RUANG LINGKUP PROGRAM KEHUMASAN

1. RUANG LINGKUP PROGRAM KEHUMASAN • Secara umum, program kehumasan terkait dengan publik / stakeholder organisasi: (1) publik internal dan (2) publik eksternal • Publik internal karyawan, investor • Publik eksternal Media/pers, komunitas, konsumen, pemerintah

2. HUBUNGAN KARYAWAN • Merupakan tahap pertama untuk mempromosikan hubungan dengan publik eksternal, karena setiap karyawan merupakan merupakan ‘juru bicara’ organisasi. • Hubungan karyawan mencakup pemahaman filosofis bahwa keseluruhan hubungan kerja yang dilandasi oleh itikad baik, moral, kerjasama dan motivasi kerja yang kuat akan dapat dicapai atau mungkin sama sekali dapat hilang. • Employee public antara lain: hourly workers, salaried workers, supervisory staff, union members, official staff, craftsmen, and white collar workers.

3. Gejala hubungan karyawan yang baik • Archibald Williams (dalam Lasly:1967)  Good employee relations are tangibly reflected in a good ”esprit de corps” and high standards of work performance. • Hubungan karyawan mencakup motivasi karyawan yang secara mendalam dipengaruhi oleh sifat-sifat dan hubungan antarmanusia yang fundamental.

4. Landasan Hubungan karyawan • Hubungan karyawan dilandasi oleh kebijakan internal (misalnya personalia) yang logis dan mendorong organisasi/perusahaan (Frazier Moore) • Program Hub. Karyawan semestinya berhubungan dengan pertanyaan mendasar seperti: apa yang menjadi harapan karyawan, apa yang memotivasi mereka dalam melakukan pekerjaan mereka.

5. Kebijakan Hub. Karyawan • Hub. Karyawan yang baik selayaknya datang dari top manajemen dan meneyebar ke seluruh bagian organisasi. • Idealnya, kebijakan program hubungan karyawan ditulis secara ringkas, sehingga membantu kelompok-kelompok dalam manajemen dalam menjalankan fungsinya • Kebijakan Hub. Karyawan yang tertulis akan meminimalkan kebingungan dan kesalahan, meningkatkan pengertian bersama, dan membangun kepercayaan pada seluruh anggota bahwa posisi organisasi pada masalah hub. karyawan adalah cukup jelas dan terakam

6. Contoh Statement Kebijakan Hubungan karyawan • “Kebijakan Hubungan Karyawan pada PT. … ditetapkan untuk menawarkan kemanfaatan yang paling efektif atas segenap sumber daya manusia, dengan menyediakan mata pencaharian dan kesempatan bagi peningkatan pribadi dan pendapatan”

7. Prinsip-Prinsip Program Hubungan Karyawan ( Williams) • Tanggung jawab untuk menyediakan kepemimpinan yang progresif dan memberikan pencerahan bagi orang-orang berada di dalam organisasi • Tanggung jawab tsb selayaknya ditetapkan secara tertulis, sehingga seluruh karyawan akan akan dapat memahami wewenang dan tanggungjawabnya secara jelas.

8. Pengenalan akan pentingnya nilai-nilai kemanusiaan dalam industri yang menekankan penghormatan pada kepribadian dan martabat individu. Privasi, hak-hak individu dan hak-hak istimewa atas seluruh karyawan mesti dihargai. Kesimbangan dan keadilan harus selalu dijaga dalam setiap hubungan • Seleksi, promosi, dan perlakuan umum terhadap karyawan harus dijauhkan dari diskriminasi dengan menghormati ras, kepercayaan, warna kulit, usia, keturunan atau asal-usul kebangsaan.

9. Kesetiaan pada prinsip-prinsip dasar administrasi pengupahan/penggajian yang memberikan upah/gaji yang seimbang dengan pekerjaan. • Pembayaran upah dan employee benefit (insentif, bonus, tunjangan dsb) diperbandingkan dengan paktik yang berlaku dalam komunitas untuk kondisi pekerjaan yang sama dan konsisten dengan kemampuan organisasi.

10. Beberapa Program Komunikasi Hubungan Karyawan • Publikasi karyawan • Publikasi manajemen • Laporan tahunan • Buletin boards (majalah dinding) • Televisi internal • Saluran telepon hotline • Tatap muka

11. Publikasi karyawan • Hal-hal yang perlu dijawab dalam menyiapkan publikasi karyawan • Siapa saja yang akan dijangkau oleh publikasi tsb? • Artikel jenis apa yang akan ditampillkan • Bagaimana isu-isu dalam publikasi tsb akan digerakkan? • Bagaimana formatnya? • Apakah publikasi tsb memenuhi keinginan pembaca • Berapa frekuensinya? • Siapa yang harus memproduksi publikasi tsb?

