Zadavatel: Státní ústav pro kontrolu léčiv – organizační složka státu ČR

1. KRYCÍ LIST NABÍDKY „Zvýšení efektivity projektového řízení SÚKL“ 20.6.2011 „ORIGINÁL NABÍDKY“ Zadavatel:Státní ústav pro kontrolu léčiv – organizační složka státu ČR Sídlo zadavatele: Šrobárova 48, 100 41 Praha 10 IČ: 00023817 Zastoupený: PharmDr. Martin Beneš, ředitel Kontaktní osoba: Ing. Karel Kettner Telefon / fax: +420 272 185 202, +420 271 732 377 E-mail: karel. kettner@sukl.cz Profil zadavatele: http://ezak.sukl.cz Reg. Číslo projektu: CZ.1.04/4.1.00/59.00009 Název uchazeče: BNV Consulting, s.r.o. Sídlo uchazeče: Praha 1, Václavské nám. 1 – Palác Koruna, 110 00 Právní forma: Společnost s ručením omezeným IČ: 271 70 241 DIČ: CZ 271 70 241 Spisová značka v OR: Městská soud v Praze, oddíl C, vložka 101650 Číslo účtu: 172293001/5500 Raifffeisenbank, Praha 1 Oprávněné osoba za uchazeče jednat: Ing. Petra Barešová, jednatel Kontakt na zástupce uchazeče: Tel.:+420 2 24 23 53 30 Fax:+420 2 24 23 53 54 petra.baresova@bnvconsulting.com; Mobilní tel.: +420 603 1515 60 Dodavatel svým podpisem prohlašuje, že je vázán celým obsahem nabídky po celou dobu běhu veřejné zakázky. Uchazeč dále prohlašuje, že údaje uvedené v nabídce jsou pravdivé a zadavatel má právo si je ověřit. ……………………………………… Ing. Petra Barešová, jednatelka

2. Název zakázky Název zakázky: Zvýšení efektivity projektového řízení SÚKL

3. Obsah Nabídka – „Zvýšení efektivity projektového řízení SÚKL“

4. Obsah

5. Profil společnosti Stručné představení uchazeče

6. Profil společnosti BNV Consulting BNV Consulting • Bylo založeno v roce 2000 jako BNV Consulting, consorcium, v roce 2004 transformováno na BNV Consulting, s.r.o., nyní probíhá transformace na BNV consulting, a.s.; • V současné době má v České republice 40 stálých pracovníků a 30 externistů; • Působí i na mezinárodním trhu, převážně v Německu ve spolupráci s GIMA consult; • Pomáhá managementu a vlastníkům zvýšit hodnotu společnosti, realizuje projekty v jednotlivých oblastech se zaměřením na snižování nákladů až na úroveň celkové restrukturalizace; • Tvoří tým zkušených odborníků, kteří realizují projekty ve firmách s českým i zahraničním kapitálem a to s ohledem na jejich skutečné potřeby; • Provádí projekty v institucích a úřadech veřejné správy.

7. Cenová nabídka a platební podmínky Nabídka – „Zvýšení efektivity projektového řízení SÚKL“

8. Cenová nabídka a platební podmínky Cenová nabídka – Celková nabídková cena Tato nabídková cena je stanovena jako nejvýše přípustná, pevná a nepřekročitelná za celý předmět plnění zakázky. Nabídková cena zahrnuje veškeré práce, dodávky a činnosti vyplývající ze zadávacích podkladů a o kterých zhotovitel podle svých odborných znalostí ví, že jsou k řádnému a kvalitnímu provedení zakázky potřeba. Podkladem pro zpracování cenové nabídky byla zadávací dokumentace a její přílohy. V Praze, dne 20.6.2011 ……………………………………… Ing. Petra Barešová, jednatelka

9. Podrobný popis a specifikace nabízeného plnění • Metodika řízení, monitoring a zpětná vazba projektu • Časový harmonogram projektu • Návrh postupů zajištění součinnosti se zadavatelem • Návrh Systému projektového řízení • Poradenství pro potřeby udržitelné implementace Systému projektového řízení • Vzdělávání v oblasti procesního, projektového a finančního řízení • Školení / kurzy v oblasti rozvoje lidských zdrojů • Ukázka školícího materiálů – projektové řízení

