Managementul ciclului de proiect

1. Grupare de competente pentru managementul intreprinderii Managementul ciclului de proiect Lector: drd.ec. Marcel Lucian FLOREA

2. Managementul Ciclului Proiectului Programare Evaluare Identificare Implementare Formulare Finantare

3. Surse: • O parte a slidurilor acestei prezentari au fost extrase din prezentarea PowerPoint folosita in cursurile PCM destinate pesonalului Comisiei Europene (PCM Help Desk). • Toate slidurile acestor prezentari suntconform normelor PMP (project manager profesional ) al PMI (Project Manangement Institute) SUA

4. Continut: 1. PCM - ABORDAREA INTEGRATA 2. CADRUL LOGIC AL PROIECTULUI (LOGFRAME) 2.1. ETAPA DE ANALIZA 2.2. ETAPA DE PLANIFICARE 3. METODE DE EVALUARE 4. INSTRUMENTELE MANAGEMENTULUI PCM

5. Ce este un proiect: O activitate sau un grup de activitati desfasurate conform unui plan cu scopul de a realiza un anumit obiectiv intr-o perioada de timp data si care inceteaza in momentul indeplinirii obiectivului.

6. Ce este un proiect ? unpachetdistinct deactivitati, mijloacesiinvestitii prinatingereaunuiscop, vizatdeun gruptintade beneficiari pe baza unui cost totalal proiectuluipentru activitatisi investitii intr-o locatie datasi de-a lungul uneiperioade de timp, urmandun calendar pre-definit cost a caruidefalcarearatacontributia financiaraa tuturor partilor • prinobtinereaderezultate incadrulunei institutii responsiblapentru proiect contribuind la obiectivele de dezvoltare globala, definite in relatiacunevoi a caroradvantajesunt consideratemai maridecit costurile lor

7. Caracteristicile unui proiect: Data de inceput si sfarsit precizata Un buget Activitati unice si nerepetitive Atributii si relatii flexibile Un ciclu de viata

8. Program: O masura decisa de CE in favoarea unei tari ce este transpusa intr-un numar de activitati sustinute printr-un angajament financiar din bugetul CE.

9. Program Axa 2 Axa 3 Axa 1 Submasura 2 Submasura 1

10. Ce este managementul de proiect? Este un proces dinamic condus in contextul unui anumit set de constrangeri care: organizeaza si utilizeaza resurse adecvate intr-un mod controlat si structurat cu scopul de a realiza anumite obiective clar definite.

11. Managementul de proiect: Orientat spre obiective Orientat spre schimbare Inovator Orientat spre control Orientat spre performanta Flexibil

12. Ne asiguram ca obiectivul poate fi indeplinit prin asigurarea: Resurselor financiare Resurselor de timp Planificarea activitatilor Roluri si responsabilitati Luam in calcul: Constrangeri Riscuri

13. Managementul timpului Asigurarea indeplinirii la timp a lucrarilor proiectului Planificarea utilizarii resurselor Replanificarea proiectului folosind experienta acumulata Anticiparea eventualelor probleme

14. Managementul resurselor umane Asigurarea disponibilitatii personalului la momentul oportun Omul potrivit la locul potrivit Rezolvarea conflictelor Personalul isi cunoaste bine atributiile

15. Managementul resurselor financiare-alte resurse -Asigurarea alocarii resurselor adecvate Asigurarea disponibilitatii resurselor adecvate la momentul oportun

16. Managementul financiar - continuare • Realocarea resurselor • Adaptarea activitatilor la resurse limitate • Realizarea unui impact maxim cu resursele disponibile

17. Companie B A Schimbare Proiect Conducere proiect

18. Conducerea proiectului presupune • Intelegerea naturii proiectului • Rolul managerului de proiect • Definirea proiectului • Planificarea proiectului • Implementarea proiectului • Monitorizarea acestuia • Finalizarea cu succes a proiectului

19. Natura/caracteristicile proiectului • Instrument de schimbare • Date clare de inceput si sfarsit • Are un scop specific • Are rezultate • Este unic • Este responsabilitatea unei singure org. • Implica costuri, resurse si timp • Implica diverse abilitati si resurse

20. Ciclul de viata al proiectului-fazele proiectului • Initiere • Elaborarea-organizarea proiectului • Implementare • Monitorizare • Evaluare

21. Etapele Ciclului Proiectului

22. Initierea proiectului • Analiza situatiei existente • Identificarea problemei sau a necesitatii • Analiza problemei • Stabilirea prioritatilor • Stabilirea oportunitatii unui proiect • Definirea ideii de baza a proiectului • Identificare, analiza, formularea ideii de baza

23. Triunghiul conducerii de proiect Timp trebuia terminat ieri Perfectiune numai 1 mld ron si nici un leu in plus Bani-alte resurse Calitate-specificatii

24. Initierea proiectului Ideile Devin Propuneri de proiect

25. Elaborarea proiectului • Studii de pre-fezabilitate, fezabilitate • Elaborare specificatii tehnice • Identificare resurse necesare • Asigurarea resurselor necesare • Detaliere si planificare activitati • Alocare resurse pe activitati • Elaborare buget

26. Elemente cheie ale specificatiilor proiectului • Obiective • Scop • Constrangeri • Resurse-Costuri-buget • Rezultate • Etapele proiectului si planificare in timp • Riscuri si Ipoteze de lucru • Roluri si responsabilitati

27. Obiective • Aliniate obiectivului companiei • Masurabile in termeni de calitate, cantitate, timp, cost, rezultate • realizabile • Usor de inteles • Putine ca numar • consistente

28. Definirea Scopului • Departamente afectate • Persoane afectate • Regiuni afectate • Procese din companie afectate • Produse afectate • Cine, Unde, Cum, Ce.

