Sistema de Protocolo Eletrônico Integrado do Poder Executivo - UPO

1. Sistema de Protocolo Eletrônico Integrado do Poder Executivo - UPO novembro/2012

2. O que é o UPO? • É o sistema de controle de tramitação dos processos e documentos da administração pública estadual. • Ele registra movimentações internas, entre os setores de cada entidade, e as tramitações externas, entre os órgãos da Administração Pública Estadual.

3. Legislação

4. Benefícios da utilização do UPO

5. Quem pode ser usuário? • Funcionários de protocolo; • Funcionários de Unidades Administrativas onde os documentos e processos tramitam.

6. Como se tornar usuário? • Para ter acesso ao UPO o servidor deve obter um perfil, ou seja, login e senha; • Esse perfil é disponibilizado pelo PRODERJ, por meio de solicitação à Gerência do Processo Digital. PRODERJ

7. Acesso • Entrar no site do PRODERJ: http://www.proderj.rj.gov.br clicar em Portal Corporativo • Ou entrar no site: https://marianinha.proderj.rj.gov.br/jsp/

8. Identificação do Usuário

9. Identificação do Usuário SUA IDENTIFICAÇÃO DE USUÁRIO NO SISTEMA

10. Identificação do Usuário SUA CHAVE DE SEGURANÇA PARA ENTRADA NO SISTEMA

11. Alteração de senha do usuário

12. Identificação do órgão

13. Identificação do órgão SIGLA DO SEU ÓRGÃO

14. Identificação do órgão A SIGLA DA SUA UNIDADE ADMINISTRATIVA

15. Identificação do órgão SUA SIGLA DE USUÁRIO

16. Identificação do órgão SUA SENHA NUMÉRICA DE ATÉ TRÊS DÍGITOS

17. Atividades realizadas pelo UPO • Autuação de processos; • Exclusão de processo e documentos; • Cadastro de documentos; • Tramitação de processos e documentos; • Apensação, desapensação e juntada; • Emissão de guias impressas e eletrônicas.

18. Autuação

20. Inclusão de Documentos

22. Listagem das espécies documentais originadoras

24. Apensação e Juntada de Processos • O sistema só permite estas atividades em processos que estejam com a carga (tramitação) para o órgão que está procedendo estas atividades. • Estes procedimentos são feitos na mesma tela, para tal observem os procedimentos no Manual de Gestão de Documentos.

25. Apensação e Juntada de Processos

26. Apensação e Juntada de Processos Na tela de anexação, deve-se escolher qual ação a ser tomada: JUNTAR ou APENSAR.

28. Tramitação de processos

29. Este é um campo de pesquisa, onde deve ser preenchido o nº do processo o qual se quer dar carga, ou seja, tramitar!

31. Guia de Remessa Eletrônica • A guia de remessa eletrônica substitui a guia impressa em 3 vias entregues as partes envolvidas. • A guia eletrônica é gerada e recebida por meio do sistema e mantém o histórico, isto é, quem enviou, para quem enviou, quando (data e hora) e quem recebeu e quando recebeu (data e hora). UPO Guia eletrônica

32. Emissão de guia de remessa • Ao dar carga a um documento ou processo, deve-se solicitar a geração de uma guia de remessa, como demonstrado anteriormente; • Após gerado é necessário emitir a guia para o recebimento da mesma.

33. A guia de remessa pode ser emitida por documento/processo, documento gerador, e por órgão.

34. Esta tela permite a emissão de guia de remessa para processos e documentos.

35. Na emissão de guias para DOCUMENTO GERADOR, é necessário especificar o tipo e o número do documento.

36. Na emissão de guias por ÓRGÃO, basta digitar a palavra TUDO, e serão emitidas todas as guias de seu órgão.

37. Ao clicar em CONFIRMAR, surgirá o código da guia. Anote esse número, pois ele será útil para o recebimento pelo destinatário.

38. Recebimento de Guia de Remessa

39. É possível pesquisar a guia de remessa por número de processo, documento, ou pelo código da guia.

40. Antes de receber um documento, é preciso verificar se ele está correto e íntegro, e só então marcar um X no campo correspondente. A senha que deve ser inserida é a mesma que foi utilizada para entrar no UPO, uma senha numérica de no máximo 3 dígitos.

41. As guias que foram recebidas ficam registradas, junto com o responsável pelo recebimento.

42. DÚVIDAS? Entre em contato com o APERJ! (21) 2332-1444