OCMW’s en bijna 17.000 in OCMW-verenigingen • Ruim 17.000 bij lokale politie • Ruim 9.000 in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden • Onderwijs: 27.000 (schooljaar 2011-2012) • 10,59% van de loontrekkenden in België werkt in lokaal bestuur • Van 125.000 in 1975 naar 361.588 in 2011 (factor 2,9 op 36 jaar) • Stijging met 10.000 personeelsleden op vijf jaar in Vlaamse lokale besturen, met 25.000 personeelsleden in lokale besturen in België • Maar private socialprofit sector stijgt dubbel zo snel! • www.lokalestatistieken.been gemeentelijke profielschets Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

7. Sterke stijging personeel, maar grote verschillen tussen statutairen en contractanten, en per Gewest en per werkgever • Oorzaken van stijging • Vergrijzing: stijging aantal OCMW-personeelsleden • Toenemend aantal verlofstelsels: meer personeel maar ook verdeeld over meerdere hoofden • Méér contractanten, met vooral in Wallonië een zeer sterke stijging van het aantal gesco's • Meer specialisten voor een toenemend aantal maatschappelijke behoeften • Opletten met vergelijken van cijfers van de laatste 10 à 15 jaar: • Herstructureringen bij politie, bij OCMW's • Nieuwe statistisch werkwijze RSZPPO 2005-2006 • Door invoering van elektronische loopbaan Capelo zijn cijfers 2011 en 2012 nog niet definitief • Ook werkgelegenheid private social profitsector stijgt, en dubbel zo sterk als bij lokale besturen • Van 384.970 mensen in het derde kwartaal van 2008 naar 433.800 mensen in het derde kwartaal van 2012 • Dus stijging van 49.000 personeelsleden op vijf jaar tijd • Belgische lokale en provinciale besturen zijn tussen 2005 en 2010 gestegen met 25.000 personeelsleden (dat is ongeveer de helft) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

8. 2. PERSONEELSPLANNINGPersoneelsformatie • Financiële haalbaarheid aantonen Sociale dienst (voorbeeld – onderdeel formatie) Bemerkingen - De uitdovende functie van 2,3 vastbenoemde maatschappelijk werkers blokkeert de functie van 2,3 contractueel maatschappelijk werkers - De uitdovende functie van 1,0 contractueel buurtwerker blokkeert de functie van 1,0 contractueel maatschappelijk werker Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

9. VISIE Wat is de gewenste toekomstige situatie Wettelijke opdracht MISSIE Wat is onze opdracht hierin Strategische doelstellingen Prioritaire Beleidsdoelstellingen HUIDIG BELEID BELEIDS-FOCUS Wat willen we in deze legislatuur realiseren Operationele doelstellingen GOING CONCERN OVERIG BELEID middelen personeel Actieplannen middelen personeel Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

10. Hoe de personeelsinzet berekenen? • “Personeelsnormen” => zinvoller om werklast te meten => processen uittekenen • Werklast meten = moeilijk voor dienstensector (maar niet onmogelijk) • Hoe hooggeschoolder het werk, hoe moeilijker om normen te stellen • Meten per eenheid, per tijdsspanne = een zaak, maar ook kwaliteit is belangrijk • Wees pragmatisch: meet waar het kan en wenselijk is, schat waar je niet kan meten • Opletten met vergelijkingen of normen: context in kaart brengen • Resultaat van de oefening: hoeveel VTE is er nodig voor een activiteit? Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

11. Voltijdsequivalent (VTE) In functie van de vertaling van de personeelsbehoefte is het voltijds equivalent (VTE) als volgt berekend: VOORBEELD 365 kalenderdagen/jaar -104 dagen (weekenddagen (52 * 2)) = 261 werkdagen/jaar  berekeningsbasis uursalaris: 1976u (260 * 7,6 uur per dag) • 30 vakantiedagen • 14 feestdagen • 7 (gemiddeld) ziektedagen • 2 (gemiddeld) VTO-dagen • 3 (gemiddeld) dienstvrijstellingen (bloedgift, sportdag,...) = 205 mensdagen of 1558 uren (205 * 7,6 uur per dag) 1 VTE = 205 mensdagen of 1558u/jaar Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

