وضع الخطة التنفيذية 1435هـ

1. وضع الخطة التنفيذية 1435هـ معهد معلمات القرآن الكريم ــ شرق الرياض

2. بيانات عامة

3. البيانات المختصرة للممارسة

4. فكرة الممارسة : رسم صورة واضحة المعالم لما سيتم القيام به من خلال تحديد الأنشطة الفرعية الرئيسة المراد تنفيذها و توزيعها و تحديدها للمسؤوليات المتعلقة بتنفيذ النشاطات و الاستراتيجيات التنفيذية المراد القيام بها من قبل المعهد بشكل مباشر على أشخاص محددين سلفاً ليتم في النهاية تحقيق أهداف المعهد ورؤيته.

5. الأهداف التفصيلية للممارسة :تحدد و توضح لنا كيف سيتم تنفيذ الاستراتيجيات و تحقيق الأهداف الإستراتيجية.لتحديد من هو المسؤول عن تحقيق كل من هذه الأهداف الإستراتيجية المراد تحقيقها.توضح الغايات الواجب إنجازها و التي بمجموعها توصل إلى الهدف العام للمعهد.تساعد في إدارة الوقت بتحديد الزمن اللازم لأداء كل نشاط.تسهل عمليات المتابعة و التقييم و التقويم للخطط من خلال وضع المعايير و الآليات اللازمة لذلك و التي يحكمها مؤشرات و أدوات قياس محددة للنجاح أو الفشل في الخطط المرسومة مسبقاً.الكشف المبكر عن المخاطر و العوائق التي تعيق عملية التنفيذ و تحقق الأهداف أثناء المتابعة و التقييم.توضح أهم الأمور و المحاذير التي يجب إتباعها عند وضع الخطة و على رأسها الدقة و الوضوح و عدم المبالغة و إبراز المخاطر و المعيقات المحتملة و التركيز على الأمور الهامة.توضح و تشرح المراحل الأساسية لوضع خطة العمل و التميز ما بين كل مرحلة و أخرى حسب احتياجها و تحديد الفترة الزمنية اللازمة لكل مرحلة.

6. آلية تنفيذ الممارسة : نودنذكر مراحل تطورالخطة في المعهد :1. منذ افتتاح المعهد في 2/7/ 1424هـ حتى نهاية 1430هـ كانت تصل الخطة التشغيلية من الإدارة العليا ( إدارة المعاهد ) ( لمدة سنة فقط )2. تم وضع خطة تنفيذية للمعهد تمت وفق منهجيه محدودة بطاقة الأداء المتوازن وفق الخطوات التالية :أ. تم شرح بطاقة الأداء المتوازن من قبل مدير إدارة التطوير والتخطيط في اجتماع يضم مديرات المعاهد والتدريب برفقة نماذج جاهزة ليطمئن على وصول المعلومة بطريقة صحيحة وأتيحت فرصة للنقاش .

7. ب. تم تفعيلها عن طريق إشراك جميع الموظفات بإستكتابهن بالإجابة على أسئلة أربعة هي : . ما هي طموحاتك لتحقيق رضاك ورضى المستفيدات . 2. ماهي طموحاتك لتحقيق سرعة ودقة انجاز أعمالك 3. ماهي طموحاتك لتطويرك وتشجيع إبداعاتك 4. ماهي طموحاتك لتنيمة الموارد المالية . فكانت الإجابة هي المشاريع التي خرجت منها المبادرات محققة الأهدافة مستمدة من الخطة الاستراتيجية لإدارة المعاهد . 3. إعداد الخطة الاستراتيجية الأولى للأعوام (1431هـ ـ 1432هـ ـ 1433هـ ) لمدة ثلاث سنوات بعد التحاق المديرة ببرنامج دبلوم المديرات المقام بنفس المعهد .

8. * حيث كان إعداد الخطة أحدى مفردات مقرر المهارات الإدارية : أ. تم تطبيق تحليل SWAT حيث شارك فيه جميع الموظفات وأيضاً المحبات من [ الأكاديميات ، الداعمات ]ب. بعد كتابة الخطة الاستراتيجية تم عرضها على الموظفات والمجلس الاستشاري بعد إجراء التعديلات تم اعتمادها من إدارة المعاهد ومن ثم تقديمها إلى استاذ المقرر د. محمد الحربي .ج. تم تسليم الخطة الاستراتيجية مع التنفيذية لكل موظفة .د. تم تطبيق الخطة مع المتابعة في تنفيذها .يتم تطبيق الخطة عن طريق استخراج خطة تنفيذية سنوية حيث أنها تفكك إلى مشاريع كبيرة والمشاريع إلى البرامج والبرامج إلى المبادرات .

