1 / 48

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders. Agenda . 1. Inleiding Inventarisatie leerpunten/problemen/doelen afbakening van de workshop 3. De processen Besturing & Uitvoering Overzicht processtappen Activiteiten en producten 4. Het proces Afronding

tiffany
Download Presentation

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshopvoor projectleiders

  2. Agenda 1. Inleiding • Inventarisatie leerpunten/problemen/doelen • afbakening van de workshop 3. De processen Besturing& Uitvoering • Overzicht processtappen • Activiteiten en producten 4. Het proces Afronding • Overzicht processtappen • Activiteiten en producten 5. Afsluiting • Resterende vragen/opmerkingen • Evaluatie/verbetersuggesties

  3. Doel workshop • Logisch vervolg op de workshop “Voorbereiden en Inrichten van Projecten”. • Geeft de OBV-invulling weer van de volgende stappen in het projectmanagement proces: besturen, uitvoeren en afronding van projecten. • Geeft een verdere toelichting op het gebruik van de handboeken, tools en beschikbare sjablonen. • WIP presenteren aan eigen projectteam

  4. Inventarisatie leerpunten Specifieke leerbehoeften

  5. Project Management: Samenvatting • Kern van projectmatig werken: • viaherkenbare & herhaalbare stappen • zorgen dat allebenodigde activiteitenworden verricht, • zodanig datmet de klant & acceptanten afgesproken resultatenen Kwaliteitworden geleverd, • waarbij de uitvoering blijft binnen de met het CMT overeengekomen budget en doorlooptijd • met adequaat risicobeheer • en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen

  6. Over commitment gesproken ... U zei…? Wanneerwilt u het gerealiseerd hebben?

  7. Processtappen Projectmanagement 2. Inrichten 1. Voorbereiden Plan van aanpak bijstellen sturing 3. Uitvoeren 4. Besturen voortgang 5. Afronden

  8. Project Management: omgeving Klant extern Eindgebruiker Programmamanager Klant intern Contracteigenaar Afdelingshoofd Q-borger Contractmanager Opdracht Decharge PvA Rapportage Projectteam Projectleider Teamcoordinator 2-de echelon

  9. Inhoud PvA 1) Inleiding 2) Omschrijving project 3) Producten en diensten 4) Kwaliteit 5) Planning 6) Organisatie 7) Informatie 8) Risicomanagement 9) Overige procedures /afspraken 10) Bijlagen PMW planning CI status overzicht Req. Documenten, etc.

  10. Minimaal beschikbaar: • PvA met bijlagen: • Baseline PMW Planning • Startdocument(en) kostenbeheersing • Requirements document(en) • SCM statusoverzicht/plan • Risico Fact Sheets (RFS) • Resources • Hulpmiddelen => KICK-OFF PROJECT t.b.v. teambuilding en commitment

  11. Beheerscycli projectbesturing Gebaseerd op Contract/ projectopdracht Plan van Aanpak Taakopdracht Wie beslist Contract Management Team Projectleider/ Contractmanager Projectleider/Projectmedewerker Project Fase Actviteit/taak

  12. Overzicht clusters Uitvoeren en Besturen project BO FDO 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer 2 Rapportages CtM, Beslisdocumenten 5 Projectgebonden SCM 4 Fase overgang bijstellen PVA, planning 3 Req. management, Verwerken CR’s

  13. Overzicht activiteiten Uitvoeren en Besturen project Geaccordeerd PVA B 3.4.2.Standopname/actualiseer plan B 3.4.4 Opstellen rapportages B 3.4.1Risicobeheer 2 1 U 3.3.1 Toewijzen taakopdracht U 3.3.2 Taakverantwoording U 3.3.4Opstellen beslisdoc. U 3.3.3Bijhouden projectdossier 5 Fase overgang B 3.4.7Opstellen CR B 3.4.9Bijstellen req.doc. 4 CR vanuit CtM 3 B 3.4.6Bijst. PvA na fase-overgang B 3.4.8Verwerken CR B3.4.3Bijstellen planning/baseline B 3.4.5.Bijstellen PvA

