Goed samenwerken tussen gemeente en OCMW Ronde tafel armoede, Ceder, 17 april 2013

1. Goed samenwerken tussen gemeente en OCMWRonde tafel armoede, Ceder, 17 april 2013 Piet Van Schuylenbergh directeur afdeling OCMW’s VVSG

2. Opdracht gemeente en OCMW • Gemeente: algemene opdracht: • bijdragen tot welzijn van de burgers en duurzame ontwikkeling • alle aangelegenheden van gemeentelijk belang • hoe: burgernabij, democratisch, transparant, doelmatig, betrokkenheid inwoners en open • OCMW= gemeentelijke instelling met specifieke opdracht: • mensen in staat stellen een menswaardig leven te leiden • eigen organieke wetgeving, taken en bevoegdheden • aparte publieke rechtspersoon met nauwe band met gemeente

3. Relatie gemeente-OCMW: samenwerking • Lokaal sociaal beleid: samen plannen en uitvoeren, sociaal huis • Gemeenschappelijke diensten • Beroep doen op elkaars personeel • Overleg in de schoot van het CBS

4. Relatie gemeente-OCMW: toezicht • CBS oefent toezicht uit (gemeentelijk belang) • Burgemeester kan RMW bijwonen en dossiers doen verdagen • Gemeenteraad keurt strategische beslissingen OCMW goed (MJP, oprichten diensten, toetreden tot verenigingen) • Waarom: gemeente financieel mee verantwoordelijk (werkingssubsidie aan OCMW)

5. Relatie gemeente-OCMW • Samenwerking: gelijkwaardige partners • Toezicht: ongelijkwaardige partners • Potentieel conflict ! • Toezicht mag geen rem zijn op samenwerking

6. Respect voor elkaars opdracht • Ook sociaal beleid behoort tot gemeentelijk beleid: eenheid van beleid • sociaal beleid houdt rekening met huisvesting, ruimtelijke ordening, veiligheid, cultuur en vrije tijd, werkgelegenheid,… • in alle beleidsdomeinen moet er aandacht zijn voor het sociale aspect • Operationele vrijheid OCMW: • heeft te maken met de opdracht, de doelgroepen (hulpvrager), netwerken, concurrentiepositie • eenheid van uitvoering

7. Samenwerking m.b.t. beleid en beheer • Beleid: • Lokaal sociaal beleid • BBC en meerjarenplan • Beheer • Dienstverlening Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

8. Evoluties op het terrein • 3 lijnen: • Meer afstemming van het beleid • Bundeling van alle vormen van sociale dienstverlening naar de burger in één hand, nl. het OCMW (=taakverdeling) • Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van ondersteunende diensten (vele formules)

9. Ondersteunende diensten • Waarom samenwerken ? • Inhoudelijke samenwerking vergt vaak ook samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten • Schaalvoordelen: het beste resultaat tegen de laagste kost • Bereikvoordelen: verbreden van het aanbod • Meer focus op de kernactiviteiten

10. Huidige top 5 van samenwerking* • ICT: 58% • Communicatie: 49% • Technische dienst: 45% • Personeel: 42% • Interne preventie: 36% *bevraging gemeentesecretarissen, situatie 2011 Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

11. Schaalvoordelen • Vaak bij gespecialiseerde diensten • Betere benutting van de capaciteit • Leereffecten door volume • Voorbeelden: • ICT-verantwoordelijke • medewerker overheidsopdrachten • communicatieambtenaar

12. Schaalvoordelen : nuanceren ! • Er bestaat geen unieke optimale schaal • Schaaldifferentiatie naargelang het thema • Samenwerken met OCMW’s in de regio (b.v. schuldbemiddeling) • Samenwerken met de gemeente • Samenwerken met andere partners (CAW, SHM, PWA, Werkwinkel,…) • Alleen doen

13. Schaalnadelen • Samenwerking vergt sowieso extra mankracht (overleg, afstemming, uitvoering) • Behoeften van gemeente en OCMW aan ondersteuning moeten vergelijkbaar zijn • Als de behoeften van de ene zeer specifiek zijn, moet de andere teveel aanpassen • Ondersteuning moet beide besturen toelaten hun dienstverlening aan hun cliënten uit te voeren en zelfs te verbeteren