12. Kostprijsberekening • Bruto jaarsalaris aan 100% • Indexeren aan huidige index 1,6084 vanaf 1 januari 2013 • + Haard- of standplaatstoelage (voor de lagere salarissen) • + Werkgeversbijdrage • Contractant en op proef benoemd: 30,95% • Vastbenoemd statutair: 41,97% (besturen ex-pool 1) of 48,97% (besturen ex-pool 2) = Bruto totale loonkost • + Vakantiegeld 92% van maandsalaris • + Eindejaarstoelage 1157,18 euro + 2,5% jaarsalaris (woonzorgcentra!) • + maaltijdcheques 497,47 euro (woonzorgcentra!) • + hospitalisatieverzekering 99,83 euro • + tweede pensioenpijler en werkgeversbijdrage erop 1,0886% = Totale verplichte (minimale) werkgeverskost Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

13. Bijdrageverschillen anno 2013 *Inclusief loonmatigingsbijdrage voor ex-pool 1: 41, 97% werkgeversbijdrage, ex-pool 2: 48,97% . **pensioenbijdrage stijgt nog komende jaren. *** Responsabiliseringsbijdrage nog voor 570 besturen bron: Ria Janvier en www.socialsecurity.be Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

14. Bijdrageverschillen anno 2013 bron: Ria Janvier en www.socialsecurity.be ** inclusief loonmatigingsbijdrage: 30,95% Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

15. Vergrijzing: financiering ambtenarenpensioenen VERWACHTE EVOLUTIE 2004-2050 PENSIOENLAST AMBTENARENPENSIOENEN LOKALE SECTOR BIJ ONGEWIJZIGD BELEID (niet-geïndexeerde bedragen) eigen berekeningen op basis van Exsyspenstudie(2007) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

16. Vergrijzing: financiering ambtenarenpensioenen BASISBIJDRAGEVOET FINANCIERING AMBTENARENPENSIOENEN 2012-2016 Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

17. Hervorming pensioenfinanciering • Helft van pensioenlasten van gepensioneerde statutaire medewerkers van bestuur, die niet gedragen worden door pensioenbijdragen die dat bestuur in betrokken jaar betaald heeft, wordt in erop volgende jaar gefactureerd aan bestuur als responsabiliseringsbijdrage • Regularisatiebijdrage (= verschil tussen pensioenbijdrage statutair personeelslid en pensioenbijdrage contractant) is verschuldigd voor alle daadwerkelijk bij werkgever (lokaal bestuur) gepresteerde diensten die meer dan vijf jaar na datum liggen waarop contractuele prestaties zijn aangevangen • Goedkoper om contractanten statutair te maken? • In sommige gevallen is het op korte termijn goedkoper om contractanten statutair te maken, want pensioenbijdrage die lokaal bestuur anders aan Rijksdienst voor Pensioenen betaalt, wordt gebruikt om pensioenlasten af te betalen. • Op langere termijn is dat niet goedkoper, want als de statutair uit dienst gaat moet lokaal bestuur nog pensioenlast pensionering dragen. Voor een contractant moet bestuur deze pensioenlast niet dragen (want hij is ten laste van de Rijksdienst voor Pensioenen). Er wordt dus een verborgen schuld opgebouwd die pas op termijn zichtbaar is. Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

18. Hoe personeelsformatie of organogram wijzigen (voorbeeld) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

19. Lokaal onderhandelen en overleggen In Bijzonder Comité en Hoog Overlegcomité • Overheidsdelegatie • Burgemeester = voorzitter; OCMW-voorzitter = ondervoorzitter; • burgemeester kiest andere leden overheidsdelegatie • Vakbondsdelegatie • Stelt vrij haar delegatie samen • Elk personeelslid mag vakbondsafgevaardigde zijn • Uitzondering: secretaris en financieel beheerder (ontvanger) • Geen sociale verkiezingen in openbare sector Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