  14. Toewijzen taakopdracht medewerker [U 3.3.1] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer • Projectleider geeft (schriftelijke free format) taakopdracht(en) aan elke projectmedewerker Vereist: • Commitment • TVB’s helder van betrokken rollen • ‘projectmatig’ + actief (team) gedrag • Voortgangsbewaking en rapportage

  15. Taakverantwoording/Standopname (PTO): [B3.4.2/3] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer Planning Kosten beheersing opdracht normen Begroten Gebruik normen Afsluiting begroting evaluatie Plannen Bijstellen planning/baseline/PvA Planning/PvA stand rapportage opname voortgang Tijd/taakverant- woording Taakopdrachten Voortgang meten Uitvoeren activiteiten Tracking & Oversight Q-maatregelenRisico’s Budget

  16. PMW Weekstaat OBV-ISO Standopname/herplanning[U3.3.2][B3.4.2] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer • Actualiseren planning: • Herplannen restprognose • Afwijking in doorlooptijd

  17. Standopname/voortgangsbewaking [B3.4.2/3] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer • Continu inzicht in status / restplanning • Negatieve (potentiële) afwijking direct melden aan PjL/CtMr • Positieve afwijking alleen indien zeker • Periodieke voortgangsrapportage t.o.v. goedgekeurde PvA/Planning/Taakopdracht • Goedgekeurde CR kan leiden tot nieuw PvA en/of baseline planning/taakopdr. • PTO verantwoordelijkheid van projectmedewerker en projectleider

  18. Standopname : projectcommunicatie [B3.4.2/3] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer • Intern (wekelijkse) projectoverleg agenda: • Mededelingen uit CMT en derden • Verslag vorige vergadering/status actiepunten • Per projectlid: werkzaamheden terugblik + vooruitblik • Voortgang en planning project • Communicatie (intern/extern) • Kwaliteitsmaatregelen (Q-coördinator) • Risico’s • Procesverbetering projectuitvoering • Resume nieuwe actiepunten • Taakopdrachten en verantwoording • minimaal bilateraal wekelijks

  19. Hulpmiddelen en opleidingen PjM/PTO/PMW 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer PMW • Trainingen/opleidingen: • Basistraining PMW • PMW Opfriscursus • PMW voor gevorderden • Werken in projecten • Projectmanagement Hulpmiddelen: • PMW views/templates • Hulpmiddel bij gebruik van PMW • FAQ’s PMW • Handboek Projectmanagement

  20. Risicobeheer [B3.4.1] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer een kerntaak binnen project- en contractmanagement Continue nagaan welke risico’s het halen van de (project)doelstellingen bedreigen en vervolgens deze risico’s beheersen 1) op taak/individueel nivo 2) op project/contractniveau (RFS)

  21. Actief Risicobeheer [B3.4.1] 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer • PjL, CtM maar ook projectteam • Vast onderwerp in projectteamoverleg • Vast onderdeel van maandrapportage

  22. ProductvoorbeeldRisico Fact Sheets (RFS) 1 Taakopdracht, Standopname, Risicobeheer

  23. Opdracht opstellen maandrapportage 2 Rapportages CtM, Beslisdocumenten • Maak een overzicht van onderwerpen die in de maandrapportage aan de orde moeten komen zonder gebruik te maken van de handboeken. (3 min.) • Wissel bevindingen klassikaal uit (5 min.) • Verschillen inventariseren t.o.v. sjabloon maandrapportage (5 min.)

