IKT og organisasjoner

1. IKT og organisasjoner Organisasjonenes behov for informasjonsteknologi Kapittel 5 og 6 i læreboka

2. Kommunikasjon i organisasjoner • Utviklingen preget av ”Internetworking” • Essensielt å forstå brukerne før man lager et nytt informasjonssystem i organisasjonen • Hvordan vil innføring av nye systemer påvirke organisasjonen? • Hvem snakker med hvem? • Hvordan fungerer ting i dag? • Hva skal endres for å gjøre ting bedre? • Det handler om respekt for menneskene som skal bruke systemene

3. Arbeidstakernes medinnflytelse • Arb.miljøloven sier at arbeidstakerne skal være med på utforming av systemer som benyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet – og også ved planlagte endringer i slike systemer. • Arbeidstakerne har karv på nødvendig opplæring • Utviklere står derfor ikke fritt til å bestemme hvordan en gitt oppgave skal utføres

4. Organisasjon For å kunne vurdere IT-behovet i en organisasjon/bedrift, er det viktig å vite hvordan organisasjonen er oppbygd og virker. Kjennetegn ved organisasjoner er: • arbeidsdeling • hierarkisk beslutningsstruktur • bestemte regler og prosedyrer for hvordan oppgaver skal utføres.

5. Organisasjoner Ulike organisasjoner har ulike IKT behov Eksempler på organisasjoner: • småbedriften • enkel organisatorisk oppbygging. • IKT funksjonen rel. lite utbygd • funksjonsorientert organisasjon • mellomstore og store bedrifter • sentrale organisatoriske IKT anvendelser innen økonomi, adm., planlegging, personal osv.

6. Organisasjoner • kunnskapsorganisasjonen • læresteder, advokatbyråer osv. • rel. liten bruk av IKT til adm. formål • mye bruk til avanserte IKT anvendelser som støtter opp om faglig bruk, tilgang til databaser, spesialverktøy osv. • divisjonsorganisasjonen • storbedrifter delt opp i divisjoner og datterselskaper • rekke IKT anvendelser som støtter bedriftens ulike tjenesteområder.

7. Organisasjoner • Ad hoc organisasjonen • typisk prosjektorganisasjon: forskningsorganisasjoner, ekspertbaserte bedrifter osv. • tyngden av IKT ligger på intensiv og avansert bruk innenfor spesialområder • relativt liten bruk av IKT i administrativ sammenheng

8. Faktorer som påvirker organisasjonens bruk av IKT • Omgivelser: marked, bransje, konkurranse, politiske osv. • Enkelte bransjer krever høyere IT- innsats enn andre • Innenfor bank og forsikring er IT- innsatsen spesielt høy fordi den gir effektivitetsfordeler i forbindelse med forvaltning og disposisjon av finansielle tjenester, samt forvaltning av kundedata • Hvilke virksomhetsprosesser skal det fokuseres på? • Kan IKT forbedre produktiviteten i virksomhetsprosesser (produktutvikling, ordrebehandling, produksjonsstyring og kundeforvaltning) • Arbeidsgrupper, komiteer og prosjektgrupper • slike oppdelinger fører gjerne til høyere IKT bruk • IT anvendelser som støtter arbeidet til slike grupper har fått økt oppmerksomhet i senere tid

9. Arbeid i grupper • På mange områder er det aktuelt å gjennomføre et prosjektarbeid • Dette stiller store krev til gruppen som skal samarbeide, med et felles ansvar for resultatet • Resultatet er avhengig av at gruppen kan samarbeide godt og har samme mål • Ofte er det nødvendig å utarbeid en ”kontrakt” som fastsetter regler for gruppens arbeidsform

10. Konsekvenser for organisasjoners IKT strategi Behovet for IKT er avhengig av to primære forhold: • strategisk betydning og produktivitetspotensiale (oppnå fordeler?) • Organisatoriske rammebetingelser • Hvilke organisatoriske kriterier må vi ta hensyn til for å vurdere produktivitetsfordeler gjennom IT-innsats? På bakgrunn av analyse av disse faktorene kan en utarbeide organisasjonens IKT-strategi

11. IT strategi Mange spørsmål må avklares når IT strategien skal utarbeides: • Hvilken strategisk betydning og rolle skal IT anvendelsene ha? • Hvilken organisasjonstype er det og hvilke rammebetingelser gir dette for bedriftens bruk av IT? • Hvilke krav stiller markedet og bransjen til bruk av IT? • Hvilke prosesser setter fokus på bedriftens totale produktivitet? • I hvor stor grad skal IT anvendelsene støtte samarbeidsprosesser i arbeidsgrupper, komiteer og andre uformelle organisasjonsstrukturer?

