Functiefamilies update: nieuwe uitdagingen voor HR HR-netwerk 28 maart en 4 april 2014

1. Functiefamilies update: nieuwe uitdagingen voor HRHR-netwerk 28 maart en 4 april 2014

2. Agenda – Deel 1 • 9:00-9:10:Verwelkoming en varia • Onderzoek inzetbaarheid door Karolien Van Dorpe • 9:10-9:25: Overzicht en impact regeringsbeslissing 22 november 2013 • Ronny Verstraete (DBZ) • 9:25-9:50: Vijf nieuwe mogelijkheden (voorstel en duiding) • Raymond François (AgO) • 9:50-10:05: Hoe ondersteunt Vlimpers functieclassificatie en koppeling PEP – fufa? • Luc Verschooren (AgO - Vlimpers) • 10:05-10:30: Help! – overzicht websites, toolbox en ondersteuningsaanbod • Mieke De Meester en An Rummens (AgO)

3. Agenda – Deel 2 • 10:30-10:45: Pauze (zaalverandering) • 10:45-12:15: Aan de slag!– interactieve sessie rond HR-uitdagingen(Vormingslokalen 2B) • 15:15-13u: Netwerklunch, met gelegenheid tot vragen

4. Functieclassificatie bij de Diensten van de Vlaamse overheid (DVO)overzicht en impact beslissing Vlaamse Regering 22 november 2013

5. Historiek • traject sinds SA 2005-2007 • toepassingsgebied (VPS zonder topkader) • protocol functieclassificatie (samenwerking overheid/vakbonden) • communicatie, kenmerken fube, beroep & onderhoud, referentieanalyse via fufa, begeleidingscommissie, … • begeleidingscommissie functieclassificatie (paritair) • opvolging kwaliteit en timing traject & informatie • consensusadvies (via CAG) over diverse thema’s • zie www.bestuurszaken.be/functieclassifcatie • beslissing Vlaamse Regering 22 november 2013 • integrale validatie van het consensusadvies BC

6. Impact beslissing VR in vogelvlucht • te doen in de periode 2014-2015 • alle functiebeschrijvingen actualiseren, ook middenkader • functies wegen (toewijzen aan nieuwe functieniveaumatrix) • resultaten validerenop entiteitsniveau • wegingsresultaat aan functiehouders communiceren • 1ste toepassing van de beroepsprocedure(zie verder) • voorbereiden personeelsplanning in fufa’svanaf 2016 • ontwikkelen monitorings- en rapporteringsinstrument (o.a. specifieke functies inventariseren, eenvormige toepassing, standaardfuncties (?), ander soort bedrijfsinformatie, …) • validatie functieniveaumatrix en wegingsmethodiek

7. 56 => 81 3,5 => 5

8. Functieniveaumatrix en wegingsmethodiek • verplicht gebruik functieniveaumatrix i.k.v. objectivering van de toelage tijdelijke functieverzwaring • instrumenten en processen worden momenteel uitgetest in 15proefprojecten beloningsbeleid (aFM, dep LNE, AgO, SVR, VLM, ANB, VMM, DBZ, agentschap Jongerenwelzijn, INBO, AOE, VLABEL, dep FB, Syntra Vlaanderen en VDAB) • nog geen methodiek voor het wegen van specifieke functies (wel inventariseren)

9. Beroepsprocedure • einde 2014: verankering in VPS (1ste principiële goedkeuring VR in mei 2014), toelichtende omzendbrief, huishoudelijk reglement van de beroepscommissie Functieclassificatie • ‘geschillen’ binnen de entiteit opsparen tot juridisch onderbouwing rond is • nu toelichting & ondersteuning via verschillende kanalen (mailing LA, HR-netwerk op 28/3 en 4/4, SOPO 18/3/2014, SC XVIII op 19/3/2014, …) • geen reden om nog niet aan het werk te gaan!