  24. Opstellen rapportages [B3.4.4] 2 Rapportages CtM, Beslisdocumenten • 2-wekelijks Statusrapportage aan CtMr • 4 Rapportages uit PMW: • Budgetoverzicht op act. nivo • Capaciteitsverloop (per medewerker) • Balkenplanning • Mijlpalenoverzicht • bilateraal bespreken (PjL en CtMr) • Maandelijks Voortgangsrapportage aan CMT • Maandrapportage projecten • 4 rapportages uit PMW als bijlage • RFS’s + overzicht • Statusoverzicht CR’s + CI’s (bij CtMr)

  25. Overzicht PMW views/statusrapportages [B3.4.4] 2 Rapportages CtM, Beslisdocumenten Begroten Plannen Standopname Rapportage

  26. Opstellen Beslisdocument + vaststellen consequenties [U3.3.4] 2 Rapportages CtM, Beslisdocumenten • Hoe: • Opstellen Document met gevraagde besluitvorming en bijlage(n) • Ter accordering aanbieden bij CMT • Consequenties beslissing vaststellenEindresultaat: • Besluit door CMT • eventueel CR • Hulpmiddel: Postbank Memo (free format)

  27. Requirements Management: essentie [B3.4.9] 3 Req. management, Verwerken CR’s • Specificaties expliciet vastgelegd en gecommuniceerd • Klantrequirements • Acceptantrequirements • In beheer bij CtMr => Acc. RqM evt. delegeren aan PjL • Requirement heeft in principe één (accepterende) eigenaar • Wijziging requirements => Change Request, verwerken in alle plannen + producten • Requirements basis voor Plan van Aanpak

  28. Processchema RM [B3.4.9] 3 Req. management, Verwerken CR’s Start Requirements Documenten Goedgekeurde Change Requests Ontwerp- Proces Fase-overgang Nieuwe Requirements Documenten Voor klant/accept. belangrijke ont- werpbeslissingen

  29. 3 Soorten requirements [B3.4.9] 3 Req. management, Verwerken CR’s PdP / IBN FPC Overig Normen/ standaards Ontwerp Klant- Richtlijnen Specificaties Requirements/ Maak- proces ING Project Klanten (deze organisatie/ vragen de + EXTERN verandering) Ontwerp- spec's fase N-1 Ontwerp- spec's fase N Sec IAD Ontwikkel- standaards Meetbare Acceptatie Criteria OBV Systeem SLA testomgeving Architectuur DNB Interpay

  30. Belang van goede requirements [B3.4.9] 3 Req. management, Verwerken CR’s Wat de consultant adviseerde Wat de ingenieur ontwierp Wat Inkoop bestelde Hoe de ontwikkelaars het bouwden Wat de verkoper leverde Wat werd gevraagd

  31. RM hulpmiddelen [B3.4.7 t/m 3.4.9] 3 Req. management, Verwerken CR’s • Werkinstructies in handboek PjM en CtM (Change Request procedure) • Sjabloon Klant Requirements document • Sjabloon Acceptant Requirements document • Sjabloon Change Request formulier • Sjabloon Change Request statusoverzicht

  32. Opstellen Change Request [B3.4.7.] 3 Req. management, Verwerken CR’s Wanneer CR’s? • Bij wijziging van requirements n.a.v. knelpunten (uit risicomanagement en/of standopname) => niet bij detaillering • Bij grote uitloop/inloop planning of overschrijding/onderschrijding budget • Niet inhoudelijk (meer) kunnen voldoen aan requirements/ teruggeven opdracht (concessieverzoek) Beheer van CR’s • Formeel beheer CR’s bij CtMr ; wellicht opstellen gedelegeerd aan PjL • Statusoverzicht CR’s ook bij CtMr in beheer

  33. Verwerken Change Request [B3.4.8] 3 Req. management, Verwerken CR’s Soorten: • Extern (Van opdrachtgever/CtMr) • Intern (Vanuit project) Wanneer: • Bij uitloop/overschrijding • Bij wijzigingen op Req, PvA, CI’s Wat doen: • Impactanalyse/prioritering uitvoeren • Requirements • Nieuwe FPA/omvangsschatting • Budget/begroting • Doorlooptijd • Resources (inzetplanning) • Hulpmiddelen • Herplannen na goedkeuring • Opnieuw baselinen • Bijstellen PvA/Project/Req.

