Congres ambtenaar.2014 It nije workjen in Heemstede Willem van den Berg 30 juni 2011

1. Hoe moet ik mijn mensen aansturen als ik ze niet zie? Congres www.ambtenaar.2014 It nije workjen in Heemstede Willem van den Berg 30 juni 2011

2. Inhoud Het Nieuwe Werken in Heemstede Leidinggeven & Het Nieuwe Werken De praktijk

3. Het Nieuwe Werken in Heemstede Waarom keuze voor flexkantoor? Verkleinen bouwvolume nieuw gemeentehuis (weerstand bevolking) Nieuwe manier van werken (geen kastjes en muren, meer samenwerken) Dienstverleningsconcept ‘Denken als de klant’(veranderen van fysieke omgeving betekent ook ander gedrag)

4. Het Nieuwe Werken in Heemstede Kantoor oude situatie: 2 locaties 80 werkplekken 100 werkplekken

5. Het Nieuwe Werken in Heemstede Kantoor huidige situatie: centralisatie op 1 locatie 128 flexplekkenvoor 180 medewerkers 70% bezettingsgraad

6. mentale omgeving virtuele omgeving fysieke omgeving Het Nieuwe Werken in Heemstede Integrale aanpak digitaal werken & leren plaats en tijd onafhankelijk werken verschillende soorten werkplekken (afhankelijk van werk dat je doet) Informatie digitaal beschikbaar en overal toegankelijk

7. Het Nieuwe Werken in Heemstede Voorbereiding: opstellen actielijst Tournee langs afdelingen Opstellen actielijst door leidinggevenden (i.s.m. medewerkers) Leidinggevende = eigenaar actielijst Verzamel alle vragen/onderwerpen die aandacht vragen Maak afspraken over acties Centrale bewaking van gemeenschappelijke thema’s

8. Het Nieuwe Werken in Heemstede Voorbereiding Fysiek Organisatie betrekken bij inrichting & look and feel Excursies naar flexkantoren

9. Klantcontact Het Nieuwe Werken in Heemstede

10. Het Nieuwe Werken in Heemstede Ondersteunende faciliteiten eet-werkcafé pantry’s

11. Het Nieuwe Werken in Heemstede Voorbereiding / randvoorwaarden Virtueel Goede ICT is cruciaal (voorkom cynisme)- Snel netwerk voor toegang tot tekst, beeld, geluid Digitalisering informatie (ook poststroom gescand) Tokens voor veilige toegang vanuit huis tot documenten Telefoonbeleid (bereikbaarheid is probleem) Mailtoegang voor smartphones Intranet ter ondersteuning interne informatievoorziening(bibliotheek wordt bijna niet meer gebruikt)

12. Het Nieuwe Werken in Heemstede Voorbereiding Mentaal Cleandesk Actie wervelwind Ladeblokken verwijderen Openstellen agenda’s voor iedereen Omgaan met koude, warme en hete informatie Digitale vaardigheden & digicoaches Discussie starten over gedragregels (gouden regels)

13. Het Nieuwe Werken in Heemstede Doorontwikkeling naar 2015 (1) Centrale thema’s Op peil houden personeelsbestand (uitstroom/krapte arbeidsmarkt en imago overheid) Nieuwe taken en herbezinning rol overheid (regisserende gemeente) Samenwerken in netwerken (met gemeenten en andere partners) Digitale revolutie: via social media toegang tot contacten/kennis buiten eigen organisatie

14. Het Nieuwe Werken in Heemstede Doorontwikkeling naar 2015 (2) Strategie Richten op aantrekkelijk werkgeverschap(project Gowehe van de VGS) Beleidsmedewerkers faciliteren in groei naar nieuwe regierol en samenwerking buiten eigen organisatie Hoe? Verdere uitrol van principes Het Nieuwe werken Workshops bewustwording social media & gebruik nieuwe technische tools (BYOD)

15. Klanttevredenheid dienstverlening 2006 2008 2009 2010 Overall score 7,1 7,8 8,1 8,1 Klantvriendelijkheid 8,2 8,7 8,6 8,8 Deskundigheid 8,1 8,6 8,5 8,7 Wachttijd loket 6,8 7,9 8,3 8,2 Inleving medewerker 7,6 8,6 8,3 8,5 Openingstijden 6,1 8,2 8,1 7,9 Wachtruimte 7,4 8,1 8,3 8,4 Privacy 6,6 7,7 8,0 8,0 Voor 3e opeenvolgende jaar hoogste cijfer voor dienstverlening binnen benchmark

16. Het Nieuwe Werken in Heemstede MTO - Medewerkerstevredenheid Ruim 80% heeft deelgenomen aan onderzoek Ik doe mijn werk met veel plezier 86% Ik ben persoonlijk gemotiveerd 91% De werksfeer binnen het team is goed 82% Ik spreek collega’s aan op hun flexgedrag 15% Ik heb een goede relatie met mijn leidinggevende 86% Mijn leidinggevende weet mij te motiveren 48% Ik vind belangrijk: zelfstandigheid & met mijn vak bezig zijn Cijfer tevredenheid over werkgever Heemstede7,6