10. Beroepsprocedure • kwaliteitscriteria (inhoud functiebeschrijving, sjabloon, transparantie in proces, opleidingsvereiste, validatieorgaan, monitorings- en rapporteringsinstrument, …) • interne procedure • 1ste fase: fube/fufa (voor de weging) • 2de fase wegingsresultaat) • externe procedure (enkel na doorlopen interne procedure, paritaire beroepscommissie, …) • geen beroep tegen vormgebreken, de functieniveaumatrix en/of de wegingsmethodiek • later meer…

11. Meer informatie Ronny Verstraete, projectleider beloningsbeleid & functieclassificatie departement Bestuurszaken 0475/55 16 11 of ronny.verstraete@bz.vlaanderen.be http://www.bestuurszaken.be/functieclassificatie http://www.bestuurszaken.be/beloningsbeleid-vlaamse-overheid

12. Functiefamilies Vlaamse overheid:5 nieuwe mogelijkhedenvoorstelling en duiding

13. 5 nieuwe mogelijkheden • Functiefamilie leidinggevend middenkader • Fijnmazigheid • 4 waarden • 4 rollen voor leidinggevenden • Competentieboek 2013

14. Functiefamilie leidinggevend middenkader • In te delen door leidend ambtenaar • Validatie door mgtcomité beleidsdomein • Best door iemand anders laten ondersteunen als functiehouder jouw chef is

15. Fijnmazigheid: wat is het wel? • Bepaalde scorecombinaties geven vanaf 28 maart 2014 een niveau ‘+’ • Uitgewerkt voor gevallen waar het hogere functiefamilieniveau twee of drie functieklassen verhoogt • 2 uitzonderingen: • Dossierbeheerder externe aanvragen 3 + (16) onmogelijk • Controle en audit 2++ (15) onmogelijk

17. Fijnmazigheid: wat is het niet? • Bij de scores zelf bestaat nog steeds geen ‘tussenin’ score. Je kiest eenduidig voor 1 of 2 of 3 of… • Geen sjablonen functiebeschrijving (en dus geen competentievoorstellen) voor de niveaus ‘+’ • inspiratie haal je uit het voorstel voor het niveau zonder de plus en het niveau erboven

18. Bijkomende veranderingen aan indelingsregels (versie maart 2014) • Indelingsregels zijn veranderd voor: • Dossierbeheerder externe aanvragen niv 3 • Dossier - en gegevensbeheerder niv 3 • Organisatie-ondersteunend niv 3 • Beleidsthemabeheerderniv 2 (ook relevant voor de voorlopers van de fijnmazigheid) • Lager kader niv 2+ (alleen relevant voor de voorlopers van de fijnmazigheid) • Indelingscriteria zijn veranderd voor: • Beleidsthemabeheerder(ook relevant voor de voorlopers van de fijnmazigheid )

19. 4 waarden De Vlaamse overheid is open en wendbaar en anticipeert daadkrachtig op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werkt ze aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang

20. 4 waarden - tips voor HR DO Integreer de waarden Vlaamse overheid in de waarden van je eigen entiteit of omgekeerd Bekijk de gevolgen van de waarden voor je • Structuur • Processen procedures systemen • Leiderschap • Competenties De waarden worden ook opgenomen in de leidraad organisatiebeheersing van audit Vlaanderen DON’T het waardenverhaal beperken tot vertaling naar competenties

21. 4 rollen leidinggeven Leider Manager Ondernemer Coach Tips: Een rol is nooit een doel op zich. Bekijk in welke mate welke rol in welke situatie relevant is en zet die dan in. Bekijk de rollen ook als groep leidinggevenden (bv een directieraad): wie neemt welke rol(len) op vanuit het aanwezige talent?

