Analyserooster van participatieve processen:

1. Analyserooster van participatieve processen: 11 indicatoren voor een goed participatief beslissingsproces Oktober 2012

2. Doelpubliek van dit analyserooster: Dit rooster richt zich in de eerste plaats op mensen die proberen inspraak te krijgen in een beleidsbeslissing door deel te nemen aan een georganiseerd participatieproces. Maar ook iemand die een participatieproces wil organiseren, kan dit rooster gebruiken om het proces te verbeteren.

3. Analyserooster van participatieve processen: 11 indicatoren voor een goed participatief beslissingsproces Doelstellingen van dit analyserooster: Het rooster komt van pas in alle domeinen van het maatschappelijk leven waar beslissingen genomen worden die het leven van anderen beïnvloeden. Waar je ook kijkt, beslissingsprocessen lopen mank op een aantal steeds terugkerende moeilijkheden. Het gevolg is dan frustratie en slechte beslissingen. Het rooster werkt ten eerste als een soort diagnoseïnstrument. Het geeft mensen de kans op een systematische manier de kwaliteit van dat participatieproces te evalueren, achteraf. Daarom hebben we het grootste deel van de tekst geschreven in vraagvorm. Ten tweede geeft het rooster tips om een proces dat loopt of nog moet beginnen te verbeteren. Zowel deelnemers als initiatiefnemers en beslissingnemers kunnen het rooster dus gebruiken als checklist. Op die twee manieren, als evaluatieïnstrument en als checklist, kan het rooster helpen om beslissingsprocessen participatiever te maken. En om de kwaliteit van die participatie te verhogen.

4. Historiek van dit analyserooster: Het analyserooster is een product van Platform Participation, een Belgisch netwerk van verenigingen en individuen die opkomen voor een participatieve democratie. Het is het resultaat van een reeks ateliers en projectbezoeken met deskundigen uit de sector en deelnemers aan participatieprocessen, waar verschillende aspecten van inspraak aan beleidsbeslissingen besproken werden. De ateliers werden georganiseerd van 2006 tot 2008. Een eerste versie van het rooster circuleert sinds 2008 maar sindsdien is het instrument herhaaldelijk aangepast en verbeterd. Deze versie dateert van oktober 2012. Ook in de toekomst kunnen nieuwe inzichten en ervaringen, waaronder misschien de uwe, leiden tot verbetering van het rooster.

5. Woordenlijst: We hebben het vakjargon zo veel mogelijk laten vallen maar toch zijn we verplicht enkele termen te gebruiken die waarschijnlijk niet iedereen op dezelfde manier verstaat. Daarom even uitleg: - participatie: allerlei vormen van deelname aan een participatief proces en op die manier aan een beslissingsproces. Meer details daarover vind je bij criterium 10. - beslissingsproces: een instelling of een groep mensen wil een situatie veranderen. Na een proces met het nodige onderzoek en denkwerk nemen zij een beslissing die gevolgen heeft voor andere mensen. Dat kan gaan over eender welk soort situatie en eender welk soort beslissing, op eender welk domein, van stadsvernieuwing over jeugdzorg of onderwijs tot personeelsbeleid in een bedrijf. • participatief proces: een reeks acties die een initiatiefnemer opzet om deelnemers de kans te geven hun mening en voorstellen te formuleren en zo bij te dragen aan het beslissingsproces. Dat kunnen ateliers zijn, interviews, brainstormsessies... Het participatief proces en het beslissingsproces kunnen volledig samenvallen maar dat is lang niet altijd zo. Vaak duurt een beslissingsproces veel langer dan het participatief proces. - deelnemer: een persoon die wil meedoen aan een participatief proces en die zo invloed uit wil oefenen op een beslissing. - beslissingnemer: instelling of groep personen die de macht hebben om de uiteindelijke beslissing te nemen die het leven van anderen beïnvloedt. In realiteit zijn er soms meerdere beslissingnemers die de beslissing moeten nemen in overleg.