20. Wie doet wat? • Raad • Opstellen rechtspositieregeling • Wijziging personeelsformatie • Wijziging organogram • Gemeenteraad: aanwerving topmensen (secretaris, financieel beheerder, leden managementteam) • OCMW-raad: volheid van aanstellingsbevoegdheid, delegeerbaar • College van burgemeester en schepenen // vast bureau of OCMW-voorzitter • Stuurt secretaris aan • College werft personeel aan; kan gedelegeerd worden naar de secretaris • Vast bureau is aanstellende overheid (enkel) na delegatie OCMW-raad (raad kan aanstellingsbevoegdheid ook delegeren naar secretaris) • Secretaris • Hoofd van personeel • Dagelijks personeelsbeheer (delegeerbaar naar diensthoofd) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

21. 3. LOKALE DIENSTVERLENING EN PERSONEELSBELEID GRENZEN ARBEIDSDUUR • Maximum 11 uur/dag • Minimum 11 uur opeenvolgende rust/24 uur • Recht op ½ uur rust na 6 uur arbeid • In principe zondagsrust • Recht op weekendrust (35 uur aaneensluitend) • Inhaalrust binnen 14 dagen voor wie toch op zondag werkt (als dat wettelijk toegelaten is) • In principe nachtrust (tussen 20 uur en 6 uur) • Beschermingsmaatregelen voor wie gewoonlijk ‘s nachts werkt • Gemiddeld maximum 38 uur/week, te behalen over referteperiode van 4 maanden • Absoluut maximum van 50 uur/week Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

22. Verloven en afwezigheden • Jaarlijkse vakantie: tussen 30 dagen en 35 dagen OCMW’s: 26 dagen voor personeel OCMW-voorzieningen • Feestdagen: 14 OCMW’s: 11 dagen voor personeel OCMW-voorzieningen • Socialezekerheidsregeling vastbenoemde medewerkers • Ziekteverlof: 21 werkdagen per jaar, overdraagbaar • Bevallingsverlof en opvangverlof, met behoud van loon • Disponibiliteit (facultatief) • Wegens verdwijnen van functie • Wegens ziekte of invaliditeit • Gelijkschakeling statutairen en contractanten • Omstandigheidsverlof voor begrafenis, geboorte… • Dienstvrijstellingen: verplicht & facultatief • Deeltijds werken: facultatief • Onbetaald verlof (facultatief) 20 werkdagen/jaar + 2 jaar/loopbaan • Politiek verlof • Loopbaanonderbreking (verscheidene vormen) • Vakbondsverlof Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

23. 4. JUISTE PERSOON OP JUISTE PLAATS WERVING EN SELECTIE • Indeling in 5 niveaus op grond van vereiste scholing • Afwijken diplomavereiste mogelijk (te motiveren): • Relevante beroepservaring + niveautest door selectiebureau of eigen arbeidspsycholoog • Of ervaringsbewijs • Of beroepsopleiding VDAB, Syntra • Gelijke toegang tot openbaar ambt 1. Bekendmaking (cfr. openbaarheid van bestuur) 2. Objectieve selectieprocedure, selectieproef (bijv. minstens 1/3 externe deskundigen in selectiejury) (cfr. motiveringsverplichting) • Elk personeelslid doorloopt proeftijd • Werk met functiegerichte werving en selectie • Werk met generieke profielen (waar dat kan) • Maak gebruik van slimme wervingsreserves waar het kan Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

24. Sollicitatieprocedure (voorbeeld) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

25. Functiewijzigen Toestemmingmedewerker Loonwijzigt Loonwijzigtniet Medewerkernietakkoord Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

26. Inzagerecht en aanwezigheid op selecties • Prerogatieven raadslid • Mag proces-verbaal en examenkopij inkijken • Wel gebonden door beroepsgeheim • Mag aanwezig zijn op selectieproeven, zelfs als kandidaat zelf niet wil • Aanwezigheid van derden kan voor kandidaten extra stresserend zijn: voorzichtig omspringen met aanwezigheid • Op voorhand overleggen met juryvoorzitter en/of secretaris • Een nabespreking – buiten de selectieprocedure (als oordeel al gevormd is) – valt buiten prerogatieven raadslid • Raadslid mag selectieproef bijwonen maar niet beraadslaging van jury • Vergelijk met gesloten vergadering gemeenteraad bij bespreking punt dat persoonlijke levenssfeer raakt: besloten zitting dient om belangen van betrokkene te beschermen maar ook om raadsleden toe te laten om in alle sereniteit, zonder druk van publiek, te beslissen Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

