Útboð…. Hvað – Hvernig? 3. hluti – 3. apríl 2008

1. Útboð….Hvað – Hvernig?3. hluti – 3. apríl 2008 Guðmundur Hannesson Forstöðumaður ráðgjafarsviðs Ríkiskaup 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

2. 6. marz • Undirbúningur útboða • Markmið • Verkefnastjórnun • 27. marz • Útboðsgögn • Líftímakostnaður • Matslíkön • Verkefni • 3. apríl • Tilboðsgerð • Mat tilboða • Samningsgerð og –stjórnun • Árangur útboða Ríkiskaupa Dagskrá 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

3. Undirbúningur útboða • Hvernig verða verkefni til? • Samskipti við kaupanda/kaupendur • Samskipti við seljendur • Nýsköpunar- og þróunarverkefni • Hvað á að bjóða út – hvað ekki? • Hvers vegna á að bjóða út? • Árangur útboða – hvernig mældur? • Markmið • Skýr markmið • Þarfir notenda / kaupenda • Endurskoðuð markmið • Verkefnastjórnun • Hvað og hvers vegna? • Hlutverk / greining hagsmunaaðila • Áhættumat • Verkefni (PID skjal) 45 mín Fimmtudagur 6. marz 45 mín 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

4. Útboðsgögn • Skilgreiningar • Regluverk og tæknilýsing • Lágmarkskröfur • SKAL – ÞARF kröfur • Markmið -> Matsþættir • Matsþættir –> Gögn • Samningsdrög • Höfundar / afnota / ráðstöfunarréttur • Eignarhaldskostnaður • Hvað er … ? • Hvernig notaður ? • Dæmi – hugbúnaður / rannsóknartæki • Matslíkön • Verð og/eða gæði ? • Matsþættir og markmið • Dæmi – ítrun • Verkefni 45 mín Fimmtudagur 27. marz 45 mín 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

5. Tilboðsgerð • Hvernig gerir maður tilboð? • Hvað skiptir máli • Fyrirspurnir/svör á tilboðstíma • Leikreglur - jafnræði og gegnsæi • Mat á tilboðum • Hvað er metið ? • Hvernig metið – hver metur? • Gildi tilboða, hæfi bjóðenda • Taka tilboða - rökstuðningur • Samningsstjórnun • Að teknu tilboði • Hlutverk kaupanda og seljanda • Hvað gerist á samningstíma… • Hvað hefur áunnist ? • Árangur útboða Ríkiskaupa 45 mín Fimmtudagur 3. apríl 45 mín 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

6. Hugmynd verkkaupa Samningur /stjórnun Markmið útboðs Taka tilboðs Val á útboðsaðferð Tilkynning um niðrst. Gerð útboðsgagna Mat tilboða Útboðsferli Auglýsing útboðs Tilboð afhent opnuð Útboðsgögn afhent Fyrirspurni Og svör 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

7. Hvernig gerir maður tilboð? Lesið útboðslýsinguna!! 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

8. Lesa útboðslýsinguna vandlega • Hvað er kaupandi að biðja um? • Markmið útboðsins - aðalatriði / aukaatriði? • Hvaða kröfur eru gerðar til bjóðenda? • Hvernig er matslíkanið? • Helstu matsþættir? • Vægi milli þeirra? • Vægi innan þeirra? • Hvaða gögn eru nauðsynleg / beðið um varðandi • Gildi tilboðs? • Hæfi bjóðenda? • Það sem fyrirhugað er að kaupa? Hvað skiptir máli í tilboðsgerð? 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

9. Um val á tilboðum 45. gr. Forsendur kaupanda fyrir vali tilboðs. Forsendur fyrir vali tilboðs skulu annaðhvort miðast eingöngu við lægsta verð eða fjárhagslega hagkvæmni frá sjónarhóli kaupanda. Forsendur sem liggja til grundvallar mati á fjárhagslegri hagkvæmni skulu tengjast efni samnings, t.d. gæðum, verði, tæknilegum eiginleikum, útliti, notkunareiginleikum, umhverfislegum eiginleikum, rekstrarkostnaði, rekstrarhagkvæmni, viðhaldsþjónustu, afhendingardegi og afhendingartímabili eða lokum framkvæmdar samnings. Í útboðsauglýsingu, útboðsgögnum eða skýringargögnum, eða þegar um er að ræða samkeppnisviðræður, skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs eins nákvæmlega og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Í þeim gögnum sem greinir í 2. mgr. skal tilgreina hlutfallslegt vægi hvers viðmiðs sem vísað er til sem forsendu fyrir vali tilboðs. Þetta vægi má setja fram sem ákveðið bil með hæfilegum hámarksvikmörkum. Ef ómögulegt er að tilgreina tiltekið vægi forsendna af ástæðum sem hægt er að sýna fram á skal raða forsendum í röð eftir mikilvægi. 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

10. Lægsta verð eða fjárhagsleg hagkvæmni út frá sjónarhóli kaupanda • Fjárhagsleg hagkvæmni skal tengjast efni samningsins, t.d. gæðum, útliti, tæknilegum eiginleikum, notkunareiginleikum, afhendingar-dagsetningu, viðhaldsþjónustu. • Í útboðsgögnum skal skilgreina forsendur fyrir vali á tilboði eins nákvæmlega og mögulegt er • Eingöngu má vísa til innsendra gagna • Hlutfallslegt vægi atriða • Röð eftir mikilvægi ef vægi ekki mögulegt Um val á tilboðum 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

11. ...er tilboð þar sem leitast er við að leysa þarfir kaupanda á annan hátt en gert er ráð fyrir í tæknilegri lýsingu þess, sem óskast keypt, í útboðsgögnum Skilyrði: a) Heimild í útboðsgögnum b) Fullnægir lágmarkskröfum útb.gagna c) Fjárhagsleg hagkvæmni, ekki verð eingöngu d) Frávikstilboð auðkennt og frávik skýrð Frávikstilboð 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

12. 41. gr. Frávikstilboð. • Ef kaupandi hyggst meta tilboð á grundvelli fjárhagslegrar hagkvæmni, en ekki eingöngu verðs, er kaupanda heimilt að leyfa bjóðendum að gera frávikstilboð. • Kaupandi skal taka fram í útboðsauglýsingu hvort frávikstilboð eru heimil, sbr. einnig o- lið 1. mgr. 38. gr., en að öðrum kosti eru frávikstilboð óheimil. Aðeins frávikstilboð sem fullnægja lágmarkskröfum kaupanda samkvæmt útboðsgögnum, sbr. o-lið 1. mgr. 38. gr., er heimilt að taka til umfjöllunar. • Þegar um er að ræða vöru og þjónustukaup er kaupanda sem hefur leyft frávikstilboð óheimilt að hafna frávikstilboði á þeirri forsendu einni að samningur, ef hann yrði gerður, yrði þjónustusamningur í stað vörusamnings eða vörusamningur í stað þjónustusamnings. • VI. kafli. Útboðsgögn.38. gr. Almennir skilmálar.Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar til að bjóðanda sé unnt að gera tilboð. Eftirfarandi atriði skulu koma fram í útboðsgögnum eftir því sem við á: o. Hvort frávikstilboð séu heimil og þá hver séu skilyrði fyrir gerð þeirra, þar á meðal hverjar séu þær lágmarkskröfur sem slík tilboð þurfi að fullnægja. Frávikstilboð 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

13. Opnunarfundur – kostnaðaráætlun kaupanda • (Lágmarks)kröfur til bjóðenda um reynslu og fjárhagslegan styrk í takt við eðli og umfang verkefnisins - meðalhófsreglan • Matsreglur og fyrirkomulag á mati lausna liggi fyrir í útboðsgögnum • Ítarleg sundurliðun á þeim atriðum sem ráða samsetningu einkunnar fyrir einstök valatriði Leikreglur – þegar boðið er út 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

14. ..grundvallaratriði í útboðsrétti • Allir bjóðendur skulu: • hafa jafnt aðgengi að upplýsingum • fá gildi tilboða metin á sama hátt • hljóta hlutlægt mat á hæfi sínu til þátttöku í verkefnum • hljóta hlutlægt mat á tilboðum sínum • tilboð eru eingöngu dæmd á innsendum gögnum Jafnræði bjóðenda er.. 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

15. Tilboð Samningur Hæfi bjóðenda ”SKAL” kröfur ”ÞARF” kröfur Óhagkvæmt Þrep 3 Ófullnægjandi Þrep 2 Óhæfir Þrep1 • Formkröfur útboðsgagna – gildi tilboða • Hæfi bjóðenda • Lágmarkskröfur útboðs • Mat á fullnægjandi tilboði Leikreglur – við mat á tilboðum Ógild tilboð (Þrep 0) 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

16. Um mat á tilboðum Verklag • Matshópur bjóðanda valinn • Töflureiknisskjal, þar sem hverju tilboði eru gefin stig skv. fyrirfram ákveðinni skiptingu • Yfirflokkun í samræmi við ,,Mat tilboða” í útboðsgögnum • Niðurbrot hverrar einkunnar á samsvörun í greinum útboðsgagna • Hæsta einkunn – val á tilboði 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

17. Val á tilboði / taka tilboðs (1) Þega niðurstaða er fengin.... • Skrifleg skilaboð til þátttakenda um val á tilboði • Sundurliðuð einkunn hvers og eins ásamt einkunn þess tilboðs sem er valið • Tilkynning um ógild tilboð (enginn einkunn) • Þátttakendur hafa 10 daga til þess ákveða hvað gera skal (Alcatel reglan) t.d. • óska eftir frekari rökstuðningi • kæra val á tilboð / stöðvun / nýtt útboð.. 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

18. Val á tilboði / taka tilboðs (2) Áður en tilboði er tekið.. • Skýringaviðræður (við einn eða fleiri) • Samningsstaða • Skýra þau gögn sem fyrir eru • Skýra vafaatriði • Skerpa á aðalatriðum • “Óeðlilega lágt tiboðsverð” • Aukaverk • Skilgreiningar • Úrlausn ágreiningsefna • Fundargerðir skýringafunda • Skrifleg taka tilboðs 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

19. Samningur TILBOÐ ÚTBOÐSGÖGN SAMNINGUR 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

20. Og hvað svo ...... • Langtíma samningur • Gagnkvæmur samningur • Hagkvæmur samningur báðum samningsaðilum Sala er 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

21. Samningsstjórnun er.... verklag sem gerir báðum samningsaðilum kleift að standa við skyldur sínar, í þeim tilgangi að ná markmiðum samningsins. 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

22. Samningsstjórnun er.... langtímatengsl verkkaupa og verksala byggð á: • gagnkvæmu trausti • skilningi á mismunandi stöðu aðila • með hagsmuni beggja að leiðarljósi Til þess að.. tryggja að samningsbundin þjónusta sé látin í té, þ.e. verðmæti gegn greiðslu. 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

23. Kostnaðaráætlun verkkaupa • er mælikvarði á umfang tilboða • gefur “fast land” undir höfnun tilboða á grundvelli verðs ef tilboð reynast hærri en vænst var • (ætti að vera) skilyrði fyrir fjárveitingum til verkefnisins Árangur útboðs# 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

24. Hvað hefur áunnist ? • RS - Almenn talsíma-, GSM og Internetþjónusta • 5 – 15% lækkun – velta 350 – 500 milljónir á ári • RS - Sorphirðuþjónusta á höfuðborgarsvæðinu • 10 – 15% lækkun – velta 20 – 25 milljónir • RS - Hugbúnaðarleyfi – Microsoft ofl. • 25 – 30% lækkun – áætluð velta 450 milljónir á ári !! • RS - Húsgögn ofl ofl. • Breiður hópur seljenda mikil samkeppni – velta 250 millj á ári • RS - Ritföng ofl. • 8 - 10% lækkun – áætluð velta 200 milljónir á ári • RS – Ljósritunarvélar ofl. • Alveg ný nálgun þar sem tekið er á eignarhaldskostnaði gert ráð fyrir að velta aukist úr 60 millj. í 100 millj. 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

