Ledelse og organisering av klyngeprosjekter

1. Ledelseogorganiseringavklyngeprosjekter Styringsgruppemøte Digin, Kristiansand, 22.oktober 2013 Jon Kveine og Eivind Petershagen, Innovasjon Norge www.arenaprogrammet.no

2. Hovedtema Introduksjon: Evaluering av programmet 2011 Programmets ambisjoner Hva er det spesielle med å lede og organisere klyngeprosjekter? Tre ulike ledelsesformer Organisering av klyngeprosjekter: Roller – Ansvar - Forventninger Styrets rolle Fasilitatorens (Prosjektleders)funksjoner

3. Arena-prosjekter august 2013 Arena BioTechNorth Arctic Winter Adventures Arctic Maritime Cluster Mineral Cluster North Arena Smart Grid Services Smart Water Cluster Ocean Ingredients Arena NxtMedia Furniture Cluster Wind Cluster Norway iKuben Arena Fruit Cluster Valdres Health Cluster Arena NOW Arena Heidner MediArena Oslo Medtech DesignArena Subsea Valley Maritime CleanTech West Arena Magica Arena Ocean ofOpportunities Electric Mobility Norway Arena Eyde Clean Water Norway Arena Usus Arena Leisure Boats Arena Digin

4. Hovedresultater Arena Relevans Godt forankret i klyngeteori God samfunnsøkonomisk begrunnelse Bevisst seleksjonsstrategi Målrealisering Har lykkes med å realisere hovedmålet Målrealisering økt over tid Høy mobiliserende effekt Effektivitet Tjenestene fungerer i all hovedsak godt Tungvinte administrative rutiner Variabel kompetanse

5. Hva skal Arena-prosjektene oppnå? • Forsterket samhandling mellom aktørene • Felles langsiktig og strategisk fokus • Økt innovasjons- og kommersialiseringsaktivitet • Bedre tilgang på relevant kompetanse • Økt synlighet og attraktivitet • Sterkere internasjonale koplinger • Økt konkurranseevne for bedriftene

6. Suksessfaktorer Lederskap Resultater Strategiske veivalg Utvikle klyngens struktur og ressurser Samhandlings- prosesser Eierskap

7. Ledelse av klyngeprosjekter

8. Organisering av klyngeprosjekter – en viktig suksessfaktor Klyngen Hvilke prinsipper og modeller for ledelse er mest effektive? Klyngeprosjektet Hvordan bør aktørene i prosjektet organisere seg? Fasilitator/Prosjektleder Styret Hva er prosjektlederens rolle og oppgave? Partnerskapet

9. Marked Priser Hierarki Autoritet Nettverk Tillit Utfordringer ved ledelse av nettverk • Mange uavhengige enheter med hver sine egeninteresser • Ingen “kommandostruktur” • Uklar sammenheng mellom innsats og resultat • Uklare og overlappende roller mellom personer, institusjoner og merkevarer • Hvordan initiere og følge opp prosesser?

10. Ledelse må gjenspeile klyngeprosjektets/ klyngens særpreg Fase i prosessen Ledelses- prinsipper Samhandlings- kultur Prosjekt el. varig struktur Ambisjons- nivå Grad av kompleksitet

11. Lederskap • Klyngeutvikling krever aktiv og dynamisk ledelse • Ingen instruksjonsmyndighet • God fasilitering av prosessene avgjørende Foto: Terje Borud «Prosjektleders egenskaper har en direkte effekt på prosjektets måloppnåelse – og en indirekte effekt – via bedriftenes aktive deltakelse» Menon: Evaluering av Arena-programmet (2011)

12. Tre ledelsesmodeller Visjons- basert Relasjons- orientert Handlings- orientert

13. Faser i et klyngeprosjekt – Hvilke spørsmål må håndteres? Mobilisering Organisering Reorganisering Strategiutvikling Konkretisering Prosjekt- gjennomføring Strategirevisjon Initiering Iverksetting Drift Endring Hvor mange og store ambisjoner? Hvor mange interessenter ? Hvor like/ulike interesser? Hvordan skape engasjement? Hvordan skal byrder og gevinster fordeles? Hvor mye skal formaliseres? Hvordan holde trykket oppe? Hvordan jobbe med relevante oppgaver? Hvordan løse vanskelige saker? Klyngen «tar av» Hvordan møte eksterne ”sjokk”? Hvordan møte interne utfordringer?

