Gallring och digital arkivering av Lärdok

1. Gallring och digital arkivering av Lärdok Ett samarbete mellan Stockholms universitet, Stadsarkivet och IT och inköp (driftcentralen i Uppsala)

2. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

3. Inledning • Lärarhögskolan i Stockholm startade 1956. • Vid Lärarhögskolan i Stockholm (LHS) bedrevs huvudsakligen olika former av lärarutbildningar. • Utbildningen hade som syfte att utexaminera behöriga lärare inom förskola, grundskola/fritidshem och gymnasieskola. Även specialpedagoger samt studie- och yrkesvägledare m.m. utbildades vid LHS. • Myndigheten upphörde den 31 december 2007. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

4. Bakgrund • Samgåendet mellan Stockholms universitet och Lärarhögskolan i Stockholm skedde den 1 januari 2008. • Överföring av 100 tabeller från Lärdok till SU-Ladok gjordes under perioden 28 februari - 3 mars 2008 (SILL-projektet). • Arkivering av tabellinformation från Lärdok till Stadsarkivet ska göras senast 4 år efter det att myndigheten har upphört. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

5. Diskussioner med Stadsarkivet • Första lärosätet som skulle arkiveras digitalt – ingen tidigare erfarenhet. • Krav från Stadsarkivet att inte leverera för många flata filer utan läsa samman kataloguppgifter direkt i persontabellerna. Vår strategi: Ingen sammanläsning och att använda befintlig tabelldokumentation, d.v.s. GRÖN. Krav från Stadsarkivet: Gallringsutredning för beslut av Riksarkivet. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

6. TUFFT LÄGE! • Projektdirektiv • Projektplan • Projektorganisation • Banverket – exempel på en gallringsutredning • Mimerlicens skulle upphöra 1 april!! / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

7. Samarbetet med IT och inköp • XML-filer (Allan Sjöö): - 78 960 studenter, en xml-fil per student • Flata filer (Mårten Degerman): - alla tabeller i Lärdoks databas / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

8. Utredning till Riksarkivet - uppdraget • Ta hänsyn till de krav som ställs på en f.d. myndighets studiedokumentationsregister, i detta fall Lärdok, när registret avvecklas och arkiveras digitalt hos Stadsarkivet. • Att spara den information som behövs för en f.d. student vid LHS men även för att tillgodose de eventuella framtida forskningsbehov som finns när det gäller uppföljning av studiedokumentationsuppgifter från Lärdok. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

9. Utredning till Riksarkivet - lagar • Den centrala avgränsningen är att endast arkivera den information/data som behövs för att uppfylla de krav som ställs på ett studieregister enligt Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153). • Arkivlag (1990:782). • RA-FS 2008:3 (”Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor”). • m.fl. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

10. Utredning till Riksarkivet • Huvudområde 1 kommer att utreda frågan om vilken information som ska levereras från Lärdok för att en f.d. student vid Lärarhögskolan i Stockholm ska kunna erhålla ett utdrag (digital matrikel) från Stadsarkivet. • Huvudområde 2 kommer att utreda frågan om vilken information som ska levereras från Lärdok till Stadsarkivet och som kan vara av intresse för eventuell framtida forskning. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

11. Digital matrikel - innehåll • Personuppgifter • Uppgifter om examina • Uppgifter om påbörjade programstudier • Uppgifter om registrering på kurser (även inresande/utresande utbytesstudenter) • Uppgifter om resultat på kurser • Uppgifter om tillgodoräknade kurser • Uppgifter om resultat på individuella kurser (inresande utbytesstudenter) / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

12. Flata filer • Enligt den databasstruktur som gällde per den 31 december 2007, 383 tabeller. • Genomgång av alla tabeller för klassificering och kategorisering. • Tillgodose eventuella framtida forskningsbehov när det gäller uppföljning av studiedokumentationsuppgifter från Lärdok. / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

13. Flata filer som ska bevaras hos Stadsarkivet, 75 tabeller • Antagning • Behörighet • Examen • Katalog • Registrering • Resultat • Student • Tillgodoräknande / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

14. Frågeställningar • Hur ska gränssnittet se ut för Stadsarkivets personal när de får upp en sida på skärmen över en students studier vid Lärarhögskolan i Stockholm? • Vilken information om en student ska tas ut? • Hur ska XML-filer levereras, en XML-fil för varje student eller en enda fil med all information kring alla studenter som har läst vid Lärarhögskolan i Stockholm? / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

15. Frågeställningar forts. • Vilka tabeller ska tas ut som flata filer i forskningssyfte? • Vilken information ska sållas bort från den statiska kopian eftersom den skapades 2008-02-28? / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet

16. Avslutningsvis • Arkivering hos Stadsarkivet innebär en årlig löpande kostnad för tid och evighet! • Projektet i dagsläget: - Klart för leverans - 78 960 xml-filer, en fil för varje student i Lärdok - 75 flata filer från Lärdoks databas - Handledning för Stadsarkivets personal ska skrivas / Ylva Andersson och K-G Sabel, Stockholms universitet