Prosessin kehittäminen

1. Prosessin kehittäminen

2. Mitä prosessissa kehitetään • Pohjana esim. CMM • Projektien hallinta • Prosessin kuvaus, toimintaohjeet • Laadunvarmistus • Mentelmät • Riskinhallinta • Yms.

3. Kehittämisen tavoitteita • Tuotannon tehokkuus • Prosessin mitattavuus • Ylläpidettävyyden paraneminen • Laadun paraneminen • Luotettavuus (prosessikuvauksen kehittäminen) • Ongelmatilanteiden hallinta • Prosessin käytettävyys/käyttö

4. Perusasioita kehittämisessä • Ymmärretään todelliset kustannukset • Kehittäminen täytyy liiketoiminnassa nähdä sijoituksena, jonka on maksettava itsensä takaisin • Ei muuteta liikaa kerralla • Varataan muutokseen riittävästi aikaa ja resursseja • Perustellaan muutokset, joille toivottavasti on hyvät perusteet • Tunnistetaan muutosprosessin luonne • Esim. varaudutaan muutosvastarintaan • Mieluusti kokemustietoa muutosprosessin läpiviemisestä omassa yrityksessä

5. Kehittämisen laajuus • ”Arkipäiväiset” muutokset • Esim. Prosessin jonkin osa-alueen parantaminen • Kysymys on jatkuvasta muutoksesta (kehittymisestä) • Tähän voi olla mallinnettu prosessi • Kehittämishankkeet • Suurempia muutoksia • Lähdetään liikkeelle ongelmasta, johon etsitään ratkasua • Esim. Uusien menetelmien käyttöönotto

6. Prosessin kehittämisprosessi (Sommerville 2001) Introduce process change Analyse process identify improvements Tune process model Train engineers Process model Process change plan Training plan Feedback on improvements Revised process model

7. Sommervillen prosessimallista • Jokainen vaihe saattaa kestää useita kuukausia • Toteutus vaatii organisaation sitoutumista ja resursseja • Malli ei käsittele kehittämishanketta kovin laajasti

8. Demingin laatuympyrä Huomaa kokeilu ennen laajamittaista käyttöönottoa!

9. Kehityshankkeen vaiheet Hankkeen valmistelu Analyysi- vaihe Käyttöön- otto Hankkeen suunnittelu Prosessin suunnittelu Jatko- kehitys

10. 1. Hankkeen valmistelu • Johdon sitoutuminen • Tietoisuuden levittäminen • Tavoitteiden asettaminen • Siis jo tässä vaiheessa toimenpiteillä tähdätään muutosvastarintaan valmistautumiseen

11. 1. Hankkeen valmisteluJohdon sitoutuminen • Ilman johdon sitoutumista hanke ei onnistu • Resurssien varaaminen • Riittävästi resursseja • Henkilökohtaisiin työsuunnitelmiin • Viestintä – johdon aito asenne kaikilla tasoilla • Johdon läsnäolo • Ilmapiiri

12. 1. Hankkeen valmisteluTietoisuuden levittäminen • Avoin tiedottaminen koko organisaatioon • Meillä ollaan tekemässä ‘tällaista’ • Motivointi • Miksi sen toteuttaminen meillä kannattaa (esim. Laatukustannusten tiedostaminen) • Miksi juuri sinun kannattaa olla aktiivinen tässä uudistuksessa • Positiivinen viestintä • Ensin yhteisymmärrys johtajistossa – sitten tiedottaminen koko organisaatioon • Erimielisyys johtajistossa hajottava tekijä

13. 1. Hankkeen valmisteluAlustavien tavoitteiden asettaminen • Mitä hankkeella halutaan saavuttaa? • Realistinen asenne aikatauluun ja budjettiin jo tässä vaiheessa. • Hyvä tilaisuus saada koko johtajisto mukaan jo tässä vaiheessa, myös väliportaan johtajat mukaan

14. 2. Kehityshankkeen suunnittelu • Suunnitelmien luominen • Hankkeesta vastuussa olevan tiimin kasaaminen • Resurssien varaaminen • Koulutus- ja opiskelu

15. 2. Hankkeen suunnitteluSuunnitelmien luominen • Suunnitelmien luominen • Budjetti, aikataulu, riskit, tavoitteet • Hyödynnetään kokemustietoa omasta organisaatiosta, jos mahdollista • Usein resurssien kulutus aliarvioidaan • Priorisoidaan tavoitteet • Kehittäminen on sijoitus - kustannusarvio ja tavoitteet on perustettava odotetulle hyödylle • Tarpeeksi pitkäjänteinen ajattelu • Kustannushyöty tulee viiveellä • Kovin suuria muutoksia ei voi toteuttaa kerralla • Mittarit muutoksen mittaamiseen

16. 2. Hankkeen suunnitteluTiimin kasaaminen • Vastuutiimiin muitakin kuin johtajia • Huomioidaan eri osaamisalueet • Huomioidaan myös ihmissuhteet • Tiimin sisällä • Tiimin vaikutus organisaatioon • Valintaan vaikuttavat seikat täytyy priorisoida, koska liian suuri tiimi ei toimi

17. 2. Hankkeen suunnitteluResurssien varaaminen • Työaikaa vaaditaan muiltakin, kun johtajilta ja vastuutiimiltä • Varattava aikaa työsuunnitelmiin • Kannattaisiko sijoittaa tässä vaiheessa ihmisten osallistumiseen muutovastarinnan lieventämiseksi?

18. 2. Hankkeen suunnitteluKoulutus ja opiskelu • Vastuullinen tiimi tutustuu kehitettävään aihealueeseen • Tieteellinen materiaali • Muiden kokemukset • Tarkoitus on kehittää yleistietoa ennen oman organisaation toiminnan syvällistä analysointia

19. 3. Analyysivaihe • Analysoidaan organisaation nykytila kehitettävällä osa-alueella • Mittaustieto • Haastattelut (Kuinka meillä oikeasti toimitaan?) • Kuinka tällä toimitaan • Mitä ongelmia toiminnassa on • Analysoinnin tarve riippuu kehityshankkeesta • Onko tarkkaa tietoa oman organisaation toiminnasta jo olemassa? • Tarvitaanko nykyisen toiminnan tuntemusta? • Suunnitelmien tarkentaminen

20. 4. Prosessin kehittäminen • Kehityskohteesta riippuvaa toimintaa • Pohjana analyysivaihe • Ei liian suuria muutoksia kerralla • Työntekijät mukaan • Esim. analyysivaiheen haastattelujen hyödyntäminen

21. 5. Käyttöönotto ja koulutus • Oltava suunnitelmallista toimintaa • Testiprojektit ennen laajamittaista käyttöönottoa! • Esimerkki etenemisestä: • Koulutetaan osa työntekijöistä testiprojekteja varten • Toteutetaan testiprojektit ja arvioidaan tulokset • Tehdään tarvittaessa muutoksia ja palataan 1. kohtaan • Koko johtajiston koulutus (onko aina tarpeellista?) • Koko henkilöstön koulutus • Laajamittainen käyttöönotto

22. 6. Jatkokehitys • Aina jää asioita, joita ei ehditä toteuttaa rajallisen hankkeen puitteissa • Toteuttamatta jääneiden asioiden listaus ja priorisointi