KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus

1. KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus

2. CELE KONTROLI KONTROLA REALIZACJI PROJEKTU MA ZA ZADANIE MIĘDZY INNYMI OCENĘ PRAWIDŁOWOŚCI I SKUTECZNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU W TYM ZGODNOŚCI Z POLITYKAMI WSPÓLNOTY

3. PODSTAWY PRAWNE KONTROLI Art. 26, ust. 1 pkt. 14 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227 poz.1658 z późn. zm.); Porozumienia w sprawie systemu realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 dla konkretnych osi priorytetowych; Wytyczne w zakresie procesu kontroli dla Instytucji Pośredniczących i Wdrażających; Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

4. ORGANIZACJA KONTROLI • WYSŁANIE DO BENEFICJENTA ZAWIADOMIENIA O KONTROLI /kontrola planowa/, • KONTAKT Z BENEFICJENTEM CELEM UZGODNIENIA ZAKRESU KONTROLI (DOKUMENTY), • PRZEDSTAWIENIE IMIENNYCH UPOWAŻNIEŃ, • WERYFIKACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU, • WERYFIKACJA POSTĘPU RZECZOWEGO I PROMOCJI

5. ZAKRES KONTROLI OBEJMUJE: • KONTROLĘ FAKTYCZNEGO POSTĘPU RZECZOWEGO PROJEKTU; • KONTROLĘ ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z UMOWĄ I HARMONOGRAMEM; • KONTROLĘ PODJĘTYCH DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH; • KONTROLĘ PROCEDUR UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH;

6. DOKUMENTY WYMAGANE PODCZAS KONTROLI

7. zarządzenia i regulaminy obowiązujące w jednostce: • Polityka rachunkowości - w szczególności: Zakładowy Plan Kont, zasady określające sposób rozliczania środków otrzymywanych w ramach realizacji projektu; • Regulamin wynagradzania pracowników; • Regulamin premiowania pracowników; • Regulamin postępowania przy udzieleniu zamówień publicznych wraz z regulaminem prac Komisji przetargowej; • Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy pracowników (jeśli taki obowiązuje w jednostce).

8. 2. dokumenty dot. realizowanego Projektu: • Umowa o dofinansowanie + ewentualnie aneksy (zatwierdzone) - do wglądu; • Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami (aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy) - do wglądu; • Zatwierdzone wnioski o płatność – do wglądu

9. Ponadto • Oświadczenie zawierające informację nt. postępu merytorycznego realizacji projektu na dzień prowadzenia kontroli; • Oświadczenie zawierające informację o przeprowadzonych działaniach w zakresie promocji projektu; • Oświadczenie dot. prowadzenia dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej + przykładowe wydruki z kont analitycznych; • Oświadczenie o kwalifikowalności VAT - na dzień przeprowadzania kontroli;

10. - Zestawienie wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w ramach  projektu - należy podać: numer postępowania, zastosowany tryb, przedmiot i zakres zamówienia, wartość wg. zawartej umowy. • - Wykaz pracowników zaangażowanych w realizację Projektu z określeniem wymiaru zatrudnienia ogółem oraz wymiaru zaangażowania pracownika w projekcie. Prosimy również o informację jaki jest sposób rozliczania czasu pracy pracownika zaangażowanego w projekcie (czy np. stosuje się indywidualne karty czasu pracy?), • - Zestawienie zawartych umów o dzieło i zlecenia

12. Pytania dotyczące kontroli Instytucji Pośredniczącej- NCBR

13. Jak będzie przebiegała i co jaki okres będzie odbywać się kontrola trwałości rezultatów projektu ? Ze strony IP – minimum jeden raz w okresie trwałości. Weryfikowane będzie utrzymanie rezultatów projektu (wskaźniki), kontrola dokumentów (przechowywanie), promocja, Jakie będą konsekwencje niewywiązywania się z osiągniecia pewnej części wskaźników rezultatów (jaki jest dopuszczalny udział % nieosiągniętych wskaźników bez konsekwencji finansowych dla beneficjenta?) Wskaźniki powinny być zrealizowane w 100 %. Każde odstępstwo będzie rozpatrywane indywidualnie,

