Assessorato Finanze. Organizzazione. Sistemi informativi e Controllo strategico

1. Assessorato Finanze. Organizzazione. Sistemi informativi e Controllo strategico Direzione generale Organizzazione, Sistemi informativi e Telematica Il Sistema dei Controlli e la Business IntelligenceUn’agenda per la piena coerenza tra politiche e azioni gestionaliNadia FiliteriRoma, 13 maggio

2. IL PROGETTO “La Governance che si vede” • In continuità con il progetto “Agenda della Modernizzazione” (2001-2003), la Regione Emilia-Romagna sta realizzando un sistema integrato per il processo di programmazione e controllo che allinei l’azione dell’organizzazione agli obiettivi strategici dell’Amministrazione, attraverso: • sviluppo di una metodologia e di un’organizzazione integrata tra i livelli di controllo • sviluppo di processi di apprendimento organizzativo con attività formative e di sensibilizzazione • implementazione della strumentazione informatica di supporto

3. OBIETTIVI STRATEGICI • Obiettivo del progetto è verificare il livello di raggiungimento degli obiettivi fissati nel “Documento di Politica Economica e Finanziaria 2003-2005”. • Il DPEF esplicita gli obiettivi politici e le principali linee di azione dell’Amministrazione, articolati in cinque “politiche” o assi strategici: • la nuova Regione • welfare • sapere, lavoro, sviluppo • sicurezze • ambiente e territorio

4. OBIETTIVI STRATEGICI In particolare, nell’asse “la nuova regione” del DPEF si dichiara l’obiettivo di costruire una Regione che faccia fronte alla sua missione in modo innovativo: RECUPERARE IN EFFICIENZA PER MIGLIORARE L’EFFICACIA DELL’AZIONE POLITICA Lo sviluppo di un sistema integrato di pianificazione e controllo si configura come “lo strumento” chiave per fornire alle altre “politiche” o assi strategici gli indicatori indispensabili per orientare le azioni, monitorare i risultati e, in ultima analisi, raggiungere gli obiettivi prefissati

5. OBIETTIVI DIREZIONALI • Integrare maggiormente il modo di operare tra le diverse strutture organizzative della Regione e tra queste e gli altri soggetti regionali • Rafforzare i processi di programmazione e controllo, sia interni che esterni • Sviluppare l’efficacia delle politiche attraverso strumenti di supporto alle decisioni e di valutazione dei risultati conseguiti in relazione agli obiettivi e agli indirizzi politici predefiniti • Migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa sviluppando strumenti e metodiche del controllo di gestione e introducendo nuove modalità nella gestione amministrativa e contabile

6. LE LINEE GUIDA • Il progetto metterà a punto un sistema integrato di programmazione e controllo articolato su tre livelli (in coerenza con il d.lgs. 286/99): • il livello strategico, in cui si definiscono gli obiettivi strategici a livello di “politiche” e in cui il flusso informativo proveniente dal livello analitico viene aggregato in scenari, per simulare piani e valutare l’impatto delle strategie sui risultati ottenibili. • il livello direzionale, in cui si declinano gli obiettivi del livello sovrastante nelle azioni della macchina organizzativa e in cui i dati raccolti a livello operativo vengono trasformati in informazioni per valutare l’andamento dell’attività • il livello operativo, cui appartengono gli strumenti tecnico contabili (i sistemi di contabilità finanziaria, economico- patrimoniale e di contabilità analitica) a supporto del controllo di gestione

7. LE LINEE GUIDA - Relazioni tra i livelli di controllo Livelli organizzativi Politiche Azioni correttive Organo politico CONTROLLO STRATEGICO input Attuazione Rilevazione Azioni correttive Budget CONTROLLO DI GESTIONE input feedback Direzioni Analisi Scostamenti Attuazione Programmazione operativa Azioni correttive CONTROLLO OPERATIVO Uffici feedback Analisi Scostamenti Attuazione Strategiche Direzionali Operative Livello delle informazioni

8. LE LINEE GUIDA - La divisione dei compiti • Controllo di Gestione • Controllo Strategico Efficienza della macchina amministrativa Efficacia delle politiche Apparato amministrativo (Direzioni Generali) Organo politico (Giunta Regionale)

9. LE LINEE GUIDA - I livelli dell’integrazione • L’integrazione viene portata avanti su tre livelli: • organizzativo • metodologico • livello tecnico, ovvero di architettura del sistema informativo installato

10. LE LINEE GUIDA - La rete dei Controller Dal punto di vista organizzativo, l’integrazione avviene attraverso una “rete di controller” i cui componenti sono stati individuati all’interno di ciascuna Direzione come elementi attivi di riferimento per le strutture centrali di controllo. I processi di controllo strategico devono svilupparsi con un forte approccio di tipo condiviso con la struttura organizzativa Per ogni area tematica oggetto di valutazione non si può prescindere dai contributi specialistici dei settori per riempire di contenuti la metodologia prescelta (definizione degli indicatori, individuazione dei target ecc.)