6. - initiatiefnemer: de instelling of persoon die een participatief proces organiseert. Vaak is de initiatiefnemer ook een beslissingnemer maar niet altijd. • - procesbegeleider: de persoon of organisatie die het participatief proces organiseert en begeleidt,op vraag van de initiatiefnemer.

7. Criterium 1 Wanneer precies in het beslissingsproces vond de participatie plaats? - tijdens de diagnose (waarbij info verzameld wordt over de bestaande toestand en problemen geïdentificeerd); - bij het formuleren van voorstellen om problemen het hoofd te bieden; - bij de gedetailleerde uitwerking van een of enkele voorstellen tot concrete maatregelen (plannen, vergunningsaanvragen…); - tijdens de uitvoering van die maatregelen; - tijdens de evaluatie van die maatregelen; - tijdens het beheer of het onderhoud of het gebruik van hetgeen gerealiseerd is. →TIP: inspraak hoeft niet persé in alle fases maar hoe later mensen inspraak krijgen, hoe meer kans dat ze zich niet kunnen vinden in de resultaten van het beslissingsproces. De kans wordt dan ook groter dat ze zullen protesteren tegen de uiteindelijke beslissing.

8. Criterium 2 Zijn de doelstellingen en regels van het participatieproces duidelijk? - Heb jij de indruk dat de initiatiefnemers de doelstellingen van het participatieproces duidelijk geformuleerd hebben? - Heb jij de indruk dat de initiatiefnemersweten welke beleidsbeslissingen genomen zijn en over welke punten nog inspraak mogelijk en wenselijk is? - Weet jij als deelnemer dat ook?- Weet jij als deelnemer wie op welke wijze beslissingen zal nemen en wie ze zal uitvoeren? - Weet jij op welke manier je die beslissingen kan beïnvloeden?- Ken jij als deelnemer de spelregels van het participatieproces? → TIP: onenigheid bij initiatiefnemers is nefast voor de kwaliteit van het participatief proces. → TIP: onduidelijkheid voor deelnemers vergroot de kans op verkeerde verwachtingen.

9. Criterium 3 Gaat het participatief proces over de juiste discussiepunten? • Ben jij tevreden over de beslissingen die al genomen zijn of contesteer je die? • Zijn andere deelnemers tevreden?(Is er bijvoorbeeld discussie over de probleemformulering of over bepaalde oplossingen die al vast liggen)? - Hadden deelnemers liever inspraak gehad in andere discussies dan diegene die op tafel liggen? Beschouwen ze de discussie die voor ligt als bijzaak? → TIP: de beslissingnemers kunnen zelf kiezen welke beslissingen in overleg genomen worden en welke niet. Maar participatieprocessen over onderwerpen die voor de deelnemers niet belangrijk of relevant zijn, zijn in hun ogen natuurlijk niet zo zinvol. → TIP: als beslissingnemers controversiële beslissingen binnenskamers nemen en vervolgens alleen de minder belangrijke of minder gevaarlijke onderwerpen aansnijden in een participatief proces, leidt dat meestal tot frustraties. De kans is groot dat de deelnemers het participatief proces aangrijpen om te protesteren tegen de controversiële beslissingen.

10. Criterium 4 “Multi-actoren-overleg” - zitten alle betrokken partijen rond de tafel? - Heb je de kans gekregen met alle andere betrokken partijen en actoren te communiceren? Zelfs groepen of mensen of instellingen die hun eigen kanalen hebben om de beslissing te beïnvloeden (zoals overheidsinstellingen, investeerders ...)? - Heb je de kans gekregen echt van mening te verschillen met andere actoren? → TIP: vaak krijgt maar een beperkte groep betrokkenen inspraak omdat initiatiefnemeren mensen of partijen vergeten. Klassiek voorbeeld is de aanleg van een plein of laan waarbij wel de omwonenden inspraak krijgen maar niet de gebruikers er van, zoals de jongeren die er spelen of de mensen die er over heen fietsen of rijden. Op die manier krijgen de particuliere belangen van die ene groep betrokkenen de bovenhand op andere belangen. → TIP: als actoren die een belangrijke invloed hebben op de beslissing, zoals belangrijke lobbygroepen of financierders, geen enkel contact hebben met de deelnemers, kunnen die partijen elkaars standpunten niet leren kennen en verrijken.