9. وكلفت مشرفة تقنية المعلومات بمتابعة تنفيذ الخطة عن طريق وضع خطة تنفيذية لعملية المتابعة يتم معالجة العوائق ووضع خطط بديلة .1. تقيم من خلال النتائج التي تم تحصيلها .2. يتم التطوير على الخطة التنفيذية للعام العادم من خلال معرفة العوائد في نهاية العام .4. تمت كتابة الخطة الاستراتيجية للأعوام ( 1434 ـ 1435 ـ 1436 هــ ) بنفس الطريقة السابقة ولكنها نابعة من الموظفات حيث تم الاجتماع بهن وشرح كيفية كتابة الخطة الإستراتيجية وطلب من كل موظفة وضع خطة استراتيجية لعملها لثلاث سنوات مع مساندة المديرة لكل موظفة وبالتعديل والإضافة حتى خرجت بصورتها النهائية ومن ثم جمعت في خطة رئيسية واحدة للمعهد ،

10. وكذلك عند كتابة خطة التنفيذية 1435هـ استفدنا في كتابتها من متابعة الخطة التنفيذية 1434هـ ، و استكتاب الموظفات لطموحاتهم حول كل منظور من الخطة التنفيذية والاستفادة من الاشتراك في مسابقة السبيعي للتميز واستفدنا كثيرا من معاييرها حتى أنه نفذ أكثر مما كتب في الخطة التنفيذية 1434هـ ، وهذا واضح بالرجوع لتقارير المعهد .5. تتضمن أهداف المعهد مستويات الأداء المطلوب الوصول إليها مع تحديد الفترة الزمنية اللازمة لذلك ( ويتضح في الخطة التنفيذية لكل سنة )

11. مراحل كتابة الخطة التنفيذية 1435هـ1. متابعة الخطة التنفيذية 1434هـ بملف متابعة خاص واستلام تقاريره من موظفة مختصة بذلك .2. جلسة المديرة مع الموظفة المتخصصة بمتابعة الخطة التنفيذية 1434هـ لمعرفة سير الخطة ومتابعة تسليم التقارير .3. الاطلاع على معايير التميز في جائزة السبيعي والاستفادة منها في كتابة الخطة التنفيذية 1435هـ.

12. 4. ومن أكبر الوسائل التي سهلت بتوفيق الله وضع الخطة التنفيذية 1435هـ هو وجود الخطة الإستراتيجية حيث تنزل منها خطة 1435هـ ـ ومن هنا يبرز أهمية الخطة الإستراتيجية في أنها تجعل العمل عمل مؤسسي ـ .5. استفدنا كثيرا من معايير التميز في وضع مؤشرات القياس وكذلك وسيلة التقويم .6.أرسلت الخطة 1435هـلجميع الموظفات ليتم أداء العمليات بالشكل المطلوب لتتحقق الأهداف وذلك بتحديد مؤشرات لكل مبادرة كما حددت فيها المكلفة والمتابعة ووقت الانجاز ,وسيلة المتابعة ,وسيلة التقويم ,كذلك وقت تسليم تقرير الانجاز.

15. الصعوبات التي واجهت المعهد في تطبيق الممارسة ومقترحات لتخطيها

16. مؤشرات قياس نجاح ( الممارسة) التي تم تحقيقها ونتائجها 1. العمل بمبادرات الخطة التنفيذية والوصول لمؤشرات القياس المكتوبة يدل على تحقق الأهداف. 2. التقيد بالموازنة المالية . 3. سهولة استخراج الموازنة المالية من الخطة التنفيذية . 4. الخطة التنفيذية تسهل بإذن الله تحقيق معايير التميز كالتحسين المستمر ـ خدمة المجتمع ـ الحوكمة,...الخ. 5.سهولة متابعة العمليات في المعهد, وهل حققت الأهداف أم لا. 6. وضوح العمل والعمليات للموظفات حيث حدد أمام المبادرة من المنفذة للعملية ومن المتابعة والتكلفة ... . 7. بعد دخول المسابقات أنجز خلال أشهر ماكان محدد في الخطة أن ينجز خلال 3 سنوات (كالإحتفاظ بالملفات الإلكترونية في مكان موحد). 8.استمرار سير العمليات في المعهد ـ ولله الحمد ـ بدون توقف ولا يعتمد العمل على الأشخاص . 9. التقارير والاستبانات لكل مبادرة من أكبر مؤشرات قياس نجاح الممارسة .