14. Initieringsfasen Hvor mange og store ambisjoner? Hvor mange interessenter ? Hvor like/ulike interesser? Spørsmål: Behov: Ledelsesstrategi: Skape mening Skape oppslutning Skape tillit Scenarieprosesser Dialoger Visjonsutvikling

15. Driftsfasen Hvordan holde trykket oppe? Hvordan jobbe med relevante oppgaver? Hvordan løse konflikter? Spørsmål: Behov: Ledelsesstrategi: Videreutvikle relasjoner Fornye strategier og aktiviteter Finne smidige løsninger Dialoger Strategiprosesser Læringsarenaer

16. Ledelsesmodellene må kombineres Et klyngeprosjekt kan ikke ledes gjennom å rendyrke bare en av ledelsesmodellene Ulike faser og situasjoner krever ulik vektlegging (situasjonsbasert ledelse) Det er behov for en kontinuerlig dialog om hva slags ledelse som bør utøves H V R

17. Ledelsesfokus i ulike faser H H H H R R R R V V V V Initiering Iverksetting Drift Endring

18. Organisering

19. Organisering av et Arena-prosjekt Styringsgruppen Kontrakt Prosjekter Fasilitator/Prosjekt-leder Prosjekter Prosjekter Kontraktspartner Avtaleverk Partnere Deltakere Partnerskapet Deltakerforsamling

20. Rollefordelingen må være best mulig avklart Men, også gi rom for at aktørene kan utfordre hverandre Roller og relasjoner kan endre seg over tid og i ulike prosjektfaser Roller og relasjoner Styringsgruppen Kontraktspartner Partnerskapet Fasilitator/Prosjektleder

21. Styringsgruppen - sammensetning Leder av SG er normalt leder av en av kjernebedriftene Bedriftsrepresentanter i flertall Bredde i perspektiver og interesser Sammensetningen kan endres underveis – i takt med prosjektets utvikling Styringsgruppen må gi energi til prosjektet!

22. Styringsgruppens rolle og ansvar Strategiutvikling Forvalte klyngens ressurser Håndtere uenighet Utvikle eksterne relasjoner

23. Strategiutvikling Hva er klyngens samlende interesse? Minste felles multiplum Utvikle og ivareta klyngens felles strategi Etablere en felles forståelse og retning Strategien er aldri ferdig - løpende utvikling og kommunikasjon Prioritere oppgaver ut fra ressurser Hva er det klyngeprosjektet ikke skal gjøre? Avklare forventninger til klyngens arbeid Hva kan en forvente av resultater? Sette riktige mål «10% økning i deltakernes omsetning» kan være en fin visjon, men er ikke et mål man vil bli målt på

24. Utvikle og forvalte klyngens ressurser Legitimitet Oppfattes klyngeinitiativet som rettferdig og velbegrunnet? Tillit Er det tillit mellom aktørene i klyngen? Tydelighet Er roller, mål og aktiviteter godt kommunisert og forstått? Åpenhet Hva er kriteriene for å bli innlemmet i partnerskapet? Transparens Innsyn, informasjon, åpenhet

25. Håndtere motsetninger og ulikheter Interessemotsetninger Det vil alltid være varierende grad av ulike interesser Dette er bra for dynamikken, men må håndteres Konkurranseflater Kommersiell konkurranse mellom deltakere er normalt og positivt, men kan være krevende å balansere Rettigheter (IPR) Hvem eier eller kan utnytte resultater? Gratispassasjerproblematikk Hva gjør man hvis noen ikke bidrar med sin andel Både evne og vilje til å bidra kan variere over tid og mellom aktører