22. Competentieboek 2013 • Van 32 naar 23 competenties in vijf clusters • Persoon 3 • Interactie 7 • Denken 3 • Oplossing 6 • Beheer 4

23. Competentieboek 2013 Wat met de competenties uit de cluster “waardegebonden competenties”?  Inhoud van deze competenties is bewaard, soms onder andere naam Klantgerichtheid = Samenwerken = Betrouwbaarheid → verantwoordelijkheid nemen Voortdurend verbeteren → zelfontwikkeling → innoveren

24. Competentieboek 2013 Waar zijn de competenties uit de cluster ‘leidinggeven’ gebleven? • Ondergebracht in andere clusters, soms van naam veranderd/herwerkt Ontwikkelen van medewerkers → coachen Richting geven Delegeren

25. Competentieboek 2013 • oud → nieuw Voortdurend verbeteren → zelfontwikkeling , innoveren Betrouwbaarheid → verantwoordelijkheid nemen Omgaan met stress → flexibiliteit, assertiviteit , resultaatgerichtheid optreden → overtuigen Organisatiebetrokkenheid → verantwoordelijkheid nemen Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid → communiceren Didactische vaardigheid → communiceren Luisteren → inleving Creativiteit → innoveren, flexibiliteit Organisatiesensitiviteit → netwerken, inleving, overtuigen, beslissen, oordeelsvorming nauwgezetheid → zorgvuldigheid Plannen , organiseren → plannen & organiseren Ontwikkelen van medewerkers→ coachen

26. Competenties en waarden Waarden → competenties (eerste analyse feb 2014) Vertrouwen → verantwoordelijkheid nemen, coachen Openheid → samenwerken, netwerken Wendbaarheid → klantgerichtheid, flexibiliteit Daadkracht → beslissen, verantwoordelijkheid nemen

27. Competenties en rollen Rollen leidinggeven → competenties (eerste analyse feb 2014) leider → visie manager → plannen & organiseren ondernemer → innoveren coach→ coachen

28. Integreren van competentieboek , waarden, rollen in functiebeschrijvingen • Waarden vermeld in nieuw sjabloon functiebeschrijving • Voor cluster aansturing ook rollen vermeld in sjablonen • Insteek competentieprofiel per functiefamilieniveau o.b.v. compentieboek(max 6 competenties)  aan te vullen of te wijzigen met eigen accenten tot max 8

29. Functiefamilies in lijn met waarden ? • VERTROUWEN ja want systeem is duidelijk waardoor geloofwaardigheid ↑ • OPENHEID ja de Haymethodiek is universeel en we stellen ons open voor systemen die in de maatschappij gangbaar zijn • WENDBAAR ja we definiëren onze dienstverlening proactief, we wachten niet tot de problemen onbeheersbaar worden • DAADKRACHT ja beslissing (verplicht) die we uitvoeren en ondertussen leren we uit fouten en stellen we bij

30. Meer informatie Raymond François, adviseur functiefamilies Agentschap voor overheidspersoneel 0490/65 43 65 of raymond.francois@bz.vlaanderen.be http://www.bestuurszaken.be/functieclassificatie http://www.bestuurszaken.be/beloningsbeleid-vlaamse-overheid

31. Hoe ondersteuntVlimpersfunctieclassificatiepep volgensfufa?

32. Doelgroep • Niet Vlimpers gebruikers: demonstratie wat de mogelijkheden zijn in Vlimpers, zodat de huidige opzet nadien makkelijk kan geïntegreerd worden in Vlimpers • Vlimpers gebruikers: deel van de nodige modules reeds in gebruik, maar moet nog aangevuld worden. Hoe kunnen we ons hier best op voorbereiden? • Vlimpers talent gebruikers: nodige modules reeds in gebruik. De geregistreerde data dient uitgebreid/ aangepast te worden.

33. Inleiding Mini verkenning nodige modules en hun samenhang

34. Inleiding profielbeheer Gegevens profielbeheer gekoppeld aan persoonsgegevens Beschrijving arbeidsplaats DIN Arbeidsplaats-beheer PROFIELBEHEER Vacaturemarkt E-PLOEG Functiebeschrijving vacaturebericht Functiebeschrijving planning

35. Niet persoonsprofielen administratief medewerker telefonie administratief medewerker logistiek administratief ondersteunend administratief ondersteunend, niveau 2

36. Module Profielbeheer aanpassen • Fijnmazigheid (de plusjes en middenkaderfufa kunnen nog niet geselecteerd worden) • Nieuw competentieboek integreren Streefdoel: release augustus SURPLUS (op middellange termijn) • Selfservice werknemer profielbeheer? Cfr. goedkeuren fube • Opzet vaktechnische competenties omvormen

