L’ARXIU INTERMEDI

1. L’ARXIU INTERMEDI LES TRANSFERÈNCIES ELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS

2. ARXIU INTERMEDI Actualment, l’Arxiu Intermedi es troba situat en l’edifici de la Biblioteca de Ciències Socials “Gregori Maians” al Campus de Tarongers. Com arribar al Arxiu:Línies d'autobusos: 9, 18, 29, 30, 31, 40, 41, 71 Línies de tranvia: Línies 4 i 6 (Fira-Dr.Lluch). Estacions : La Carrasca / Tarongers Tfs. 963828955 – 961625169. Fax 963828954 Correu-e: arxiu.intermedi@uv.es Ubicació

3. La comunitat universitària és coneixedora de l'existència de l'Arxiu Històric i també, en la seua gran majoria, de l'Arxiu Intermedi, ambdós, juntament amb els arxius de gestió conformen l'Arxiu Universitari. No obstant això, considerem insuficient el coneixement de les funcions i importància de la nostra Unitat. Gran part del personal posseïx o coneix el Manual de Gestió de l'Arxiu Intermedi. Us presentem alguns conceptes fonamentals que apareixen en el mateix. Estem a la vostra disposició per a ampliar el coneixement, l’ús i les funcions, així com facilitar-vos la formació necessària perquè la documentació generada per la nostra Universitat compleixi totes i cadascuna de les condicions necessàries de conservació i utilització. En cas de necessitar resoldre qualsevol dubte podeu contactar amb el personal de l'arxiu, que us facilitarà la informació sol·licitada o bé la formació adequada per als arxius de gestió.

4. ARXIU INTERMEDI • L’Arxiu està format pel conjunt de documents, de qualsevol data, format o suport material, produïts o reunits pels òrgans rectors i de govern, i les persones físiques al servei de la Universitat de València en el desenvolupament de la seua activitat administrativa, docent i investigadora, així com les donacions o cessions de persones físiques o jurídiques alienes a la Unviersitat; organitzats i conservats per a la gestió administrativa i la informació, així com, per a la investigació i la cultura. • Tota la documentació produïda per la Universitat de València forma part del seu patrimoni documental i de la seua memòria històrica. Concepte

5. FUNCIONS Recollir, organitzar, custodiar i conservar la documentació que li sigui tramesa pels serveis i unitats administratives. Gestionar les transferències documentals dels serveis administratius. Aplicar l’avaluació i tria de la documentació, d’acord amb la normativa establerta per la Universitat. Gestionar el préstec de la documentació als organismes productors i la consulta de la mateixa d’acord amb les normes d’accés als documents. Donar assessorament tècnic als arxius de gestió. Formació d'usuaris a través dels Cursos que s'imparteixen per a personal d'aquesta Universitat dintre del programa de formació desenvolupat per la Universitat de València.

6. TRANSFERÈNCIES DE DOCUMENTACIÓA L’ARXIU INTERMEDI • Prèviament a la transferència, caldrà posar-se en contacte amb l'Arxiu Intermedi. • La documentació objecte de la transferència deurà estar organitzada. • La transferència de documentació té com objectiu optimitzar l’aprofitament de l’espai i traspassar a un servei especialitzat les funcions de gestió, conservació –temporal o indefinida-, accés i consulta dels documents. • Normativa general: • Els Serveis conservaran la documentació que generen fins al final de la tramitació i sempre que les cricumstàncies ho permeten durant un període mínim de 3 a 5 anys. • L’encarregat de preparar la documentació per tal de remetrela a l’Arxiu Intermedi serà el responsable de l’Arxiu de gestió. El Cap de Servei deurà supervisar dita transferència i signar les fulles de tramesa. • Models que podeu trobar en el manual: Full de previsió de transferència de documents Full de transferència

7. SOL·LICITUD DE PRÈSTEC DE DOCUMENTS • remetre el formulari de sol·licitud a l’Arxiu Intermedi amb la signatura original del sol·licitant. • Sols es prestaran documents originals als organismes productors de la documentació o al superior jeràrquic. Els expedients originals prestats deuran ser retornats el més aviat possible i sense cap modificació. • No es deu afegir cap document a l’expedient però si escau caldrà fer-ho constar a la carpeta exterior de l’expedient. • La documentació facilitada en fotocòpia no caldrà ser retornada.