29. Constrangeri,ipoteze, riscuri • Perioada limitata • Limite bugetare • Schimbari legislative • Conditionari legislative • Timp nefavorabil etc

30. Resurse • Financiare • Umane • Altele • (echipamente, materiale )

31. Buget P, 1mld Buget proiect =B comp + cofinantare Companie Sursa Surse externe, cofinantare

32. CE Fonduri nationale Banca Cofinantare

33. Abordarea bottom-up (de jos in sus) Proiect finalizat Reformulare CE Grup activitati 1 Grup activitati 2 National

34. Abordarea top-down (de sus in jos) Program CE Aplica pentru finantare Compania elab. proiect

35. Retea IT (dezv.inst) Schimbare tehnologie (protectia mediului) Training (DRU) P2 P1

36. Modul de formulare a problemei este cheia problemei.

37. Resursele umane • Numar necesar • Calificare necesara • Alocare concreta pe sarcini • Alocare la timpul oportun • Un responsabil • Posibilitatea suplimentarii resurselor • Stabilire termene • Sursa lor

38. Rezultate • Cantitative • calitative • identificate toate rezultatele care ar trebui sa duca la indeplinirea scopului proiectului • Rezultatele nerelevante se exclud • - X km de drum construit sau reabilitat • sistem de irigare instalat • 10 persoane instruite • 3 cabinete medicale reabilitate • program de dezvoltare a infrastructurii aprobat

39. Etapele proiectului si Planificare Proiect Etape Activitati

41. Activitatile, subactivitatile • Sa fie masurabile: • Sa contina cost, resurse si timp • Sa aiba un singur rezultat • Sa aiba Date clare de inceput si sfarsit • Sa fie in responsabilitatea unei singure persoane de regula

42. Implementare, Monitorizare şi Evaluare • Privind implementarea proiectelor selectate şi contractate, CE nu sugerează nici o metodologie specifică privind managementul proiectului, în afară de matricea cadru logic şi ghidul de monitorizare şi evaluare. • Motivul dat de directori este acela că diferite standarde şi metodologii sunt pe piaţă doar pentru “managementul proiectului” (PMI, IPMA, Prince 2, companii private, etc. - ele vor fi descrise pe scurt în Secţiunea 7), şi prin urmare CE nu poate impune unul în defavoarea altora. • Atât timp cât aspectele operaţionale şi financiare ale Indicatorilor, Mijloacelor de verificare, activitătile, resursele şi riscurile sunt urmărite corespunzător, poate fi utilizată orice metodă de către contractanţii proiectelor.

43. ce trebuie facut, cum trebuie facut, pana cand trebuie facut si cu ce resurse Elaborare Echipa de proiect Implementare Face ce s-a stabilit Conform planificarii Pana la termenele stabilite Si cu resursele alocate

44. Monitorizarea • Proces ce urmareste gradul in care:- se realizeaza activitatile planificate • - se respecta termenele • - gradul de cheltuire a resurselor Este un proces repetitiv

45. Monitorizare • Monitorizarea proiectelor este descrisă de managementul proiectului CE. Vizează sprijin în: • Identificarea succeselor şi problemelor pe durata implementării proiectului; • Luarea de decizii la timp şi informat; • Justificarea resurselor utilizate şi rezultatelor realizate; • Informarea şi participarea actorilor; • Evaluare şi audit. Monitorizarea implică colectarea, analiza, comunicarea şi utilizarea informaţiilor despre progresul proiectului

46. Sistem de monitorizare Un sistem bun de monitorizare trebuie să ofere informaţii relevante persoanelor potrivite la timpul potrivit pentru a le ajuta să ia decizii informate. Monitorizarea trebuie să evidenţieze punctele tari şi punctele slabe şi să permită persoanelor responsabile cu problemele să îmbunătăţească performanţa, să construiască succesul şi să se adapteze la circumstanţe.

47. Sistem de monitorizare • Colecteaza • Masoara • Inregistreaza • Proceseaza • Comunica infomatia managerului Sistemul de monitorizare fundamenteaza decizia managerului

48. Sistemul de monitorizare contribuie • Managementul zilnic • Reactii rapide la modificari ale • factorilor externi, constrangeri • - Strategie pe termen mediu si lung

49. Monitorizarea urmareste • resursele • rezultatele • efectele • impactul

50. Metode utilizate • Pentru monitorizarea tehnica • - Rapoarte tehnice • Inregistrari sau Baze de date • Grafic Gantt • Pentru monitorizarea financiara • Rapoarte financiare • Inregistari separate pe proiect