14. Randvoorwaarden • Heldere doelstellingen, vertrekkend van de kerntaken van beide besturen • Politiek en ambtelijk draagvlak • Helder juridisch kader

15. Heldere doelstellingen (1) • Samenwerking is geen opslorping • Samenwerking mag eigenheid en realisatie kerntaken OCMW niet op het spel zetten : • Sociaal beleid als belangrijke pijler van het globale gemeentelijke beleid • Professionaliteit van de individuele hulpverlening • Management van de organisatie en diensten

16. Heldere doelstellingen (2) • Lange termijndoelstellingen voorop stellen • Secretarissen moeten elkaar erkennen • Voldoende transparantie, b.v. registreren van prestaties, werklastmetingen, heldere facturatie of kostenaanrekening, monitoring van de vooruitgang, … • Draagvlak creëren bij personeel (inspraak, betrokkenheid) • Respect voor wettelijke bevoegdheden OCMW

17. Politiek en ambtelijk draagvlak • Politiek betrekken in proces • Niet enkel de meerderheid, mikken op lange termijn • Secretarissen + OCMW-voorzitter + burgemeester zijn de dragers • Personeel betrekken

18. Helder juridisch kader • Samenwerkingsovereenkomst gemeente-OCMW (decreten: beheersovereenkomst) • Knelpunten: • Ter beschikking stellen van personeel + evaluatie, tucht, ontslag • Gemeenschappelijke aankopen: aankoop- of opdrachtencentrale, raamovereenkomsten • ICT: informatieveiligheid en privacy

19. Organisatievormen • Ad hoc • Gestructureerd zonder feitelijke integratie • Feitelijke integratie • Formele overdracht • Via externe verzelfstandige dienst • Via externe interlokale dienst (meerdere gemeenten) • Uitbesteding aan private partner Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

20. VVSG-afwegingskader samenwerking ondersteunende diensten

21. Uitgangspunten van het instrument • Effectiviteit en efficiëntie als basismotieven -> samenwerking is slechts één van de mogelijke optimale organisatievormen • Goede analyse als basis van proces • Effectiviteit en efficiëntie ondersteunende diensten is afhankelijk van wijze van inrichting publieksdiensten • Eén ondersteunende dienst als object van instrument Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

22. Stappen • Welke ondersteunende dienst? • Welke producten/diensten, middelen, gebruikers? • Huidige kwaliteit/effecten? • Gewenste effecten/kwaliteit? • Hypotheses per dienstverlening • Toetsing aan juridische, procesmatige en bestuurlijke randvoorwaarden • Beslissing per dienstverlening • Totaalscenario per dienst Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

23. Aandachtspunten veranderingstraject

24. Aandachtspunten veranderingstraject Oorzaken van falen van veranderingsprocessen Succesfactoren • Gebrek aan draagvlak • Gebrek aan capaciteit • Te hoge tijdsdruk • Onvoldoende communicatie van meerwaarde en motief van verandering • Betrokkenheid creëren • Iemand capabel intern/extern vrijstellen voor procesbegeleiding • Tijd voorzien voor rijpen van inzichten • Werken aan gemeenschappelijk perspectief Anticiperen Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

25. Meer info? • Samenwerking en personeel: katleen.janssens@vvsg.be en marijke.delange@vvsg.be • BTW in de context van samenwerking: jan.leroy@vvsg.be • Informatieveiligheid en samenwerking: herman.callens@vvsg.be en chris.boens@vvsg.be • Bestuurlijke aangelegenheden en samenwerking: pieter.vanderstappen@vvsg.be • Vorming: dirk.meulemans@vvsg.be Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

26. Achtergrond • Praktisch handboek voor samenwerking tussen gemeente en OCMW, UAntwerpen: http://binnenland.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking/praktisch-handboek-voor-samenwerking-gemeente-en-ocmw • Verzelfstandiging en samenwerking op lokaal vlak, VVSG-Politeia, Brussel, losbladig • http://www.vvsg.be/Werking_Organisatie/samenwerking/Pages/SamenwerkingGemeente-OCMW.aspx Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten