Kunsten å jobbe effektivt

1. Kunsten å jobbe effektivt Godt nok ? ”Hvor mye må du vite om en elefant før du vet at det er en elefant”

2. ”Godt nok for å si ja eller nei”

3. Hensikt • Bolk 1 • Systemkrav og effektiv saksbehandling • Hva trengs av dokumenter • Bolk 2 • Ulike løsninger som kan brukes • Sjekklister

4. Krd Komm-unen Nabo/ part Media BE Fylkesmann Ansvarlig søker Tiltaks-haver funksjon, part, tilsyn, klage, protest, myndighet, service…

5. Effektiv saksbehandling • Forutsigbarhet • Holde det man lover – love det man holder • Service og serviceerklæring • Forståelig regelverk (dispensasjon eller likhet for loven?/ tillatelse eller tilgivelse) • Politikere og adm – hånd i hånd (synsing og vennskap/kjennskap) • Enkelt gebyrreglement – medgått tid • Prioritering av saker og forhold • Holdning • Kunde – bruker – innbygger – pest og plage • Offentligrettslige og privatrettslige forhold • Skjønns- og hjemmelsforståelse • Rettslig skjønn, lov, rettspraksis, forskrift, vedtekt, vedtak interne saksrutiner • Interne rutiner, praksis, privat skjønn

6. ”Forenkling er krevende” • Klar målsetning med arbeidet • Klar prioritering • ikke alt er like viktig • Enkelt gebyrreglement • Inntekt = utgift • Basert på medgått tid = måle tiden • Enkel serviceerklæring • ytelser – frister – garanti • Enkel saksbehandlingsprosess • Enkle rutiner som brukes av alle • Enkle, forståelige vedtak • Hva er offentligrettslig – hva angår kommunen • Må alle kommuner har hver sin måte?????

7. Gebyrreglement Service- og serviceerklæring Styringssystem Tre innfallsvinkler

8. Gebyrreglement

9. Gebyrreglementet - forutsetninger • Selvkostprinsippet (VA) • Pr sak • Timebasert – medgått tid • Konjunkturavhengig • Fondsavsetning

10. Effektiv tid

11. Timepris

12. Konsekvens for kommunen • Ca 1000-1200 timer fakturerbar saksbehandling pr år • (1 sak = 5 timer/ 200-250 saker pr årsverk) • Enkelt reglement • Enkelt for tiltakshaver • Tøffere for søker (mangler belastes tiltakshaver) • Lave gebyrer for gode søknader

13. Maks tidsbruk pr sak/ 750.- pr time

14. Utdrag fra gebyrregulativet – NN kommune

15. Utdrag fra gebyrregulativet – NN kommune

16. Utdrag fra gebyrregulativ – NN kommune

17. Service og serviseerklæring

18. Eksempel på serviceerklæring

19. Eksempel på serviceerklæring

20. Eksempel på serviceerklæring

21. Styringssystem

22. Visjon”Sunne hus og gode utemiljøer” • ”Bebyggelse skal reises og ivaretas med vekt på krav til sikkerhet, funksjonalitet og estetikk på en slik måte at innbyggere og omgivelser opplever at kommunen har et godt og sunt bo-, arbeids-, og livsmiljø”

23. Mål/Strategi • Troverdighet skal være vårt framtredende kjennetegn. • Vi skal utarbeide og etablere standarder, krav og føringer som grunnlag for vedtak. • Vi skal innføre strengere krav til vår og kundens kvalitetssikring. • Vi skal ha en effektiv og dynamisk organisasjon tilpasset de krav og forventninger som våre omgivelser stiller. • Vi skal utvikle en resultatorientert organisasjon med interessante oppgaver i et attraktivt arbeidsmiljø med dyktige medarbeider med høyt engasjement.

24. mottak saksbeh. Doksent. Effektiv saksbehandlingsprosess Servicet.

25. Hovedprosess saksbehandling for BBBE ( OVERORDNEDE : Forvaltningslov , offentlighetslov , kommunelov , arbeidsmiljølov , forurensningslov , PBL , seksjoneringslov , ( INTERNE : Kommunale planer , vedtekter , normer , politiske vedtak , serviceerklæring , gebyrregulativ ) Arkivering Fakta / dokumentasjon Søknad Tilsyn / Ulovligheter Servicetorg Høring Vurdering Sluttbehandling Tvangsmulkt Uavhengig kontroll Protester Dispensasjoner Saksmottak Krav og føringer Kontroll ( Uavhengig , egen , sidemann , revisjoner , skjenkekontroll ) Interne støtteprosesser Hovedprosesser saksbehandling Klage Registrering Saksmottak Saksbehandling byggesak Vedtak Byggesaksbehandling Ledelsesavklaring Juridisk kontroll / hjemling Fakturakontroll Politisk behandling Gebyrberegning / Fakturering Saksbehandling andre saker - Vedtak Administrativt Politisk behandling

