440 likes | 664 Views
Offentlighetsprosjekt i Hole kommune. Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013. Agenda. Kort om Hole kommune Åpenhetspris /-indeks – resultat for Hole Historikk/bakgrunn Offentlighetsprosjektet Informasjonssikkerhet/Vegen videre. Kort om Hole kommune.
E N D
Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013 Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune
Agenda • Kort om Hole kommune • Åpenhetspris /-indeks – resultat for Hole • Historikk/bakgrunn • Offentlighetsprosjektet • Informasjonssikkerhet/Vegen videre Arkivet - Hole kommune
Kort om Hole kommune Beliggenhet: Grenser til Bærum, Ringerike, Lier og Modum kommuner Antall innbyggere: 6.400 Antall ansatte: 664 Antall tjenestesteder: 20 Antall skoler: 4 Antall barnehager: 8 Antall pleie- og omsorgssenter: 1 Arkivet - Hole kommune
Åpenhetspris / indeks Hole kommune har lenge vært opptatt av god informasjon og åpenhet i forholdet mellom innbyggerne og forvaltningen. Dette har bl.a. gitt seg utslag i at kommunen har mottatt pris for åpenhet og sine nettsider 4 ganger siden år 2000, og kommunen kom svært godt ut i Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbunds undersøkelse «Åpenhetsindeksen 2011», der vi fikk 15 poeng av 18 mulige. I tillegg kan nevnes at Hole kommune var en av de første kommunene i Norge som publiserte saksdokumenter på internett (1998). Arkivet - Hole kommune
WebSak og Innsynsmodulen • Innføring av AcosWebSak i mars 2006 • Acos Innsyn/Drum fra samme dato Strategi - Meroffentlighet: • Publisering av hele journalen • Publisering av alle dokumenter som ikke er u.off. med hjemmel i lov. • Publisering av både innkomne og egenproduserte dokumenter – Typer I, U, N og S • Publisering med 3 dagers forsinkelse Arkivet - Hole kommune
Offentlig journal og personvern Saksbehandler/leder: • Inngående dok.: Ansvar for offentlighetsvurdering og publiseringsvurdering innen 3 arbeidsdager • Utgående dok.: Ansvar for skjerming/publisering – evt. lage offentlig versjon av dokumentet i WebSak Arkivtjenesten: • Inngående dokumenter: Evt. forhåndsgradering ved journalføring • Utgående dokumenter: Journalføring av dokumenter med status F (Ferdig) Arkivet - Hole kommune
Offentlig journal og personvern Arkivet: • Ansvar for å kontrollere opplysninger i journalen før publisering og å kjøre «Drum» • Ansvar for nødrutine ved feilpublisering Arkivet - Hole kommune
BRUKERVENNLIG INNSYNSLØSNING Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune
Ja – vi gjør feil Publisering av dokumenter med • Sensitiv informasjon • Fødsels- og personnummer Arkivet - Hole kommune
Datatilsynet 2007 – Kontroll av Hole kommunes nettside og varsel om vedtak om følgende pålegg: • Pålegg om å fjerne personnummer fra div elektroniske søknadsskjema. • Fjerne oppfordring til bruk av e-post ved forsendelse av skjemaer med helseopplysninger og personnummer • Gi tilstrekkelig informasjon til den registrerte om formålet med behandlingen Arkivet - Hole kommune
Tiltak: • Pålegg utført – Datatilsynet fornøyd I tillegg: • Dokumentene publiseres i 3 mnd. (ligger ikke ute «til evig tid») Arkivet - Hole kommune
Grunnlaget for innsyn • Journalføring og arkivering i sak/arkiv-systemet er grunnlaget for innsyn i postlisten • Utfordring: Hvordan få saksbehandlere (inkludert ledere) til å forstå dette? Arkivet - Hole kommune
Flere tiltak: • Info-skriv med forslag til gradering • «Teskje-kurs» for saksbehandlere i bruk av WebSak og gradering av dok. • Kurs for alle i Offentleglova • Info om publisering og rett til innsyn på hjemmesiden Arkivet - Hole kommune
Ny offentlighetslov 1.1.2009 • Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 • Den nye offentlighetsloven innebærer vesentlige endringer og gir bl.a. større rett til innsyn i kommunens dokumenter. • Forskriften §7 og §9 presiserer hvilke opplysninger og dokumenter som ikke skal publiseres på internett. Arkivet - Hole kommune
