SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE FINANČNÍ PODPORY z OP VK OBLAST PODPORY 1

1. SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE FINANČNÍ PODPORY z OP VK OBLAST PODPORY 1 Finanční část 2. září 2010 Hradec Králové TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.

2. Obsah prezentace 1. Všeobecné informace – začátek realizace projektu 2. Řazení způsobilých výdajů podle rozpočtových kapitol 3. Nejčastější chyby v monitorovacích zprávách 1

3. Začátek realizace projektu • Uzavření pracovněprávních smluv: • Pracovní smlouva • Dodatek k pracovní smlouvě • Dohoda o pracovní činnosti • Dohoda o provedení práce • Autorské honoráře – řídí se zákonem č. 121/2000 Sb. Za autorské dílo nelze považovat lektorování. Jeden zaměstnanec může v rámci jednoho zaměstnavatele odpracovat pouze 1,5 násobek fondu pracovní doby daného měsíce

4. Všeobecné informace • v průběhu realizace projektu je nutné vždy vycházet z rozpočtu, který byl schválen poskytovatelem podpory • nikdy nebude možné v průběhu realizace projektu celkový rozpočet navýšit!!! • zároveň nebude možné navyšovat ty položky rozpočtu, popř. kapitoly rozpočtu, které poníží výběrová komise • Není možné navyšovat křížové financování

5. Všeobecné informace • Do 30 dnů od podpisu smlouvy bude zaslána záloha ve výši 25 % zahrnující přímé i nepřímé náklady • Příjemce si převede poměrnou část ve výši NN na účet organizace. • Úhrady je možno provádět až po zahájení realizace. Do této doby musí zůstat celá záloha na projektovém účtu.

6. Příklad • Podpis smlouvy 3.9.2010; záloha poslána na projektový účet 15.9.2010; realizace začíná 1.12.2010. Převod NN je možný nejdříve 1.12.2010 ve výši určenou ZS poníženou o bankovní poplatky účtované do 1.12.2010.

7. 1. Způsobilé výdaje projektu dle kapitol rozpočtu

8. Kapitola 1 – Osobní výdaje • 1.1.1. Výdaje na odborné zaměstnance Výdaje na zaměstnance, kteří odborně zajišťují náplň projektu (např. odborný garant, lektor ) • 1.1.2. Výdaje na administrativní zaměstnance Výdaje na zaměstnance, kteří řídí projekt (např. manažer projektu) pozor na pracovní pozice zahrnuté v nepřímých nákladech • Platy – uvádí se výdaje na odborné zaměstnance, kteří budou zaměstnáni v projektu na základě pracovní smlouvy na plný či částečný úvazek • 1.2.; 1.3.;1.4.;1,5 – sociální a zdravotní pojištění, FKSP, zákonné pojištění – týká se pouze pracovníků hrazených v rámci PM

9. Dokumenty, které musí příjemce předkládat • Pracovní smlouvy – dodržení povinných náležitostí • Pracovní výkazy – povinné náležitosti viz Příručka pro příjemce • Výplatní listiny nebo výplatní pásky, případně mzdové listy (KÚ se řídí zákonem 101/2000 Sb. Ochrana osobních dat) • Výpisy z provozního účtu organizace/projektového účtu, ve kterém jsou identifikované převody výplat jednotlivým pracovníkům a převody zákonných odvodů a daní • Výdajové pokladní doklady u mzdy vyplacené v hotovosti • Čestné prohlášení zaměstnanců s číslem osobních účtů, kam je zasílána mzda, nebo celkový přehled o těchto účtech (pokud není uvedeno ve smlouvách)

10. Kapitola 2 – Cestovní náhrady • Pokud jsou uplatněny nepřímé náklady, pak výdaje související s tuzemskými služebními cestami nebudou uvedeny v rozpočtu projektu, jelikož spadajípod n e p ř í m é n á k l a d y • Z kapitoly 2 jsou hrazeny pouze služební cesty zahraniční realizačního týmu.

11. Nepřímé náklady Nepřímé náklady • nejsou jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou projektu (náklady spojené zejména s administrací projektu) • Pravidla nepřímých nákladů: • není třeba prokazovat jednotlivými účetními doklady v monitorovací zprávě, ale je nutné vést analytickou evidenci pro přímé i nepřímé náklady • základem pro výpočet nepřímých nákladů jsou náklady přímé, do kterých ALE NEPATŘÍ náklady na křížové financování • výše NN je stanovena v příslušné smlouvě procentem a je závazná po celou dobu projektu /18 – 16%/

12. Nepřímé náklady • podstatou nepřímých nákladů je zjednodušení administrace snížením administrativní náročnosti kontroly malých položek jako jsou cestovné, režie, spotřební materiál a odměňování některých administrativních pracovníků • Při jakýchkoliv pochybnostech o druhu a způsobilosti výdaje doporučujeme telefonickou konzultaci se ZS a to před proplacením z účtu projektu!!!!!! • vykazování NN pro účely GP nezbavuje účetní jednotku účtovat podle účetních postupů dané organizace!

