Séance 2 - 06/10/2005 Systèmes d’Information État des lieux et acteurs

1. Séance 2 - 06/10/2005Systèmes d’InformationÉtat des lieux et acteurs

2. Communication électronique des organisations • Communication externe • Clients • Fournisseurs, sous-traitants • Prescripteurs, partenaire, apporteur d’affaires • Concurrents • Autres acteurs de l’environnement économique (institutionnels,…) • Communication interne (hiérarchique ou transversale) • Siège social (maison « mère », Groupe,…) avec les filiales • Entre les départements ou les services • Au sein des membres d’une même équipe / service • Au niveau de l’individu (poste de travail,…)  Approche et vision globale/transversale

3. Une notion majeure : Système d’Information (SI) • Définition : « Ensemble des éléments qui contribuent au traitement et à la circulation de l’information dans l’entreprise (base de données, application, procédures, documentations,…) y compris le système informatique proprement dit (réseau, ordinateurs, hardware,…) » Ensemble de moyens logiciels, matériels et humains permettant d'enregistrer, de traiter, de produire et de faire circuler de l'information. • Le système d’information intègre : • besoins de pilotage (ex : connaissance du prix de revient, CA par centre de profit) SYSTEME de PILOTAGE • besoins opérants ou opérationnels (ex : prise en compte d'une commande, suivi de production,…) SYSTEME OPERANTS

4. Système d’information (SI) • Rappels • L’information est une ressource majeure de l’entreprise au même titre que les ressources humaines ou financières. • Le Système d’Information est là pour la structurer, la conserver, la diffuser, la stocker,…et en faire de la CONNAISSANCE. • Le SI est l’interface, le support, le vecteur de la communication interne/externe

5. Objectifs du Système d’Information • Concevoir un SI en terme de • données, • traitement, • flux de communication (processus,...) ...qui répondent aux besoins des utilisateurs dans le cadre fixé par la stratégie et l’organisation préconisées par la Direction. • « Fabriquer » de la connaissance (en interne) • Structurer et formaliser les processus et procédures • Créer de la valeur et de la richesse • Obtenir des gains de productivité • Donner un avantage concurrentiel (argument commercial,…) • ...

6. Les grandes familles de solutions - SI • Logiciels de bureautique • Messagerie électronique • Intranet / Extranet • SGBD (Système de Gestion de Bases de Données) • Progiciels • Applications ASP • Portails d’entreprise

7. 1. Logiciels bureautique • Domination Ms Office • Émergence d’une solution alternative open source : Open Office / Star Office (Sun) • Avantages • Facile et simple d’utilisation • Inconvénients • Pas de partage et de travail collaboratif en natif • Stockage et classement des documents

8. 2. Messagerie électronique • Une des applications les plus utilisées de l’Internet • Avantages • Facile à prendre en main • Mode de communication asynchrone • Inconvénients • Utilisation détourné • Surcharge / « sur utilisation » • Pas de partage (outil individuel) • Stockage

9. 3. Intranet et Extranet • Utilisation des technologies de l’Internet • Navigateur WEB • Page HTML • Zone sécurisée (inaccessible depuis l’externe) • Point d’accès unique à un contenu à valeur ajoutée • Avantages • Partage et diffusion de l’information pérenne • Permet de fédérer les collaborateurs, une équipe,… • Inconvénients • Travail collaboratif limité (sauf portail d’entreprise) • Mise à jour

10. 4. SGBD • SGBD (Système de Gestion de Bases de Données) • …on y reviendra

11. 5. Progiciels et ASP • Progiciel • Professionnel + Logiciel = PROGICIEL • Logiciel « applicatif » spécialisé dans un secteur ou un métier ex : logistique, comptabilité, finance, production,… • Historiquement le plus ancien • Issu du monde de la gestion de production (industrielle) • Solutions ASP (Application Service Provider) • Apparition avec Internet • Externalisation • Location d’une application distante

12. Application Application SGBD SGBD 5. Progiciels (client/serveur) Organisation Réplication     …évolution vers client léger Internet    Navigateur Client léger     Utilisateurs nomades, sous-traitants,... Organisation

13. Application Application Application SGBD SGBD SGBD 5. ASP (Application Service Provider) Prestataire - ASP Internet      Organisation

14. 5. Les solutions ASP • Une première percée au début du WEB • Des échecs car un modèle économique difficile à trouver • Problématique de la sécurité et de la connexion haut débit • Aujourd’hui le marché semble repartir (CRM) • De nombreux rachats de sociétés par les gros éditeurs d’ERP ou CRM qui cherchent à compléter leur technologie • ASP : accessibles aux PME et structures de taille moyenne • Cf. le « On DEMAND » (IBM, Salesforce,…)

15. 5. Pourquoi implémenter un progiciel (ou solution ASP) • Volonté d’organiser, de structurer un métier, une entreprise, une organisation • Gérer l’ensemble des processus d’une entreprise et avoir une vision d’ensemble de l’activité • Mesurer, centraliser, contrôler, … • Automatiser et standardiser le fonctionnement et les pratiques • Partager l’information • Rentabiliser, rendre plus efficace, plus efficient • Derrière se cache toujours une SGBD

16. 5. Complexité de l’implémentation • Un projet de plusieurs mois voire plusieurs années • Remise en cause du fonctionnement de l’entreprise • Transformation des habitudes et des pratiques • « Une entreprise qui ne constate pas de défaut majeur dans ses affaires (bonne productivité, clients satisfaits, bonne rentabilité,…) ne gagnera pas grand chose à s’équiper.  » (Au contraire)

17. 5. Deux philosophies, deux écoles • BUILD = CONSTRUIRE • Développement spécifique à maintenir et faire vivre • Objectif : couvrir 100% des besoins spécifiques • BUY = ACHETER • Produit standard du marché • Personnalisation (« customisation ») • Concessions et compromis • Partenaires et prestataires : • Une équipe interne de développement • Une SSII ou un intégrateur (régie ou forfait) • L’éditeur de l’application achetée (intégration)

18. 5. Le développement spécifique (BUILD / construire) • Choisir une technologie de développement pérenne • S ’engager avec un intégrateur qui peut disparaître • Développement en interne pour les grosses structures • Nécessite un gros travail en amont pour définir et cibler avec précision ses besoins • Cahier des charges fonctionnel et technique • Solution qui répondra à 100% des besoins (théoriquement)

19. 5. La solution « clé en main » (BUY / acheter) • Travail amont de réflexion effectué par l’éditeur ou l’intégrateur : • périmètre • fonctionnalités • Choix technologiques • Personnalisation et paramétrages indispensables • Évolution et maintenance • Coût • Délais

20. 5. Progiciels / ASP : je produis • PGI (Progiciel de Gestion Intégré) - ERP (Entreprise Resource Planning) : • Des solutions « imposantes » longues et complexes à mettre en place (de l’ordre de 2 à 3 ans) • Chantiers colossaux • Réservées aux grandes « organisations » structurées • Coût par utilisateur • Budget global entre 100 000 et 500 000 € • Technologie dominante Client/serveur « lourd » • Apparition de « petit » ERP avec des technologies Internet

21. 5. Progiciels / ASP : je produis • Progiciel de Gestion Intégré permettant de prendre en compte plusieurs domaines d'activité de l'entreprise • Modularité du PGI • Gestion commerciale • Gestion des achats • Gestion de la logistique • Gestion de la production • Gestion de la paie et des finances • … • Les principaux éditeurs généralistes : SAP, Oracle, Peoplesoft, Microsoft • De nombreux éditeurs spécialisés : GEAC (BTP), CEGID, CCMX,… • Budget Microsoft NAVISION : à partir de 55 000 € pour 10 utilisateurs

22. 5. Progiciels / ASP : je prospecte, je vends • GRC (Gestion de la relation Client) – CRM (Customer Relation Management) • Gestion de la relation avec la clientèle Progiciel de Gestion de la Relation Client permet notamment de gérer les prospects, les actions commerciales et de doter les commerciaux d'outils les intégrant au système d'information de l'entreprise. • Les principaux éditeurs : • SAGE • Siebel • ACT • Saleslogix • Goldmine • Adonix • Mode ASP en plein développement (http://www.salesforce.com/fr/)

23. 5. Progiciels / ASP : j’administre • EAI (Entreprise Application Integration) • Conséquence de la complexification des systèmes d’information et de la multiplication de progiciels et autres applications • Permet de faire « communiquer » les applications entre elles • Urbanisation des systèmes d’information (une application devenant un composant du SI) • Grands comptes (organisations de grande taille) • Principaux éditeurs : IBM, BEA, Tibco, Microsoft,…

24. 5. Progiciels / ASP : je partage, je diffuse , je capitalise • ECM Entreprise Content Management • KM Knowledge Management • Gestion des connaissances, des savoirs et savoir-faire de l’entreprise • Principaux composants : • GED (Gestion Électronique de Document - Partager des documents) • CMS (Content management system) • Outil de travail collaboratif et GROUPWARE • … • Éditeurs : Vignette, Documentum, Verity, OpenText, Arisem,… • Présence de nombreux outils Open Source et en mode ASP

25. 5. Progiciels / ASP : outils et ERP spécifiques • Par département ou service : • Paie / GPEC / Gestion des ressources humaines (HR Access) • Comptabilité / finance / facturation (PeopleSoft,…) • Logistique / Supply Chain • Par secteur d’activité : • Gestion de la production • Commerce / distribution • Santé / médicale • Logistique / Transport • BTP • …

26. 6. Portail d’entreprise • 1ère définition : site web agrégation de contenu (My Yahoo) • L’évolution ou la suite logique de l’intranet statique • « outil qui agrège, sur un seul écran (espace), personnalisé en fonction du profil de chaque utilisateur, toutes les informations et applications dont il a besoin pour travailler au quotidien » • Intégration et centralisation

27. Conclusion et tendances • « Webisation » des technologies (client léger de type navigateur web) – J2EE et .NET • Granularité et modularité s’imposent contre l’approche « BIG BANG » • Intégration de tous ces outils, applications et autres progiciels autour du Portail d’entreprise