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Informe 1er.Benchmarking Interno. Proceso Programación Físico Financiero Oct-Nov 2010. 1er. BENCHMARKING INTERNO. OBJETIVO : Mejorar la Gestión Interna de la Programación Físico Financiera, detectando las buenas prácticas en este Proceso, replicándolas, adaptándolas
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Informe1er.Benchmarking Interno Proceso Programación Físico Financiero Oct-Nov 2010
1er. BENCHMARKING INTERNO OBJETIVO: Mejorar la Gestión Interna de la Programación Físico Financiera, detectando las buenas prácticas en este Proceso, replicándolas, adaptándolas y haciéndolas propias por cada SERVIU. • El Proceso de mejora será continuo y dará resultados a partir de 2011. • Requiere compromiso directivo y el cambio de mentalidad institucional para lograr un éxito sostenido. 2 ETAPAS: • ETAPA 1: • Ranking de los 17 Servicios respecto de: • Proyectos Viviendas 2006-2008 No Terminadas y 2006-2009 No iniciadas • Brecha Prog/Ejec Solicitud Aporte Fiscal y Prog.Financiera Mensual (Jul-Sep) • Selección de Servicios: • Servicio “modelo” = SERVIU Araucanía • Servicios Críticos = Mayor atraso Ejec. Viviendas y Desviación Financiera > 20% - Priorizados s/impacto en Ppto. = MA, OH, AN, CO, AyP • Taller SERVIU Araucanía: • Detectar las buenas prácticas o actividades claves que han garantizado un buen proceso de Programación Físico Financiero (menores brechas). • Para Replicar estos aprendizajes en los otros equipos regionales, especialmente en aquellos SERVIU cuya desviación es significativa.
1er. BENCHMARKING INTERNO • ETAPA 2: Talleres 5 Servicios Críticos y Priorizados • Objetivos: • Relevar el Proceso de Programación Físico Financiera y su impacto en el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos • Revisar el Proceso Real en cada Servicio en referencia a Proceso Sistema PPI - Fortalezas y Debilidades • Dar a conocer buenas prácticas o actividades claves en SERVIU Araucanía • Definir Plan de Mejoras • Metodología: • Participativa • Actividades: • Se releva el proceso de Programación F-F • Se relata y describen las actividades relevantes realizadas por el SERVIU (la realidad-lo que hace y no hace) • Se conoce modelo PPI • Se conocen Buenas Prácticas Araucanía y sus “Resultados” • Se inicia definición Plan de Mejoras del SERVIU • Director envía compromiso de Plan de Mejoras • Participantes: • Equipo SERVIU: Director - Jefes Depto. y Profesionales (Programación y Control; Administración y Finanzas; Operaciones Habitacionales y Técnico). • Equipo NC: • Profesionales María Elvira Sepúlveda Espinoza - Sección Programación Financiera y Ximena Gutiérrez Monclus - Unidad Gestión de Procesos. • Líder Proceso Benchmarking: Daniel Johnson Rodríguez – Jefe División de Finanzas
1er.BENCHMARKING INTERNO Productos: • Buenas Prácticas y Actividades Claves SERVIU ARAUCANÍA 2. Fortalezas, Debilidades y Otros Factores Relevantes SERVIUs CRÍTICOS 3. PLAN DE MEJORAS comprometido por Director y Equipo Serviu: Plazo – Indicadores
1. SERVIU ARAUCANÍA: Resumen Buenas Prácticas y Actividades Claves En la Base: • Liderazgo del Director y Coordinación del Jefe Programación y Control. • Comunicación entre Departamentos y entre Jefaturas y Equipos. • Profesionales que participan en el Proceso cuentan con: • Acabado conocimiento y experiencia del negocio • Conocen las Metas del Servicio • Conocen el Proceso “completo” de Programación F-F • Relación de trabajo con Proveedores y otros actores relevantes basada en la confianza y credibilidad mutua (reuniones y acuerdos de trabajo). • El Servicio ha relevado la importancia del Proceso: la Programación es la guía de la Ejecución para cumplir las Metas.
1. SERVIU ARAUCANÍA: Resumen Buenas Prácticas y Actividades Claves Actividades “para cumplir” la Programación: Lidera Director – Coordina Jefe PyC • Jornada de trabajo al inicio de año: dar a conocer las metas del año a todo el equipo Serviu y comprometer en su logro. • Reunión al inicio de cada mes: Jefe PyC se reúne con cada Depto. y Unidad para revisar metas y compromisos de la Programación mensual. • Comité Control de Gestión: reunión mensual Director, Jefes Depto. y Unidades para revisar avance Ejecución v/s Programación, puntos críticos y acciones que se requieren para cumplir la Programación. • Reunión Quincenal de coordinación SERVIU-SEREMI: puntos críticos y solicitudes de apoyo en la “gestión” con actores locales y regionales. • Consejo Asesor: reuniones semanales de Director con todos los Jefes de Depto. y Contralor Interno para revisar y corregir desviaciones semanales de la Programación, puntos críticos y sistemas de incentivos.
1. SERVIU ARAUCANÍA: Resumen Buenas Prácticas y Actividades Claves Actividades “para cumplir” la Programación: Lidera Director – Coordina Jefe PyC • El Equipo Directivo asume como una obligación cumplir la Programación y hacer todas las acciones necesarias para que esta se cumpla (relación cotidiana con proveedores/nivel central, etc.). Lo anterior, también es asumido por las Unidades relevantes, como las Unidades de Pago, quienes conocen la Programación y la asumen como su meta de pago semanal y mensual. 7. Existe un Coordinador de Supervisores de Obra lo que permite actualizar el “avance físico” en forma quincenal/semanal. • Existe un sistema interno de seguimiento de la gestión que permite compartir entre departamento el control de la programación y ejecución.