13. Nepřímé náklady • je nutné, aby byly NN evidovány v analytické účetní evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Pro usnadnění kontrol na místě doporučujeme zřídit pro přímé a nepřímé náklady zvláštní účetní střediska • podíl nepřímých nákladů se v žádostech o platbu vždy stanoví jako procento /18 – 16%/ z doložených přímých nákladů (bez nákladů spadajících do křížového financování)

14. Kapitola 3 rozpočtu – Zařízení • Podíl výdajů na zařízení včetně křížového financování na celkových způsobilých výdajích smí činit nejvýše 25 %. • Pořizovaný majetek musí být využíván výhradně pro projekt. • Příjemce ani jeho partneři nesmí zapůjčovat vybavení, zařízení nebo učební pomůcky z projektu pořízené dalším subjektům, pokud se nejedná o partnery v rámci projektu.

15. 3.8 Křížové financování • Zařízení v rámci křížového financování by mělo být pořízeno prioritně pro potřebu cílové skupiny. Pokud je použito i pro potřeby realizačního týmu, musí se zdůvodnit a vyčíslit výše prostředků připadajících na jeden přepočtený pracovní úvazek členů projektového týmu. Limit na jeden přepočtený pracovní úvazek činí 15 000 Kč.

16. /Kapitola 4 / – Místní kancelář • Jelikož vaše projekty používají metodiku nepřímých nákladů, nejsou výdaje z této kapitoly vykazovány v položce č. 4 v přímých nákladech, ale jsou zahrnuty pod nepřímé náklady.

17. Kapitola 4 – Nákup služeb

18. příjemce musí před zahájením čerpání z této kapitoly posoudit, jaká je předpokládaná cena pořizovaných služeb obdobného charakteru a zda zakládá povinnost realizovat zadávací řízení podle pravidel OP VK uvedených v Příručce pro příjemce či podle zákona o veřejných zakázkách. • dodávky veškerých služeb musí být v souladu s cíli projektu a sloužit k naplňování aktivit • dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně právní vztah s příjemcem/partnerem a výdaje na něj jsou hrazeny v rámci kapitoly rozpočtu č. 1 Osobní náklady

19. Z této kapitoly rozpočtu lze hradit: • Publikace/školící materiály/manuály – patří sem veškeré služby, které jsou z projektu hrazeny za účelem zhotovení školících pomůcek (nejedná se o publikace, učebnice a další studijní materiály, které jsou volně dostupné v obchodní síti – ty musí být zahrnuty do kapitoly 3 Zařízení do položky 3.3 Drobný hmotný majetek) • Odborné služby/Studie a výzkum – spadá sem zpracování studií pro účely projektu, lektorské služby • Náklady na konference/kurzy – jedná se o výdaje spojené s např. pronájmem konferenčního sálu, konferenční techniky

20. podpora účastníků – pouze cílové skupiny (stravné, ubytování) – jsou nastaveny cenové limity - stravné maximálně 300,- Kč na osobu za celý den ubytování maximálně 1 500,- Kč za osobu a noc; Ubytování z této kapitoly je možné hradit pouze cílové skupině na základě faktur, pokud se ubytovávají individuelně, spadá do kapitoly 6. Přímá podpora. • Autobusová či jiná doprava cílové skupiny – na základě objednávky a následné faktury • Pozor na účetnické služby – spadají do NN • Celkové výdaje v rámci této kapitoly rozpočtu nesmějí převýšit 49% celkových způsobilých výdajů projektu.

21. Kapitola 5 – Stavební úpravy • V rámci této kapitoly lze uplatnit výdaje na: • 5.1Drobné stavební úpravy– za předpokladu, že částka za všechny dokončené stavební úpravy v jednom zdaňovacím období nepřesáhne v úhrnu 40.000,- Kč na každou jednotlivou účetní položku majetku. • 5.2 Stavební úpravy v rámci křížového financování– které jsou rekonstrukcí nebo modernizací, pokud převýšily u jednotlivé účetní položky majetku v úhrnu ve zdaňovacím období částku 40.000,- Kč. • Stavební úpravy nad 40.000,- Kč lze provádět pouze na majetku příjemce, případně partnerů, nikoli na majetku, který je v pronájmu!!! • V případě škol a školských zařízení je možné stavební úpravy nad 40.000,- Kč realizovat na majetku zřizovatele. • V případě stavební úprav musí příjemce doložit dokumenty stanovené Příručkou pro příjemce.