14. Czy podczas kontroli trwałości rezultatów projektu będzie sprawdzane występowanie pomocy publicznej i w jaki sposób? Tak, jako jeden z elementów działań kontrolnych– np. poprzez stwierdzenie występowania znamion nierównego traktowania przedsiębiorców, Czy podczas kontroli trwałości będzie sprawdzane, czy projekt generuje dochód i w jaki sposób? Tak, poprzez weryfikację dokumentacji projektu (istnienie dokumentów wskazujących na uzyskiwanie dochodu z projektu)

15. Kiedy IP przeprowadza kontrolę? Zgodnie z planem kontroli minimum raz w trakcie realizacji projektu plus ewentualne kontrole doraźne, Pod jakim kątem IP przeprowadza kontrolę, jaki dokumenty kontroluje IP? Kontrola jest kompleksowa i obejmuje swoim zakresem wszystkie aspekty realizacji projektu. Kontrolowane są wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu.

16. Proszę jeszcze raz o dokładne przedstawienie zakresu kontroli NCBR : • Zakres kontroli, • Czy instytucja przedkłada zakres kontroli przed wizytą i na ile dni przed, • Co jest wynikiem kontroli

17. Zakres kontroli • Przestrzeganie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych przez beneficjentów; • Zapewnienie systemu informatycznego i przechowywanie zapisów księgowych dla każdego projektu, a także gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny; • Weryfikacja zapewnienia IP II czy beneficjenci oraz inne przedmioty uczestniczące w realizacji projektu, utrzymują odrębny system księgowy lub odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem; • Stan przygotowania instytucji do realizacji projektu; • Przestrzeganie zobowiązań Beneficjenta wynikających z zapisów umowy dotyczącej przygotowania projektu (tzw. preumowy w przypadku projektów indywidualnych realizowanych przez beneficjentów, dla których IP pełni funkcję IP II), w zakresie m.in.: przygotowania dokumentacji Projektu, kwalifikowalności wydatków, stosowania procedury PZP, realizacji obowiązków związanych z monitorowaniem i sprawozdawczością, informatycznej ewidencji księgowej oraz informacji i promocji; • Przestrzeganie zobowiązań Beneficjenta wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie;

18. Zakres kontroli jest z góry określony i wynika z zawartej umowy o dofinansowanie, wytycznych i dokumentów programowych. Obecnie przyjęliśmy zasadę, że informujemy beneficjenta o dokumentach jakie będą weryfikowane podczas kontroli i dodatkowo w przypadku wcześniejszego udostępnienia zestawienia zrealizowanych zamówień publicznych prosimy o przygotowanie wskazanych procedur. Wynikiem kontroli jest informacja pokontrolna.

19. Czy oprócz obowiązkowego audytu projektu Beneficjent ma obowiązek przekazywania do IP wyników innych audytów realizowanych na zlecenie Beneficjenta (w tym audytów wewnętrznych) ? Nie, W jakiej formie należy poinformować IP o znalezionych w sprawozdaniach błędach mniejszej wagi ? Drogą konsultacji (mail, telefon) z opiekunem projektu bądź innym pracownikiem IP,

20. W jaki sposób powinna być prowadzona księgowość w ramach powstałej infrastruktury, która działa w strukturach wydziału i uczelni w celu dobrego przygotowania do kontroli w ramach weryfikacji występowania ewentualnego „zysku” ? Jak monitorować ewentualny dochód w czasie 5-letniego okresu trwałości ? Rzetelnie i precyzyjnie, z uwzględnieniem faktu, że kontrolować mogą również inne instytucje poza IP, Uczelnia nie prowadzi pełnej księgowości, czy w tym przypadku jednostka powstała w ramach POIG 2.2 powinna mieć wydzielone konta i subkonta księgowe czy wystarczy zestawienie przygotowane przez księgowość ? Odpowiedź jw.

