Das Spendengütesiegel als Qualitätsmanagement-Tool

1. Das Spendengütesiegel als Qualitätsmanagement-Tool Erika Tschofönig, Licht für die Welt Andreas LummerstorferSteuerberater & Wirtschaftsprüfer AG Spendengütesiegel Workshop am 17. Juni 2013

2. Dimensionen des Qualitätsmanagements • Strukturqualität (S) • Intern: personell, finanziell, (Organisation) • Extern: Bewertung Lieferanten • Prozessqualität (P) • Führung, Leistungserstellung, Strategie und Planung, (Organisation) • Ergebnisqualität (E) • Zweckerfüllung, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit AG Spendengütesiegel

3. „Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (1) • Kriterien, 7 Bereiche (Ebene 2) • Ordungsmäßigkeit der Rechnungslegung • Internes Kontrollsystem, Trennung GF und Kontrolle • Satzungs- und widmungsgemäße Spendenverwendung • Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit • Finanzpolitik bei Spendenverwendung • Personalwesen • Lauterkeit der Werbung AG Spendengütesiegel

4. „Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (2) • 34 Kriterien (Ebene 3), muss geprüft werden, gegliedert in • Formale Voraussetzungen und Organisation • Werbung und Spendensammlung • Mittelverwendung • Informationspflicht AG Spendengütesiegel

5. „Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (3) • „Checklist“ • Kann geprüft werden • Unterstützung für Prüfer und Geprüftem • In Abhängigkeit von der Größe der Organisation • Gewichtung obliegt dem Prüfer AG Spendengütesiegel

6. „Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (4) • Prüferleitfaden und Ausgabenmatrix • Ergänzung zu Pkt 33.1 des Kriterienkatalogs • Unterstützung für Prüfer und Geprüftem • Entweder Verwendung der excel-Vorlage oder gleichwertiger Informationsgehalt in Kore • Gültig ab Wirtschaftsjahr 2012 • Wird laufend verbessert werden AG Spendengütesiegel

7. SGS als QM-Tool: Fazit + Erfahrungen • Kein geschlossenes und umfassendes System • Liefert Vorschlag für Struktur- und Prozessqualität, teilweise Ergebnisqualität • Muss an die Größe der Organisation angepasst werden • Umsetzung des SGS und der Prüfungsergebnisse  kontinuierlicher Verbesserungsprozess AG Spendengütesiegel

8. Voraussetzungen, SGS als QM-Tool (1) • Rückendeckung durch Leitungsorgan  Ressourcen müssen bereitgestellt werden • Einbindung der MitarbeiterInnen  Akzeptanz • Abhaken oder kontinuierlicher Verbesserungsprozess • Prioritäten setzen: Wichtigkeit individuell beurteilen  Zeitplan ? AG Spendengütesiegel

9. Voraussetzungen, SGS als QM-Tool (2) • Wirtschaftstreuhänder (WT) als Dialogpartner nutzen • Keine einheitliche Vorgangsweise durch WT´s „pflichtgemäßes Ermessen“ • Anpassung der Werkzeuge entsprechend der Größe der Organisation AG Spendengütesiegel

10. Chancen durch SGS als QM-Tool (1) • Professionalisierung • Etablierung von Mindeststandards in Organisation, Personalwesen, Finanzpolitik, Spendengewinnung und –verwendung • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, laufend oder jährlich wiederkehrend • Anerkennung durch Spender AG Spendengütesiegel

11. Chancen durch SGS als QM-Tool (2) • Anerkennung durch Fördergeber • Wechselseitiges Profitieren: Vergleich mit anderen Organisationen + vertiefender Einblick • „Implizites“ wird „Explizites“: bereits Gelebtes wird evaluiert, Positives wird verschriftlicht gesamte Organisation profitiert AG Spendengütesiegel

12. Chancen durch SGS als QM-Tool (3) • „Organisationswissen“ versus persönliches Wissen  Erleichterung von Wissenstransfer • Anstoß für umfassendes QM ? • Durchsetzung von Notwendigem, aber Unbeliebtem AG Spendengütesiegel

13. Risiken und Herausforderungen (1) • Bürokratisierung: Nutzen muss größer sein als Aufwand • Orientierung und Ausrichtung an Mindesterfordernis • Strukturierungsvorschlag, muss erst an die Organisation angepasst werden AG Spendengütesiegel

14. Risiken und Herausforderungen (2) • Gute Ansatzpunkte bei Struktur- und Prozessqualität, eingeschränkt Ergebnisqualität • Veränderung erzeugt Unsicherheit bei MitarbeiterInnen Umgang damit? • Funktionstrennung • Kleine Organisationen: individuelle Lösungen • Große Organisationen: Widerstand AG Spendengütesiegel

15. Effizienz der Prüfung • Unterjährig festhalten, uU Kommunikation mit Prüfer • Veränderung von Rahmenbedingungen, Prozessen, Richtlinien • Aktive Verwendung von Kriterienkatalog, Checklist, Ausgabenmatrix AG Spendengütesiegel

16. Einzelaspekte (1) • Funktionstrennungen: • Grundsätzlich: Durchführung und Kontrolle • Buchhaltung und Zahlungsverkehr • Einkauf und (ausschließliche) Kontrolle • Kleine Organisationen: Einbindung von Rechnungsprüfern • Umsetzung in EDV AG Spendengütesiegel

17. Einzelaspekte (2) • Umsetzung des 4-Augen-Prinzips • Einzel- versus Gesamtgeschäftsführung • Einzel- versus Gesamtvertretung • Verträge • Online-Banking • Umgang mit Tans • Technische Möglichkeiten erfragen und nutzen • Hände weg von Scheinlösungen AG Spendengütesiegel

18. Einzelaspekte (3) • Spendenwerbung • Im öffentlichen Fokus • Evaluierung erforderlich • Internen Maximalprozentsatz definieren? • Auslagerung: Schulung !!! • Mystery Shopping AG Spendengütesiegel

19. Einzelaspekte (4) • Steuerliche Gemeinnützigkeit bzw „Spendensammelorg.“ als Voraussetzung • Interne Zuständigkeit und Verantwortung • Gefahrenbereiche: Statuten generell, Zweck/Mittel-Vermischung, Auflösungsbestimmung, Unmittelbarkeit, Fundraisingaktivitäten • Vermögensaufbau steuerlich betrachtet • Interessensvertretungen AG Spendengütesiegel

20. Einzelaspekte (5) • Besonderheiten Rechnungswesen • „Gewöhnliche“ Einnahmen und Ausgaben • Vermögensübersicht • Subventionen • Noch nicht widmungsgemäß verwendete Spenden • Verwaltung Anlagevermögen • Gesonderter Rechnungskreis + externe Prüfung • Abbildung von wirtschaftlichen Geschäfts-betrieben und „schädlichen“ Betrieben in Kore AG Spendengütesiegel

21. Einzelaspekte (6) • Geschäftsordnungen, sonstige interne Regelungen • Verständlichkeit • Soll-Ist-Vergleich (Konsequenz) erforderlich • Haben Signalwirkung • „Der Fisch beginnt am Kopf zu stinken“ • Besser keine Regelung als nicht eingehaltene Regelung • Problematik Hauptamt - Ehrenamt AG Spendengütesiegel

22. Einzelaspekte (7) • Unbefangenheit, keine pers. Interessen • Schriftliche Unbefangenheitserklärung • Umsetzung angedrohter Sanktionen • Wandel hinsichtlich „Kavaliersdelikte“ • Regelung der Geschenkannahme AG Spendengütesiegel