TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN

1. TRAININGDIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN

2. Agenda • Achtergrond en fasering • Procesinrichting en rollen • Zelf met het systeem werken • Vervolgstappen

3. Achtergrond Doelstelling en voordelen van digitalisering factuurstromen Doelstelling: Het digitaliseren van het factuurprocestussen de klant en Dyadevan binnenkomst tot betaling Voordelen • Factuur digitaal beschikbaar, nooit meer zoeken in mappen • Altijd inzicht in de status van elke factuur, geen Excel lijstjes meer nodig • Op bestuursniveau inzicht in het facturenproces van alle scholen • Sneller afhandelen van facturen (o.a. door digitaal werken en profilering) • Elke school werkt volgens hetzelfde proces en met hetzelfde systeem • Eenvoudig een rol overnemen tijdens ziekte of vakantie • Web applicatie, waardoor locatie onafhankelijk kan worden gewerkt • Geen facturen meer opsturen, facturen kunnen niet kwijt raken, en scheelt in de portokosten.

4. Fasering Overgang naar digitale factuurafhandeling Alles is naar wens, we gaan uitrollen Volledig digitaal We gaan ervoor • Voorlichting en intake. Uitleg over de voordelen van het systeem en intake van de wensen van de klant • Training. Medewerkers gaan zelf aan de slag met het systeem. • Oefenen. Na een training kan men zelf met het systeem werken. Boekingen worden in de testomgeving gedaan en niet in de productie omgeving. • Evaluatie & livegang. Na de testperiode wordt overgegaan naar de productieomgeving. Er hoeft nu niet meer dubbel te worden gewerkt. • Uitrol. Vervolgens wordt verder uitgerold naar de overige scholen in groepen van 5-10 scholen. Elke groep doorloopt het proces: training, oefenen en evaluatie & livegang. 3 weken per groep

5. Inrichting proces Variant A1: Basis Medewerker / docent Coderen Scannen en uploaden Administratief medewerker Scancontrole Controle Codering Automatische export naar fin. systeem. Medewerker Dyade Eerste fiattering School directeur Factuur gaat wel terug na elke wijziging door Dyade Verwerken en betalen (bestaand) Administrateur Dyade Procuratie- houder bestuur Verplichte overgang Klant Processtap Keuze optie Optionele overgang Dyade

6. Medewerkers en rollenOverzicht en bevoegdheden van de verschillendemedewerkers Uitdelen inloggegevens en controleren rollen

7. Zelf met het systeem werkenEen factuur door het hele proces halen • Scannen • Uploaden • Coderen • Fiatteren • Controleren

8. Scannen • Scan een factuur in formaat: M-TIFF, zwart wit, 300 dpi • Bij voorkeur naar een fileshare, maar e-mail is ook mogelijk • Indien e-mail: sla het scanbestand op op de computer • De scans kunnen worden geopend door te dubbelklikken op het bestand. Controleer het aantal pagina’s van de scan met het originele aantal pagina’s. Tips: Kopier bonnetjes en geeltjes op een apart A4’tje en voeg deze toe aan de stapel facturen Als bedragen moeten worden gestort op “de schoolrekening” moet dit nummer wel worden opgenomen op de scan Als een bedrag naar meerdere personen moet worden overgemaakt dit aub. op aparte scannen. Er geldt namelijk: 1 factuur = 1 betaling.

9. Inloggen Om in te loggen op de digitale facturenomgeving, ga naar: Acceptatie omgeving: https://facturen.acc.dyade.nl <- testomgeving, voor nu Productie omgeving: https://facturen.dyade.nl <- “echte” omgeving

10. Hoofdmenu Uploaden facturen Postvak met taken die klaarstaan Postvak met taken die al uitgevoerdzijn Register met allefacturen van het helebestuur: nieuw, bezig, afgewerkt Profielgegevenswijzigen, inclusiefwachtwoordwijzigen! Uitloggen

11. Uploaden • Log in op het systeem, ga naar uploaden factuurscans • Selecteer de school / het bestuur. Facturen op bestuursniveau moeten op de kostenplaats van het bestuur worden geupload. • Klik op toevoegen

12. Uploaden • Voeg elke scan toe door middel van “Bladeren” (Choose File) en daarna Koppel • Na het selecteren van alle bestanden klik op sluiten • Klik in het overzichtsscherm op Uploaden De facturen zijn nu verstuurd naar Dyade. De basisgegevens van de factuur worden gelezen en we streven ernaar de scan controle binnen 4 uur uit te voeren. Daarna is de factuur beschikbaar om te coderen.

13. Overzicht • Log in op het systeem, ga naar postvak IN • Deze lijst kan worden gefilterd (door het invoeren van de velden bovenaan) of gesorteerd (door op de kopjes te klikken) • Selecteer een factuur uit de lijst

14. Codeerscherm 1. Controleer gegevens factuur 2. Voegboekingsregels toe

15. Factuurgegevens controleren Leverancier wordt automatisch bepaald adhv het crediteur (bank) nummer. Als het bankrekeningnummer niet klopt kan dit gewijzigd worden. Controleer of alleveldengoedzijnovergenomen van de factuur. Reeds betaald voor automatische incasso’s

16. Boekingsregels toevoegen Selecteer het tabblad “Grootboek” en klik op de + om regels toe te voegen Verdelen over meerderekostenplaatsen is alleenmogelijk op bestuursniveau! Gebruikeenduidelijkeomschrijving Sla vaste regels op met behulp van “Profileren”

17. Alles ingevuld: workflow activeren Na het coderenkan de factuurwordendoorgezetnaar de volgendestap. De status wordtgeupdate

18. Accorderen (optioneel) Interne vragen of accordering kan met de ad hoc workflow worden gefaciliteerd. Een factuur kan worden doorgeplaatst naar een ander persoon, die deze ontvangt in het postvak IN. Klik “AdHoc” workflow aan en selecteer een medewerker en klik “Workflow activeren” De factuur verschijnt in het postvak IN van de medewerker. De factuur kan op elk moment worden teruggetrokken uit het ad hoc proces door de codeerder. Workflow activerenknop. Hiermeegaat het systeemnaar de volgendestap (alsalleveldengoedzijningevoerd)

19. Fiatteren (1e of 2e fiattering) 1. Gaalsfiatteerdernaar het postvak in en selecteereenfactuurom te fiatteren 2. De factuurverschijntalleenlezen op het scherm. Erkunnenalleenopmerkingenwordentoegevoegd. 3. Eenfactuurkanwordengoedgekeurd of afgekeurd. Klik op het workflow icoonomnaar de volgendestap te gaan. 4. Bijafkeuringmoeteenopmerkingwordeningevuld.

20. Controleren (Dyade) Dyadecontroleert de boekingsgegevens en wijzigtdezeindiennodig. Afhankelijk van de inrichtingwordengewijzigdefacturenteruggestuurdnaar de codeerder

21. VervolgstappenTraining, en nu? • Oefenen.Oefenen op de acceptatieomgevingmet verschillendefacturen. Het bestaandeprocesblijftnog in stand. • Evaluatie. Overleg of het systeemaan de wensenvoldoet en de facturengoedafhandelt. Sluit het systeemaanbij het proces? Besluitnemen over de uitrol. Vragen? • Vragen over de oefenperiode: de contactpersoondigitalisering / intake • Bijvragen over het facturensysteem of bijtechnischeproblemen: servicedesk van Dyade: 030-6305680 • Vragen over de boekhouding / manier van aanleveren / betaling: Huidigecontactpersoon Dyade (vestiging)