26. Håndtere eksterne relasjoner Omdømme Hvordan forstås og oppfattes klyngeprosjektet blant deltakere og i omverdenen? Klyngeinitiativet i forhold til andre interesseorganisasjoner I regionen, eller i bransjen Nasjonal rolle? Mange Arena-prosjekter bør/kan ha ambisjoner om å være synlige på nasjonale arenaer – Hvordan definere denne rollen? Internasjonalisering

27. www.maritimecleantech.no • ”Me samarbeider der me kan, og konkurrerer der me må”

28. Styringsgruppens arbeid og fokusområder: • Straks resultat + definere mål og strategi • Holde fokus på bedriftene og bedriftenes samhandling • Implementere utviklede verktøy i bedriftene • Rekruttering av nye deltakere med vilje og evne • Håndtere press fra mange grupper og hjelpe prosjektledelsen å holde fokus • Risiko og ting som må unngås • Styre mot exit fra dag 1

29. 2011 • Skape entusiasme og begeistring

30. Fasilitatorfunksjonen- Prosjektleder

31. Behovet for fasilitering (prosjektledelse) Et klyngeprosjektkarakteriseresav: Autonomeaktører med egneressurser Aktøreneharforskjelligemåter å drive forretningsutviklingpå. Forskjelligedrivkrefteroginteressenter. Aktøreneerofte “låst” i strukturersomgjørnoemulig, men somkanhindreandreaktiviteter Ingenhar i utgangspunktetautoritettilå ledehelheten Ledelsemåskjeitettsamspillmellomprosjektleder ogaktørene ( styringsgruppa) for å oppnåmerverdi

32. Klyngeledelse handler om: • Forståhelesystemet, miljøet med forutsetninger/reglerog roller • Ha ressurserøkonomiskogkompetansemessig - ogorganiseresegslik at utviklingkanskje • Ha mot ogstayerevnetil å gjøre de rettetingene – kortsiktigoglangsiktig • Timing – nårernoemodentnok • Værelagspillere – utviklingavhelhetenvilkunnegimertilalle

33. De mange rollene og oppgavene • Kople klyngens aktører • Organisere møteplasser • Identifisere ideer til • felles aksjoner • Iverksette samarbeids- • prosjekter Nettverks- byggeren Pådriveren Kommuni- katoren Lederen • Kommunisere • ”mål og mening” • Skape oppslutning • Skape framdrift • Sørge for strategisk • retning • Løse konflikter

34. Tillitsbygging er en sentral oppgave i «klyngebygging»! • Tillit bygges over tid – gjennom å møtes • Tillit er nødvendig for å få til reelt samarbeid • Tillit ufarliggjør • Tillit må bygges til alle relasjoner – alle veier • Tillit skaper tillit.

35. De mange forventningene Verts- institusjonen Partnerskapet Styret Enkelt- bedriftene Det offentlige virkemiddel- apparatet Enkelt- bedriftene Enkelt- bedriftene Interessentene

36. De mange forventningene • Prosjektleder må ha et godt overblikk over interesser og forventninger • Prosjektleder og styret/ partnerskapet må gjensidig utfordre hverandre • Prosjektleder kan ikke/bør ikke si ja til alt og alle! • Programmets forventning: • Bidra aktivt til å • profilere Arena • Bidra aktivt på Arenas felles • lærings- og utviklingsarenaer • Rapportere som avtalt…

38. European Cluster Excellence Baseline 31 indikatorer for en god klyngeorganisasjon Klyngens struktur Deltakelse, sammensetning, Antall Geografisk konsentrasjon Ledelse og samarbeid Ledelsesteamet, Klare roller, Direkte dialog med deltakerne, Grad av samarbeid, Integrasjon med innovasjonssystemet Finansiering Langsiktighet Andel privat finansiering Mål, strategier og tjenester Strategiprosesser, Tjenestetilbud, Aktivitetsnivå, Kommunikasjon Anerkjennelse Anerkjennelse i media, Kundetilfredshet Suksesshistorier

39. Gold levelclusters

40. www.clustercollaboration.eu

41. Posisjon Global Nasjonal Regional «GCE» NCE 2 NCE 1 Arena + 2 år Arena 3 år Pre-Arena Klynge-samarbeid Umodent Modent