  34. Bijstellen werkplan/baseline [B3.4.3/3.4.5/3.4.9] BO FDO PMW 4 Fase overgang bijstellen PVA, planning 3 Req. management, Verwerken CR’s Nieuwe Baseline(deel) • Verwerken Change Request (int./ext.) • Door CtMr geaccordeerde CR tbv grote uitloop/overschrijding • Bij fase-overgang • Eventueel bijstellen: • PvA, • Begroting (FPA/omvangsschatting) • Planning • Requirements documenten, • RFS’s, • Taakopdracht(en) etc.

  35. Bijstellen PvA/Requirements na fase-overgang [B3.4.6/3.4.9] BO FDO 4 Fase overgang bijstellen PVA, planning • Bij Fase-overgang: • Resources regelen (inzetplanning) • Bijstellen planning/Baselinen • Bijstellen PvA • Goedkeuring vragen => beslisdocument • Bijstellen Requirements documenten: • Goedgekeurde CR’s verwerken • Klant requirements actualiseren o.b.v. resultaten uit ontwerpproces vorige fase • Acceptant requirements uit komende fase toespitsen op projectresultaat

  36. Bijstellen requirements na fase overgang (PBM) BO FDO 4 Fase overgang bijstellen PVA, planning

  37. Productoverzicht Besturen/Uitvoeren project 5 Projectgebonden SCM 1. Planning voorbereid. 2 Klant Req. Doc. 3. Ris.Fact.Sh. 4. Fin..Kaders 5. Tijd kaders 6. Inzetafspr. 7. Proj. Opdr. 8. Planning Inr. Proj. 9. Proj.begroting 10 Startdoc. Kost.beh. 11 Init. Planning 12. PvA hfdst. Kwal. 13. Afspr. Infrastuct. 14. Proj.dossier 15. Plan van Aanpak 7. P.opdr. 1. Voorbereiden 2. Inrichten + CtM + (PL) bijstellen 19. Act.planning 20. Bijgest. Planning 21. Stat. Rapp. 22. Mnd. Voortg. Rapp. 23. Goedgek. CR. 24. CR overzicht 15. PvA PL + med. sturing 4. Besturen 3. Uitvoeren voortgang 16. Taakopdr./med. 17. Weekstaat 18. Beslisdoc. 25. Funct.form./med. 26. Eval.rapp. Kostbeh. 27. Eval.rapp. Proj. 28. Accept.doc. Prod. 29. Decharge doc. 5. Afronden

  38. 5 Projectgebonden SCM Projectdossier en beheer [U3.3.3] “Afspraken altijd schriftelijk vastleggen” project opdracht (S)CM 1. Voorbereiden 2. Inrichten Plan van aanpak bijstellen Afspraken sturing 4. Besturen 3. Uitvoeren voortgang Project geb. info Projectdossier 5. Afronden

  39. Beheer van documenten en producten (intern SCM) 5 Projectgebonden SCM • 10 bouwstenen van SCM 1 Wij hebben een SCM-PLan (VIP) 2 Wij doen SCM volgens Plan 3 Wij definiëren en identificeren onze CI’s (VIP) 4 Wij zetten onze CI's in onze bibliotheek (VIP) 5 Wij leggen de status van CI's vast 6 Wij volgen een wijzigingsverzoek- en een probleemmeldingsprocedure voor onze CI’s 7 Wij voeren wijzigingen op CI’s gecontroleerd uit 8 Wij bouwen onze producten uit onze CI’s volgens procedure 9 Wij hebben standaardrapportages over de status van onze CI’s 10 Wij doen SCM-controle onderzoeken

