Redovisning till FLC / nationell kontrollant

1. Redovisning till FLC / nationell kontrollant Partnerseminarium Sundsvall 12-13 april, 2011

2. http://www.northernperiphery.eu/en/ documents/Downloads/

3. Separate account system PROGRAMME MANUAL (Part 2, sid 5) ”All project partners are required to keep separate project accounts in their national currency, where all costs incurred and all public match funding received shall be entered”. • Projektet måste redovisas separat trots att annan verksamhet pågår samtidigt • Det är viktigt att man kan utläsa intäkter och kostnader direkt i projektets redovisning

4. Programme Manual PART 4 Common Eligibility Rules

5. Första redovisningstillfället • Statement of Expenditure + kontoavstämning • Ansökan + beslut • Firmatecknare - bifoga underlag som styrker/visar vem som är firmatecknare. • Lönebevis (spec, anst.avtal el dyl) • Signerade/attesterade tidrapporter • Resultatrapport samt huvudbok • Fakturakopior • Kopior av annonser eller annat informationsmaterial • Lägesrapport (för er del som partner i projektet) • Deltagarförteckning, agenda / dagordning etc. • LOU – handlingar som styrker upphandling samt avtal • Hyreskontrakt/avtal • Underlag samt beräkningsmodell för 5. Office costs d.p.

6. Andra – sista redovisningstillfället • Statement of Expenditure + kontoavstämning • Signerade/attesterade tidrapporter • Resultatrapport samt huvudbok för redovisningsperioden • Lägesrapport för partners del (för den aktuella redovisningsperioden) • Ev. informationsmaterial (annonser, trycksaker etc.) • Lönebevis - om ny personal eller vid ändring av lön • Firmatecknare - om firmatecknaren ändras under projektets gång, glöm inte att skicka in nytt underlag.

7. Av varje verifikat bör det framgå • När inträffade affärshändelsen - fakturadatum (alt. Leveransdatum) • Affärshändelse (ex lokalhyra, telefon) • Säljare av varan eller tjänsten • Köpare - projektpartner och helst även projektnamn • Vem/vilka som deltagit/hyrt bil/rest/osv. samt syfte • Verifikatnummer • I huvudbok bör det finnas någon verifikationstext t ex leverantörens namn alternativt förklaringstext

8. LOU • Förfrågningsunderlag med anbudsbegäran • Annons samt uppgift var den publicerats • Val av upphandlingsform • Öppningsprotokoll • Utvärdering av anbud • Beslut med motivering till vald leverantör (Under EUs tröskelvärde)

9. Infoplikten • Den europeiska unionens emblem i enlighet med de grafiska anvisningarna och en hänvisning till Europeiska unionen • Hänvisning till den berörda fonden: ”Europeiska regionala utvecklingsfonden”. • NPPs devis (ett uttalande som Förvaltningsmyndigheten valt för att lyfta fram mervärdet av gemenskapens stöd)

10. Lokalkostnader Hyrs externt - fakturabeloppet gäller - avtal - kostnadsslag 4. Office costs d.a. Egen lokal nyttjas till viss del - visa faktisk kostnad och fördelningsmodell- kostnadsslag 4. Office costs d.a. Hyrs externt för tillfälliga arrangemang - fakturabeloppet gäller - kostnadsslag 6. Promotion etc. Medfinansiär direktfinansierar med lokal - Medfinansiären ska visa sin egen faktiska kostnad och ev. fördelningsmodell - kostnadsslag 9. In kind costs

11. 5. Office costs d.p. Indirekta utgifter är stödberättigande om projektpartnern kan: • styrka att utgifterna uppkommit i direkt samband med de stödberättigande direkta utgifter som går att hänföra till projektet, • styrka att utgifterna fördelats enligt NPPs modell (kostnad per timme - se ”Common Eligibility Rules” sid. 6), • styrka utgifterna genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur sin redovisning. (SFS 2009:900, 1828/2006 (artikel 52), NPPs Common Eligibility Rules”). De totala indirekta kostnaderna per redovisningstillfälle får inte överstiga 25% av direkta lönekostnader för perioden.

12. Hjälpa FLC! • Se till att alla underlag finns med. Skicka inte in redovisningen för att sedan komplettera med signerade tidrapporter etc. – utan vänta tills ni har fått in alla underlag. • Se till att SoE är komplett ifyllt (kolumnerna ”Other funding and information measures” samt ”Expenditure” ska alltid vara ikryssade). • Om det är första redovisningen, sortera helst fakturakopiorna enligt bokföringsutdraget (i samma ordning), eller numrera respektive fakturakopia ”manuellt” och skriv in numren i huvudboken – alternativt att ver nr framgår av fakturakopia.

13. Vanliga/återkommande fel • Inte upphandlat, tror att en associated partner inte behöver upphandlas. (En associated partner ska antingen vara upphandlad eller redovisa faktiska kostnader precis som en partner i projektet). • 5. Office costs d.p. Inte följt NPPs modell enligt Common Eligibility Rules, svårt att verifiera kostnaderna. • Moms (när personer har betala med sitt privata kort på resor ex.vis hotellkostnader, så är dessa kostnader bokförda inklusive moms – trots att organisationen har rätt att återsöka EU moms). • Resor utanför programområdet som inte är godkända av desk officer. • Inte angett syfte, deltagare. • Inte bifogat program/dagordning etc.