12. IT strategi IT strategiprosessen består i å: Planlegge forretningssystemer • Vurdere eksisterende systemer • Designe systemer som støtter fremtidige behov • Utvikle business case Infrastruktur • Vurdering av eksisterende infrastruktur • Infrastrukturplanlegging • Utvikle business case (kostnader og fordeler/inntekter for ny infrastruktur) IT organisasjon • Vurdering av eksisterende • Organisasjonsplanlegging • Utvikle business case

13. Informasjonssystemenes rolle • Informasjonssystemene skal støtte organisasjonens mål og møte kundenes krav og konkurranse fra andre • Vi deler gjerne organisasjonen i flere nivå: • ledelsesnivå • kunnskapsarbeid • operasjonelt nivå • Informasjonssystemene må støtte alle disse nivåene - og flere informasjonssystemer er vanlig. • Noen organisasjoner har disse nivåene atskilte, mens andre har mer integrerte nivå • Uansett bør informasjonssystemene være knyttet opp mot hverandre. Høyt nivå av integrering har sine fordeler, men er dyrt og teknisk komplekst

14. Ledelsesnivå • IT som støtte for langtidsplanlegging • hva skjer om 5 år? • Overvåking, systemkontroll, beslutningsstøtte • Ledelsesinformasjonssystemer (LIS) • planlegging • kontroll • rapportering • Beslutningsstøttesystemer (BSS) • hjelpe ledere med å ta beslutninger (analysere, simulere, estimere)

15. Nivå for kunnskapsarbeid • Systemer for kunnskapsarbeid støtter • designprosesser • spredning av informasjon i organisasjonen • hjelpe til med gjenfinning av kunnskap • integrering av ny kunnskap/nye ideer

16. Operasjonelt nivå • Prosesseringssystemer skal sørge for • støtte for dag-til-dag-aktiviteter • salg • lageroversikt • betaling • timelister etc • bestillingssystemer • reservasjonssystemer (hotell, billetter etc) • lønnsutbetalingssystemer

17. Bransjenøytrale informasjonssystemer Bransjenøytrale informasjonssystemer er systemer som finner anvendelse i organisasjoner uavhengig av hvilken bransje den tilhører: • kontorautomatisering (tekstbehandling, samarbeidsverktøy) • salg og markedsføring (ordrebehandling,nettbutikker,statistikker, databaser) • økonomi • personaladministrasjon (lønnssystem, tidsavregningssystem) • virksomhetsportaler

18. Virksomhetsportaler Virksomhetsportaler er et nett (intranett,ekstranett) som deler og foredler informasjon og kunnskap internt i en bedrift eller på tvers av samarbeidende bedrifter. • Den norske dataforening har utviklet sjekkliste i forb. med innføring av virksomhetsportaler. Flere faktorer spiller inn for at innføringen skal bli vellykket: • evne til å frigjøre taus kunnskap og inspirere til nytenkning • skape kultur som stimulerer og belønner deling av kunnskap i portalen • involvering av ansatte og samarbeidspartnere • dialog og interaktivitet – ansattes kjennskap og bruk av portalen • osv.

19. Bransjespesifikke informasjonssystemer • Oftest skreddersydd til bedriften • knyttes gjerne til kjerneprosessen i verdiskapningskjeden • eksempler finnes innenfor: • bank (regningsbetaling) • transport (logistikksystemer, e-pass) • undervisning (nettverksuniversitetet) • handel, vareproduksjon m.fl.

20. Hvordan IKT påvirker organisasjonen? Organisasjonens arbeidsmåter og informasjonssystemer henger nøye sammen Elementer i organisasjonen påvirker utformingen av de teknologiske løsningene: • sosial kontroll • plassering av makt og autoritet • konflikthåndtering • arbeidsprosesser og privilegier

21. IKT og arbeidsprosesser IKT påvirker arbeidsprosessene med hensyn til: • Automatisering (mest vanlig etter innføring av IKT) • Rasjonalisering (brukes gjerne for å oppnå produktivitetsfobedringer) • Endring av virksomhetsprosesser (utnytter potensialet IKT til å omstrukturere prosesser)

22. Paradigmeskifte i utdanning og næringsliv Reelt til stede klasserom/auditorier kurs konferanser, møte bibliotek praksis, lab.øving Virtuelt til stede Virtuelle klasserom ODL Telekonferanser m/u video/lyd Virtuelle bibliotek, Internett Simulering/ 'Virtual reality' Lettere tilgang

