IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA P.A. un caso di benchmarking

1. COREP – Consorzio per la Ricerca e l’Educazione Permanente IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA P.A.un caso di benchmarking Alessandria, 10 maggio 2002 Michele PANTE'

2. Le principali norme di riferimento • L 241/90 trasparenza, partecipazione alla gestione del potere pubblico, procedimento funzionale ai bisogni del cittadino • D. Lgs. 29/93 Interesse pubblico primario, attività amministrative soggette a valutazione • L. 537/93 legge finanziaria misurazione attività - carichi di lavoro • L. 20/94 riforma dei controlli Corte Conti • D. Lgs 77/95 (per EE.LL.) il controllo entra nel ciclo pianificazione, programmazione, gestione e controllo • L. 59/97 • si è arrivati al D. Lgs. 286/99 dopo un processo di riforme Michele PANTE'

3. L’evoluzione della P.A. Michele PANTE'

4. Desiderio (ambizioso) sotteso al D. Lgs. 286/99… e non solo Realizzare una P.A. in grado di produrre di più a parità di costo o in grado, a costi inferiori, di erogare i servizi programmati senza compromettere la qualità PERTANTO ………. Michele PANTE'

5. Il controllo e la verifica sono condizioni necessarie per il miglioramentoinfattinon si può controllare (e quindi migliorare) ciò che non si può misurare (e quindi conoscere) Pertantooccorre individuare metodi analitici per legare “le cose da fare” a indicazioni sul “cosa si sta facendo” in modo che qualcuno possa prendere delle decisioni Michele PANTE'

6. COROLLARIO 1 ( ………… sulle “cose da fare”)Necessario stabilire obiettivi da raggiungere COROLLARIO 2 ( ………… sulle indicazioni da ottenere)Necessario stabilire standard di riferimento costruiti con metodo rigoroso (diversi per efficacia, efficienza e qualità) COROLLARIO 3 ( ………… sul qualcuno e sulle indicazioni)Ogni soggetto che interviene nel processo decisionale deve possedere le informazioni di cui necessita e deve interpretarle correttamente Michele PANTE'

7. La funzione dei controlli interni I controlli interni rappresentano un sistema informativo creato per aiutare i diversi livelli di decisione a coordinare le loro azioni in modo da realizzare gli obiettivi di mantenimento, performance ed evoluzione stabiliti alle diverse scadenze MA ……. Michele PANTE'

8. Occorre, a monte, definire i FABBISOGNI INFORMATIVI, ossia rispondere a: 1. Destinatari informazioni: chi sono? 2. Metodo: in quale modo? E’ possibile? 3. Oggetti: di cosa hanno bisogno? Perché? e solo alla fine 4. indicatori: cosa misuro? Come? Michele PANTE'

9. 3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché • Analisi di attività per snellimento, tempi del procedimento, ecc. • Ricerca prassi migliori (best practice) • Analisi organizzative per dimensionamento organico • Analisi per esternalizzazioni (make or buy) • Erogazione di premi (valutazione del personale) • Rispetto di programmi (Gantt) QUALI ELEMENTI COMUNI Michele PANTE'

10. (segue)3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché ABBIAMO SEMPRE BISOGNO DI CAPIRE I NOSTRI SPAZI DI MIGLIORAMENTO • Analisi di attività per snellimento, tempi del procedimento, ecc. • Ricerca prassi migliori (best practice) • Analisi organizzative per dimensionamento organico • Analisi per esternalizzazioni (make or buy) • Erogazione di premi (valutazione del personale) • Rispetto di programmi (Gantt) Michele PANTE'

11. 4. Indicatori (solo alla fine!) A seconda di ciò che ci interessa conoscere, giudicare, valutare, capire, verificare, …… indicatori di: • efficienza • efficacia • qualità • processo/risultato Siamo a posto? Abbiamo tutto? NO! Ci mancano gli standard Michele PANTE'

12. I controlli interni(art. 17 c. 1 l. 59/1997) NECESSITA’/FUNZIONI: • prevedere ed istituire sistemi per la valutazione, sulla base di parametri oggettivi, dei risultati dell’attività amministrativa e dei servizi pubblici …… • prevedere che ciascuna amministrazione provveda …… alla valutazione comparativa dei costi, rendimenti e risultati; • collegare l’esito dell’attività di valutazione …… alla allocazione annuale di risorse Michele PANTE'