10. METODIKA ŘÍZENÍ, MONITORING A ZPĚTNÁ VAZBA PROJEKTU

11. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁSADY ŘÍZENÍ PROJEKTU • POUŽITÉ METODIKY A ZÁSADY PRO ŘÍZENÍ PROJEKTU • ZÁSADY ŘÍZENÍ PROJEKTU: • Bnv consulting při zpracovávání projektu využívá Metody řízení projektu(project managements methods). Jedná se o ověřené a popsané postupy, které řeší komplexně realizace ucelené sady činností, jejímž cílem je zavést změnu. • Zejména se jedná o využívání metodiky a standardů ISO. • ISO 9001Systém managementu kvality. Směrnice je součástí rodiny mezinárodních standardů vydávaných Mezinárodní organizací pro standardizaci. ISO 9001 je standard, který slouží jako referenční model pro nastavení základních řídících procesů v organizaci, které pomáhají neustále zlepšovat kvalitu služeb. • ISO 10006 Systém managementu jakosti – Směrnice pro management jakosti projektů. Směrnice je součástí rodiny mezinárodních standardů vydávaných Mezinárodní organizací pro standardizaci. ISO 10006 je standard, který slouží jako referenční model pro nastavení řízení projektů.

12. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁSADY ŘÍZENÍ PROJEKTU – UKÁZKA: FÁZE PROJEKTU Předprojektová fáze Definování příležitosti, návrh na změnu existujících procesů Výstup: Checklist projektu Zahajovací fáze Po schválení checklistu sestavení projektového týmu, rozpracování námětu a cílů do podoby proveditelnosti. Výstup: Zadávací listina projektu Plánovací fáze Detailní plánování jednotlivých projektových činností, úkolů, jejich koordinace, plánování zdrojů a odpovědností. Plánovací nástroje: Work Breakdown Structure (WBS) – popsání všech činností, nutných k uskutečnění cíle projektu, tzv. „dekompozice“ projektových cílů do jednotlivých činností. Matice odpovědností – jednotlivých definovaným projektovým činnostem jsou přiřazeny odpovědné osoby. Activity Network Diagram (AND) – metoda „síťové analýzy“ poskytující přehled o souslednostech a následnostech jednotlivých kroků a činností. Gantt diagram – plán operativního řízení projektu pro vytvoření a následné sledování harmonogramu projektu v reálném čase. Výstup: Plán operativního řízení Realizační fáze Vlastní realizace projektu, po dokončení následuje testování (pilotní odzkoušení), implementace a předání zákazníkovi. Výstup: Dokončení projektový výstup Hodnotící fáze Podrobné zhodnocení průběhu a výsledek projektu dle kritérií projektového zadání, srovnání původních cílů s dosaženými výsledky. Výstup: Závěrečná zpráva projektu

13. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁSADY ŘÍZENÍ PROJEKTU • POUŽITÉ METODIKY A ZÁSADY PRO ŘÍZENÍ PROJEKTU • MONITORING PROJEKTU: • Monitoring projektu je nedílnou součástí každého projektu, od začátku až do konce. Monitorování musí probíhat a musí být začleněno do všech fází / etap projektového cyklu. • Monitoring projektu je efektivní způsob, jak: • - poskytnout stálou zpětnou vazbu o rozsahu, v jakém jsou projekty k dosažení svých cílů; • - identifikovat potenciální problémy v rané fázi a navrhnout možná řešení; • - monitorovat dostupnost projektu; • - sledovat efektivitu s jakou jsou jednotlivé složky projektu prováděny a navrhnout zlepšení; • - vyhodnotit, do jaké míry je projekt schopen dosáhnout svých cílů. • V rámci monitoringu projektu budou zavedeny čtyři monitorovací ukazatele: • - vstupní ukazatele – definuje, co se děje v rámci projektu; • - výstupní ukazatele – definuje a popisuje projektové činnosti; • - výsledek ukazatelů – popisuje konečný stav; • - ukazatel dopadu – měří změny.

14. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁSADY ŘÍZENÍ PROJEKTU – UKÁZKA: AKČNÍ PLÁN PROJEKTU Časový harmonogram projektu

15. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK PROJEKTU • ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK 1/4: • METODY ŘÍZENÍ, OPTIMALIZACE A REENGINEERINGU PROCESŮ 1/3: • BNV consulting bude projekt zpracovávat dle zásad procesního řízení / řízení procesů v organizaci. Metody řízení procesů jsou zaměřené na správné nastavení procesů a na jejich inovaci. Správné nastavení jednotlivých procesů předpokládá: • - identifikování vstupů, výstupů a cílů procesů projektu, • - identifikování majitelů procesu a stanovení jejich pravomocí a odpovědností, • - navrhování procesů projektu tak, aby bylo možné předjímat budoucí procesy v životním cyklu projektu • - vymezování vzájemných vztahů a provázaností vzájemného působení mezi procesy.

16. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK PROJEKTU • ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK 2/4: • METODY ŘÍZENÍ PROCESŮ 2/3: • BPM (Business Process Management) • Managerský přístup, jehož základem je neustálé zlepšování procesů – optimalizace procesů. Podporuje obchodní efektivitu a účinnost a současně se snaží o inovace, flexibilitu a integraci s technologií. • ISO 10006 Systém managementu jakosti – Směrnice pro management jakosti projektů • Referenční model pro nastavení řízení projektů. • ISO 9001 Systém managementu kvality • Referenční model pro nastavení základních řídících procesů v organizaci, které pomáhají neustále zlepšovat kvalitu služeb. • TQM (Total Quality Management) • Komplexní technika, která dává důraz na řízení kvality ve všech dimenzích života organizace, která se svým přesahem nad ráme řízení kvality stává metodou strategického řízení pro veškeré konání organizace. • Kaizen – postupná optimalizace procesů a pracovních postupů, jejíž podstatou je zapojení mnoha pracovníků z daného organizačního útvaru, kde všichni co mají nápady na zlepšení je mohou navrhnout a kolektivně diskutovat. Výsledkem je lepší komunikace ve firmě, lepší firemní kultura a je výrazným prvkem zvyšujícím motivaci zaměstnanců.

17. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK PROJEKTU • ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK 3/4: • METODY ŘÍZENÍ PROCESŮ 3/3: • PDCA – Metoda zlepšování • Univerzálně použitelná metoda vhodná pro účinné řešení každodenních problémů v různých oblastech a firemních aktivitách, vhodná především pro efektivní řešení a zlepšování procesů a systémů. Fáze cyklu zlepšení jsou rozdělené: • - P (Plan) plánovat – definice cílů a problémů, definice a popis předmětu, cíle zlepšení, formování týmu, shromáždění prvotních informací, sestavení plánů • - D (Do) konat – zavedení popsaných činností, • - C (Check) kontrolovat – zhodnocení řešení a udržení pozitivních výsledků vhodným řízením, standardizací a dokumentováním procesů a pracovních postupů, ověření stability systému, shrnutí a komunikace výsledků / poznatků či návrhů pro další příležitosti zlepšování. • -A (Act) konat – zhodnocení řešení a udržení pozitivních výsledků vhodným řízením, standardizací a dokumentováním procesů a pracovních postupů, ověření stability systému, shrnutí a komunikace výsledků / poznatků či návrhů pro další příležitosti zlepšování.

18. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK PROJEKTU • ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK 3/4: • METODY ŘÍZENÍ PROCESŮ 4/3: • SixSigma – komplexní a pružný systém / metoda řízení procesů. Je založený na porozumění potřeb a očekávání zákazníků, disciplinovaném používání informací a dat k řízení a rozhodování. Inovace jsou založeny na cyklu DMAIC, který se zaměřuje na vyhledávání a odstraňování slabých míst / rizik. • DMAIC – Cyklus zlepšování • Univerzálně použitelná metoda postupného zlepšování (integrální součást SixSigma, rozšířená metoda PDCA). Fáze cyklu zlepšení jsou rozdělené: • - D (Define) definovat – definice cílů a problémů , definice a popis předmětu, cíle zlepšení, formování týmu, shromáždění prvotních informací • - M (Measure) měřit – získání objektivních data (stávajícící stav a požadované výsledky), hodnocení výkonnosti procesů, způsob a stabilita používaných systém měření, určení způsobilosti procesu, • - A (Analyze) analyzovat – analýza dat za účelem identifikace a ověření příčin nedostatků, identifikace problémů, • - I (Improve) zlepšit – vytvoření, vyzkoušení a implementace řešení odstranění příčin „nedostatku“ , modifikace / přenastavení procesu, realizace, • - C (Control) řídit – zhodnocení řešení a udržení pozitivních výsledků vhodným řízením, standardizací a dokumentováním procesů a pracovních postupů, ověření stability systému, shrnutí a komunikace výsledků / poznatků či návrhů pro další příležitosti zlepšování.

19. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK PROJEKTU Zásady aplikace Klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) • Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI – Key Performance Indicator), • jsou základním prvkem systémů pro měření výkonnosti a pomáhají organizacím dosahovat stanovených cílů. • Jedná se o konkrétní měřitelnou hodnotu při vykonávání daného procesu. Sledování aktuálních hodnost ukazatelů a porovnávání se stanovenými hodnotami pak směřuje vedoucí pracovníky organizace ke kritickým místům, kde je třeba zlepšit vykonávání stanovených procesů tak, aby se dosáhlo vytyčených cílů. • Při stanovení jednotlivých KPI je nutné: • zachovávat účelnost - uživatel musí vědět, co přesně chce měřit a zjistit • zachovávat jednoznačnost – jednotná interpretace výsledků • Zachovávat zjistitelnost – nutná dostupná data v organizaci • zachovávat využitelnost – správě chápat a nakládat s ukazateli • Možné KPI ukazatele při řízení projektů: • ekonomické ukazatele • Ukazatele kvality • Ukazatele výkonnosti procesů • Ukazatele IT služeb • Systém provázaných ukazatelů apod.

20. METODIKA A NÁVRH ŘEŠENÍ ROZSAH A METODIKA ŘÍZENÍ, MONITOIRNG PROJEKTU ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK PROJEKTU • ZÁKLADNÍ STRUKTURA METODIK 4/4: • METODY ANALÝZY PROCESŮ : • Analytické techniky zaměřené na identifikace a detailní analýzu jednotlivých procesů. • Metodika ARIS • Metodika postavená na 5ti základních pohledech na organizaci: • - organizační – popisuje pracovníky, útvary, vazby mezi nimi • - datový – stavy a události • - funkční – popis funkcí a struktura vztahů • - procesní – podnikové procesy jako centrální integrující prvek podniku • - výkonový – metriky a měření procesů. • postup metodiky ARIS: • - Strategická analýza organizace a procesů a koncepční plán • - Vytvoření logického konceptu systému • - Vytvoření konceptu IS • - Implementace systému • - Provoz a průběžné zlepšování procesů.

21. ČASOVÝ HARMONOGRAM PROJEKTU

22. ČASOVÝ HARMONOGRAM PROJEKTU

23. NÁVRH POSTUPŮ ZAJIŠTĚNÍ SOUČINNOSTI SE ZADAVATELEM

24. NÁVRH POSTUPŮ ZAJIŠTĚNÍ SOUČINNOSTI SE ZADAVATELEM Cíl komunikace: • Úspěšná komunikace projektu by se měla soustředit na reálnost projektu a výstupů, které mají být jeho výsledkem, nikoli na hypotetické a negativní informace z jiných oblastí. • Aby se vytváření negativních emocí předcházelo, je potřeba komunikovat otevřeně, intenzivně a zajistit, aby všichni relevantní účastníci projektu měli potřebné informace včas a v dobré kvalitě. • Náležitá příprava umožní vždy nabídnout přesvědčivé odpovědi na námitky odpůrců. • Pro kladné přijetí projektu a zajištění spolupráce všech dotčených subjektů je vždy důležité vysvětlit důvody realizace projektu a jeho očekávané dopady. • Pravidelná komunikace se všemi zúčastněnými stranami je nezbytná.

