MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION

1. MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION JOURNÉE D’ÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005 Agence Comptable Principale

2. LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE « La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiée au 1er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier trimestre 2005 ». • Circulaire budgétaire du 1er août 2005 • Projet de décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST • Protocole de modernisation de la gestion administrative, comptable et financière du 10 février 2005 « Les PJ relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements des personnels sont conservées par l’ordonnateur qui les tient à la disposition de l’agent comptable ». Impliquer les directeurs d’unité dans la vérification des PJ Rationaliser les demandes de PJ Optimiser les contrôles entre les différents acteurs Agence Comptable Principale

3. LES ACTIONS MAJEURES Simplifier • les circuits et les procédures Organiser et fiabiliser • le contrôle et la conservation des justificatifs Moderniser les pratiques • la monétique • le Comité National et l’ANR • l’UPSACA Agence Comptable Principale

4. SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURES Une simplification obtenue grâce à une meilleure répartition des rôles entre : • le directeur d’unité pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués • le délégué régional garant de la qualité d’ensemble du dispositif Agence Comptable Principale

5. LE DIRECTEUR D’UNITÉ : un gestionnaire à part entière A ce titre, il est responsable de l’approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution, d’où : •  la suppression des certificats administratifs : • - établis pour justifier les discordances entre l’ordre de mission et l’état de frais ; • - autorisant l’utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel… • LA SIGNATURE DE L’ ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ VAUT • APPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION •  la conservation des justificatifs • (factures d’hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications d’assurance, • le cas échéant, factures de restaurant…) Agence Comptable Principale

6. RÉGLEMENTATION SÉCURITÉ SOCIALE ET INDEMNISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de SS : • Les indemnités ne sont pas prises en compte dans l’assiette des cotisations SS dès lors que : • l’indemnité de repas est < à 15 € • l’indemnité de logement et petit déjeuner est < à : • 54 € pour Paris • 40 € pour la province • Au-delà, les montants versés peuvent être considérés comme des compléments de traitements Agence Comptable Principale

7. LE DÉLÉGUÉ RÉGIONAL : garant de la qualité d’ensemble du dispositif A l’instar de ce qui se pratique déjà pour les autres dépenses en matière de certification du service fait et pour dégager le DR de tâches matérielles sans véritable valeur ajoutée : e L’obligation pour le délégué régional de signer le décompte liquidatif informatique (SIGOGNE) est supprimée. La signature du délégué régional, accompagnée de la mention « pour valoir certification du service fait et ordre de payer » sur le seul bordereau de mandat suffit. Agence Comptable Principale

8. EN RÉSUMÉ SEULE PIÈCE A TRANSMETTRE SYSTÉMATIQEMENT AU COMPTABLE : “L’OM - ÉTAT DE FRAIS” SIGNÉ DU MISSIONNAIRE ET CERTIFIÉ PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ Agence Comptable Principale

9. QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (1/2) Cas n° 1 Ordre de mission incomplet : frais de taxi non prévus initialement Agence Comptable Principale

10. QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (2/2) Cas n°2 Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location Agence Comptable Principale

11. ORGANISER LES CONTRÔLES Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique  LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER Il s’agit de mettre en place un dispositif de contrôle : - plus responsabilisant et plus motivant - se traduisant par des engagements réciproques DR / labo  In fine, induire une relation “GAGNANT-GAGNANT” Agence Comptable Principale

12. LE PRÉALABLE : une charte de partenariat entre le laboratoire et la délégation Pour définir les obligations réciproques des parties • au niveau de la délégation : • mettre en place les mesures de simplification • s’engager sur une réduction des délais de paiement • former les gestionnaires et mettre à disposition la documentation nécessaire • informer le laboratoire des anomalies constatées • au niveau du laboratoire : • définir et mettre en place un dispositif de classement et de conservation des PJ • se conformer aux dispositions réglementaires • informer la DR de tout changement significatif dans l’organisation définie ou dans l’organigramme fonctionnel • mettre en œuvre tout plan d’action suite à la détection d’anomalies Agence Comptable Principale

13. LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE • Deux niveaux de contrôles : • 1er niveau : contrôle lors de la saisie de l’état de frais • présence des signatures du DU et du missionnaire • absence d’opposition à paiement • 2ème niveau : contrôle a posteriori au vu des PJ • sur la base d’un échantillon (fourchette de 2 à 10% des factures) • Par exemple : • contrôle personnalisé par missionnaire • contrôle des missions dont le coût est > au coût moyen des missions du laboratoire) etc. • privilégier un contrôle sur place Agence Comptable Principale

