Système d’Information secteur Bruxelles

1. Système d’Information secteur Bruxelles • Aménagement de l'espace didactique centre faculté. • Acquisition par le SGSI d’un logiciel de gestion de parc. • Équipement des personnes. • Portail et identifiant global UCL. • Courrier électronique des étudiants. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

2. Aménagement espace didactique centre-faculté Pourquoi ? • Répondre aux besoins générés par la mise en place des nouveaux outils. • Permettre une plage d’ouverture plus importante. • Scinder les activités informatiques, travaux de groupes et bibliothèques afin de diminuer les nuisances occasionnées par les travaux de groupes dans l’espace bibliothèque. Comment ? • Aménagement des locaux. • Remplacement des ordinateurs. • Organisation d’une permanence informatique. • Déploiement d’un réseau sans fils. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

3. Plusieurs aménagements ont été réalisés. • Entrée directe à l’espace didactique par le –1. • Condamnation de l’accès à l’espace didactique à partir de la bibliothèque. • Paroi pour fermer l’espace ouvert contenant des postes de travail. • Contrôle d’accès à l’entrée des trois salles didactiques sur base de la carte d’accès électronique. • Heures d’ouverture : 7h30 à 19h30 + samedi de 13h à 17h. • Déploiement d’un réseau sans fils dans l’espcace commun. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

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5. Les ordinateurs offrent plus de possibilités que par le passé. Les ordinateurs : • sont équipés du système d'exploitation Windows XP, • - possèdent un graveur CD/lecteur DVD, 256MB de mémoire et une capacité disque importante, • permettent la connectivité de périphériques externes USB et • - ont un accès à l'internet illimité (mais toujours contrôlé). S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

6. Une permanence informatique est organisée. La permanence : - a lieu tous les jours de 11h30 à 14h30 et - résout les problèmes informatiques uniquement. En dehors de ces heures, une boîte aux lettres physique est disponible à l'espace commun. Pour les problèmes urgents (ex : bourrage imprimante), une adresse de courrier électronique a été instaurée : <helpdesk-student@sibx.ucl.ac.be> S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

7. Deux réseaux sans fils ont été déployés. • Un réseau sans fils accessible sans identification ne permettant qu’un accès à l’intérieur de l’UCL (iCampus, courrier électronique, portail, sites web, etc.). • Un réseau sans fils avec identification permettant un accès complet à l’internet. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

8. Diverses mises au point sur l’usage des salles didactiques • L’utilisation individuelle des salles augmente, surtout durant les heures de permanence. • Les salles sont très peu réservées pour des cours. • Si des besoins en logiciels autres que ceux installés existent, il faut nous en faire part. • Un investissement a été consenti cette année, mais si l’utilisation des ressources est faible, il est probable qu’il soit plus difficile d’en imaginer d’autres à l’avenir. • A partir de janvier la réservation de ces salles se fera via Melle Clarembaux. Il est préférable de tester l’environnement avant le cours. • Si d’autres besoins existent ailleurs (ESP ?), il faut nous en faire part et monter un projet plutôt que d’acheter des ordinateurs et de les installer dans une entité. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

9. Système d’Information secteur Bruxelles • Aménagement de l'espace didactique centre faculté. • Acquisition par le SGSI d’un logiciel de gestion de parc. • Équipement des personnes. • Portail et identifiant global UCL. • Courrier électronique des étudiants. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

10. L’UCL a acquis un logiciel de gestion de parc. Pour pouvoir répondre à diverses questions telles que : - Combien de postes sont connectés au réseau ? - Quels budgets faut-il prévoir pour l’équipement des personnes ? Mais aussi pour : - faire des économies en ressources nécessaires pour gérer le parc informatique, - fournir un meilleur service, - garantir une meilleure stabilité et sécurité, - etc. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

11. Le logiciel n’a que des avantages. Les avantages sont perceptibles pour l’UCL, pour le SGSI, mais aussi pour les entités et il n’y a pas d’inconvénients en contrepartie. Le projet est une priorité institutionnelle décidée par le CDSI, mais, à ce stade, chacun est libre de refuser le déploiement sur son poste de travail. Le Conseil Académique se penchera de façon definitve sur ce projet et son déploiement en debut d'année 2006. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

12. Le logiciel libère des ressources dans les entités. Le logiciel réalise une série d’opérations de maintenance à distance (comme le font déjà d’autres logiciels tels que Microsoft, McAfee). Conséquences : - Pour l’UCL : économie d’échelles. - Pour les entités : récupération de ressources et moins de perte de temps pour indisponibilités. - Pour le SGSI : activités pro-actives plutôt que réactives. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

13. Le logiciel est intimement lié au helpdesk. Le logiciel permet la prise de contrôle à distance (uniquement avec l’accord de l’utilisateur) permettant d’éviter certains déplacements, de répondre plus rapidement aux utilisateurs, d’éduquer les utilisateurs en leur montrant la solution. Les personnes participant au projet de gestion de parc auront donc indirectement un meilleur support. Le logiciel de helpdesk associé permet de trouver une solution plus rapidement lors d’un problème… S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

