Chefsmöte 19/10-2011

1. Chefsmöte 19/10-2011 • Återkoppling chefsdagar 31/8-1/9. • Ekonomiska läget. Handlingsplaner. • Omställningsarbete. • Budget 2012

2. Chefsdagar 31/8-1/9 • Syfte: Två inspirationsdagar för att lyfta vikten av god kommunikation som en förutsättning för att nå våra mål. • Mål: Ökad medvetenhet och kompetens i chefsgruppen. Förbättrad kommunikation kring det ekonomiska läget.

3. Utvärdering

6. Kommunikation - viktigare nu än någonsin! • De flesta förändringar möter motstånd hos dem som berörs. Därför spelar kommunikation en nyckelroll för att komma till rätta med rädsla, oro och bristande engagemang.

7. Alla reagerar på förändringar Lugnet före stormen REAKTION • Tidigare erfarenheter • Tidigare återkoppling • Möjlighet till reaktion • Tid att vänja sig vid tanken Förnekelse Aktivt motstånd Ny stabilitet Positiv framtids-orientering Passivt motstånd Åter-uppbyggnad Resignation Acceptans TID Chockfas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

8. Alla reagerar – men inte samtidigt Cheferna Mellancheferna Medarbetarna

9. Kommunikationens olika faser REAKTION Utrymme för reaktioner och kritik Argument för och emot Upprepa varför och vad Enkla och tydliga budskap Återkoppling Bekräftelse När och hur Varför och vad God exempel Skapa dialog Muntligt och skriftligt Lärdomar Chockfas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

10. Framgångsfaktorer – hur/vad gör vi? • Ta det lugnt! • Planera kommunikationsarbetet • Målgruppsanpassa insatserna (inte samma info till personal och brukare) • Skapa genomtänkta gemensamma budskap • Undvik dubbla budskap • Tidig information och tydliga besked • En fungerande intern kommunikation är grunden för den externa kommunikationen

11. Kommunikativa utmaningar

12. ÄO/HSL • Att införa optimerad bemanning på äldrevården • Anamma salutogent förhållningssätt • Framtidens äldreomsorg – hur ska den se ut? • Anpassning till minskad befolkning • Se rehabilitering i hemmet som ett fullgott alternativ – både anhöriga och medarbetare • ASiH – rätt förväntningar, definiera/komma överens om ”kvalitet” • Stödprocesser, mål, mötesplatser mer välkända för att… • Olika arbetssätt som ska bli ett och samma • Förebyggande: ökad kännedom för att förebygga äldreomsorg • Anhörigcenter: nå anhöriga i tidigt skede, se sin roll som personal att bemöta anhöriga

13. IFO/FH • Gränssnittet äldreomsorg och funktionshinder; samarbetet IFO/ÄO • Implementera stadsgemensamma processer • Hur hantera hemlösa? • Anhöriga – adressera och kunna ta emot/bemöta deras behov. Resurs mer än problem! Ta hjälp av deras kunskap och för att vända frustration till engagemang och resurs. • Intern kommunikation inom IFO – hur ser kommunikationsvägarna ut? Tydliggöra vår målbild, så att den delas av alla • Få till stånd en kommunikationsplan som fungerar oavsett chef! Möjlighet att bära med tidigare erfarenheter • Gruppboende etableras – få acceptans från grannarna

14. KoF • Fokusgrupper fastighet/städ och måltid ihop med ÄO/HSL och förskola/skola • Kö till kommunala musikskolan – nytt men roligt! • Stora förväntningar från politiken på två (!) fritidsledare • Stadsbibliotekets stängning – sätt oss på kartan som alternativ • Städ/fastighet och måltider: finansiering?! Kommunicera förändringarna med kunderna. Viktigt med tydlig modell: utmaning att få till, och sedan få acceptans. • Samarbete med skola/förskola trots ny tillhörighet

15. UTB • ”Är det här verkligen en kommunal skola” Vänd våra fördomar om att kommunala skolor inte är tråkiga och grå – istället i kreativ framkant, t ex • Lyft fram styrkan i vår stora mångfald! • Förskola: nöjd föräldraindex, men bjud in dem som inte är nöjda till dialog! Bli starka tillsammans. • Förändrade arbetssätt vid ny teknik: berör många, hur prata om det för bästa implementering • Hjärntorget – få det att fungera • ”Varför har ni så tråkiga hemsidor jämfört med friskolorna??” • Gemensamt arbetssätt för barn med behov av särskilt stöd – samarbeta optimalt! • GHET • Samarbete med KoF trots ny tillhörighet • Utmaning för pedagogerna ´hinna med det dagliga, viktiga mötet med föräldrar ensam med flera barn • Utmaning att skapa den attraktiva arbetsplatsen!

16. Stödfunktioner • Utmaning att skapa den attraktiva arbetsplatsen! • Få stödfunktionerna att fungera på ett bra sätt – både som styrning/ledning och som ledning och stöd ute i organisationen • Hur förändra arbetet i förvaltning i linje med det nya uppdraget? • Få cheferna att se fördelen med att äga sina egna ekonomiprocesser • Få inköpare att inse fördelen med stadsgemensamma systemet • Att hitta system och process för hur stödfunktionerska användas, förtydliga uppdraget

17. Hur går vi vidare? • Utvärdering internkommunikation – rapport klar. • Kommunikationsstrategi för FL, budget- och uppföljningsprocessen. • Planer för övergripande och lokala insatser.

18. Ekonomiska läget

19. Resultat per sektor

21. Kompletterande handlingsplan • Totalt 80 tjänster • 49 ÄO-HSV • 11 UTB • 15 IFO-FH • 5 KoF • Särskild översyn av stödfunktioner, central adm.

22. Omställningsarbete

23. OMSTÄLLNINGSGRUPP HÖSTEN 2011 FACKLIGA FÖRETRÄDARE ARBETSGIVARREPRESENTANTER HANTERAR HELA FÖRVALTNINGEN

24. Anställningstrygghet • Politiskt beslut från 1991 • Inte befattningstrygghet • Förutsätter att medarbetaren som behöver omplaceras accepterar ett skäligt erbjudande till ett nytt arbete. • Kan innebära nya arbetsuppgifter och arbetsförutsättningar för medarbetaren

25. ……innebär vid arbetsbrist • Hanteras inte strikt enligt LAS • Lämnar alltid den övertalige ett erbjudande om nytt arbete • Området för övertaligheten ska begränsas så långt det är möjligt. Önskvärt att det ska gälla det område som övertaligheten berör • Undvika omflyttningar på flera ställen • Brukar- och medarbetarperspektiv

26. Framgångsfaktorer Krävs att såväl enskilda medarbetare som de fackliga organisationerna aktivt medverkar till och godtar ett byte av förvaltning, ändrat arbetsinnehåll eller ny befattning.

27. Tre delar i omställningsarbetet • Konstatera arbetsbrist • Fastställande av övertaligheten • Matchning mot nytt arbete.

28. Fastställa övertalighet • Samverkan i omställningsgrupp • Riskbedömning • MBL-individ • Matchning • Handlingsplan • Kompetenskartläggning • Matchningsdatabas • Erbjudande ny placering • Konstatera arbets-brist • Dialog LSG • Samverkan FSG

29. Omställningsgruppen ska: • Identifiera de områden som övertaligheten berör • Identifiera befattning • Fastställa turordning • Sammanträdena ska dokumenteras i form av protokoll

30. Riskbedömningnärmaste chef • När omställningsgruppen har identifierat område och befattningar som berörs ska en riskbedömning göras • Berörd enhetschef ansvarar för riskbedömning tillsammans med berörda parter (ABC)

31. Identifiering av övertaligaomställningsgruppen Stadens utgångspunkt är nedanstående principer, men parterna kan komma överens om annat urvalssätt • Frivillighet inom de grupper som berörs innan identifiering • Kortast anställningstid om inget annat bestäms i omställningsgruppen

32. Fastställa övertaliga på individnivåMBL-förhandling • Sker för enskild medarbetare • Med respektive facklig organisation • MBL § 11 – HR avdelning och resp chef • Protokoll

33. Matchning mot nytt jobb påbörjasnärmaste chef – HR-avd • Personligt samtal • Individuell handlingsplan • Kompetenskartläggning • Medarbetare läggs i matchningsdatabasen • Aktivt arbete för att identifiera lediga arbeten

34. Matchningsprocessenen del i sig

35. Göteborgs Stads omställningsprocess gäller • De mallar och stöddokument som är kopplade till processen ska användas i omställningsarbetet • Chef har personalansvar för medarbetaren under hela omställningsprocessen • Medarbetaren har ett ansvar och ska vara aktiv • HR – avdelningen stöd till cheferna i processens alla delar • Facklig organisation kan delta i olika delar på medarbetarens begäran • Medarbetarcenter • Företagshälsovård • Information till medarbetare - personalingången

36. Diskutera! • Reflektera själv kring den information du har fått. Har du fler frågor/synpunkter? Skriv ner på en post-it-lapp och sätt på ditt bord. • Diskutera det ni har skrivit i grupperna. • Lämna kvar lapparna på borden. De samlas in och sammanställs.

37. Budget 2012

38. Budgetförutsättningar 2012

40. Styrning 2012 KF:s budget Nämndens mål- och inriktningsdokument Centrum Budget 2012 FL:s konkretisering KF:s prioriterade mål ”Strategisk karta” Nämndens sex prioriterade mål Arbetsgrupper förvaltnings-ledningen är processledare Sektorerna Stöd Område Område Verksamhetsplaner Enhet Enhet Enhet ”De vi är till för” God kvalitet, rätt behovstäckning, delaktighet och inflytande samt en stad planerad utifrån invånarnas behov

41. Kunden i fokus • Allt vi gör ska göra skillnad för våra brukare och invånare. • Vi måste förstå deras behov. • Hur mötet längst ut med brukarna blir är avgörande för om vi lyckas.

42. Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta Stadsutveckling God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande ”Full behovstäckning i förskolan” ”För att säkerställa en fortsatt god och säker vård till våra äldre ska äldres inflytande över sin vardag öka” HW/MS/AH ”En stad planerad utifrån invånarnas behov” ”Kvalitet och attraktion i våra kommunala skolor ska öka” De vi är till för ”Tillgången på bostäder, arbete och sysselsättning ska öka för personer med funktionsnedsättning” BG/JS HW/CK JS/BG JV/IAK …Framtidsinriktade processer för högsta kvalitet… Samverka med interna och externa aktörer för bl.a. effektiv lokalförsörjning Utveckla metoder för att synliggöra och få effekt i den sociala dimensionen i våra interna och externa processer i stadsutveckling HW/CK Kvalitetssäkrade processer för individuella kundbehov nu och i framtiden HW/AH Verksamhetens processer För att säkerställa att alla barn får det stöd de behöver i förskolan och skolan ska samarbetet mellan individ/familj samt förskola/skola öka Proaktivt samarbete med interna och externa aktörer för arbete och sysselsättning - funktionsnedsättning Skapa relationer genom effektiv kommunikation JS/BG BG/JS CKIAK HW/JN JN/IAK Attraktiv arbetsplats Kompetenta och engagerade medarbetare Utbildningsnivån hos vårdpersonal ska öka Utvecklingsinriktat ledarskap Medarbetare MS/BG MS/JN JS/MS PN/MS Ekonomi i balans - mer värde för pengarna Ekonomi AH//PN

43. Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta Stadsutveckling God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande ”Kvalitet och attraktion i våra kommunala skolor ska öka” De vi är till för HW/CK …Framtidsinriktade processer för högsta kvalitet… HW/CK Verksamhetens processer För att säkerställa att alla barn får det stöd de behöver i förskolan och skolan ska samarbetet mellan individ/familj samt förskola/skola öka Skapa relationer genom effektiv kommunikation CKIAK HW/JN Attraktiv arbetsplats Kompetenta och engagerade medarbetare Utvecklingsinriktat ledarskap Medarbetare MS/BG MS/JN PN/MS Ekonomi i balans - mer värde för pengarna Ekonomi AH//PN

44. Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta Stadsutveckling God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande ”Full behovstäckning i förskolan” HW/MS/AH De vi är till för Samverka med interna och externa aktörer för bl.a. effektiv lokalförsörjning HW/AH Verksamhetens processer Attraktiv arbetsplats Kompetenta och engagerade medarbetare Utvecklingsinriktat ledarskap Medarbetare MS/BG MS/JN PN/MS Ekonomi i balans - mer värde för pengarna Ekonomi AH//PN

45. Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta Stadsutveckling God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande De vi är till för ”Tillgången på bostäder, arbete och sysselsättning ska öka för personer med funktionsnedsättning” JV/IAK Verksamhetens processer Proaktivt samarbete med interna och externa aktörer för arbete och sysselsättning - funktionsnedsättning JN/IAK Attraktiv arbetsplats Kompetenta och engagerade medarbetare Utvecklingsinriktat ledarskap Medarbetare MS/BG MS/JN PN/MS Ekonomi i balans - mer värde för pengarna Ekonomi AH//PN

46. Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta ver1 Stadsutveckling God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande ”För att säkerställa en fortsatt god och säker vård till våra äldre ska äldres inflytande över sin vardag öka” De vi är till för JS/BG Kvalitetssäkrade processer för individuella kundbehov nu och i framtiden Verksamhetens processer JS/BG Attraktiv arbetsplats Kompetenta och engagerade medarbetare Utbildningsnivån hos vårdpersonal ska öka Utvecklingsinriktat ledarskap Medarbetare MS/BG MS/JN JS/MS PN/MS Ekonomi i balans - mer värde för pengarna Ekonomi AH//PN

47. Göteborg Stad, Centrum – Strategisk karta Stadsutveckling God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande ”En stad planerad utifrån invånarnas behov” De vi är till för BG/JS Utveckla metoder för att synliggöra och få effekt i den sociala dimensionen i våra interna och externa processer i stadsutveckling Verksamhetens processer BG/JS Attraktiv arbetsplats Kompetenta och engagerade medarbetare Utvecklingsinriktat ledarskap Medarbetare MS/BG MS/JN PN/MS Ekonomi i balans - mer värde för pengarna Ekonomi AH//PN

48. Styrning 2012 KF:s budget Nämndens mål- och inriktningsdokument Centrum Budget 2012 FL:s konkretisering KF:s prioriterade mål ”Strategisk karta” Nämndens sex prioriterade mål Arbetsgrupper förvaltnings-ledningen är processledare Sektorerna Stöd Område Område Verksamhetsplaner Enhet Enhet Enhet ”De vi är till för” God kvalitet, rätt behovstäckning, delaktighet och inflytande samt en stad planerad utifrån invånarnas behov

49. Styrning 2012 KF:s budget Nämndens mål- och inriktningsdokument Centrum Budget 2012 FL:s konkretisering KF:s prioriterade mål ”Strategisk karta” Nämndens sex prioriterade mål Arbetsgrupper förvaltnings-ledningen är processledare Sektorerna Stöd Område Område Verksamhetsplaner Enhet Enhet Enhet ”De vi är till för” God kvalitet, rätt behovstäckning, delaktighet och inflytande samt en stad planerad utifrån invånarnas behov

50. Verksamhetsplaner