25. NÁVRH POSTUPŮ ZAJIŠTĚNÍ SOUČINNOSTI SE ZADAVATELEM „Koordinátor“ ze strany BNV Consulting „Patron“ ze strany Zadavatele • „Manažer projektu a odborník ze strany BNV Consulting, který je odpovědný za tvorbu a realizaci projektu“ • Koordinátor odpovídá za komunikaci v průběhu projektu, aby veškeré potřebné informace byly poskytovány včas a v potřebné kvalitě; • Koordinátor odpovídá za cíl a výsledky projektu včetně dodržování časového harmonogramu, dále řídí projektový tým a vykonává krátkodobý akční plán, který obsahuje konkrétní aktivity a činností; • Koordinátor je v pravidelném kontaktu s Patronem ze strany zadavatele a v kontaktu s vedoucími pracovníky PO; • Koordinátor monitoruje, analyzuje a řeší společně s Patronem ze strany zadavatele faktory, které mohou ovlivňovat názory a postoje zaměstnanců a dalších potenciálních účastníků. • „Dostatečně kompetentní osoba ze strany zadavatele, která projekt veřejně podporuje“ • Patron při zahájení projektu popíše situaci, kterou projekt řeší, výsledky, jichž by mělo být dosaženo, shrne přínosy realizace projektu, metodu zadání, efektivnost, strukturu financování a transparentnost, prestiž projektu i odkazy na již existující zkušenosti. • Cílem je v co možná největší míře předjímat argumenty případných oponentů a reagovat na ně. • Patron projektu úzce spolupracuje s Koordinátorem ze strany BNV Consulting. • V případě vzniklých překážek v realizaci projektu, Patron napomáhá řešit tyto nesrovnalosti v co nejkratším časovém horizontu.

26. NÁVRH POSTUPŮ ZAJIŠTĚNÍ SOUČINNOSTI SE ZADAVATELEM BNV Consulting navrhuje pro vzájemnou komunikacimezi dodavatelem a zadavatelem následující formu 1/2: Při zahájení projektu je nezbytné Stanovit všechny zúčastněné strany / osoby včetně určení jejich významu pro projekt; Dále bude domluvena požadovaná úroveň jejich zapojení do projektu včetně časové náročnosti; Zúčastněné strany se dohodnou na optimálních způsobech komunikace vhodných k naplnění cíle; 1. Rychlost a funkčnost interních a externích informačních toků ve směru k Zadavateli: • Zadavatel může pracovníky BNV Consulting kontaktovat kdykoliv. BNV Consulting poskytne e-mailové adresy, mobilní čísla i pevné linky kompletního projektového týmu. Dodavatel garantuje okamžitou reakci při telefonickém kontaktu a reakci do 2 hod v případě elektronické komunikace. 2. Vhodnost použitých komunikačních nástrojů: • Osobní kontakt; • Komunikace prostřednictvím mobilního telefonu a e-mailu;

27. NÁVRH POSTUPŮ ZAJIŠTĚNÍ SOUČINNOSTI SE ZADAVATELEM BNV Consulting navrhuje pro vzájemnou komunikacimezi dodavatelem a zadavatelem následující formu 2/2: 3. Způsob zajištění přímé interakce pověřených pracovníků Zadavatele a BNV Consulting: BNV Consulting akceptuje požadavky zadavatele (s preferencí osobní, telefonické a emailové komunikace). 4. Způsob zajištění zpětné vazby na reakce zadavatele: BNV Consulting bude předkládat pravidelný měsíční (dle požadavku zadavatele) reporting o průběhu projektu – rozvojového programu, dále reporting shrnující realizaci každého rozvojového programu jako celku. V průběhu projektu bude realizační tým BNV Consulting vždy připraven okamžitě reagovat na případné dotazy a podněty ze strany zadavatele. 5. Způsob předkládání jednotlivých částí projektů a finálních výsledků projektu BNV Consulting bude předkládat jednotlivé části /dílčí výsledky projektu k připomínkování zadavateli. Po zapracování připomínek / oponentních návrhů bude vypracována finální podoba výsledků a konečné předání výsledků projektu zadavavateli.

28. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ

29. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • DEFINOVÁNÍ CÍLŮ DÍLČÍ AKTIVITY PROJEKTU: • Navrhnout Systém efektivního projektového řízení; • Vypracovat veškerou relevantní dokumentaci související se Systémem efektivního projektového řízení; • Navrhnout personální obsazení projektové kanceláře zadavatele; • Navrhnout vzdělávání členů projektové kanceláře; • Navrhnout odpovídající ICT podporu Systému efektivního projektového řízení; • Organizačně zajistit vybudování projektové kanceláře a jejího začlenění do struktur zadavatele.

30. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • DEFINOVÁNÍ REALIZACE DÍLČÍ AKTIVITY PROJEKTU: • Analyzovat stávající stav projektového řízení v SÚKL; • Definovat potřeby projektového řízení v SÚKL; • Navrhnout metodiku projektového řízení a zdůvodnit, proč je daná metodika pro potřeby SÚKL nejvhodnější; • Navrhnout metodiku řízení rizik projektu a řízení změn v rámci projektu; • Navrhnout odpovídající ICT podporu Systému efektivního projektového řízení; • Navrhnout vnitřní předpisy pro projektové řízení v SÚKL včetně navržení integrace těchto předpisů do systému managementu jakosti ISO 9001; • Navrhnout pracovní dokumenty projektové kanceláře; • Navrhnout pracovní procesy SÚKL pro řízení projektů v souladu s navrhovanou metodikou; • Provést analýzu lidských zdrojů SÚKL a doporučit personální obsazení projektové kanceláře; • Navrhnout vzdělávání členů projektové kanceláře a dalších přímo dotčených zaměstnanců; • Organizačně zajistit vybudování projektové kanceláře (vyjma hmotného vybavení) a její integraci do organizační struktury a organizace SÚKL.

31. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • DEFINOVÁNÍ METODIKY DÍLČÍ AKTIVITY PROJEKTU 1/2: • Analyzovat interní data a data získaná z informačních systémů SÚKL; • Analyzovat stávající způsob a efektivitu zabezpečení poskytovaných služeb a zhodnotit výhody a nevýhody současného stavu; • Analyzovat klíčové i ostatní procesy a vyhodnotit je z hlediska jejich kapacitní náročnosti; • Identifikace, definice a popis hlavních a podpůrných procesů SÚKL v současném stavu; • Zmapování všech současných procesů formou procesních map; • Dekomponování procesů do popisů jednotlivých činností. Pro každý proces budou identifikovány a popsány vstupy, výstupy, produkty, cíle, odpovědnosti, nositelé apod. Procesní mapy a popisy procesů budou zahrnovat jednoznačné vazby mez procesy, rozhraní a vazby procesní a organizační struktury, popisy základních datových struktur apod; • Analýza všech činností z hlediska jejich důležitosti, s cílem odstranění duplicitních činností, vyhodnocení činností dle jejich priorit a důležitosti, efektivity a produktivity;

32. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • Pořádat workshopy a interview s co největším počtem zaměstnanců pro získání co nejširšího přehledu o současném stavu projektového a procesního řízení; • Pořádat workshopy a interview s co největším počtem zaměstnanců pro získání co nejširšího přehledu k definování přehledu o potřebách projektového řízení; • Analýza stavu dostupné interní řídící dokumentace a systému měření analyzovaných procesů; • Analyzovat všechny činností z hlediska jejich důležitosti, uvést návrhy vedoucí k odstranění duplicit a celkovému zefektivnění činností; • Návrh optimálního systému projektového řízení dle metodik PRINCE2 a ISO 10006; • Definování Personální analýza zaměstnanců SÚKL s cílem definovat optimální personální složení členů projektové kanceláře • Návrh vzdělávacích aktivit každého člena projektové kanceláře • Analyzovat stávající systém ICT podpory v oblasti projektového řízení; • Navrhnout optimální architektury ICT podpory projektového řízení; • Organizační vybudování projektové kanceláře a její integrace do organizační struktury a organizace SÚKL. • DEFINOVÁNÍ METODIKY DÍLČÍ AKTIVITY PROJEKTU2/2:

33. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • VÝSTUPY DÍLČÍ AKTIVITY PROJEKTU: • Klíčovým výstupem veškerých aktivit popsaných na předcházejících stránkách budou následující dokumenty a materiály: • Analýza stávajícího stavu projektového řízení (min. 20 normo-stran textu) • Analýza potřeb SÚKL (min. 20 normo-stran textu) • Zdůvodnění vhodnosti navrhované metodiky řízení projektů v podmínkách SÚKL a zdůvodnění navrhované metodiky řízení rizik projektu (koresponduje se strategickým zaměřením SÚKL a jeho správní agendou) • Metodický postup projektového řízení včetně popisu procesů (min. 15 normo-stran textu) • Směrnice Projektové řízení - dokument s formou interního předpisu integrovaný do ISO 90001 o rozsahu odpovídajícím tomuto vnitřnímu předpisu zvyklostem SÚKL

34. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • VÝSTUPY DÍLČÍ AKTIVITY PROJEKTU: • Klíčovým výstupem veškerých aktivit popsaných na předcházejících stránkách budou následující dokumenty a materiály: • Pracovní dokumenty (formát: doc; xls): • Vzorový dokument pro požadavek zadání projektu • Vzorový dokument pro studie proveditelnosti • Vzorový harmonogram • Vzorový rozpočet • Vzorové nástroje na řízení rizik • Ostatní relevantní dokumenty • Analýza lidských zdrojů SÚKL (min. 20 normo-stran textu) • Návrh vzdělávání a plán vybudování projektové kanceláře (min 15 normo-stran textu)

35. PODROBNÝ POPIS A SPECIFIKACE PLNĚNÍ 1. NÁVRH SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ • ROZSAH NABÍZENÝCH HODIN PRÁCE A ČLENŮ REALIZAČNÍHO TÝMU PROJEKTU: • Bnv consulting nabízí zadavateli účast všech 7 konzultantů (viz kvalifikační předpoklady – technické kvalifikační předpoklady – realizační tým) v celkovém rozsahu min. 5 000 hodin práce. • Bnv consulting garantuje, že veškeré výstupy projektu budou dokončeny a odevzdány zadavateli k jeho naprosté spokojenosti i za cenu překkročení min. počtu hodin odvedené práce.

36. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍAnalýza procesů v oblasti projektového řízeníUKÁZKA - Analýza a vyhodnocení procesů a činnostíProcesní model – základní schéma Strategické řízení Řídící procesy • Jednání jménem organizace • Řízení chodu úřadu Pozn.: Červeně jsou vyznačeny procesy, které jsou zajišťovány externě. Klíčové procesy Příprava strategických dokumentů Činnost státní správy Samosprávní činnosti Provoz infocentra • Příprava materiálů pro RM a ZM • ….. • Správní řízení a činnosti s ním spojené • Stavební a územní řízení • Ochrana zeleně • Doprava • Příprava koncepcí • Poskytování informací interně i externě • Cyklostezky • Analýza dopravy v klidu • Zajištění informačních materiálů • Zajištění provozu centra • poskytování informací Podpůrné procesy PR a marketing Administrativní podpora Zajištění provozu objektu Správa IT Zajištění zasedání RM a ZM Finanční řízení Legislativní podpora • Zajištění propagace • Kontakt se sponzory • Vydávání periodik • Ozvučení • Prostory • Občerstvení • Administrativní podpora • Řízení toku finančních prostředků • Personální agenda • Vedení účetnictví • Mzdové účetnictví • Právní podpora v oblasti správních řízení • Revize smluv • Příprava vzorů smluv • Běžní údržba, nákup, úklid, ostraha • Správa objektu zajištěna majitelem budovy • Zajišťováno externí firmou

37. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍAnalýza procesů v oblasti projektového řízeníUKÁZKA- Zpracování výběrového a poptávkového řízeníZákladní parametry procesu Cíl procesu zajistit nákup služeb, zboží a investic v souladu se zákonem Vlastník procesu tajemník úřadu Operátor procesu referent poptávek a výběrových řízení Kategorie procesu sdílený Zákazníci procesu všichni zaměstnanci úřadu Vnitřní předpis Směrnice č. 23/2007 o postupu při zadávání zakázek Pokyn tajemníka č. 2/2005, č. 1/2008

38. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍAnalýza procesů v oblasti projektového řízeníUKÁZKA - Zpracování výběrového a poptávkového řízení Mapa procesu, I. část Ověření souladu s rozpočtem Rozpočtář Požadavek na přípravu poptávky Schválení požadavku Zpracování požadavku Věcná kontrola Zpracování poptávky Oprávněný pracovník Vedoucí odboru VS Referent poptávek Vedoucí odd. VS, IT Referent poptávek • Vznesení požadavku ústně, e-mailem, Helpdesk • Příprava textu poptávky • Konzultace s vedoucím IT nebo vnitřní správy s cílem zkontrolovat věcnou stránku poptávky • Zapracování připomínek Návrh poptávky Helpdesk e-mail

39. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍAnalýza procesů v oblasti projektového řízení UKÁZKA Zpracování výběrového a poptávkového řízení Mapa procesu, II. část Schválení textu výzvy a seznamu firem Příprava materiálu do Rady Proces schvalování materiálu ne konec procesu ano Referent poptávek ano • Příloha - text výzvy a seznam firem k oslovení Poptávka v kompetenci Rady Zpracování poptávky Odeslání poptávky ne Referent poptávek Referent poptávek Referent poptávek • Zpracování dle výše poptávky • Oslovení e-mailem, doporučeným dopisem, příp. vyvěšení na centrální adrese podle typu poptávky • Vyvěšení na úřední desku • Vyhodnocení výše poptávky a kompetencí Návrh usnesení Usnesení Poptávka e-spis SW usnesení

40. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍAnalýza procesů v oblasti projektového řízeníUKÁZKA - Analýza a vyhodnocení procesů a činnostíProcesní model – personální zabezpečení procesů

41. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍ Analýza procesů v oblasti projektového řízení UKÁZKA-Realizace personálně-organizačního auditu úřadu Analýza činností odborů

42. univerzální přepážka oddělení činnost oddělení Odd. technické Oddělení vykonává metodickou a kontrolní činnosti technického charakteru Pouze podání stížnosti, petice apod. Odd. právní Oddělení vykonává metodickou a kontrolní činnosti a činnost stavebního úřadu Pouze podání stížnosti, petice apod. Odd. organizační Oddělení zajišťuje spisovou službu, vede spisovnu odboru, vytváří podporu pro odbor NE POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍ Analýza procesů v oblasti projektového řízení UKÁZKA -Realizace personálně-organizačního auditu úřadu Analýza činností odborů

43. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍ Analýza procesů v oblasti projektového řízení UKÁZKA – Personální a procesní analýzaSouhrn dotazníků roční báze – oddělení poplatků a pohledávek

44. Dotazník vyplňují všichni zaměstnanci za každý pracovní den po stanovenou dobu pracovních dnů pravdivě dle skutečně vykonaných činností v daný pracovní den. Pro každých časový úsek zvolí maximálně 3 kódy činnosti, který nejlépe vystihují vykonanou činnost. METODIKA: VÝSTUP: POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍ Analýza procesů v oblasti projektového řízení UKÁZKA – Analýza časové náročnosti činnostíVytíženost jednotlivých provozních pracovníků

45. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍ Analýza procesů v oblasti projektového řízení UKÁZKA – Personální a procesní analýzaTabulka změn a úspor – odbor Živnostenský úřad

46. Programování Vyhodnocení Identifikace Implementace Formulace Financování POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍZpracování analýzy míry implementace projektového řízení v podmínkách úřaduUKÁZKA – Projektový cyklus

47. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍZpracování analýzy míry implementace projektového řízení v podmínkách úřaduUKÁZKA – Schéma klíčových fází projektu

48. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍZpracování analýzy míry implementace projektového řízení v podmínkách úřaduUKÁZKA – Příprava a ověřování projektu – fáze předinvestiční • Nové myšlenky, stanovení cílů, definování strategie dosažení cílů, jmenování zodpovědných subjektů za tuto fázi projektu • Úvodní (předběžná) studie proveditelnosti/formulace projektu, úvodní vyhodnocení vstupních dat, výběr variant pro zpracování • Studie proveditelnosti – variantní zpracování, východiska, podmínky, rizika, omezení, materiál, technologie, finance… • Vyhodnocení návrhu projektu, podklady pro rozhodnutí, zda projekt přijmout, návrhy korekcí a úprav Přijmout projekt Nutné úpravy Ne KONEC Ano Investiční fáze

49. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍZpracování analýzy míry implementace projektového řízení v podmínkách úřaduUKÁZKA – Příprava a ověřování projektu – fáze investiční • Jmenování hlavního managera projektu a projektového týmu zodpovědného za plánování a řízení realizace projektu • Zpracování detailních implementačních plánů – čas, projektová organizace, finanční plány, pravomoci, odpovědnosti, zdroje • Provedení výběrových řízení, kontraktace dodavatelů, zpracování detailní projektové dokumentace, financování, kontrolování • Realizace projektu – výstavba, zavádění, reorganizace, kontrola, úpravy plánu, optimalizace, korektury plánu… • Start-up: školení, zkušební provoz, ověřování, zkoušky, předání k užívání Fáze provozu Fáze vyhodnocení

50. POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍZpracování analýzy míry implementace projektového řízení v podmínkách úřaduUKÁZKA – Jak správně připravit projekt