Comunicación, Personas y Empresa

1. Comunicación, Personas y Empresa • El 80% de los problemas en la empresa tienen un origen en fallos de comunicación. • Su importancia radica en que : • Realizar las tareas sólo es posible mediante actos de comunicación. • Es el vehículo de intercambio entre la empresa y su ambiente.

2. Comunicación, Personas y Empresa • Las Org.se componen de individuos y grupos, la comunicación permite su relación (su eficacia dependerá, en parte, del nivel de comunicación). • Los objetivos de la Org.deben ser conocidos por todos sus miembros para que puedan ser cumplidos. • Funciones distintas exige delimitar y dar a conocer cada una. • Coordinar actividades entre sus miembros exige procesos de comunicación. • La continuidad en el tiempo requiere la transmisión de los elementos que mantienen la identidad a través de un proceso de comunicación. * Todas las personas deben conocer: sus obligaciones y forma de llevarlas a cabo; comprender porqué han de hacerlo, cómo han de hacerlo y cuál es el nivel de desempeño que se espera.

3. El Proceso de Comunicación FEED-BACK

4. Redes de comunicación en las Organizaciones • Son los flujos de información que ocurren entre sujetos que son a la vez emisores y receptores. Su composición como grupo y sus funciones dentro de la red. • TIPOS: • Centralizadas: toda la información es canalizada hacia una persona, quien resuelve y comunica al grupo de decisiones. • Descentralizadas: (todos con todos): toda la información disponible se transmite a todos los miembros del grupo.

5. CENTRALIZADA Es más fácil que emerja un líder debido a la disponibilidad de información y consiguiente posibilidad de coordinar las Actividades del grupo. Los que ocupan posiciones centrales están más satisfechos que los que ocupan lugares periféricos. Cuando la complejidad de la tarea es relativamente simple, la red centralizada es la más eficiente. DESCENTRALIZADA Los grupos establecen una organización de trabajo de “todos con todos”, en la que todos los miembros reciben la información disponible. Los grupos de trabajo tienen una moral más alta y las personas se sienten más satisfechas. Cuando la tarea es compleja, las redes descentralizadas son más eficientes en cuanto a Tiempo y precisión. Además son menos vulnerables ante la saturación de información. Redes de comunicación(Los estudios de Bavelas, Shaw o Leavitt ponen de manifiesto la eficacia de las distintas estructuras de comunicación en grupos, en la resolución de tareas, emergencia del liderazgo y en la satisfacción de sus miembros)

6. Dirección de los flujos de comunicación COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: Entre un mando y sus subordinados (Instrucciones; Procedimientos; Normas; Objetivos...) - Objetivos: * Coordinar * Garantizar la información de las personas * Motivar más a través de que entiendan mejor su trabajo. - Medios: Oral; Escrita; boletines; rumores...

7. Dirección de los flujos de comunicación • COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: funciones: • Conocer la respuesta a comunicaciones (retroalimentación) • Nuevas iniciativas. • Canal formal de participación. • Reduce tensiones y presiones. • INFORMACIÓN: • De la persona sobre sí misma: desempeño; problemas. • De la persona sobre otras y sus problemas. • Sobre las prácticas y políticas de empresa. • Sobre qué hace y cómo hacerlo.

8. Dirección de los flujos de comunicación COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Intercambio lateral entre miembros de un mismo nivel jerárquico. TIPOS: • Entre compañeros de un mismo grupo de trabajo: hace posible la coordinación y la solución de problemas. • Entre miembros de distintas unidades (lateral y diagonal): permite: • Coordinación de actividades. • Solución de problemas. • Reducción de conflictos entre ellos. • Entre Linea y Staff: • Alto riesgo de conflicto pero, • Los mensajes son más profesionalizados.

9. Modos y medios de comunicación

10. Gestión de la Comunicación Interna • Su principal función es apoyar estructuralmente al proyecto empresarial. De esta función estructural se desgranan los siguientes objetivos: • La Implicación de las personas: conocimiento mínimo de la empresa y de su sentido de acción, la comunicación interna favorecerá la implicación del personal. • La armonía de las acciones de la empresa: coherencia en el plan de acción, que la información circule por todos los niveles y vuelva arriba para su reformulación. • El cambio de actitudes: vehículo sobre el que se asienta la asimilación de modificaciones y la C.I. La herramienta para la gestión del cambio cultural. • La mejora de la productividad: a dos niveles • Transmisión de información operativa • Sensibilizar respecto a objetivos de rentabilidad, círculos de calidad.

11. Ejercicio • Dibuje un triangulo • Por el vértice inferior izquierdo trace una circunferencia exterior al triángulo de modo que no le corte. • Dibuje un rectángulo con base común con el triángulo, exterior a éste y cuya altura sea una cuerda de la circunferencia.

12. ¿Solución?

13. ¿o Solución?

14. Toma de decisiones en grupo • ¿Cuándo usar el grupo para tomar una decisión ó resolver un problema?. Factores a tener en cuenta: • Características del problema a resolver: • Grado de incertidumbre • Grado de complejidad • Conflictos: intereses entre subgrupos de difícil satisfacción. • Características del grupo: • Que posean los conocimientos requeridos para tomar decisiones. • Que posean habilidad y tiempo para trabajar en grupo. • Resultados deseados: • Alta calidad. • Necesidad de aceptación (por los responsables de la implantación) • Desarrollo de los miembros del grupo: transmitir conocimientos.

15. VENTAJAS: Información más completa: mayor número de elementos en el proceso de decisión (varias personas) Diversidad de puntos de vista: más enfoques, alternativas, creatividad.. Mayor aceptación de la solución: por la mayoría. INCONVENIENTES: Empleo de mayor cantidad de tiempo en la toma de decisiones (un grupo tarda más en ponerse de acuerdo). Riesgo de dominio y control por individuos o subgrupos: presiones, negociaciones,.. Presiones de conformismo: presiones psicológicas para evitar disentir por parte de algún individuo (y así sentirse aceptados y considerados como un elemento positivo) Toma de decisiones en grupo(Ventajas e Inconvenientes)

16. Estilo de toma de decisiones(una vez decidida la utilización del grupo, se decide el estilo en la toma de decisiones) • Estilo Autocrático: el líder toma la decisión de forma autónoma sin contar con el grupo para nada, o utilizando la información aportada por este. • Estilo Consultivo: el líder toma la decisión, pero escucha la opinión de los miembros (pide ideas y sugerencias). • Estilo Participativo: todo el grupo interviene en la decisión (el líder es un miembro más del grupo).

17. Ventajas e Inconvenientes de cada estilo de decisión