14. Nous essayons d’améliorer le helpdesk à Bruxelles. Afin d’améliorer le support, nous avons mis trois canaux de communication : - un formulaire web (<http://www.sibx.ucl.ac.be/helpdesk>), - une adresse de courrier électronique (<helpdesk@sibx.ucl.ac.be>),- un numéro d'appel téléphonique unique (72.72). Ce service est accessible à tous. En cas de problèmes persistants, faites-en part au RSI !!! S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

15. Le logiciel favorise les nouveaux projets. Grâce à ce logiciel, le déploiement de nouveaux projets en cours d’élaboration sera plus aisé. Le premier projet sera le backup des postes individuels. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

16. Nous sommes sensibles à la protection de la vie privée. Les gestionnaires sont sensibilisés à la protection de la vie privée, comme les gestionnaires du mail et ceux du réseau. Des lois existentet des codes de conduite sont en cours d'approbation finale. Les risques sont bien plus importants vis-à-vis de l’extérieur de l’UCL lorsque le poste n’est pas correctement géré. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

17. Système d’Information secteur Bruxelles • Aménagement de l'espace didactique centre faculté. • Acquisition par le SGSI d’un logiciel de gestion de parc. • Équipement des personnes. • Portail et identifiant global UCL. • Courrier électronique des étudiants. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

18. Les règles concernant l’équipement des personnes évoluent. Le système de chèques est remplacé au profit d’un système de double vignettes lors d’une nouvelle acquisition. Avantages : • Pour vous, vous ne dépensez que la partie dépassant le montant de 650 euros (équivalent au chèque précédemment). • Pour nous, nous bénéficions d’une simplicité de gestion. Votre contribution à l’achat d’un nouveau poste est un droit d’entrée dans le patrimoine UCL géré par le SGSI. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

19. Le SGSI prend en charge les postes faisant partie du patrimoine. Une fois un poste de travail introduit dans le système de gestion de parc, il fait partie du patrimoine de l’UCL et les frais relatifs à sa gestion sont entièrement payés par le SGSI. Le remplacement d’un poste est décidé en concertation avec le SGSI. Pour le remplacement des postes de travail non standards, une participation est demandée à l’entité. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

20. Prenez contact avec le RSI ! • Avant tout investissement. • Pour toute problématique liée à l’informatique. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

21. Système d’Information secteur Bruxelles • Aménagement de l'espace didactique centre faculté. • Acquisition par le SGSI d’un logiciel de gestion de parc. • Équipement des personnes. • Portail et identifiant global UCL. • Courrier électronique des étudiants. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

22. L’UCL a mis en place un portail. Le projet portail est un projet organisationnel et de communication. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

23. L’information du portail varie selon que vous êtes identifiés ou non. Une fois identifié, vous pouvez avoir accès à - Votre bureau virtuel (vos publications, vos charges de cours, vos étudiants, etc.) - Comptes-rendus des BFAC, - Recherche scientifique, - Plus d’informations dans l’annuaire du personnel, - Etc. Les étudiants identifiés ont, par exemple, accès aux cotes obtenues durant leur cursus. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

24. Si votre identifiant global est déjà actif, il faut le réinitialiser. Pour réinitialiser votre accès, il suffit de suivre les liens « Gérer votre compte utilisateur global UCL », puis « Réinitialiser son identifiant portail » à partir de la page d’identification. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

25. La procédure nécessite une intervention manuelle par l’équipe informatique. La procédure demande les renseignements se trouvant sur votre carte d’accès électronique et vous envoie un message électronique. Il suffit de suivre le lien proposé dans le message. Suivre ce lien envoie automatiquement un message à l’équipe informatique qui traîte ensuite le message manuellement. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

26. Système d’Information secteur Bruxelles • Aménagement de l'espace didactique centre faculté. • Acquisition par le SGSI d’un logiciel de gestion de parc. • Équipement des personnes. • Portail et identifiant global UCL. • Courrier électronique des étudiants. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

27. Pour contacter les étudiants, des listes existent. Une adresse à retenir : <https://sympa.sipr.ucl.ac.be/md> (cycles, années d’étude, cours, globales, groupes, autres). S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

28. Il faut susciter l’usage de la messagerie auprès des étudiants. Seulement 5 à 10% des étudiants consultent leur messagerie. Si vous voulez que cet outil devienne un canal de communication officiel, il faut en susciter l’usage : - en refusant l’usage d’adresses hors ucl (yahoo, hotmail) et - en utilisant le système. Nous ne pouvons ni garantir, ni tracer un message vers une messagerie hors UCL. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

29. Prenez contact avec le RSI ! Le RSI est là pour défendre vos besoins face aux impératifs institutionnels et face aux besoins des autres secteurs. Si le RSI ne connaît pas vos besoins, il ne peut les faire remonter, ni les défendre. S.LHOIR - BFAC 12/12/2005