23. Organisatoriske konsekvenser Teknologien som grunnlag for forandring. • Filtreringsteknologi • la lederne motta mindre, men mer relevant informasjon • Overvåkingsteknologi • overvåke organisatoriske operasjoner, industri, markedstrender og konkurrenter • gir mulighet for ’management by exception’ • Koordineringsteknologi • koordinering av ressurser - lokaler, utstyr og mennesker (bruk av konferansesystemer etc.) • Beslutningsteknologi • forbedre produktivitet og kvalitet av beslutninger tatt av enkeltpersoner og grupper

24. Organisatoriske konsekvenser • Downsizing • reduserer størrelsen på arbeidsstyrken og antall hierarkiske nivå i organisasjonen • mellomledere mest utsatt • etter downsizing vil det være behov for: • kommunikasjonsteknologi • filtreringsteknologi • overvåkingsteknologi

25. Organisatoriske konsekvenser Outsourcing • en slags downsizing hvor for eksempel la bedrift A overta enkelte av bedrift Bs funksjoner • bedrift A antas å være dyktig på de funksjonene den nå overtar, mens bedrift B sitter igjen med ansvaret for de funksjonene som er deres hovedoppgaver.

26. Outsourcing Outsourcing har en rekke potensielle fordeler: • økonomisk (kan få tjenesten til lavere pris) • kvalitet • forutsigbarhet • fleksibilitet • frigjøre ressurser • (mennesker, kapital)

27. Outsourcing Mulige ulemper: • tap av kontroll • for avhengig av samarbeidspartner • sårbar strategisk informasjon • forretningshemmeligheter kan lekke ut • avhengighet • hvis samarbeidspartneren kommer i øk. vansker kan dette også ramme org.

28. Outsourcing av IKT- når? • Når IKT ikke lenger er et konkurransefortrinn • Når det ikke er vesentlig å ha datasystemet tilgjengelig hele tiden • Når det ikke tømmer bedriften for nøkkelpersonell • Når organisasjonens IKT-system er begrenset, ineffektivt eller teknisk underlegent

29. Gruppearbeid i organisasjoner • Stadig mer vanlig (til sammen har vi bedre kompetanse enn alene) • Noe mer tidkrevende • Godt grunnlag for kreativitet • Øker fellesfølelsen i bedriften • Krever evne til å akseptere andres styrke og svakheter

30. Gruppearbeid i organisasjoner Faser: • Orienteringsfasen (problemet blir definert) • Diskusjon (innhenter info, identifiserer og evaluerer alternativ) • Løsning (gruppen velger en løsning) • Implementasjon og konsevensanalyse

31. Internett og organisasjoner • Innenfor downsizing, outsourcing og gruppearbeid kan Internett spille en stor rolle • Elektronisk handel - nye muligheter for organisasjoner • Forbrukerne bruker nettet mer og mer : • krever sikkerhet og godt personvern • sammenligner priser, tilgjengelighet og service • kjapp informasjon - tid er valuta på Internett

32. Produsent og forhandler Netthandel setter forhandlere i en usikker situasjon To forløp: Kunden kjøper direkte hos produsent. Produsenten får en slags forhandlerrolle og kunden må gjøre utvalgsjobben selv Produsenten gjør det han er best til: Produsere. Outsourcer salg til en forhandler som gjør det han er god på: Markedsføre og selge. Meglerfunksjon

33. Forbrukerne på nettet Fordeler med å handle på nettet: • Døgnåpne butikker • Handle når du selv vil • Uavhengig av lokal forhandler • Flere varer og forretninger å velge mellom

34. Forbrukerne på nettet • Kunden krever sikkerhet og godt personvern • Lojalitet blir overført fra lokalforretningen til produktet • Kundene får ikke ta og ’se’ varene • Service og tillit er viktig • Lover og regler for internetthandel er ennå ikke satt i tilstrekkelig system . spesielt mellom land Det arbeides med saken.

35. Nettverksorganisasjoner Bedrifter/organisasjoner kan organisere seg i nettverksorganisasjoner eller virtuelle organisasjoner. Eksempler på dette er: • Nettverksuniversitetet • Realfagsuniversitetet • Virtual Learning Institutions

37. Utfordringer ved utvikling og innføring av informasjonssystemer • La brukerne av informasjonssystemet få en ’eier’følelse • Være oppmerksom på forskyvning av arbeids-belastning • Bruk av pilotgrupper til uttesting av informasjons-systemet før det tas i bruk av alle • Opplæring • Brukernes prioriteringer i fokus