KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN

1. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Lohnt es, sich mit kleineren Projekten zu beschäftigen? Natürlich freuen wir uns alle über Projekte mit hohem Volumen. Leider ist es jedoch schwierig, an sie heranzukommen, und kleinere Firmen sind in der Aufbauphase oft nicht in der Lage, sie durchzuführen. Andere Firmen führen dagegen überhaupt keine Projekte durch, die nicht ein bestimmtes Volumen haben, weil sie wissen, dass es schwierig ist, die kleineren mit einem Gewinn abzuschließen. Darin liegt eine Chance für kleine, auf-strebende Unternehmen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu testen. Voraussetzung für ein „ERFOLGREICHES PROJEKT“ ist allerdings, dass die Planung durchdacht und gut organisiert ist. Einige Firmen führen kleinere Projekte durch, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten be-ziehungsweise zu testen. Das ist eigentlich unvernünftig, denn gerade kleinere Projekte geben keinen Spielraum bei Fehlentwicklungen. Sie sollten auch in Betracht ziehen, dass ein erfolgreiches kleines Projekt größere Folge-projekte nach sich zieht, die auf lange Sicht zu einer rentablen Kundenbeziehung führen. Geeigneter für neue Mitarbeiter erscheinen aufgrund der geringeren Außenwirkung und der besseren Kontrollmöglichkeit interne Projekte und Teilaufgaben für ein größeres Projekt.

2. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Die Angebotserstellung Ein Kunde ruft an und möchte eine DB (Vereinsverwaltung) entwickelt haben. Das Projekt soll in Access XP realisiert werden und wie immer ist es eilig. Generell empfiehlt sich die Kalkulation auf Basis von Tagen (Manntage). Kleinste Einheit sollten 0,25 Tage sein, denn bei einer Kalkulation auf Stunden-basis muss das Angebot sehr detailliert erstellt werden. Außerdem ist zu befürchten, dass mit dem Kunden um jede Stunde gerungen werden muss.

3. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Die Angebotserstellung Die einzelnen Positionen im Angebot enthalten die einzelnen Arbeitsschritte des Projekts. Sie sollten daher klar und deutlich formuliert werden. Hier ist darauf zu achten, dass eine Position maximal einen Umfang von 1,5 Tagen haben sollte. Werden Positionen zu größeren Zeiteinheiten zusammengefasst, zum Beispiel sieben Tage, wird der Kunde unseren Erfahrungen zufolge immer fragen, warum eine Realisierung nicht auch in fünf oder sechs Tagen möglich ist. Dann müssen Sie sich entweder auf einen Handel einlassen oder aber die Position detaillierter aufschlüsseln, um den Kunden von der Notwendigkeit des Zeitumfangs zu über-zeugen. Also können Sie die Positionen auch gleich aufschlüsseln.

4. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Die Angebotserstellung Bei Preisverhandlungen tritt oft das Problem auf, dass die Arbeit trotzdem ge-macht werden muss, auch wenn die Position nicht mehr berechnet wird. Werden die Positionen dagegen klein gehalten, ist es nicht möglich, deren Aufwand zu reduzieren. Die Position kann höchstens ganz gestrichen werden. Die Angebots-summe verringert sich zwar dann, der Zeitaufwand aber auch. Es ist also besser, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen und diese Ein-schätzung an den Kunden weiterzugeben. Bei den Verhandlungen sollten Sie sich eher auf den Tagessatz konzentrieren. Beim Zeitaufwand sollte auch des-halb nicht gekürzt werden, weil sonst die Daten für das Controlling nicht korrekt sind. 

5. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN • Die Angebotserstellung • Auf einem Angebot sollten zusätzlich vermerkt sein: • die Angebotsnummer • die Systemvoraussetzungen • der Lieferumfang (gehört Office bzw. Access zum Lieferumfang ?) • der Zeitraum der Gültigkeit des Angebots • die Zahlungsmodalitäten • die Spesenregelung • der Projektbeginn • der Projektabschluss • die Antwort auf die Frage, was der Kunde liefern muss ..................

6. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Die Angebotserstellung Die Angebotspositionen können wir direkt in den Projektplan übernehmen. In vielen Fällen ist es sinnvoll, dem Angebot den geplanten zeitlichen Projektablauf beizulegen. Dieser Zeitplan sollte unbedingt die Information enthalten, bis wann die Beauftragung erfolgt sein muss, damit ein “Termingerechter Projektab-schluss“ möglich ist. Ebenso kann es sein, dass Daten vom Kunden be- nötigt werden, um mit der Entwicklung fortzufahren. Notieren Sie diese Termine ebenfalls im Zeitplan und weisen Sie den Kunden darauf hin, dass der Plan nur eingehalten werden kann, wenn er seine Termine ebenfalls korrekt einhält. Da die Zahlungsmentalität häufig zu wünschen übrig lässt, sollten Sie überlegen, Skonto einzuräumen. Beachten Sie aber bitte, dass die Einräumung von zwei Prozent Skonto bei einer Verzögerung von drei Monaten für den Kunden einen Zins von acht Prozent be-deutet. Wenn kein Skonto eingeräumt wird, sollte das vorsorglich im Angebot vermerkt werden. 

7. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Festlegen der Preise Es empfiehlt sich, sich als Berater und nicht lediglich als Programmierer zu positionieren. Die Konzeption von Datenbankmodellen und die Erarbeitung eines Konzepts für die Umsetzung und Einführung der Software sind nach gängigem Verständnis Beratungstätigkeiten. Wie finden wir nun aber den richtigen Preis?

8. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN • Festlegen der Preise • Zunächst müssen wir dabei natürlich stets die individuelle Kosten • (Aufwendungen) im Auge behalten. • Welcher Zeitraum (Stunden, Tage, Wochen) wird für dieses Projekt benötigt ? • Wird in Stunden oder Manntag(en) berechnet ? • Werde ich eine Streckenpauschale für Vorortarbeiten berechnen ? • Wird eine Einführung (Schulung) extra verrechnet ? Die Entscheidung wird sicher bei jedem Projekt anders sein, aber man sollte beachten, dass nach der Abrechnung ein Gewinn überbleibt.

9. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Zeitplanung Für unser Projekt wurde ein Zeitraum vom zwei Monaten anvisiert. Liegen keine anderen Termine an, könnte der Zeitplan gestrafft werden. Allerdings sollten als Faustregel nur 60 Prozent eines Arbeitstags verplant werden. Kundenanrufe, unerwartete Computerprobleme und viele Kleinigkeiten verbrauchen zirka 40 Prozent unserer täglichen Arbeitszeit. Außerdem ist es für die Kreativität und das Privatleben gut, wenn der Abend und auch mal ein Sonntag frei gehalten werden kann.

10. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Zeitplanung Weiters sollte man innerhalb des Zeitplanes mit dem Kunden Termine verein-baren, die den Fortschritt, aber auch zu erwartenden Problem – somit auch Änderungen die sich in der Ausführung ergeben – besprechen und klären. Dadurch kann sich der Zeitplan nach hinten verschieben, und der Kunde kennt den Grund.

11. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Pflichtenheft Im Idealfall hat der Kunde bereits ein Pflichtenheft erstellt. Es kann dann als Grundlage für das Angebot dienen. Leider ist das nur selten der Fall. Ein umfangreiches Pflichten- heft für kleinere Projekte zu erstellen, ist häufig zu aufwändig. ??? Wie gehen wir stattdessen vor ??? Bei kleinen Projekten empfiehlt es sich, das Angebot als Pflichtenheft anzu-sehen. !!! Wenn wir allerdings das Gefühl haben, dass der Kunde auf vielen Kleinigkeiten besteht, sollten wir sich überlegen, ob wir das Projekt wirklich durchführen möchten !!!

12. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Pflichtenheft Es ist zwar erfreulich, einen Auftrag in Aussicht gestellt zu bekommen, aber wir dürfen auch mal ablehnen, wenn wir kein gutes Gefühl haben. Ich selbst prüfe zum Beispiel immer sehr genau, ob ich Projekte im handwerklichen Bereich durchführe, weil die Vertragspartner teilweise auf sehr unterschiedlichen Ebenen miteinander kommunizieren und es leicht zu Verständigungsproblemen kommt.

13. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Pflichtenheft Das Angebot sollte dem Kunden möglichst per Post zugesandt werden. E-Mail und Fax sind zwar schnellere Medien, wirken aber für die Abgabe eines An-gebots unseriös.  Noch ein Tipp: Eine Dokumentation sollten wir immer optional anbieten und un-bedingt extra kalkulieren. Gerade bei kleineren Projekten kann der Dokumentationsaufwand leicht den gesamten Programmierauf-wand übersteigen.

14. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Weitere Projektvorbereitungen Nach Abschluss eines Projekts möchten wir wissen, ob sich das Projekt gelohnt hat. Wenn keine Daten vorliegen, werden wir aus Fehlern vergangener Projekte nichts lernen, und nur unnötige Zeit bei weiteren Projekten verlieren. Deshalb soll bei der Durchführung des Projekts der zeitliche und finanzielle Aufwand genau erfasst werden, um später Aussagen über den Erfolg des Projekts machen zu können.

15. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Weitere Projektvorbereitungen Um die Zeitstunden zu einem Projekt zu erfassen, sollte man sich ein Arbeits-blatt anlegen. Hier werden alle geleisteten Stunden pro Position eingetragen. Zusätzlich wird die Position Service hinzugefügt, die alle Zeitstunden nach der eigentlichen Beendigung des Projekts erfasst (Beantwortung von Fragen, Fehlerbehebung und so weiter). Zur Erfassung der Kosten erstellen wir ein ähn-liches Arbeitsblatt. Dem Projekt vergeben wir eine Nummer, aus der der Auftraggeber nicht zu erkennen ist, und bezeichnen den Ordner im Projektverzeichnis genauso. Damit vermeiden wir die Situation, dass bei Präsentationen beim Kunden alle anderen Kundennamen im Verzeichnis gelesen werden können. 

16. KLEINE PROJEKTE ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN Weitere Projektvorbereitungen Wir sehen, dass wir bisher keine Zeile Programmcode verwendet haben. Natürlich können und sollen wir Tools entwickeln, die die Projektdurchführung unterstützen. Die meisten Softwareentwickler meinen, dass es keine geeignete Softwarelösung für kleine Projekte gibt. Ich kenne auch kein Produkt, das meinen Vorstellungen entspricht, meine aber, dass jeder mit einfachen Übersichten anfangen sollte, um ein Projektmanagement aufzubauen. Gerade bei kleinen, knapp kalkulierten Projekten, bei denen ein straffes Controlling wichtig ist, sollten Sie – eventuell mit suboptimalen Mitteln – sofort mit dem Projektmanagement anfangen und nicht, möglicherweise vergeblich, auf optimale Lösungen warten. 'Kombinationsfeld einen neuen Wert hinzufügen 'Bei NUR LISTENEINTRÄGE auf JA setzen / Ereignis BEI NICHT IN LISTE '=================================================================================== Response = acDataErrAdded 'keine Standardmeldung zulassen Dim db As database, rst As Recordset If MsgBox("Der Wert " & Newdata & _ " ist in der Datenquelle nicht vorhanden." & _ " Wollen Sie ihn jetzt hinzufügen?", _ vbQuestion + vbYesNo) = vbYes Then Set db = CurrentDb Set rst = db.openRecordset("Tabellenname", dbOpenDynaset) rst.AddNew rst!Feldname = Newdata 'neuen Wert übernehmen rst.Update rst.Close Set rst = Nothing db.Close End If Ende