17. Hoe moet ik mijn mensen aansturen als ik ze niet zie? Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Probeer niet alles van te voren te bedenken. Je moet het eerst ervaren (is ontwikkeltraject) Leidinggevende is belangrijke factor voor slagen HNW Voorbeeldgedrag is essentieel (wordt gekeken naar leidinggevenden onderling, zorg voor uniform gedrag) 2 invalshoeken: - verantwoordelijk voor bewaken flexomgeving- aansturen medewerkers o.b.v. HNW

18. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Invalshoek 1: bewaken flexconcept Is verantwoordelijkheid leidinggevenden Zorg dat medewerkers zich houden aan “gouden regels” en … spreek ze hierop aan! Medewerkers verwachten dit ook van leidinggevenden (ze doen het niet zelf, leidt tot irritaties) Geef zelf het goede voorbeeld (iedereen doet mee) (bijv. door gevarieerd werkplekken te kiezen) Evalueer regelmatig ervaringen met collega’s

19. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Invalshoek 2: aansturen van medewerkers Zorg voor gedeelde visie op leiderschap Leidinggevende in Heemstede is meewerkend voorman (20-40% aan leidinggeven, niemand is vrijgesteld van het echte werk) Medewerkers bepalen zelf “hoe, waar en wanneer” Basis in Heemstede is “Rijnlands organiseren”

20. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Invalshoek 2: aansturen van medewerkers Rijnlands organiseren Vakman staat centraal Vertrouwen, in plaats van controle: geloof dat professionals liever iets goed doen dan fout Coördinatie vanaf de werkvloer (daar is het inzicht) Leidinggevende is ondersteunend, zorgt voor juiste faciliteiten voor medewerkers (coachen/inspireren) Dit betekent ook … meer verantwoordelijkheid en zelfdiscipline voor medewerkers

21. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Leergang “Rijnlands organiseren” Doorbreken vastgeroeste denkpatronen (“goed gemanaged, slecht georganiseerd”) Dag 1 – waardevrij waarnemen (organisatiefotografie) Dag 2 – zintuigen (diner in het donker) Dag 3 – delen en verdiepen (flipvideo maken ervaringen sopstages) Dag 4 – zelforganisatie (chaostheorie/kracht van de zwerm) Dag 5 – leiderschap (leidinggeven aan kudde wilde paarden)

22. oude werken <-> nieuwe werken

23. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken De praktijk (1) Minder hiërarchie, iedereen toegankelijker Versterking organisatiegevoel (trots), vermindering van afdelingsgevoel Meer moeite doen voor goede interne afstemmingIs niet vanzelfsprekend en moet je organiseren: koffietijd inplannen! Nieuwe medewerkers hebben extra aandacht nodig (inwerkprogramma), minder snel inzicht wie doet wat (smoelenboek)

24. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken De praktijk (2) Betere samenwerking tussen afdelingen (geen kastjes en muren), meer inzicht in waar anderen mee bezig zijn (Gedogen) ongewenst gedrag/functioneren valt meer op, juist ook van andere afdelingen Niet iedereen is gelijk, maatwerk is de basis Soms moet vertrouwen nog groeien en niet iedereen zit te wachten op meer vrijheid en verantwoordelijkheid

25. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken De praktijk (3) Maak heldere maken wat je van elkaar verwachtSpreek verwachtingen uit, niet soft maar o.b.v. van heldere resultaatafspraken (die je samen maakt) De rol van dialoog, feedback en onderlinge reflectie wordt belangrijker in onderlinge communicatie Medewerkers hebben “brengplicht” om informatie te geven over waar zij mee bezig zijn

26. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken De praktijk (4) Hulpmiddelen zoals afdelingsplannen, individuele werkplannen en jaargesprekken zijn noodzaak (en dus geen noodzakelijk kwaad) Medewerkers aanspreken op resultaten, maar géén afrekencultuur (fouten maken mag als er maar van geleerd wordt) Visie wordt belangrijkerzorg dat medewerkers weten wat strategie en doelstellingen zijn en wat zij daaraan moeten bijdragen (zorgt voor binding met organisatie)

27. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Tips Stel jezelf de vraag: hoe ga ik met mijn eigen leidinggevende om? Kun je dit praktisch vertalen naar hoe je medewerkers met jou willen omgaan? Bespreek ervaringen onderling en probeer niet alles van te voren te bedenken. Je moet het eerst ervaren, kijk vervolgens welke extra maatregelen nodig zijn. Probeer schaalgrootte beperkt te houden, menselijke maat (vlekken zijn belangrijk in grote organisatie)

28. Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Kom een keer bij ons zitten op een deelstoel reserveer via www.deelstoel.nl Willem van den Berg wvandenberg@heemstede.nl 023-5485851