Manajemen Integrasi Proyek

1. Manajemen Integrasi Proyek

2. Tujuan pembelajaran • Menjelaskan kerangka kerja manajemen integrasi proyek dlm hub-nya dgn area manajemen proyek yg lain dan siklus hdp proyek • Menjelaskan proses renc. Strategis & menerapkan metode seleksi proyek yg berbeda • Menjelaskan pentingnya membuat project charter utk mengawali proyek scr formal • Menjelaskan proses membuat pernyataan awal lingkup proyek

3. Tujuan pembelajaran • Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen proyek, termasuk isi, menggunakan guidelines dan templates utk mengembangkan renc., dan melakukan analisis stakeholder utk membantu dlm hubungan kerja • Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc. Proyek, faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools dan teknik utk menunjang eksekusi proyek • Menjelaskan proses monitoring dan pengendalian kerja proyek

4. Tujuan pembelajaran • Menjelaskan proses kendali perubahan terintegrasi, perencanaan utk manajemen perubahan pd proyek TI, dan membangun serta menggunakan sistem kendali perubahan • Menjelaskan pentingnya membangun dan mengikuti prosedur yg baik utk menutup proyek • Menjelaskan bgmn software dapat membantu dlm manajemen integrasi proyek

5. 9 Knowlegde Areas

6. Kunci sukses proyek:Manajemen Integrasi Proyek yang Baik • Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas selama siklus hidup proyek • Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm melihat “big picture” dan ingin fokus ke banyak detail • Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi software

7. Proses Manajemen Integrasi Proyek • Membuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyek • Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek • Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek

8. Proses Manajemen Integrasi Proyek(lanj.) • Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya • Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek • Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional • Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

9. Rencana Strategis dan Seleksi Proyek • Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru • Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats • Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs: • Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial • Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi) • Memformalkan proyek dgn membuat project charter

10. Mengidentifikasi Proyek-proyek Potensial • Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT • Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn strategi bisnis • Penelitian menunjukkan bahwa: • Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan utama yg dipakai utk investasi dlm proyek IT • Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya operasional per user end 24% lebih rendah • Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya pengembangan aplikasi (41% per user)

11. Proses Perencanaan IT

12. Metode Seleksi Proyek • Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyek • Metode utk seleksi proyek mencakup: • Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas • Membuat kategori proyek-proyek IT • Melakukan net present value atau analisis finansial yg lain • Menggunakan model penilaian dengan pembobotan • Menggunakan penilaian berimbang

13. Fokus pd kebutuhan organisasi • Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg tinggi • Tiga kriteria penting utk sebuah proyek: • Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan • Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb • Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb sukses

14. Kategorisasi Proyek IT • Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan respon pd: • Problem atau masalah • Peluang • Pengarahan (directive) • Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyek • Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr keseluruhan

15. Analisis Finansial Proyek • Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting dlm proses seleksi proyek • Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek: • Analisis NPV (Net Present Value) • ROI (Return on Investment) • Analisis payback

16. Analisis Net Present Value • Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatang • Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial mrpk kriteria utama • Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

17. Contoh analisis NPV

18. ROI • ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan kmd dibagi dgn biaya ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek • Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik • Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yg akan didanainya • IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn membuat NPV = nol

19. Analisis Payback • Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek • Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya adl lebih besar daripad nol • Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy periode payback yg cukup pendek

20. Contoh Grafik Periode Payback

21. Model Weighted Scoring • Model weighted scoring adl tools yg menyediakan proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteria • Langkah-langkah dalam identifikasi: • Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi • Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya 100% • Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyek • Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor total • Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

22. Contoh Model Weighted Scoring

23. Implementasi Balanced Scorecard • Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnis • Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics) • Akses www.balancedscorecard.org