Observatoire Solfège Provence Alpes

1. Observatoire Solfège Provence Alpes Direction Diocésaine de l’Enseignement Catholique -- Réunion des Secrétaires du 2D -- Aix-en-Provence, RENTREE 2012/2013 Observatoire Solfège Provence Alpes

2. Les différentes applications (1) EC-OL : pour le 1er et 2nd degré Outil de recueil de données de l‘Enseignement Catholique concernant les OGEC et établissements. Il rassemble les informations générales de l’établissement, les effectifs, les heures par niveaux, et les enseignants. 2 grandes enquêtes : le constat de rentrée (effectifs les 1ers jours de la rentrée) et l’enquête lourde (informations détaillées de la structure de l’établissement, effectifs, heures, enseignants…) OBII : pour 2nd degré seulement OBII vient se substituer à GIBII. Comme GIBII, il permet la prise en charge par l’élève du suivi de sa formation (items), le suivipédagogique et la validation des compétences par les personnelsd’éducationconcernés(validation ou non des items demandés), l’organisation, la gestion des compétences, (demandes de formation... ) par le chef d'établissement . Avec OBII, les établissementssontdéchargés de la gestion des comptesutilisateurs. L’interfaced’OBIIest plus agréable et intuitive. La base élèveestcelle de Siecle, celle des enseignantsprovient de STSWEB. Nouveauté Rentrée 2012

3. Les différentes applications (2) L’année 2012 a vu la mise en place d’un nouveau portail des applications du Rectorat, ARENA, dans lequel les applications ont été réorganisées selon 9 rubriques : Scolarité du 2nd degré, Gestion des délégations, Examens et concours, Gestion des personnels, Gestion de la Paie, Administration financière et comptable, Enquêtes et Pilotage, Formation à distance, Référentiels et Outils : http://reseau.agr.ac-aix-marseille.fr Comme par le passé, tous les modules ne sont pas utilisés dans le privé. SIECLE : SIECLE se substitue au module Base Elève de SCONET et remplit les mêmes fonctions. Il apparaît sous le nom « Base Elèves Etablissement (BEE) » dans la rubrique « Scolarité du 2nd degré ». SCONET Bourses conserve sa dénomination mais a été déplacé sous l’intitulé « Gestion financière des élèves »dans la rubrique « Administration financière et comptable ». Dépôt initial de fichiers : • 04/09/2012 au plus tôt • 13/09/2012 au plus tard

4. Les différentes applications (3) STS WEB : Il apparaîtdans la rubrique “Gestion des personnels”. Ce module permet de gérer la structure de l'établissement (divisions et groupes), ainsi que la saisie des services d'enseignement des professeurs, avec pour objectif la mise en paie des H.S.A. (heures supplémentaires année), et la mise en place de différentes indemnités comme celles de professeur principal, chef de travaux et CPGE. Désormais, les gestionnaires du Rectorat ont la possibilité de voir la même chose que les établissements. ASIE : ASIE est un module qui permet la saisie des heures supplémentaires effectives après service fait, le suivi de la consommation des enveloppes budgétaires allouées à l'établissement, la consultation des autres indemnités de Responsabilité Etablissement (les HSA, les indemnités de professeurs principaux de division (PPD), les indemnités de CPGE … ) mises en paiement pour un individu. Fin de campagne 2012 : indemnités à saisir avant le 15 octobre 2012. Nouveauté 2012

5. Quelques dates clés… • Constat de rentrée Solfège : 1er et 2nd degré sous contrat A renseigner avant le 7 septembre 2012 en fin de matinée Possibilité d’actualisation jusqu’au 12 septembre 2012 en fin de matinée • Enquête lourde Solfège : A valider au plus tard le 15 octobre 2012. • Date d’observation académique pour le 1er et 2nd degré : le 24 septembre 2012 C’est la date à laquelle les élèves sont effectivement admis et répartis dans l’établissement Le Rectorat prend en compte les élèves présents sans erreur dans la BEA à cette date.