8. PERSONAL ADSCRIT A LA UNITAT Cristina Barbé Furió (cristina.barbe@uv.es) (Responsable Unitat). Tf. 963828955 Susana López Noguerón (lonosu@uv.es) (Auxiliar de Serveis Bibliogràfics). Tf. 961625169 Sonia del Olmo Amado (sonia.olmo@uv.es) (Auxiliar de Serveis Bibliogràfics). Tf. 961625169

9. Full de previsió de transferència de documents(tornar)

10. Full de transferència(tornar)

11. Formulari de sol·licitud de prèstec de documents(tornar) INICI

12. LA TRANSFERÈNCIA SECCIÓ / UNITAT EXPEDIENTS: Actuacions administratives corresponents a un assumpte ARXIU DE GESTIÓ ORGANITZAR ARXIU INTERMEDI TRANSFERIR

13. ARXIU DE GESTIÓ • Responsable (encarregat de preparar la documentació i remetre-la) • Tasques: • Organització de l’ARXIU. • Expedients • Sèrie • Ordenada • Homogènia • Estructura • Lògica • Coherent • Cronològica • Criteris de formació: uniformes, coneguts per tot el personal

14. RESPONSABLE: Encarregat de preparar la documentació per tal de remetre-la CAP DE SERVEI Deurà supervisar la transferència i signar les fulles de tramesa ARXIU DE GESTIÓ

15. LA TRANSFERÈNCIA:DE L’ARXIU DE GESTIÓA L’ARXIU INTERMEDI • L’ARXIU DE GESTIÓ CONSERVA LA DOCUMENTACIÓ DE 3 A 5 ANYS MÍNIM • LA TRANSFERÈNCIA TÉ COM A OBJECTIU: • OPTIMITZAR L’APROFITAMENT DE L’ESPAI • TRASPASSAR A UN SERVEI ESPECIALITZAT LES FUNCIONS DE • CONSERVACIÓ • ACCÉS I CONSULTA

16. LA TRANSFERÈNCIA

17. PROCEDIMENT DE TRANSFERÈNCIES POSAR-SE EN CONTACTE AMB L’ARXIU INTERMEDI

18. FULL DE PREVISIÓ DE TRANSFERÈNCIA DE DOCUMENTS

19. FULL DE PREVISIÓ DE TRANSFERÈNCIA DE DOCUMENTS • Capçalera: dades referents a la dependència jeràrquica de la unitat administrativa remitent

20. FULL DE PREVISIÓ DE TRANSFERÈNCIA DE DOCUMENTS • Sèrie documental: títol homogeni de la documentació (registre d’entrada…) • Anys: dates extremes de la documentació • Nº de caixes: volum total de les caixes que tinga la sèrie documental que es descriu • Consulta: nivell de reserva o d’accés • Vigència administrativa: quins documents tenen vigència i fins quina data

21. FULL DE PREVISIÓ DE TRANSFERÈNCIA DE DOCUMENTS • Observacions: caldrà fer constar aquella informació que es considere necessària sobre la sèrie documental i que no s’ha pogut incloure en els camps anteriors (dimensions, suports…)

22. PREPARACIÓ DELS DOCUMENTS A TRANSFERIR • Revisar els documents • Agrupar els documents en expedients • Col·locació dels expedients en carpetes • Col·locació de les carpetes en caixes • Rotulació de les caixes • Redacció del full de transferència de documents

23. PREPARACIÓ DELS DOCUMENTS A TRANSFERIR a) Revisar els documents Certificat, justificant… Duplicat…, esborrany… Fora clips, grapes…

24. PREPARACIÓ DELS DOCUMENTS A TRANSFERIR b) Agrupar els documents en expedients

25. PREPARACIÓ DELS DOCUMENTS A TRANSFERIR c) Col·locació dels expedients en carpetes d) Col·locació de les carpetes en caixes e) Rotulació de les caixes

26. PREPARACIÓ DELS DOCUMENTS A TRANSFERIR • Redacció del full de transferència de documents

27. FORMALITZACIÓ DELA TRANSFERÈNCIA • Remetre els FULLS DE TRANSFERÈNCIA A L’ARXIU INTERMEDI • Per triplicat • Signats pel responsable • Posar-se en contacte amb l’Arxiu Intermedi per tal de concertar la data • El trasllat anirà a càrrec de l’organisme remitent

28. PRÈSTECnormativa • REMETRE UN FORMULARI DE SOL·LICITUD A L’ARXIU INTERMEDI AMB LA SIGNATURA DEL SOL·LICITANT • SOLS ES PRESTARAN DOCUMENTS ORIGINALS ALS ORGANISMES PRODUCTORS DE LA DOCUMENTACIÓ O AL SUPERIOR JERÀRQUIC • ELS EXPEDIENTS DEURAN SER RETORNATS EL MÉS AVIAT POSSIBLE I SENSE CAP MODIFICACIÓ • NO ES DEU AFEGIR CAP DOCUMENT A L’EXPEDIENT PERO SI ESCAU CALDRÀ FER-HO CONSTAR A LA CARPETA EXTERIOR DE L’EXPEDIENT • LA DOCUMENTACIÓ FACILITADA EN FOTOCÒPIA NO CALDRÀ SER RETORNADA INICI

29. INICI