22. Kapitola 6 – Přímá podpora • Do této kapitoly spadají výdaje týkající se přímo cílové skupiny při zapojení do projektových aktivit. • Výdaje na přímou podporu mohou být poskytovány nejvýše do úrovně 20 % celkových způsobilých výdajů projektu.

23. V této kapitole lze uplatnit výdaje na: 6.1 Mzdové příspěvky – jsou poskytovány zaměstnavateli jako náhrada části mzdových nákladů na jejich pracovníka po dobu jeho účasti na dalším vzdělávání. Mohou se týkat pouze pedagogických, akademických a dalších pracovníků ve školství a jsou poskytovány do výše 70 % skutečně vyplacených mzdových nákladů, maximálně však do výše číselně odpovídající dvojnásobku minimální mzdy platné v době konání školení. • dokladování mzdových příspěvků (položka rozpočtu 6.1) – nutné doložit k žádosti o platbu: • smlouva o vzdělávání mezi příjemcem a zaměstnavatelem školených osob • prezenční listina s vyznačením délky trvání školení • rozpis mzdových příspěvků (obdoba rozpisu mzdových nákladů) • kopie výplatní pásky školených osob

24. Další příklady přímé podpory • Jízdné cílové skupiny prokazované jednotlivými jízdenkami • Vstupné prokazované vstupenkami • Stravné prokazované jednotlivými paragony za např. oběd – ne fakturou!!! • Obecně platí pravidlo, že pokud je výdaj prokazován fakturou, jedná se o službu a ne o přímou podporu. • V případě jakýchkoliv pochybností o správném zařazení výdaje, kontaktuje finanční manažery ZS a to ještě před proplacením z projektového účtu!!!

25. Kapitola 7– Výdaje vyplývající přímo ze Smlouvy • 7.1 Audit – u projektů jejichž rozpočet je roven nebo vyšší než 3.000.000,- Kč včetně DPH. • příjemce musí nejpozději 6 měsíců před ukončením projektu vybrat vhodného auditora a uzavřít s ním smlouvu o provedení závěrečného auditu • Zprávu z externího auditu je příjemce povinen předložit poskytovateli společně se závěrečnou ŽOP a závěrečnou monitorovací zprávou

26. Účetní doklady

27. Nejčastější pochybení • účetní doklady nemají povinné náležitosti dle Zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. (zejména chybí podpisy osob) • neoznačování účetních dokladů registračním číslem projektu a názvem projektu (stačí zkrácený název) • nedostatečný popis nakupovaného plnění pro projekt (např. kancelářské potřeby, aranžérský materiál) • na výdajových pokladních dokladech chybí podpisy pokladníka či příjemce hotovosti • nedokládání objednávek či smluv k fakturám • nedokládání pokladní knihy samostatné projektové pokladny

28. Bankovní výpisy

29. Všeobecné chyby • chybějící podpisy v MZ a jednotlivých přílohách • MZ a přílohy podepisují jiné osoby než osoby uvedené v podpisových vzorech • Zařazení výdaje do jiných kapitol rozpočtu, než kam patří • Nesoulad mezi PV a náplní práce , dřívější podpisy na PV, nesoulad hodin proplacených a vykazovaných v PV

30. Výdaje nárokované z kapitoly 6.Přímá podpora prokazované fakturou a tudíž spadající do kapitoly 4. Služby • zákaz zapůjčování vybavení, zařízení nebo učebních pomůcek pořízených z projektu dalším subjektům v případě, že se nejedná o partnery uvedené ve schváleném projektu

31. dodavatelem služeb v projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně-právní vztah s příjemcem/partnerem • přesun prostředků v rámci nepodstatné změny rozpočtu ve větším objemu, než je 15% z kapitoly • Neoznačené pohyby na bankovním výpisu

32. Závěr

33. Děkuji Vám za pozornost a přeji hezký zbytek dne Kontakty na další finanční manažery OP VK Alena Zachariášová, 495 817 381, azachariasova@kr-kralovehradecky.cz Ing. Marie Chaloupková, 495 817 281, mchaloupkova@kr-kralovehradecky.cz Ing. Blanka Čechová, 495 817 204, bcechova@kr-kralovehradecky.cz;

34. Kontakty na další finanční manažery OP VK Ing. Lucie Fiedlerová, 495 817 486, lfiedlerova@kr-kralovehradecky.cz; Iva Slavíková, 495 817 129, islavikova@kr-kralovehradecky.cz; Mgr. Iva Skalská, 495 817 274, iskalska@kr-kralovehradecky.cz; Dagmar Trejbalová, 495 817 283, dtrejbalova@kr-kralovehradecky.cz; Jana Trojanová, 495 817 282, jtrojanova@kr-kralovehradecky.cz