25. Hvað hefur áunnist ? • ISIS II kefi fyrir Schengen • Tilboðsverð 60% af kostnaðaráætlun • Hýsing og rekstur á landskerfi bókasafna • Tilboð 300.000 kr. á mán. var 2,1 milljónir á mán. !! • Slysatrygging lögregluþjóna • Tilboðsfjárhæð 8,5 millj. á ári • Var 9,2 milljónir á ári – boðuð 10% hækkun Sá sem boðaði hækkun bauð 9,0 !! • Nýtt hugbúnaðarkerfi fyrir Lögregluna • Tilboðsverð um 20% af áætluðu kostnaðarverði • Nýtt hugbúnaðarkerfi fyrir Tryggingastofnun • Tilboðsverð um 50% af áætluðu kostnaðarverði • Flutningar innanlands / rammasamningur • 35% frá gjaldskrá Flugfélags Íslands 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

26. Spurningar ? 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

27. Verkefni • Verkefni – MPA nám HÍ • Markmið: • Verkefnið er gerð útboðsgagna fyrir útboð á sameiginlegum viðskiptahugbúnaði fyrir nokkur orkubú og er unnið út frá sjónarhóli kaupanda, þ.e. orkubúanna. Lögð er áhersla á staðlaðan hugbúnað og öfluga þjónustu til langs tíma. Kostnaðaráætlun á kaupverði hugbúnaðarins er 50 milljónir. Í útboðsgögnum er gert ráð fyrir að tilboð bjóðenda séu metin út frá eignarhaldskostnaði þ.e. stofn- og rekstrarkostnaði til 10 ára svo og annarra þátta en verðs,. • Gögn • Gögn vegna verkefnisins er að finna á sérstöku svæði á vef Ríkiskaupa • Grunnútboðsgögn frá Ríkiskaupum. Tæknilýsing er ekki hluti gagnanna né heldur verkefnisins. • Fyrirlestur 27. marz + glærur • Gögn á vef Ríkiskaupa - http://www.rikiskaup.is/fraedsla/fraedslusyrpan/nr/386 • Fyrirspurnir og svör vegna verkefnisins á vef Ríkiskaupa 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

28. Verkefni • Tímasetningar • Verkefnistími er 4 vikur, þ.e. verkefnaskil eru eigi síðar en fimmtudaginn 24. apríl. Verkefni skal vera útprentað og því skilað í lokuðu umslagi í afgreiðslu Ríkiskaupa merkt • Hægt er að senda inn fyrirspurnir vegna verkefnisins á utbod@rikiskaup.is til 10. apríl, merkt MPA nám. Svör við fyrirspurnum verða birt á vefsvæði MPA námsins hjá Ríkiskaupum 17. apríl. • Áherslur verkefnisins • Skýr markmið fyrir útboðið þ.e. ítarlegri en hér fyrir ofan • Stjórnskipulag útboðsins • Greining hagsmunaaðila og samskipti við þá • Tímaáætlun fyrir útboðið – tilboðsferli • Val á útboðsaðferð • Skilgreining á hæfi bjóðenda • Matslíkan útboðsins • Gögn / framlag sem óskað er eftir frá bjóðendum M P A Nám í Háskóla Íslands Útboðsverkefni Höfundur:............................... 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

29. Verkefni Matslíkan vegna úrlausna Úrlausnir verða metnar sem hér segir: Fái einhver þáttanna lægra en 50% stiga eða samtals stig eru færri en 60 verður verkefninu vísað frá. Matsþáttur Stig Forsendur útboðsins og úrvinnsla þeirra þ.e. markmið, 50 hæfi bjóðenda, matslíkan og umbeðin gögn Stjórnskipulag og framkvæmdaáætlun útboðsins 20 lagalegir þættir útboðslýsingar Útboðstæknilegir og 20 Frágangur verkefnisins 10 Samtals: 100 3. apríl 2008 Háskóli Íslands – MPA nám