Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il sistema archivistico di Ateneo

1. Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il sistema archivistico di Ateneo Padova, 20 aprile 2005

2. I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995) • Eliminazione dell’organizzazione a silos • Accensione dei fari sugli archivi • Idee e realizzazioni, non slogan • Strategie, non tattiche • Rapporto con gli informatici paritario • Revisione sistematica senza barriere ideologiche Fare Sapere Saper fare Saper far fare Far sapere

4. L’idea principale: l’archivio è unico Un differenziamento degli archivi in storici e non storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura Antonio Panella, 1938

5. Unicità dell’archivio Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio. Giorgio Cencetti, 1939

6. L’archivio è unico T.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653 La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica. Soc. Sip c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro T.A.R. 1997,I,4017

7. Le tre età dei documenti Protocollo e Archivio correnteAffari in corso di trattazione Archivio Archivio di depositoAffari esauriti entro i 40 anni Gestione dei flussi documentali Archivio storicoAffari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezione N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus

8. Tre massime da tenere in tasca • Punta a conquistare la luna. Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato tra le stelle • Non prenderti mai troppo sul serio • Divisi cadiamo

9. … un problema di metodo • Bisogna normalizzare e coinvolgere enti produttori simili • Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la fa solo quando l’archivio non gode di una direzione archivistica e gli standard non vengono applicati Confrontarsi con gli standard impone: • Capacità di confronto • Fatica e critiche

10. … un’ultima attività: inseguire, anzi precedere il …

12. Il formaggio Nasofino Trottolino Ridolino Tentenna

13. Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi” • Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo • 4 Conferenze organizzative e 3 seminari • Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di indice) • Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi • La linea dell’arco • Linee guida per l’anagrafica • Massimario e prontuario di selezione • Profili archivistici del protocollo informatico • Contributo alla teoria archivistica • Allegati • Protocollo differito • Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca • Docflow prima di 3Dinformatica - e Arianna • Studio del linguaggio degli informatici

14. L’equazione per dialogare meglio bit : byte = documento : fascicolo L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico: focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni!

15. EuroTitulus Ad Personam TitulusCaronte TitulusOrgani PROGETTOARCHIVI Titulus97 Universitas Rerum JhsiV 99 Thesis 99 InItinere eXtra Manuale di gestione I progetti archivistici Siciliarchivi Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari Veneziarchivi 2 - IUAV Giuliarchivi Pugliarchivi Cartesio

16. Al progettoTitulus 97hanno aderito54 Atenei italiani

17. Le due definizioni di Titulus 97 Titulus 97 (standard) Standard archivistico universitario adottato da una rete estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di classificazione normalizzato, nonché mediante la condivisione di una filosofia e di una metodologia di gestione di un archivio universitario. Titulus 97 (software) Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione informatica dei documenti, realizzato dalla software house 3D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli atenei aderenti allo standard archivistico.

18. Cosa manca al sistema archivistico universitario nazionale? • Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa • Revisione (e semplificazione) delle voci di indice • Redazione di un Thesaurus delle voci di indice • Individuazione della normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria • Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e degli affari / attività • Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli • Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione

19. Il progetto 2005 Revisione e semplificazione delle voci di indice Adeguamento del Regolamento del 1997 D.lgvo 490/1999 e DPR 445/2000 Thesaurus delle voci di indice Normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria Testo unico sulla documentazione amministrativa universitaria Revisione Tabella dei procedimenti e degli affari/attività) Redazione del Massimario e prontuario di selezione delle unità archivistiche Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli

20. Verso Titulus 97 (ver. 3.0) • XML • Interoperabilità • Gestione dei fascicoli degli studenti • Gestione degli oggetti • Controllo ortografico • Visualizzazione oggetti più frequenti • Gestione dell’archivio di deposito • Selezione dei documenti • Gestione camicia

21. Università degli Studi di Padova Università degli Studi di Pavia Università Iuavdi Venezia Alma Mater StudiorumUniversità di Bologna Il Manuale di gestionedel protocollo informaticoversione 2.0Venezia IUAV, 19 aprile 2005

23. Titulus Caronte (ex Medium) • Gestione dell’archivio di deposito • Selezione dei documenti • Elenchi di trasferimento e versamento • Georeferenziazione • Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con il sistema di gestione dell’Archivio corrente • Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema • Proiezione sull’Archivio storico • Costruzione di un Archivio di deposito

24. Da così...

26. IconaI.nformatizzazione delle CO.llezioni di immagiN.i di A.teneo

27. Icona

28. Il concetto di “squadra” Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza, persone assolutamente normali raggiungono risultati straordinari.                                 (Kenneth Blanchard) Non Superman, ma... È lo stravolgimento del project management!

29. Lavorare sempre insieme, per obiettivi concreti e misurabili con persone capaci...