Offentlighetsvurdering • Feil bruk av lovverket • Feil bruk av WebSak • Ulik praksis på tjenestestedene • Egen tolkning av «sensitiv informasjon» • Konsekvens: «Overgradering» av saker og dokumenter Arkivet - Hole kommune
Publisering • Publisering – gjelder det meg? • Publisering – et arkivanliggende? • Overordnet policy på hva som skal publiseres – retningslinjer? Arkivet - Hole kommune
FRUSTRASJON • Flere kontrollerer journalen • Vi gjør likevel feil Arkivet - Hole kommune
OFFENTLIGHETSPROSJEKTET • Kontakt med Torleif Lind, IKA Kongsberg • Avklaring med rådmannen • Dannet prosjektgruppe bestående av: • Prosjektansvarlig Heming Herdlevær, kommunalsjef • Prosjektleder; Gunhild G. Solheim • Prosjektgruppe: Marthe Hagelsteen, formannskapssekretær • og Torleif Lind , IKA Kongsberg • Oppstart 22. aug. 2012 Arkivet - Hole kommune
Prosjektplan • Utarbeidelse av prosjektplan – Oktober 2012 • Forprosjekt Offentlighet og internettpublisering i Hole kommune Arkivet - Hole kommune
Prosjektplan • Hole kommune tar konsekvensen av de krav som stilles til korrekt og kompetent praktisering av offentlighetsloven, og setter med dette i gang en forstudie som skal se på ulike løsninger for å oppfylle disse kravene. Forstudiet skal i tillegg se på løsninger som skal bidra til at kommunens publisering av journaler og dokumenter blir så sikker som mulig. Arkivet - Hole kommune
Prosjektplan • Målsetting: Prosjektets målsetting er å skape ett eller flere verktøy som saksbehandlerne i Hole kommune kan benytte for på en effektiv måte å kunne vurdere offentlighet/unntak fra offentlighet i henhold til gjeldende lovverk og kommunens politikk på området. Verktøyene skal også være egnet til å vurdere hvilke dokumenter som skal publiseres på internett, og hvilke som skal unntas slik publisering Arkivet - Hole kommune
Prosjektplan godkjent • Prosjektplanen ble godkjent av rådmannen den 12. okt. Arkivet - Hole kommune
Hva er behovet? Enighet om: • Noe konkret – retningslinjer • Sikre personvern • Sikre likebehandling (saksbehandlers vurderinger av innsynet) • Et dokument som saksbehandlere og arkiv kan benytte i det daglige. • Redusere ressursbruk Arkivet - Hole kommune
Prosjektplan - verktøy • Vi utarbeidet en oversikt over de fleste typer saker og dokumenter som håndteres innenfor hvert tjenesteområde. Videre satte vi opp forslag til gradering og publisering Arkivet - Hole kommune
Prosjektplan Hadde stor nytte av dokumentoversiktene i IKA Kongsbergs retningslinjer for • Personalsaker • Elevsaker • Barnemapper Arkivet - Hole kommune
Utfordringer underveis: • Publisering av offentlig versjon av dokumenter i WebSak? • Meroffentlighet og bruk av ressurser? • Målsetting: Å ikke publisere dokumenter som inneholder personnummer Arkivet - Hole kommune
Høring internt • Dokumentet ble godkjent av prosjekteier og sendt ut på høring (tjenesteledere og saksbehandlere) i organisasjonen den 26. februar. • Informasjon om prosjektet ble også lagt ut på intranettet Arkivet - Hole kommune
DOKUMENTET UT PÅ HØRING Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune
Høring forts. • Mange positive tilbakemeldinger • Mange glade for å få retningslinjer • Noen mente vi hadde vært for restriktive ang. publisering Arkivet - Hole kommune
Rådmannens godkjenning • Endelig utgave av retningslinjer ble oversendt rådmannen og godkjent den 15. mai • Publisert på intranettet og tas opp som sak på tjenesteledermøte før sommeren Arkivet - Hole kommune
Dokumentet er ment å være et dynamisk dokument som kan justeres etter behov Arkivet - Hole kommune
Info. sikkerhet -Vegen videre: Arkivet er oppdelt i mange arkivdeler • Dokumenter i arkivdelene for barnemapper og elevsaker er sperret for automatisk publisering • Vurderer å sperre arkivdelen for personalsaker og oppmålingssaker Arkivet - Hole kommune
Info. Sikkerhet - Veien videre • 3. sept. - Kurs i Offentleglova og gjennomgang av retningslinjene for tjenesteledere og saksbehandlere v/Torleif Lind • Forts. fokus på tiltak som styrker informasjonssikkerheten Arkivet - Hole kommune
SPØRSMÅL Arkivet - Hole kommune