6. Constat de rentrée A renseigner rapidement une fois la rentrée faite, sur le site solfège : https://www.ec-ol.org Les codes et mots de passe ETB (1er et 2nd degré) vous ont été transmis en juillet 2005 et restent inchangés pour l’Etablissement. • A NOTER • Vous pouvez modifier vos données à tout moment : les services Solfège font une extraction des données 2 fois par jour, inutile de le signaler • Les élèves hors contrat sont à signaler par télécopie ou mél à nos services Données transmises aux DDEC le 7 septembre et jusqu’au 12 septembre 11h

7. Enquête lourde : l’ajout d’un enseignant Tout enseignant travaillant dans l’établissement doit figurer dans le site ec-ol : contractuels, stagiaires PCL2, suppléants… Avant de créer une nouvelle fiche d’enseignant, il importe de vérifier qu’elle n’existe pas déjà. Ce qui normalement est le cas lorsque l’enseignant a déjà exercé dans un établissement en France l’année précédente. De même, la fiche existera déjà si l’enseignant vient d’un autre établissement ou d’une autre région, le fichier EC-OL étant un fichier unique national. La création d’un doublon aurait pour effet de comptabiliser 2 enseignants là où il n’y en a qu’un IMPORTANT : Ajouter un enseignant ne suffit pas pour que son nom soit présent dans la base Eneris.(Outil de gestion de la formation) Les informations « Année » « Up principale» et « Qualité juridique » sont indispensables.

8. Enquête lourde : la fiche enseignant • INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES : • Mode d’accès à la contractualisation: • Nouveau choix possible : REP • (ni CAER, ni CAFEP, ni CAER-PLP, ni CAFEP-PLP) ; mais en voie de contractualisation après 6 ans d’ancienneté). • Dans ce cas, l’échelle de rémunération reste « Maître auxiliaire de xème catégorie » (et non « Professeur stagiaire… ») • Ce que permettent ces informations : • Nourrir les enquêtes nationales • Nourrir l’annuaire diocésain • Renseigner Eneris • Organiser le suivi des établissements par le Diocèse • Ce qui est garantie par la cnil : • Droit d’information, de rectification et d’oubli, • Interdiction de communication en dehors du réseau enseignement catholique Nouveauté Rentrée 2011

9. Enquête lourde :l’import STS sur ec-ol (1) • L’import se fait : • lorsque vous avez fait valider votre base élève par la DAEC et que les effectifs prévus pour chaque structure correspondent aux effectifs calculés par Siecle ou votre logiciel de gestion des élèves. Il faut alors ajuster l’effectif prévu qui doit être égal à l’effectif validé lors du sco17; • - lorsque vous avez mis en paye les HSA c'est-à-dire lorsque les enseignants ont signé leur état de service et que cela correspond à la répartition de discipline de votre Tableau de Suivi des Moyens. Fenêtre STS Fenêtre Ec-ol L’import peut prendre minutes… Cliquer plusieurs fois risque de doubler voire tripler les données importées. Fichier qui nous intéresse pour ec-ol (à enregistrer sur votre bureau)

10. Enquête lourde : l’import STS sur ec-ol (2) Vous pouvez aller voir les données STS mais vous ne pourrez pas les modifier ou les compléter tant que vous n’aurez pas enregistré et validé votre import dans la base EC-OL. Sur l’onglet « Informations générales », vous verrez que vous êtes en « STS activé », cela signifie que vous êtes en mode de visualisation des données de votre export STS. Sur l’onglet « validation », vous verrez un récapitulatif de vos données STS (qui peuvent être fausses, cela se corrigera par la suite). Puis vous cliquez sur « OUI » pour valider votre import STS.

11. Enquête lourde : la validation.. Les données sont renseignées à partir de vos saisies dans de l’onglet Effectifs et dans les différentes fiches d’onglet Liste des enseignants Les heures supplées = les heures de suppléances Le total des dotations = le total des heures consommées

12. Enquête lourde :Les sources de votre Observatoire Solfège Pour les suppléants : données provenant du service des suppléants des Directions Diocésaines. Pour les Stagiaires CFP : données du centre de formation. Ces données doivent correspondre avec l’enquête solfège de l’année scolaire 2012 -2013. Ne pas oublier : - les suppléants, - les maîtres ayant quitté l’établissement - Tous les maître qui ne sont pas en contrat définitif doivent avoir l’accord CAAC.

13. Applications de gestion des élèves • Sconet Bourse • LASARE • IVA

14. Sconet Bourse

15. LASARE (1) • 1ER étape : sur un site dédié sans clé vpn, https://appli.ac-aix-marseille.fr , l’enseignant se connecte à partir de son identifiant de messagerie académique • Apres cette connexion, le chef d’établissement paramètre les évaluations sous vpn et donne des droits aux enseignants qui se sont connectés sur l’application • L’enseignant se connecte à nouveau et renseigne les items.

16. LASARE (3) Deuxième Connexion en tant qu’enseignant après que le chef d’établissement ait validé les droits dans l’application.

17. LASARE (2) Message du 23/09/2010 : A l'attention des chefs d'établissement des collèges publics et privés sous contratJe vous invite à débuter la campagne de remontée des résultats aux évaluations d'entrée en sixième 2010. L'application LASARE est accessible sur le portail de ressources du réseau administratif, mais aussi, de l'extérieur, à l'adresse : https://appli.ac-aix-marseille.fr.Une authentification nominative est demandée pour accéder à l’application. Les manipulations de base sont décrites sur la page d’accueil de l’application web. Voici néanmoins les étapes majeures de la procédure : -importation des listes d’élèves à partir des bases Sconet (en quelques clics). -délégation des droits de saisie. Il vous est demandé de n’accorder ces droits qu’aux seuls enseignants concernés par ces évaluations. -Saisie des résultats aux items par les personnes à qui vous avez délégué les droits -Validation finale par vos soins afin que soit remonté au rectorat un fichier « anonymé » des résultats de chaque élève à l’évaluation des deux disciplines -Exploitation et analyse locale des résultats pour un usage pédagogique. La date limite des remontées est fixée au 16 octobre 2010. Laurent NOEInspecteur d'académie - Inspecteur pédagogique régionalPilote académique des évaluationsRectorat de l'académie d'Aix-Marseille Paramétrage de l’évaluation, importation des données : connexion avec le login du chef d’établissement,

18. IVA (Insertion dans la Vie Active) • Accessible que via Internet Explorer

19. Applications de gestion des enseignants • Gestion des enseignants • Messagerie académique • i-Professionnel • ASIE • MOSART

20. Où trouver le NUMEN d’un maître ? • Chaque enseignant doit s’assurer de connaître son NUMEN • Le NUMEN est accessible via le portail ARENA, rubrique « Gestion des personnels » par la secrétaire de l’établissement, contre remise d’une demande écrite du maître pour confidentialité • Application Gestion des enseignants/ Gestion des maîtres du privé – Consultation / Gestion individuelle puis cliquer sur le nom de l’enseignant demandeur

21. Nouveauté Rentrée 2012 Traitement Collectif des données enseignants • Application Gestion des enseignants/ Gestion des maîtres du privé – Consultation / Traitement collectif / Extraction csv

22. Traitement Collectif des données enseignants (2) Nouveauté Rentrée 2012 • Ouvrir le fichier avec Excel On obtient : • On convertit… (paramétrage)

23. Traitement Collectif des données enseignants (3) Nouveauté Rentrée 2012 • On obtient un affichage en colonnes • Les données peuvent alors être triées, filtrées… • Possibilité d’identifier les maîtres à remplacer via la rubrique : Traitement collectif / Agents en congés (+ paramétrage)

24. Messagerie académique • Le maître doit se connecter au portail du rectorat @mel ouvert (http://messagerie.ac-aix-marseille.fr ) afin d’activer sa messagerie, et obtenir ainsi les code et mot de passe qui lui permettront d’accéder aux applications proposées par le Rectorat. • Identifiant (ou Code) = pnom(x) • Mot de passe = NUMEN

25. i-Professionnel • Une fois sa messagerie activée et ses identifiants connus, le maître peut se connecter sur l’application i-prof (https://bv.ac-aix-marseille.fr/iprofessionnel/ServletIprof ) : L’application permet au maître de consulter son dossier administratif mais également de signaler tous changements ou interroger les services du Rectorat sur sa carrière ou autres… Une autre application fiche d’inspection est accessible avec le même identifiant

26. ASIE Le budget ASIE 2011 – 2012, doit être utilisé au plus tard mi octobre pour une mise en paie pour le 15 novembre 2012. Attention : Il est indispensable de n’affecter les heures aux enseignants que lorsque le budget correspondant à été crédité sur l’établissement correspondant. Actuellement, seul le navigateur Mozilla FireFox permet de faire l’édition des suivis de consommation des HSE affectées aux maîtres.

27. MOSART • Enregistre les services non fait (absence de courte durée, grève ….) • Sous VPN menu accessible en connexion Directeur, application pouvant être déléguée au secrétariat • Diaporama de présentation sur le site http//prive.ac-aix-marseille.fr/cria/ • Si un jour d’absence ne donne lieu à aucune retenue sur le salaire de base, retenue possible sur les indemnités (PP, HSA,…)

28. Pour vous aider… • P@C • VNC : prise en main à distance • Site du STA • Site de la DEEP

29. P@C (1) Il s’agit de la Plateforme d’Assistance Commune accessible sur votre réseau sécurisé. sur le portail http://assistance.ac-aix-marseille.fr Lorsque vous êtes identifié, cliquez sur « contact » à côté de « quitter ». L’identifiant et le mot de passe sont identiques à ceux de votre messagerie académique établissement. Du type ep0131313T Vous avez accès à la fiche personnelle de votre établissement que vous pouvez modifier.

30. P@C (2)Comment cela fonctionne-t-il ? Permettre un portail unique d’assistance aux établissements pour toute application en liaison avec un service du Rectorat. Les demandes arrivent chez les deux correspondants informatiques qui ont 3 solutions : - Le correspondant trouve la solution, il répond en direct sur la P@c et ferme l’appel, vous pouvez relancer si vous n’êtes pas satisfait. - Il a besoin d’informations supplémentaires : il répond à l’établissement et pose des questions, demande un dépôt de fichier, une copie de la circulaire ou du message qui est l’origine de l’appel. Il peut régler le problème et fermer l’appel ou demander l’assistance d’un service en lui transférant la demande avec ses commentaires. - Lorsque le service lui a répondu il transfère vers l’établissement la solution

31. P@C (3) Pour effectuer une demande d’assistance, cliquez sur « Déclaration d’incident » ou « Nouvel incident » Renseigner ensuite votre demande d’assistance

32. P@C (4) Renseigner ensuite votre demande d’assistance

33. P@C (5) Pour connaitre l’avancée de votre demande, cliquez sur « Suivi des incidents » Vous pouvez dans le futur consulter la liste des demandes dans « Mon historique »

34. https://vnc.ac-aix-marseille.fr

35. http://caec-aix-marseille.fr.nf

36. « Documents confidentiels », le portail de l’enseignement privé du Site académique (1) • Cf. email du Secrétariat DEEP du 10 septembre 2010 • Identifiant = lectensprive • Mot de passe = fru834sm CTRL + R pour rafraîchir l’affichage

37. « Documents confidentiels », le portail de l’enseignement privé du Site académique (2)

38. Dernières parutions sur le site de la DEEP

39. Contacts : Mr Jean-Paul VINCENT, Observateur Solfège Mme Hélène LARRIEU, Assistante