26. Saker som angår sikkerhet og fare for liv, helse og miljø. Politiske saker/bestillinger. Enkle tiltak/meldinger hvor alle forhold er funnet i orden. Samfunnsnyttige tiltak med høy nytte-/kostfaktor og hvor tid/økonomi er en begrensende faktor. Tiltak hvor flere aktører/parter/større aktører/sentrale instanser er involvert/berørt. Ulovligheter/klager hvor forannevnte punkt er aktuelle. Mindre saker med innhold som angår en/få parter. Forhold som angår mindre vesentlige punkter. Mindre ulovligheter/mindre klager på mindre forhold som angår en/få parter. Prioritering av saker

27. Geografisk prioritering • Sentrum og sentrumsnære områder • Områder for fortetting (husk stier og snar!) • Hovedvassdrag, vannspeil, bekker • LNF-områder, grenser

28. Prioritering av tema • Fortetting med kvalitet • Rimelige skjønnhetshensyn – i forhold til seg selv og omgivelsene • Dokumentasjon • Fukt, bæring, setning, brann/sikkerhet, dokumentasjon • Funksjonalitet • Miljøvennlige løsninger (energi/avfall)

29. Prosessuell prioritering • Midlertidig brukstillatelse • Ansvarsrettordningen • Tilsyn eller kontroll som valgt saksbehandlingsmetode • Hver 10. sak grundig • En type dokumentasjon som vurderes grundig i alle saker over en tid

30. Prosess Prosedyre Instruks Sjekkliste Attestasjon Avvik KS-dokumentasjon

31. KS i bruk – sjekklister m.m.

32. INNHOLD i KS-håndbok 1Innledning • 2Organisasjon • 2.1Generelt • 2.2Virksomhetens visjon, idé og mål • 2.3Organisasjonskart • 2.4Rådmannen • 2.5Funksjonsbeskrivelse, ansvar og myndighet • 2.6Intern og ekstern kommunikasjon • 2.7Verneombud/AMU • 2.8Brukere

33. 3System for kvalitetsstyring • 3.1Overordnet styringssystem • 3.2Styringssystem for virksomheten • 3.3Kvalitetshåndbok • 3.4Dokument- og datastyring • 3.5Registreringer • 3.6Prosessbeskrivelse

34. 4Ledelse • 4.1Ledelsesform • 4.2Virksomhetsplan • 4.3Økonomiske mål • 4.4Kvalitetspolitikk • 4.5Miljøpolitikk • 4.6Kvalitetsmål og strategier • 4.7Rapportering og oppfølging

35. 5Personal • 5.1Personal- og kompetanseutvikling • 5.2Personaloversikt, stillingsbeskrivelser • 5.3Styrende og støttende dokument

36. 6Saksbehandling • 6.1Generelt • 6.1.1Prioriteringer • 6.2Ansvar • 6.3Støttefunksjoner - Servicetorg og dokumentsenter • 6.4Saksbehandling i byggesaker • 6.4.1Registrering • 6.4.2”Saksmottak” • 6.4.3”Byggesaksbehandling” • 6.4.4Ulovligheter/forelegg • 6.4.5Tilsyn • 6.4.6Tvangsmulkt • 6.4.7Seksjonering

37. 6.4.8Delesaker • 6.4.9HMS – risikovurdering • 6.4.10Saker til politisk behandling • 6.4.11Dispensasjoner (kommuneplanens arealdel, reguleringsplan, andre) • 6.4.12”Krav og føringer” • 6.5Prosedyrer, instrukser, maler og sjekklister • 6.6Godkjenning/kontroll (egen, sidemann) • 6.7Godkjenning/kontroll av revisjoner (egen, sidemann) • 6.8Serviceerklæring • 6.9Saksbehandlingstid • 6.10Gebyrberegning/fakturering • 6.11Klagebehandling • 6.12Innkjøp/Anskaffelser/Avtaler/Kontrakter • 6.13Saksbehandling i skjenke- og bevillingssaker • 6.13.1Administrativt • 6.13.2Politisk behandling • 6.13.3HMS – risikovurdering

38. 7Utvikling • 7.1Forbedringsvirksomhet • 7.1.1Korrigerende tiltak • 7.1.2Forebyggende tiltak • 7.1.3Forslagsvirksomhet • 7.1.4Utviklingsvirksomhet • 7.1.5Avvik og avvikshåndtering • 7.2Brukertilfredshet • 7.3Medarbeiderundersøkelse • 7.4Innbyggerundersøkelse • 8Sikkerhet og beskyttelse • 9Normer • 10Definisjoner og begrep

39. Sjekklister - forslag • MOTTAK AV SAK - DOKUMENTASJONSKONTROLL • FORHÅNDSKONFERANSE • BEHANDLING AV SAK - VURDERING AV INNHOLD I SØKNAD • DOKUMENTASJON / TEGNINGER / BYGGESAK • BYGGESAK TIL POLITISK BEHANDLING • IGANGSETTINGSTILLATELSE • MIDLERTIDIG BRUKSTILLATELSE • FERDIGATTEST • ARKIVERING • FRADELING • KLAGESAKSBEHANDLING • ULOVLIGHETER • KVALITETSSIKRING AV BYGGESAKSBEHANDLING, SIDEMANNSKONTROLL • AVVIKSBEHANDLING • BEHANDLING AV SAK – SEKSJONERING/RESEKSJONERING • TILSYN

40. Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes) Ja Nei Kommentar 1 K-2000, registrering/postføring/merknader riktig utført? 2 Behandling, skal denne saken behandles av NN kommune? 3 Søknadsskjema, er dette komplett utfylt og underskrevet? 4 Dispensasjon, foreligger forhold av betydning som krever disp.? 5 Situasjonsplan og naboliste, nyere enn 6 mnd.? 6 Gjenpart av nabovarsel, er tiltaket komplett beskrevet? 7 Situasjonsplan, er tiltaket inntegnet og tilstrekkelig målsatt? 8 Parkeringskrav, er dette dokumentert på situasjonskartet? 9 Erklæring fra nabo, foreligger dette underskrevet? 10 Protester, er det innkommet protester? 11 Usikre grenser, er det behov for innmåling/oppmåling/grensejust.? 12 Adkomstforhold, nye/endringer? 13 Plantegninger, er areal påført? (M=1:100) 14 Fasadetegninger, tilstrekkelig med terrenglinjer før og etter? (M=1:100) 15 Estetikk/utforming, tilstrekkelig dokumentert? 16 Utomhusplan, tilstrekkelig dokumentert? (m2 og kvalitet) 17 Ansvarsrett, for PRO/KPR-UTF/KUT underskrevet? 18 Kontrollerklæring, for PRO underskrevet? 19 Fullmakt, foreligger dette der søker underskriver for tiltakshaver? 20 Erklæringer, forhold ved tiltaket som krever erklæringer? 21 Tinglysing, er forhold av betydning for kommunen tinglyst? 22 Unntatt offentlighet, skal sak/dokumenter unntas fra offentlighet? 23 Tidsfrister, har saken til nå vært behandlet innen gitte frist? 24 Milepæler, er aktuelle milepæler/merknadsfelt i K-2000 utfylt? 25 K2000, er saken såpass mangelfull at den avsluttes og arkiveres? 26 Konnerudkvoten, ny boenhet på Konnerud (sjekk postnr./adresse)? 27 Ulovligheter, som bør følges opp? 28 Tilsyn, dokumenttilsyn? 29 Ansvarlig søker/tiltakshaver, er kontaktet/ringt opp? 30 Søknaden er klar for behandling 31

41. DOKUMENTASJON / TEGNINGER / BYGGESAK Dato for mottak hos SAKB: Dato ut SAKB: Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes) Ja Nei Kommentar Form, alternativer: 1 Brev om tilsyn, evt. supplerende dokmentasjon er mottatt (brevmal) 2 Dokumentilsyn i innsendt sak Grunnlag: 3 PBL og forskrift, preaksepterte løsninger, NBI, Norsk Standard 4 Ansvarsrett og kontrollerklæring for prosjektering 5 NBR-standard: Spesifikasjon for kart og for tegningsmateriale Tegninger, krav til innhold: 6 Tegninger, entydig merket, datert og signert 7 Situasjonsplan, med hovedmål på tiltaket Avstand til grenser og til senter vei (vegloven) 8 Planer, snitt og fasader i hensiktsmessig skala, vanligvis 1:100 Snitt: kotehøyde på sokkel evt. gulv 1. etg, etasjehøyder Mønehøyde skal fremgå av snitt, med kotehøyde evt. mål Eksisterende og nye terrenglinjer på fasader 9 Planer, planløsning med angivelse av rombetegnelser og areal Fast innredning på bad og kjøkken, vertikale kanaler Branncellebegensende vegg markeres med brannklasse Dimensjonering, brukbarhet: 10 Parkeringsplasser, tilstrekkelig bredde x lengde, inne / ute (NBI) 11 Manøvrering av kjøretøy, tilstrekkelig dim. (plan-mal) 12 Sykkelparkering, hensiktsmessig i boliganlegg 13 Avfallshåndtering, plassering, adkomst for henting 14 Brukbarhet for alle, minstekrav: bl.a. trinnfri adkomst til hovedinngang 15 Minstestørrelser ved planløsning av leiligheter: 2-roms leil. bør ha kjøkken + stue =>25m2 (husbanken) Plass til vask- / tørk- funksjon på bad / vaskerom Boder i leiligheter, 3m2 inne, 5m2 sportsbod Annet lovverk: 16 Arbeidstilsynet 17 Mattilsynet 18 Helse, støy / ventilasjon 19 20 Dato Underskrift (SAKB) Merknader vedrørende dokumentasjon, henvendelser o.l. i saken (husk datering/sign).

42. Er det mulig å ha sjekklister som er like i kommunene?