11. LE LINEE GUIDA - L’approccio metodologico • Dal punto di vista metodologico l’integrazione avviene attraverso la “Balanced Scorecard” che individua obiettivi, indicatori e target, iniziative rispetto a quattro ambiti: • la collettività • risorse economico finanziarie • i processi di erogazione dei servizi dell’Ente • l’innovazione e l’apprendimento

12. LE LINEE GUIDA - La Balanced Scorecard Tecnica manageriale sviluppata da Kaplan e Norton nel 1992 Traduce la strategia aziendale in un sistema di misurazioni facilitandone: • la comprensione • la comunicazione • l’esecuzione • il controllo

13. LE LINEE GUIDA - La Balanced Scorecard Si propone come strumento in grado di contribuire a rendere più efficace l’esecuzione della strategia, superando quelli che si presentano come tradizionali ostacoli: • la mancanza del collegamento tra piano delle azioni strategiche e allocazione delle risorse finanziarie • la forte enfasi sugli aspetti economico-finanziari • la mancanza di un feed back sulle iniziative lanciate per realizzare gli obiettivi strategici • la scarsa possibilità di avviare processi di apprendimento strategico (verifica relazioni causa effetto azioni – obiettivi e predisposizione interventi correttivi)

14. LE LINEE GUIDA - Il sistema informativo • Da un punto di vista tecnico, la scelta effettuata è stata quella di un sistema informativo integrato ERP (Enterprise Resources Planning) come strumento a supporto del nuovo sistema dei controlli all’avanguardia dal punto di vista tecnologico e architetturale. • Da questo punto di vista sono quindi assicurati, in quanto “nativi” nel prodotto implementato: • l’unicità e l’univocità del dato per tutti gli enti Regionali • la condivisione delle informazioni e l’univocità del linguaggio • l’integrazione dei processi di alimentazione e lettura del dato

15. LE LINEE GUIDA - Il sistema informativo SEM BW Data Warehouse SD Sales &Distribution FI-FM FinancialAccounting MM MaterialsMgmt. CO Controlling PP ProductionPlanning AA Fixed AssetsAcctg QM Quality Mgmt. PS ProjectSystem ERP SAP R/3 PM Plant Main-tenance WF Workflow HR HumanResources IS IndustrySolutions Pianificazione e Controllo strategico Controllo e analisi statistiche Sistema transazionale integrato

16. LE LINEE GUIDA Un ulteriore elemento che caratterizza il progetto riguarda le modalità gestionali esplicite e formalizzate con cui si è supportato il cambiamento all’interno dell’Ente. L’affiancamento di un'area progettuale di formazione e gestione del cambiamento consente di accelerare il processo di adozione dei nuovi strumenti e di accelerare la transizione verso nuove modalità operative attraverso la diffusione e condivisione di una nuova cultura del controllo.

17. LE FASI Il progetto si articola con una logica di sperimentazione in ambiti circoscritti (i “piloti”) e di successiva e progressiva estensione a tutti i restanti ambiti. Tale logica è stata seguita sia per l’applicazione delle metodologie e dei processi organizzativi di controllo che per l’implementazione dei sistemi informativi.

18. LE FASI • Il progetto si è articolato nelle seguenti fasi: • Fase 1: Sviluppo della metodologia di controllo strategico (adattamento del modello Balanced Scorecard alla realtà regionale) • Fase 2: Avvio dei sistemi informativi per la gestione di: ciclo passivo, contabilità finanziaria, contabilità generale e controllo di gestione in un ambito pilota • Fase 3: Avvio del sistema informativo a supporto del controllo strategico in un ambito pilota • Fase 4: Analisi organizzativa e progettazione della “Rete dei Controller” • Fase 5: Avviamento della “Rete dei Controller” in ambito pilota

19. LE FASI • Fase 6: Avviamento progressivo della rete controller attraverso l’estensione dell’esperienza maturata in Fase 5 • Fase 7: Estensione e sviluppo dei sistemi informativi a supporto di ciclo passivo, contabilità finanziaria, contabilità generale e controllo di gestione ad altri ambiti sulla base dell’esperienza di Fase 2 • Fase 8: Estensione del sistema informativo a supporto del controllo strategico ad altri ambiti (sulla base dell’esperienza di Fase 3) • Fase 9: Formazione e gestione del cambiamento

20. MASTER PLAN

21. grazie per l’attenzione