17. الوسائل التحفيزية لنجاح تطبيق الممارسة 1. وضوح رؤية المعهد ورسالته وأهدافه. 2. وجود خطة إستراتيجية للمعهد تتطور في كل مرحلة . 3.إشراك مديرة المعهد سابقا أ.جواهر العمر موظفاتها في وضع الخطة الإستراتيجية ,وشرحها لطريقة وضع الخطة ومتابعتها لهم .(هذا مما ساعد ـ بعون الله ـ على وضع الخطة التنفيذية 1435ه). 4. رؤية ثمار الخطة التنفيذية للمعهد. 5. اعتقاد أن الخطة التنفيذية هي وسيلة بإذن الله موصلة للأهداف وأسهل طريقة لتوثيق الإنجازات. 6..الخطة التنفيذية تجعل هناك حوكمة وتحقق الشفافية . 7.اعتقاد أن الخطة التنفيذية ستحقق رسالة المعهد في تعليم القرآن الكريم من خلال عمل مؤسسي متقن يحقق رضا العاملين والمستفيدين . 8. الخطة التنفيذية تحقق –بإذن الله – الوصول لأفضل الممارسات المطلوبة في معايير التميز والإستمرار عليها ولعلها تساهم في الحصول على شهادة الأيزو 9001 التي رشح المعهد لتطبيق معاييرها من قبل الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم.

18. نتائج وثمرات الممارسة 1. الخطة وضحت كيف يتم تنفيذ الاستراتيجيات وتحقيق الأهداف الإستراتيجية . 2. ساعدت على تحقق بعض أفضل الممارسات في معيار القيادة والحوكمة. 3. لوصول للهدف العام للمعهد. 4. تسهيل عمليات المتابعة والتقييم والتقويم للخطط والبرامج. 5. الكشف المبكر عن العوائق التي تعيق عملية التنفيذ وتحقيق الأهداف أثناء المتابعة والتقييم . 6. التطوير المستمر . 7. سهولة التوثيق والاحتفاظ بنتائج الاستبيانات حيث هو مطلب في وسيلة التقويم في ملف الخطة. 8. نشرها لمن يطلبها من المستفيد الداخلي والخارجي.

19. .8. بقاء العمل مؤسسي لا يتأثر بذهاب الأشخاص. 9. الوصول بأوضح وأسهل طريقة ـ بعون الله ـ لمعايير التميز. 10. وصول الخطة التنفيذية 1435ه لجامعة الإمام عن طريق طالبتي ماجستير طلبتاها لتطبيق دراسة عليها لعله يعطي صورة جيدة للمؤسسات الخيرية وأنها تسعى لأن يكون العمل فيهامؤسسي. 11. استخراج الموازنة المالية من الخطة التنفيذية 1435ه بسهولة. 12. وضوح الموازنة المالية فيها يحقق الثقة والشفافية. 13. كسب رضا المستفيدين والعاملين لأنها توضع بعد أخذ اقتراحاتهم واستكتابهم للوصول للأهداف.

20. توصيات للمعاهد التي تريد تطبيق الممارسة الاستعانة بالله أولاً وآخراً. استشعار النفع المتعدي للآخرين . العمل بتحليل swat باستمرار. وضع الخطة الإستراتيجية وضرورة وجودها في المعهد. تنزيل الخطة التنفيذية بعد متابعة الخطة التنفيذية السابقة لها وتطويرها باستمرار. أخذ مقترحات الموظفات والمنسوبات والمجتمع بما يساهم في تطوير الخطة التنفيذية . الاستفادة من معايير التميز في كتابة الخطة التنفيذية . تخصيص موظفة خاصة لمتابعة الخطة التنفيذية , وتحديد طريقة متابعتها في الخطة نفسها. تصميم ملف خاص بمتابعة الخطة التنفيذية , ومجلد لاستلام نتائج الإستبانات والتقارير.

21. المرفقات : الخطة الاستراتيجية

22. راجين من المولى تبارك وتعالى أن يعيننا جميعاً على الإخلاص في القول والعمل ويتقبل منا .. وبالله التوفيق ،،