Elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen – eForvaltningsforskriften

1. Elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen– eForvaltningsforskriften Astrid Øksenvåg Rådgiver EKOR AS

2. Innhold • Plassering i forhold til annet regelverk • Innhold i forskriften • Formål og virkeområde • Retter og plikter • I hvilken situasjon er forskriften relevant? • Arkivmessige tilhørighet • Erfaringer • Anbefalinger

3. Eforvaltningsforskriften • E + forvaltnings + forskriften • Forskrift • Rettsregler; regulerer, er bestemmende for retter og plikter • Forvaltning • Eforvaltning • Elektronisk forvaltning • Jus • IT • Sosiale/samfunnsmessige tilhøve

4. Plassering i forhold til annet regelverk • Primært hjemlet i forvaltningslova § 15a • Visse bestemmelser er hjemlet i esignaturloven § Forvaltnings-lova Arkivlova Esignatur-lova Personopplysnings-lova Offentleg-lova § 15a § 5 Eforvaltnings-forskrifta

5. Innhold i forskriften – fokusområde • Kapittel 1. Innledende bestemmelser • Kapittel 2. Alminnelige krav ved bruk av elektronisk kommunikasjon med forvaltningen • § 3. Bruk av elektronisk kommunikasjon ved henvendelser til et forvaltningsorgan • Kapittel 3. Forvaltningsorganets strategi for informasjonssikkerhet • Kapittel 4. Anskaffelse og bruk av sikkerhetstjenester mv. • Kapittel 5. Beskyttelse av signaturfremstillingsdata og dekrypteringsnøkkel mv. • Kapittel 6. Forvaltningsorganets behandling av meldinger som er kryptert eller signert • Kapittel 7. Diverse bestemmelser

6. Formål og bruksområde • Formål • skal legge til rette for sikker og effektiv bruk og samordning • skal fremme forutsigbarhet og fleksibilitet • To ulike bruksområde • kommunikasjon med forvaltninga • kommunikasjon i forvaltninga (når ikke annet er bestemt i lov eller i henhold av lov)

7. Fordelinga av retter og plikter • Retter for ”den som henvender seg” (part) • Rett til å kommunisere elektronisk • Som generelt utgangspunkt en svært vid rett, men forvaltningsorganet kan legge nær sagt alle tenkelige konkrete, praktiske betingelser og føringer • Rett til å ikke kommunisere elektronisk • Ved å ikke henvende seg elektronisk, og • Ved å ikke samtykke til at skriftlig underretning kan skje elektronisk

8. Plikter og rettar ”Konkrete oppgåver”, plikter underlagt instruksjonsmynde Primært rettar Eigne, definerteoppgåver Fordelinga av retter og plikter II • Aktørene: • ”Forvaltningsorganet” • Definert som i forvaltningslova § 1 • ”Arkivet” • Av og til ”forvaltnings tilsette” (enkeltpersoner) • ”Innehaver av signaturfremstillingsdata” • ”Den som henvender seg” • Envær • Part • Begrep og betydning tilsvarende som i fvl. og offvl. • ...og noen eksterne aktører • Sertifikatutsteder, mv. • Koordineringsorganet for eforvaltning • Ekstern databehandlar (jf. pol § 15)

9. I hvilken sammenheng er formskriften relevant • Prinsippet om krav til skriftlighet står (fremdeles) • Er ”elektronisk” = ”skriftlig”? • Generelt: Ja! • Unntak må markeres (”skriftlig på papir” el.l.) • Formkrav ved samhandling med forvaltninga • Samtykke er hovedregelen • Likevel; ”Den skriftlige underretningen kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon når mottakeren uttrykkelig har godtatt dette”

10. § 3. Bruk av elektronisk kommunikasjon ved henvendelser til et forvaltningsorgan • (1) Enhver som henvender seg til et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon, når det skjer i henhold til den form og fremgangsmåte og ved bruk av den elektroniske adressen, som forvaltningsorganet har anvist for den aktuelle type henvendelse. • (a) Med form eller fremgangsmåte menes for eksempel bruk av spesielle skjema, bruk av en bestemt prosedyre eller lignende. • (b) Med elektronisk adresse menes for eksempel en adresse til et nettsted, en e-postadresse, et nummer til en SMS-tjeneste eller lignende. • (c) Med elektronisk kommunikasjon menes bruk av for eksempel Internett, eller liknende kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontjenester, men ikke bruk av taletelefon eller annen muntlig kommunikasjon. • (2) Hvis det ikke er anvist noen egen elektronisk adresse, og det heller ikke er stilt noen særskilte krav til form eller fremgangsmåte, for den type henvendelse som er aktuell, kan den som vil henvende seg til forvaltningsorganet, bruke forvaltningsorganets generelle elektroniske adresse. • (3) Når det benyttes elektronisk kommunikasjon ved henvendelse til et forvaltningsorgan, skal henvendelsen ikke rettes direkte til en enkeltperson, med mindre forvaltningsorganet har lagt til rette for det, eller det er avtalt i det enkelte tilfelle. • (4) Forvaltningsorganet kan bestemme at henvendelser fra andre forvaltningsorganer kan sendes direkte til enkeltpersoner i forvaltningsorganet. • (5) Forvaltningsorganet bør legge til rette for at elektronisk kommunikasjon med forvaltningsorganet er brukervennlig og tilgjengelig for alle.

11. Praktiske erfaringerr • Framstår som lite kjent i offentlige virksomheter • Blir fort ”bare sikkerhet og PKI” • Forenkler arbeid som følgjer av anna regelverk • Støtter opp om arbeidet for bedre informasjonsarkitektur i det offentlige

12. Anbefalingar • Eksempel • La brukerne henvende seg gjennom elektroniske skjermdialoger/skjema i staden for med e-post • høgere informasjonskvalitet • strukturert, gjenbrukbar informasjon • forenkler samordning av informasjonssystem • forenkler gjenfinning av informasjon • letter arbeidet med registrering, journalføring og arkivering • høg kost/nytte-effekt • Legg arbeid i gode, gjennomarbeidde rutiner, løsninger og sikkerhetsstrategi i organisasjonen

13. Takk for meg! Astrid Øksenvåg Rådgiver EKORAS ao@ekor.no