27. Evaluatie secretaris en financieel beheerder • OCMW • Oud: OCMW-raad op basis van extern rapport en verslag vast bureau (of voorzitter) • Nieuw: vast bureau (of OCMW-raad) o.b.v. van extern rapport • Gemeente • Oud: bijzondere GR-commissie o.b.v. extern rapport en verslag college • Nieuw: evaluatiecomité (college + voorzitter GR) o.b.v. extern rapport • Extern rapport op basis van: • Evaluatiegesprek tussen externe deskundigen en functiehouder • Onderzoek over functioneren met betrokkenheid: • Leden managementteam • OCMW-voorzitter/burgemeester én voorzitter gemeenteraad Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

28. Ontslag • Voor statutairen geldt principe van vaste benoeming: ontslag statutaire personeelsledenis beperkt tot volgende gevallen • Ontslag wegens onregelmatige aanstelling • Ontslag zonder opzegtermijn of verbrekingsvergoeding • Wegens niet (meer) voldoen aan functievereisten (bijv. nationaliteit, fysieke bekwaamheid) • Ontslag wegens onwettige afwezigheid (na 10 dagen) • Als gevolg van burgerlijke of strafwetten • Ontslag na negatieve evaluaties • Bij vrijwillig ontslag: vertrekdatum in onderling akkoord • (Pensionering) • (Tuchtmaatregel) • Voor contractantengeldt ontslagvrijheid • Mits opzegtermijn of verbrekingsvergoeding • Te motiveren Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

29. Delen financieel beheerder gemeente-OCMW • Beheersovereenkomst gemeente-OCMW (bevoegdheid raad beslist, uitvoerend orgaan voert uit) • Kader brede samenwerking tussen beide besturen • Terbeschikkingstelling financieel beheerder • Financieel beheerder gemeente werkt binnen zijn arbeidstijd ook voor OCMW • OCMW-raad stelt ambt niet open • Geen sollicitatieprocedure opstarten • Geen wijziging personeelsformatie OCMW • Personeelslid kan zich niet verzetten tegen gedeeltelijke overdracht werkgeversgezag, en door wettelijke basis ook niet tegen wijzigingen in werkomstandigheden (juridische analyse) • Gemeente maakt afspraken met financieel beheerder wanneer hij voor gemeente werkt • OCMW maakt afspraken met financieel beheerder wanneer hij voor OCMW werkt Voorbeeld beheersovereenkomst (met alles erin) op www.vvsg.be > personeel > samenwerking en verzelfstandiging Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

30. Overdracht personeel van gemeente naar OCMW • Overdracht van diensten (collectieve overdracht) • Behoud van rechten personeelsleden • Geen nieuw contract maar overdracht met behoud van rechten • Geen ontslag, geen C4 • Betrokkenen kunnen niet weigeren bij overdracht van diensten (collectieve overdracht) • Gemeenteraad beslist over overdracht, OCMW-raad keurt overdracht goed • Derden op de hoogte brengen: sociaal secretariaat, verzekeraar hospitalisatieverzekering, verzekeraar arbeidsongevallen, verzekeraar tweede pensioenpijler, externe dienst preventie en bescherming op het werk, RVA (voor medewerkers in loopbaanonderbreking) • Voordeel van procedure overdracht: geen sollicitatieprocedure nodig Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

31. Gezamenlijk managementteam gemeente-OCMW • Verplicht MAT in elke gemeente en in elk OCMW • Samenstelling MAT: • Secretarissen + financieel beheerder(s) van gemeente of OCMW • Andere personeelsleden obv organogram gemeente of OCMW • Andere personeelsleden als deelname nuttig is voor functioneren gemeente en/of OCMW • Burgemeester (schepen) of OCMW-voorzitter met raadgevende stem (MAT is ambtelijk orgaan) • Beide managementteams kunnen samen vergaderen • Twee identiek samengestelde managementteams ook mogelijk: in de praktijk slechts één managementteam • Burgemeester machtigt OCMW-voorzitter om deel uit te maken van het managementteam van de gemeente (niet mogelijk in faciliteitengemeenten: OCMW-voorzitter niet in schepencollege) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)