14. ORGANISER LE CONTRÔLE INTERNE D’un point de vue pratique, au sein de chaque DR : • identifier la ou les personne(s) chargée(s) du contrôle interne • tenir un dossier comprenant, notamment : • les modalités du contrôle mis en place • la charte signée entre les parties • les actions de formations menées auprès des gestionnaires • le rapport d’audit • le reporting du contrôle interne : • plan d’actions du laboratoire et de la DR • suites données et résultats enregistrés Agence Comptable Principale

15. Délégué régional Agent comptable Agent missionnaire Gestionnaire Directeur d’unité Contrôle de 1er niveau Avant le départ en mission CHARTE DE PARTENARIAT OM Approbation = signature état de frais: - non signé ou signé par une personne non habilitée - incomplet (cases non cochées) OM approuvé Plus de certificat administratif à établir Au retour de la mission Approbation écarts état de frais/OM OM état de frais justifications document OM/ état de frais oui non rectification de l’état de frais oui observations état de frais état de frais à compléter non oui état de frais régularisé état liquidatif (sigogne) signatures bordereau de mandat signature du DR Les pièces justificatives sont conservées par le DU Contrôle de 2ème niveau Agence Comptable Principale

16. CALENDRIER • Démarrage au 1er janvier 2006 • Communiquer à l’ACP, pour cette date, les plans de contrôle définis au sein de chaque délégation Agence Comptable Principale

17. MODERNISER LES PRATIQUES1. L’UTILISATION DE LA MONÉTIQUE • généralisation de la carte bancaire à toutes les DR Objectifs : • pour les ACS : payer directement les achats à distance (notamment les inscriptions aux colloques) • pour les agents : pas d’avance de fonds • généralisation de la carte affaires au cours de l’année 2006 Objectifs : • faciliter la vie quotidienne du chercheur et réduire le nombre d’avances sur mission • expérimentation de la carte d’achat Objectifs : • simplifier le processus de commande et de paiement des achats de faible enjeu • d’une manière générale, expérimenter toutes les formules susceptibles de simplifier le remboursement des frais de déplacement Agence Comptable Principale

18. 2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL (1/2) Objectifs : • Le remboursement aux frais réels des nuitées (hôtel et petit déjeuner) en référence à une norme de qualité d’hôtel correspondant aux « deux étoiles NN » • Une expérimentationcirconscrite au Comité National e Pourquoi? • les membres du CN ne reçoivent aucune indemnisation • une population limitée et parfaitement identifiée • pour un remboursement des nuitées d’hôtel et petit déjeuner aux frais réels • e Conditions favorables : • • pour mener une expérimentation • • pour établir un bilan à remettre au ministre du Budget Agence Comptable Principale

19. 2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL : RAPPEL TECHNIQUE (2/2) • Le dispositif concerne les missions CAC signées par le secrétaire général du CN, comportant les codes « équipes » 90 ou 91 • Base de remboursement : • hôtels « deux étoiles NN », dans la limite maximale de 100 € par nuit (nuitée, petit déjeuner et taxe de séjour) • si facture > à ce montant, remboursement sur la base forfaitaire de droit commun • exemples : • Facture de 90 € : remboursement nuitée = 90 € • Facture de 110 € : remboursement nuitée = 53,36 € Agence Comptable Principale

20. 3. ANR : FRAIS DE DÉPLACEMENTDES EXPERTS Dans l’attente de l’entrée en vigueur des nouveaux textes, le GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie afin que les experts soient indemnisés sur la base de la réglementation des 5/3 du taux de l’indemnité journalière, à savoir : - 130 € par jour, pour un déplacement en Ile de France - 114 € par jour, pour un déplacement en province Agence Comptable Principale

21. 4. PROJET UPSACA Conclure un marché national avec une agence de voyage, visant à : • permettre l’accès à un portail de réservation en ligne des titres de transport et des nuitées d’hôtels en France • optimiser la politique d’achats • identifier le meilleur rapport qualité/prix • offrir une véritable prestation de service aux chercheurs Agence Comptable Principale

22. CONCLUSION : une première étape… Une démarche de simplification à poursuivre en permanence, notamment dans le cadre du projet BFC Exemples : • ordre de mission électronique • saisie directe des états de frais dans le système d’informations par le missionnaire • mise en place de circuits de validation électroniques (workflow) • suppression du mandatement Agence Comptable Principale