21. Czy jest plan kontroli, jeśli tak czy jest do wglądu. Jest, roczny. Nie jest do wglądu, Zasady i zakres kontroli merytorycznej W najprostszym przypadku (i najczęściej) beneficjent przedstawia informację o osiągniętych rezultatach. Bardziej skomplikowane przypadki mogą być badane również przez ekspertów, Jaki jest zakres przedmiotowej kontroli i czym się różni od kontroli FFW ? Zakres kontroli IP jest dużo szerszy i może obejmować praktycznie wszystkie obszary realizacji projektu. Działania FFW nie są działaniami kontrolnymi a jedynie weryfikacją składanych WOP. Alternatywą do działań FFW jest składanie WOP wraz z załącznikami. Ze względu też na wymaganą częstotliwość składania WOP wizyty FFW mogą również być dość częste,

22. Czy o terminie kontroli decyduje IP w związku z procentowym wydatkowaniem środków czy planowanym terminem zakończenia projektu ? Decyduje IP. Projekty kończące się w danym roku. W jaki sposób dokumentujemy realizację umów o dzieło w przypadku prac badawczych ? Analogicznie jak dla innych prac. Warto jednak pamiętać, że dobre udokumentowanie np. protokoły odbioru, sprawozdania i.t.p. są mile widziane.

23. Zasada konkurencyjności i zamówienia poniżej 14 000 euro. W naszej opinii jeżeli jakiekolwiek odstępstwa od zasady konkurencyjności to udokumentowane i na zasadzie wyjątku. Dla zamówień poniżej 14 000 euro powinno się posiadać dokumenty wskazujące na przesłanie zapytania do stosownej liczby wykonawców. Kiedy można spodziewać się pogłębionej kontroli ? W każdej chwili, zwłaszcza w przypadku projektów tzw. „trudnych”, Ile dni przed kontrolą zostaniemy powiadomieni i czy zostanie przedstawiony zakres kontroli 5, tak,

24. Jakie dokumenty poza fakturami należy przechowywać przy rozliczaniu delegacji? Czy potrzebne są sprawozdania z wyjazdów zagranicznych ? Warunki rozliczania 1 klasy oraz przelotów samolotem na terenie kraju. Podróże służbowe powinny być rozliczane zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce. Przechowujemy dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji. Ze względu jednak na konieczność udokumentowania związku podróży służbowej z projektem warto też zgromadzić inne dokumenty poświadczające ten związek. Wydatki w projekcie muszą być racjonalne i udokumentowane. Jeżeli uzasadnicie Państwo konieczność skorzystania z I klasy bądź z samolotu to nie ma przeszkód w potraktowaniu takiego kosztu jako kwalifikowany.

25. Jak i kiedy będzie rozliczana prawidłowa realizacja projektu od strony merytorycznej ? W trakcie kontroli projektu i w okresie trwałości. Jak wygląda kontrola trwałości projektu ? Kontrolowane mogą być wszystkie obszary związane z funkcjonowaniem projektu: - środki trwałe, - dokumenty, - promocja i oznakowanie, - dochód w projekcie, - archiwizacja, - część merytoryczna

26. Co z nisko cennymi środkami trwałymi ? Czy mogą być potem używane w innych celach ? W czasie trwania projektu i w okresie trwałości służą do celów projektowych,

27. FUNDACJA

28. Możliwość wcześniejszego powiadamiania beneficjenta o terminie kontroli Zgodnie z umową (pomiędzy FFW a IP) przyjęty został termin 2 dniowy. W praktyce jest on dłuższy, w szczególnych przypadkach istnieje możliwość negocjacji terminu. Opisy czasu pracy (czy są obowiązkowe) ? W zależności od formy zatrudnienia w projekcie sposób dokumentowania czasu pracy zmienia się,

29. Czy przy przedstawicielach FFW można poprawić błędy w tabeli 11 i czy o tych poprawkach będzie powiadomione NCBR ? Można, będzie powiadomione, Czy FFW może prowadzić kontrolę innych poza liderem beneficjentów projektu ? Co do zasady za rozliczanie projektu odpowiada lider i on jest kontrolowany i za jego pośrednictwem pozyskiwane będą dokumenty od pozostałych uczestników projektu.

30. UKS

31. Działania, kontrole UKS odbywają się w ramach audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej. Jednostką audytowaną jest NCBR (IP) Procedura: Do IP przesyłane jest Podsumowanie Ustaleń (dla danego projektu), IP ma 14 dni na wypowiedzenie się w zakresie ustaleń UKS, Windykacja ewentualnych ustaleń bądź Korespondencja na linii UKS, IZ, MF w zakresie ustaleń zawartych w Podsumowaniu.

32. TRWAŁOŚĆ

33. Dziękuję Andrzej Brus Narodowe Centrum Badań i Rozwoju e-mail: andrzej.brus@ncbr.gov.pl www.ncbir.pl