11. Criterium 5 Is het participatief proces open voor iedereen die wil deelnemen? - Krijgt iedereen met een mening inspraak? Krijgen zij allemaal kans hun mening te geven (inclusief niet-experten)? - Als daarentegen alleen een beperkte selectie mensen mee mag doen aan het participatieproces, zijn de selectiecriteria voor die vertegenwoordigers dan duidelijk en objectief?? → TIP: als mensen er voor kiezen om niet mee te doen aan een participatief proces , is dat OK. Maar als iemand het belangrijk vindt om deel te nemen, is het jammer als zij of hij daar geen kans toe krijgt. Een beslissing die je leven sterk beïnvloedt maar die boven je hoofd gebeurt, is immers erg frustrerend. → TIP: als het participatief proces om de een of andere reden toch maar plaats biedt aan een beperkt aantal mensen, is het belangrijk dat iedereen weet waarom hij of zij wel of niet mag deelnemen.

12. Criterium 6 Zijn de technieken van het participatief proces geschikt om veel mensen te stimuleren om deel te nemen? - Laten ritme, plaats en tijdstip van vergaderingen en ontmoetingen toe dat zoveel mogelijk mensen en groepen deelnemen? - Is de communicatie rond het participatieproces geschikt voor verschillende doelgroepen? - Stimuleren de aangewende methodes echt de participatie van mensen of groepen die minder invloedrijk zijn? → TIP: Extra inspanningen zijn nodig om mensen te betrekken die moeilijker invloed kunnen uitoefenen en die moeilijker participeren. Zo verhoog je het democratisch gehalte van het proces.

13. Criterium 7 “Capacitatie! Krijgen minder invloedrijke mensen en groepen ondersteuning en vorming ? - Krijgen minder invloedrijke mensen en groepen extra ondersteuning? - Gebeurt die ondersteuning onafhankelijk van de beslissingnemers en de initiatiefnemers? • Verhoogt het participatieproces de capaciteiten van de deelnemers? Bv door hun kennis van besluitvormingmechanismen te vergroten, door hun organisatie te versterken, door zelforganisatie te stimuleren … ?- Kunnen de deelnemers na verloop van tijd zonder begeleiding? Of blijven zij afhankelijk van hen? → TIP: Mensen hebben door hun functie, hun kennis en ervaring, hun contacten... verschillende machtsposities. Extra professionele ondersteuning voor de minder invloedrijke actoren maakt het proces democratischer. En het proces kan op die manier ook nog bijdragen tot de capacitatie of empowerment van de deelnemers.

14. Criterium 8 Zijn er deskundige procesbegeleiders? - Wordt het participatieproces geleid door competente procesbegeleiders? - Zijn zij voldoende onafhankelijk van de beslissingnemers en van de initiatiefnemers? - Zijn het mandaat en de rol van deze procesbegeleiders voldoende afgebakend en gedefinieerd? → TIP: participatie organiseren vraagt expertise; het is werk voor specialisten. In de meeste gevallen zal de kwaliteit van het participatief proces en meteen ook de kwaliteit van het beslissingsproces toenemen als er externe procesbegeleiders bij komen. → TIP: als procesbegeleiders voldoende onafhankelijk zijn, helpt dat ook om eventueel wantrouwen van de deelnemers ten opzichte van de beslissingnemers te verminderen. → TIP: het is dan wel fundamenteel dat de initiatiefnemer en de procesbegeleider zeer duidelijke afspraken maken, over mandaat, spelregels, niveau van participatie (zie criterium 10) ...