13. Il controllo di gestione COMPITI: verifica del grado di efficacia, efficienza ed economicità Necessario definire: • l’unità responsabile del CdG • le unità che si intende misurare (centri costo) • procedure definizione obj e soggetti responsabili • modalità di rilevazione e ripartizione costi • indicatori • frequenza di rilevazione Michele PANTE'

14. Qualità del servizio Michele PANTE'

15. Il benchmarking “è la ricerca delle migliori prassi aziendali che portano ad una prestazione superiore” (Robert C. CAMP) Controlli interni CdG BMK Michele PANTE'

16. Tipologie di BMK • interno IN BASE AI SOGGETTI • singoli fattori produttivi • Competitivo o intrasettoriale • Funzionale o intersettoriale IN BASE AGLI OGGETTI • parti di processi aziendali • risultati dell’azione Michele PANTE'

17. Perché fare BMK • Agisce in regime di non concorrenza • Permette di individuare gli enti virtuosi • Supera l’attuale problema di veloci mutamenti ambientali • Supera la tabella dei parametri gestionali (art. 70 e 40 D. Lgs. 77/95) • Trova i veri spazi di miglioramento • Crea standard di riferimento • E’ utile per le valutazioni Michele PANTE'

18. Punti di debolezza • Resistenze al cambiamento e legittimazioni all’operato • Gruppo di lavoro • Influenze “politiche” • E’ processo “negoziato” Michele PANTE'

19. Procedura • Identificazione scopo • Scelta enti • Determinazione oggetto di analisi • Scelta indicatori • Costruzione del metodo • Raccolta dati ed elaborazione • Confronto • Interpretazione dei gap • Definizione piani di miglioramento • Nuovo monitoraggio Michele PANTE'

20. Gli esempi (citati dalla Corte dei Conti) Fase 1: SCELTA ENTI • Comune di Beinasco • Comune di Collegno • Comune di Cuneo • Comune di Nichelino • Comune di Orbassano • Comune di Rivalta • Comune di Rivoli • Comune di Volvera • Utenze telefoniche • Farmacie comunali • Gestione calore Michele PANTE'

21. Bolletta telefonica Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché) • Capire le ragioni di una spesa telefonica elevata in alcuni enti e attuare correttivi Fase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa) • Individuare i singoli oggetti da analizzare (n° edifici, n° linee, n° apparecchi, n° accessi internet, n° teledrin, n° fax, n° verdi, bolletta con Iva, canoni da centralini iva esclusa, canoni da bollatrici, linee interne Iva esclusa, costo scatti telefonici) Michele PANTE'

22. Michele PANTE'

23. Bolletta telefonica Fase 4: SCELTA INDICATORI (quale rappresentazione) • Individuare come rendere omogenei i dati ottenuti e come sintetizzarli (importo totale bollette, costo medio per abitante, per dipendente, costo totale in relazione alle spese correnti) Michele PANTE'

24. Bolletta telefonica Fase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE • Problema per articolazione dati su singoli plessi Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO - INTERPRETAZIONE GAP - INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI Michele PANTE'

25. Bolletta telefonica(in migliaia di lire) Michele PANTE'

26. Costo per abitante Michele PANTE'

27. Costo per dipendente(in migliaia di lire) Michele PANTE'

28. Rapporto con spese correnti (titolo I)(valore percentuale) Michele PANTE'

29. Farmacie comunali Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché) • Capire le ragioni modalità di gestione ottimale e individuare criterio oggettivo per MBO Michele PANTE'

30. Farmacie comunali Fase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa) • Individuare i singoli oggetti da analizzare Michele PANTE'

31. Farmacie comunali Fase 4: SCELTA INDICATORI • Individuare come rendere omogenei i dati ottenuti e come sintetizzarli Michele PANTE'

32. Farmacie comunali Fase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE • Problema per articolazione dati su singoli plessi Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO - INTERPRETAZIONE GAP - INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI Michele PANTE'

33. Parafarmaco venduto/totale vendite(valore percentuale) Michele PANTE'

34. Costo del personale/totale costi(valore percentuale) Michele PANTE'

35. Reddito operativo / totale costi(valore percentuale) Michele PANTE'

36. Rotazione delle scorte(RF/ RI + acq. Anno)(valore percentuale) Michele PANTE'