S A P EN CLARIANT S.A.

1. S A P ENCLARIANT S.A.

2. Agenda • Reglas • Metodología • Objetivos del Curso • Que es un ERP ? • Que es significa SAP ? • Estructura • Módulos • Ingreso al sistema • Navegación

3. Que significa SAP ??? Compañía alemana, las iníciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistemaintegradoque logra incorporar lasmejores prácticasde negocio a los diferentesprocesosde industria,optimizandoel manejo de lainformaciónmediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, esta totalmente integrado.

4. Clientes/Servidor

5. FI Estructura Contabilidad Financiera (FI) El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario.

6. Estructura GL General Ledger Libro Mayor - GL (General Ledger ) • Donde se define el Catalogo de cuentas contables. • Proporcionar un cuadro general de la contabilidad • Administración por partidas abiertas para ciertos procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.) • Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración. • Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes (Controlling) • Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.

7. Estructura Cuentas por Pagar - AP • Administra el maestro de provedores- acreedores • El módulo de provedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores. • Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión deMateriales – Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con facturas son registradas para cada proveedor. • El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimentos Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control que pueden ser ejecutados.

8. Estructura Cuentas por Cobrar - AR • Administra el maestro de clientes - deudores • El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores). • Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación . • Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.

9. Estructura TR Tesorería Tesorería Gestión de Caja TR-CMDeuda e Inversiones TR-LO • Administra los datos maestros de bancos Propios. • Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones. • Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería) • Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública • Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas • Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales

10. Estructura AM Activos Fijos Activos Fijos - AM • El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos. • En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. • Calcula depreciación y amortización • Administra y maneja obras en proceso y diferidos • Maneja diferentes tipos de valoración • Calcula ajuste por inflación

11. Estructura Costos - CO • El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. • Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP • Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. • El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. • En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.

12. Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas. Estructura Gestión de ComprasAdministración de Materiales – MM Requisición de Compras Orden de Compra Recepción Factura

13. Navegación: Ingreso al Sistema Hacer doble click en el icono de SAP logos • Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP

14. Navegación: Ingreso al Sistema El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema. En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos. Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.

15. Ambiente de SAP DES QAS PRD • DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones) • QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales • PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.

16. Ingrese el mandante Ingrese el usuario Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español) Reglas para crear la contraseña: Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8 Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos los signos de puntuación No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos. No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave. Navegación: Ingreso al Sistema <ENTER>

17. Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir.

18. Navegación: Salir del Sistema • Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema • Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI

19. Navegación

20. Navegación Encabezado de la Pantalla Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Títulos Cuerpo de la Pantalla Menú Imagen Barra de Estado

21. Navegación: Barra de Estado Sistema de Mensajes

22. Navegación: Barra de Estado Sistema de Información

23. Navegación: Iconos Básicos Las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre Iconos. A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema.

24. Navegación: Iconos Básicos Primera Hoja Hoja Anterior Hoja Siguiente Ultima Hoja Crear Modo Ayuda [ENTER] [Ctrl+S] [F3] [Shift F3] [F12] [Ctrl+P] [Ctrl+F] [Ctrl+G] Enter Grabar Pantalla Anterior Pantalla Inicial Cancelar Imprimir Buscar Continuar Búsqueda

25. Navegación Selección de menú Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario. Menú SAP: Estándar del sistema. Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP.

26. Transacciones empresariales

27. Navegación Como seleccionar tareas Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas: Vía Campo Comando: Digitar el código de la transacción. Vía Menú: Navegar hasta llegar a la transacción requerida.

28. Navegación Modos o Sesiones

29. Navegación: Múltiples Modos Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del sistema disminuye a mayor número de modos abiertos. • Para crear un modo: • Desde el menú: Sistema> Crear Modo • Por medio del botón

30. Navegación /n Cierra la transacción en la que se está trabajando. /o Crea un nuevo modo. /i Cierra el modo en el que se está trabajando.

31. Navegación Favoritos Insertar carpeta para organizar submenus. Insertar transacción: si conoce el código. Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el ícono Para borrar

32. Navegación Configuración Personalizada

33. Navegación: Ayuda

34. Navegación: Ayuda Tecla de Función F1 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste.

35. Navegación: MatchCode Búsqueda de datos o posibles entradas: Tecla de Función F4 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo. Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda. Puede llamar la función dando un click sobre el Matchcode

36. Funciones del Sistema: Servicios

37. Funciones del Sistema: Perfil del Usuario

38. Elementos Organizativos Mandante Productivo GANT Gob. de Antioquia 0001 Gob. de Antioquia 0001 Gob. de Antioquia 0003 0001 0002 0004 0005 Almacén SSSA - Imprenta SSSA DAPARD Educación Plaguicidas Mandante Mandante Mandante Productivo GANT Sociedad FI Sociedad FI Gob. de Antioquia 0001 Organización de Organización de Gob. de Compras Compras Antioquia 0001 Centro Centro Gob. de Antioquia 0003 0001 0002 0004 0005 Almacén SSSA - Imprenta SSSA DAPARD Educación Plaguicidas

39. Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información. Datos generales Datos maestros Ej.: Proveedores Datos contabilidad Datos compras Vistas

40. Muchas gracias por su atención!!!

41. MISIONNuestro compromiso de servicio contribuye al éxito de nuestros clientes. Nosotros combinamos tecnología de punta e innovaciones con aplicaciones superiores y habilidades en el servicio al cliente.

42. SAP Gestión de marcas y productos – Establezca objetivos estratégicos y coordine perfectamente los objetivos con las ventas, la planificación de cuentas, la gestión financiera y la ejecución de la cadena de suministro. Gestión de las promociones comerciales – Planifique promociones y campañas de marketing complementarias; motive la consecución de los objetivos de marca, ingresos por cliente y volumen y aproveche los datos internos y externos para medir la eficacia de las promociones. Gestión de cuentas – Colabore con los clientes mediante actividades detalladas y coordinadas de marketing, ventas, promoción y cadena de suministro específicas para cada cliente para maximizar el valor ofrecido.

43. Mejorando la precisión de la disponibilidad de los productos, mediante la integración de la planificación de la demanda para conseguir una gestión coordinada y continua de la fabricación, el inventario y la logística. • Garantizando una presupuestación precisa y un proceso de liquidaciones y reclamaciones oportuno, tanto para los canales directos como para los indirectos mediante la integración en tiempo real con el departamento de finanzas. • Aprovechando el análisis detallado para medir indicadores de rendimiento clave, entre los que figuran el rendimiento de la marca, la rentabilidad de los productos y los clientes y la eficacia de las campañas y las promociones.

45. Mejorando la precisión de la disponibilidad de los productos, mediante la integración de la planificación de la demanda para conseguir una gestión coordinada y continua de la fabricación, el inventario y la logística. • Garantizando una presupuestación precisa y un proceso de liquidaciones y reclamaciones oportuno, tanto para los canales directos como para los indirectos mediante la integración en tiempo real con el departamento de finanzas. • Aprovechando el análisis detallado para medir indicadores de rendimiento clave, entre los que figuran el rendimiento de la marca, la rentabilidad de los productos y los clientes y la eficacia de las campañas y las promociones.