  40. Overzicht activiteiten Afronden project (6) Overdracht projectdossier A3.5.4Verkrijgen acceptatie eindproduct Eindproducten ingevoerd/overgedragen naar productie Uitvoeren nazorg Afronden project A3.5.1Beoordeling projectmedew. A3.5.2Opst. Evaluatierapp.Kostenbeh. A3.5.3Opst. Evaluatierapp.project A3.5.5Verkrijgen decharge Resultaat ingevoerd en nazorg afgerond =>Project ontbonden Resultaten uit PjM processen Uitvoerenen Besturen

  41. Verkrijgen acceptatie eindproduct [A3.5.4] • Hoe: • Opstellen acceptatierapport per acceptant • Acceptanten beoordelen en accorderen • CtMr tekent voor gezien • Opnemen in projectdossierEindresultaat: • Acceptatieformulier per opgeleverd eindproduct/acceptant • Hulpmiddel: Sjabloon acceptatierapport • Acceptatieformulier

  42. Beoordelen projectmedewerker [A3.5.1] • Hoe: • Verzamelen gegevens • Invullen sjabloon Functioneringsformulier • Bespreken met projectmedewerker • Vaststellen definitieve versie • Opleveren aan lijnmanager Ingevuld functioneringsformulier

  43. Evaluatie kostenbeheersing [A3.5.2] • Nacalculatie op basis van: • initiële begroting/planning (baseline +uitgangspunten) • startdocument kostenbeheersing • gerealiseerde (actuele) planning • tussentijdse bijstellingen (CR’s) • geschoond van opgetreden verstoringen/risico’s • vaststellen kengetallen (input voor metrieken) • vastleggen ervaringen, knelpunten & oplossingen tbv PBV • Eindresultaat: evaluatiedocument kostenbeheersing

  44. Opstellen Evaluatierapport project(fase)[A3.5.3] • Hoe: • Verzamelen evaluatiegegevens van: • Q-borger/Q-coördinator • Testcoördinator • Kostenbeheersing • Projectdossier • Projectteam/medewerkertevredenheid • Klanttevredenheid • Opgesteld/gereviewed door projectteam • Eindresultaat: • afgerond evaluatierapport van project of afgesloten projectfase naar CtMr.

  45. Opdracht evaluatierapport project Opdracht : Maak een overzicht van alle punten in een logische clustering die je in je project eindevaluatierapport wil behandelen. Duur: 5 minuten Plenair bespreken : 10 minuten

  46. Verkrijgen Decharge [A3.5.5] • Hoe: • opstellen decharge-document met:- projectresultaat - evaluatierapport - projectdossier (geschoond) - acceptatieformulieren • goedkeuring door CtMr • overdracht projectdossier • Eindresultaat: • goedgekeurd dechargedocument • opheffen projectteam

  47. Productoverzicht afronden project 1. Planning voorbereid. 2 Klant Req. Doc. 3. Ris.Fact.Sh. 4. Fin..Kaders 5. Tijd kaders 6. Inzetafspr. 7. Proj. Opdr. 8. Planning Inr. Proj. 9. Proj.begroting 10 Startdoc. Kost.beh. 11 Init. Planning 12. PvA hfdst. Kwal. 13. Afspr. Infrastuct. 14. Proj.dossier 15. Plan van Aanpak 7. P.opdr. 1. Voorbereiden 2. Inrichten + CtM + (PL) bijstellen 19. Act.planning 20. Bijgest. Planning 21. Stat. Rapp. 22. Mnd. Voortg. Rapp. 23. Goedgek. CR. 24. CR overzicht 15. PvA PL + med. sturing 4. Besturen 3. Uitvoeren voortgang 16. Taakopdr./med. 17. Weekstaat 18. Beslisdoc. 25. Funct.form./med. 26. Eval.rapp. Kostbeh. 27. Eval.rapp. Proj. 28. Accept.doc. Prod. 29. Decharge doc. 5. Afronden

  48. Afsluiting ?? • Vragen / opmerkingen • Wat zijn volgens jullie de verschillen tussen oude en nieuwe werkwijze? • Pas de nieuwe werkwijze toe!! • Evaluatieformulier • aanvullingen • suggesties

More Related