37. Inleiding profielbeheer Gegevens profielbeheer gekoppeld aan persoonsgegevens Beschrijving arbeidsplaats DIN Arbeidsplaats-beheer PROFIELBEHEER Vacaturemarkt E-PLOEG Functiebeschrijving vacaturebericht Functiebeschrijving planning

38. Organisatie heeft stoelen Arbeidsplaats Medewerker secretariaat STG Brussel C1

39. Inleiding profielbeheer Gegevens profielbeheer gekoppeld aan persoonsgegevens Beschrijving arbeidsplaats DIN Arbeidsplaats-beheer PROFIELBEHEER Vacaturemarkt E-PLOEG Functiebeschrijving vacaturebericht Functiebeschrijving planning

40. Het personeelsdossier wordt aan de arbeidsplaats gekoppeld arbeidsplaats Vlimpers Arbeidsplaatsbeheer ‘hard’ personeelsdossier Vlimpers (DIN) Arbeidsplaatsprofiel VlimpersProfielbeheer

41. Rapportering PEP gekoppeld aan functiefamilies

42. Rapportering en monitoring Centraal monitoringssysteem voor functieclassificatie is nodig (nota VR) Voorbeeld rapport PEP gekoppeld aan fufa Indien Vlimpers correct wordt geïmplementeerd volgens de gemaakte afspraken kan u dergelijk rapport genereren:

43. Concreet Wat nu?

44. Voor iedereen hier aanwezig ‘Bezint eer ge begint’ • M.b.t. PEP: • Wat is belangrijk voor het management? • Waarvoor gaan we het PEP gebruiken? • Beheren van AS IS en TO BE? • Stoelendans consequent beheren • M.b.t. functies: • Welke functies heeft de organisatie nodig om processen te realiseren? • Hoe verhouden die zich ten opzichte van elkaar?  Conceptueel verhaal komt vóór implementatie in Vlimpers

45. Niet Vlimpers gebruikers Vergelijking maken tussen huidig beheer van data in eigen systeem en deze in Vlimpers en maximaal afstemmen (zowel voor PEP als functieclassificatie) • Maakt overstap naar Vlimpers eenvoudiger • Zorgt voor een kwaliteitsvollere rapportering op VO niveau via de rondvraag Vlimpers presentatie

46. Vlimpersgebruikers Arbeidsplaatsbeheer implementeren • Handleidingen beschikbaar • Kennis bij MOD die module reeds uitrollen • Opleiding/ ondersteuning vanuit GVDC Profielbeheer (niet-persoonsprofielen) implementeren • Handleidingen beschikbaar • Kennis bij MOD die module reeds uitrollen • Opleiding/ ondersteuning vanuit GVDC Vlimpers presentatie

47. Vlimpers talent gebruikers Arbeidsplaatsbeheer optimaliseren indien nodig • Ontbrekende data aanvullen Profielbeheer (niet-persoonsprofielen) optimaliseren ifv fijnmazigheid+ middenkader, nieuw competentieboek • Ontbrekende data aanvullen • Huidige aangemaakte profielen wijzigen Vlimpers presentatie

48. Meer informatie Willy De Weirdt, afdelingshoofd Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum 0478/36.40.22 of willy.deweirdt@bz.vlaanderen.be Liesje De Schryver, trekker profielbeheer Departement LNE 0475/55 16 11 of liesje.deschryver@lne.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/vlimpersdiensten

49. Help! overzicht websites, toolbox en ondersteuningsaanbod

50. Informatie… • www.bestuurszaken.be/functieclassificatie • Alle informatie mbt beleidskader functieclassificatie • Wat is functieclassificatie? • Regelgeving • Beroepsprocedure • Loopbaan- en beloningsbeleid • www.bestuurszaken.be/functiefamilies • Alle informatie mbt instrument functiefamilies • Wat is het en waarvoor wordt het gebruikt? • De 16 functiefamiliebeschrijvingen • Het competentieboek • http://www.bestuurszaken.be/opleidingscatalogus • Informatie + data opleiding functiefamilies