17. FÜR EINSTEIGER & FORTGESCHRITTENE EINE INFORMATIONSQUELLE: http://www.smarttools.de/

18. FÜR EINSTEIGER & FORTGESCHRITTENE

19. FÜR EINSTEIGER & FORTGESCHRITTENE

20. BUCHVORSTELLUNG / NEUES VOM BUCHMARKT Das Access-VBA Codebookvon Carsten Griesshammer, Marcus Michaels, Kristof Zerbeaus dem ADDISON-WESLEY Verlag ISBN: 3827319536Erstausgabe: 2002Seiten: 720inkl. CDEUR 59,95 Access ist bereits eine sehr mächtige Datenbankapplikation. Mit VBA lässt sich die ohnehin umfangreiche Funktionalität erweitern und anpassen. Dennoch steht man manchmal vor dem Problem, viel Zeit darauf verwenden zu müssen, eine bestimmte Funktionalität zu implementieren.

21. BUCHVORSTELLUNG / NEUES VOM BUCHMARKT Hier finden Sie die Lösung. Dieses Buch liefert zahlreiche, sofort verwendbare Programmbeispiele zu allen Gebieten der Access-Programmierung. Die Ein-teilung in Kategorien ermöglicht es, alle enthaltenen Programmier-Rezepte schnell aufzufinden. Die beschriebenen Funktionen können leicht in jede Access-Anwendung integriert werden und ersparen Ihnen die Entwicklungszeit für immer wiederkehrende Aufgaben aus dem Alltag des Access-Programmiers. Sie zeigen darüber hinaus, wie in Access optimal die Möglichkeiten des Windows-Systems genutzt werden können. Die Autoren haben viel Wert auf Praxisnähe gelegt. Sie schöpfen dabei aus den Erfahrungen, die sie im Laufe vieler Jahre in zahlreichen Projekten gesammelt haben. Die zahlreichen Beispiele, Tipps, Tricks und Hintergrundinformationen machen dieses Buch zum unverzichtbaren Begleiter für jeden Access-VBA-Programmierer.

22. BUCHVORSTELLUNG / NEUES VOM BUCHMARKT Aus dem Inhalt: Stringfunktionen Numerikfunktionen Datums- und Zeitfunktionen Dateien und Verzeichnisse Internet- und Netzwerkfunktionen Systemfunktionen Registry-Funktionen Fensterfunktionen Farbfunktionen Applikationsfunktionen Datenfunktionen Formularfunktionen Berichtsfunktionen Officefunktionen Auf der CD...Auf der beiliegenden CD finden Sie alle im Buch vorgestellten Quelltexte. Außerdem befindet sich darauf das im Buch vorgestellte Code-Repository.

23. BUCHVORSTELLUNG / NEUES VOM BUCHMARKT Unser Kommentar: Auf diese Art von Buch hat die Access-Entwicklerwelt schon lange gewartet. Bisher gab es zahlreiche Bücher, die zeigten, wie man mit Access arbeitet. Nun gibt es aber ein Buch für Access-Hardcore-Entwickler. Hier findet man zahl-reiche nützliche Funktionen, die man direkt in eigene Anwendungen über-nehmen kann. Es gibt viele der Beispiele und Funktionen aus diesem Buch zwar auch auf einigen Seiten im Web, aber mit diesem Buch erspart sich der Entwickler die aufwendige Suche. Die CD ist sehr nützlich, obwohl man hier die Bedienerführung und Suchmöglichkeit bestimmt noch verbessern könnte. Aber es geht ja um den Inhalt, und der ist das Geld allemal wert! Ein kleiner Wehrmutstropfen für Entwickler, die noch nicht mit Access XP bleibt jedoch. Da die Beispiele auf der CD nur in der Access XP-Version vorliegen, bleibt Access 97 und 200 Entwickler leider die Tipparbeit nicht erspart. Fazit:Dieses Buch sollte in keinem Regal eines Access-Entwicklers fehlen!