15. Criterium 9 Hoe zit het met informatie en feedback? - Krijg je voldoende informatie om de beleidspistes en de context te kunnen begrijpen en je mening te kunnen vormen? - Komt die info op tijd? - Is die info voor de meeste mensen begrijpbaar? - Is er een correct, volledig en begrijpbaar verslag van de verschillende stappen in het participatief proces? Krijg je de kans dat verslag goed te keuren of te verbeteren? - Krijg je ook feedback (dwz: info achteraf over wat er met je suggesties of klachten is gebeurd)? - Is er opvolging voorzien na het beëindigen van het participatief proces? → TIP: beslissingsprocessen vragen vaak een hoop kennis en deskundigheid. Om mensen te betrekken die minder bagage hebben op dat vlak, moet je investeren in goede en begrijpbare informatie, lang genoeg vooraf, zodat deze mensen zich echt een beeld kunnen vormen van de problematiek en zodat ze de consequenties van de verschillende beslissingspistes kunnen beoordelen. Die info moet echt wel verder gaan dat wat een echte expert nodig heeft vermits zij of hij al een grote hoeveelheid achtergrondkennis bezit. → TIP: een verslag is een heel belangrijk ding in een participatief proces en in elk beslissingsproces. Een verslaggever heeft de macht om een bepaald beeld te schetsen van een stap in het proces en dat zo te sturen in een bepaalde richting. Als de deelnemers geen verslag krijgen, moeten zij verder zonder terugvalbasis of fundament. Bovendien is het essentieel dat zij verbeteringen kunnen aanbrengen aan dat verslag. → TIP: feedback en informatie nadat het participatief proces afgelopen is, draagt bij tot tevredenheid.

16. Criterium 10 Welk niveau van inspraak laat het proces toe? - Heb je de indruk dat het hele proces uiteindelijk een vorm van schijnparticipatie was? Gaat het participatieproces verder dan informatie van de initiatiefnemers aan de betrokken mensen en groepen? Of zijn er ateliers of andere acties opgezet maar zonder dat de inbreng van de deelnemers naar waarde is geschat? - Of is er echt rekening gehouden met een aantal van de suggesties en eisen van de deelnemers? Hoe veel inspraak staat het participatief proces toe? Gaat het eerder om... - Of is het onduidelijk op welk niveau van inspraak het proces zich situeert? - consultatie? (waarbij jij op sommige punten je mening kan geven maar ze niet kan verdedigen t.a.v. andere actoren of waarbij je niet alle elementen van het dossier kent )? - overleg? (Je overziet alle elementen van het dossier en kan met andere actoren overleggen maar de beslissingnemers nemen de beslissing in besloten zitting, zij het op grond van de discussies.) - of echte coproductie? (De beslissingen worden genomen en liefst ook opgevolgd, in het participatieproces, door alle actoren) ? → TIP: coproductie is een ideaal niveau van participatie omdat alle betrokken partijen er samen tot beslissingen komen. → TIP: natuurlijk is het soms zinnig om een lager niveau op de ladder te kiezen – soms is de tijd te kort en zijn de onderwerpen te controversieel om een coproductieproces te organiseren. Maar belangrijk is dat de initiatiefnemers en beslissingnemers duidelijk kiezen voor een bepaald niveau en dat ook communiceren en respecteren.

17. Criterium 11 Trekt de initiatiefnemer lessen uit het participatieproces? - Doet de initiatiefnemer inspanningen om eventuele fouten die hij of zij gemaakt heeft in het participatieproces te corrigeren, eventueel een volgende keer? - Doet de initiatiefnemer inspanningen om de goede ervaringen van het participatieproces te kopiëren in andere beslissingsprocessen (in andere gebieden, op andere territoriale schalen of voor andere bevoegdheden? → TIP: we willen met dit rooster beslissingsprocessen participatiever, democratischer en beter maken. Stap voor stap. Maar als initiatiefnemers van zo'n processen geen lessen trekken uit hun ervaringen, fouten niet bijsturen en eventuele goede ervaringen niet doortrekken naar andere domeinen lukt dat niet.