12. Management Publications • Prinsip mendasar dari publikasi manajemen adalah kesadaran bahwa seluruh karyawan harus mengetahui apa yang sedang berlangsung dalam organisasi, dan organisasi butuh dukungan dari karyawan. • Isi publikasi misalnya perubahan personel, relokasi kantor, nomor telepon baru, dan pembaharuan kebijakan organisasi. • Kadang-kadang buletin khusus berisikan pengembangan produk baru, berita khusus, atau masalah lain yang menarik.

13. Staff Annual Report • Beberapa tipe annual report • Chief Executive Letter laporan khusus pada karyawan tentang performa kerja dan prestasi pada tahun dan boleh jadi juga berisi ucapan terima kasih • Uses of Funds Statement grafik yang menggambarkan bagaimana organisasi menggunakan keuangannya • Finansial Condition  gambaran tentang aset, omset, dan kondisi saham/kekayaan dsb • Deskripsi perusahaan bisa jadi berupa grafik yang menggambarkan tentang lokasi perusahaan beserta fasilitasnya • Social Responsibility Highlights mendiskusikan tentang peran organisasi dalam mendukung masyarakat melalui bantuan keuangan dan partisipasi karyawan • Staff Financial Highlights gambaran umum tentang gaji, keuntungan dan hal-hal yang berhubungan dengan karyawan • Kebijakan Organisasi berhubungan dengan isu-isu yang langsung terkait dengan karyawan • Emphasis on people  menggambarkan peranan orang-orang dalam organisasi, misalnya profil karyawan

14. Radio & TV (Internal Broadcasting) • Untuk banyak karyawan, internal broadcasting akan cukup menghibur, meminimalkan kebosanan. Meskipun harus diterapkan pada waktu dan tempat yang tepat

15. Tatap Muka • Rapat menjadi penting untuk mencapai kebersamaan kerja serta menghindari ketidakpastian

16. Mengapa rapat penting? • Membangkitkan rasa kebersamaan Pekerjaan dalam organisasi pada dasarnya adalah pekerjaan kelompok, jika salah satu tidak berfungsi, maka yang lain pun menjadi tidak berfungsi, oleh karenanya diperlukan ‘kerjasama’ dan perasaan ‘sama-sama kerja’. • Menumbuhkan minat dan semangat Rapat dapat menjadi arena untuk menyuntikkan semangat dan minat baru terhadap pekerjaan. • Memberikan tempat untuk mengutarakan isi hati dan berbagi pengalaman Kadangkala terdapat persoalan pribadi yang timbul dan perlu juga dibahas. Misalnya, seseorang merasa diperlukan kurang adil dan dalam rapat hal semacam itu dapt diselesaikan • Rapat akan lebih menjamin sukses dan kepuasan kerja. Keputusan dalam rapat biasanya bernilai bersama, sehingga berhasil atau gagalnya pekerjaan akan menjadi tanggung jawab bersama. Kesalahan atau kegagalan akan ditanggung bersama.

17. Persiapan Rapat • Siapkan agenda rapat yang jelas • Hari, tempat dan jam rapat • Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu sebelumnya) • Persiapkan ruangan dan tempat duduk yang baik, jika perlu konsumsi yang cukup • Jika memerlukan sound system, cek apakah peralatan tersebut berfungsi dengan baik

18. Persiapan memimpin Rapat • Cek dan recek kelima poin di atas • Kuasai masalah agenda rapat. • Kuasai kebiasaan-kebiasaan rapat • Kuasai teknik memimpin rapat

19. Undangan Rapat • Nomor undangan • Tanggal undangan • Nama yang diundang • Bahasa undangan, beragam. • Pokok undangan : Hari, tanggal, pukul, tempat, acara, jml peserta • Pengundang • Rapat Resmi  perlu stempel • Tambahan  Agenda rapat • Tambahan  Daftar peserta rapat • Jika perlu: buat catatan khusus, singkat,padat,

20. Agenda Rapat • Jika diperlukan, agenda rapat sebaiknya ditulis pada undangan. Ini akan memudahkan para anggota rapat untuk mempersiapkan pendapat, usulan dan alternatif pemecahan masalah baru. • Siapa saja yang perlu diminta untuk membahas materi rapat

21. Kebiasaan-kebiasaan Rapat • Bermuara pada penguasaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Organisasi • Perlu penguasaan teknik dan peraturan rapat (misalnya pada rapat untuk keputusan yang sangat penting perlu sekian jumlah anggota. • Jika perlu, buatlah skenario rapat sehingga waktu yang digunakan efektif (misalnya: pembagian sesi rapat, tata tertib rapat dsb)

22. Beberapa Tipe Peserta Rapat • Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di dalam rapat • Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya • Yang selalu menentang pendapat orang lain • Yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang lain asal lebih baik dari pendapatnya • Yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang sedang dibahas • Yang diam saja sekalipun punya gagasan, hanya disampaikan di luar rapat

23. Metode Lain • Open House • Rekreasi • Kegiatan karyawan • DLL