Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar

1. Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar Presentationspaket för statliga myndigheter Juni 2010 Ekonomistyrningsverket

2. Regeringens mål och tidplan

3. Regeringens mål & ESV:s uppdrag för e-beställningar i staten Statliga myndigheter ska införa elektroniska beställningar senast 2013. Små undantas. ESV ska leda och samordna statens införande av e-beställningar. Stöd Reglering Standard

4. Inköpsprocessen – vad menar vi?

5. Motiv – varför vi inför e-beställningar

6. Stor potential med e-beställningar Billigare inköp – Köpa varor och tjänster till lägre priser Enklare inköp –Effektivisering av interna processer Bättre inköp – Ökad kvalitet och service

7. Kostnadsbesparingar • Prisbesparingar • Högre ramavtalstrohet • Beställningar endast på avtalat sortiment • Ökad prismedvetenhet hos beställaren

8. Förenklad hantering • Alla inköp görs via EN kanal • Gemensamma standardiserade processer med bra IT-stöd från beställning till betalning • Beställningen attesteras • Automatisk matchning

9. Förbättrad kvalitet och service • Ökad intern styrning och kontroll • Minskar felhantering • Miljövinster

10. Målbild – vad vi vill uppnå och vad förändringen innebär

11. Vad innebär det konkret? • Strategi och styrning • Inköpsprocessen • Organisation • IT-stöd • Samarbete med varu- och tjänsteleverantörer

12. Utgå från beställaren! Mål: Enkelt att beställa rätt. Produkten i fokus, inte avtalet.

13. Alla beställningar görs med IT-stöd och kan följas upp Mål: Det blir enklare att göra rätt.Möjliggöra uppföljning. Enklare hantering. Godkänna beställning i IT-stöd Uppföljningav inköp Arbetsflöde

14. Tillvägagångssätt – så här ska vi göra

15. Ett förändringsarbete i flera dimensioner Sid 15

16. Förändringsprocessen Sid 16

17. Förändringsprocessen, nedbruten

18. Förändringsprocessen – fas 1-3 Sid 18

19. Förändringsprocessen – fas 4-6 Sid 19

20. Stödpaket Stödpaket – för att minska resursförbrukning på myndigheten Lättare att samarbeta med andra myndigheter Återanvända och sprida erfarenheter Beskrivning av förändringsarbetet och hur genomförandet går till Exempel, tips och verktyg

21. Genomförande av förändringar effekt Nyläge Åtgärder Nuläge ”Är” ”Borde” tid Sid 21

22. Tidplan – när ska vi sätta igång och när behöver vi vara färdiga?

23. När ska vi börja? Införa etapp 3 Införa etapp 2 Egnainitiativ Införa etapp 1 Förvalta & vidareutveckla Utveckla stödpaket ESVUpphandla Kunskapsdelning 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

24. Framgångsfaktorer – så lyckas vi

25. Förutsättningar för att lyckas Ledningens stöd och nyckelpersoner Se över processen – fokusera på målen Samordning externt internt och externt Kommunikation/information Sid 25

26. Övriga förutsättningar för att lyckas • Gemensamma standarder – Sveorder och övriga format inom SFTI • Statliga ramavtal för IT-stöd för e-handel • Uppföljning

27. Avslutning • Sätt av resurser • Utse ansvar • Samla berörda • Påbörja arbetet

28. BakgrundsinformationFör dig som vill veta mer

29. Handbok från ESV och SKL: E-handel - Redovisning och juridikESV 2006:19Kan beställas via www.kommentus.se Rapporter från ESV: Statusrapport Införande av e-beställningar i statenESV 2009:34 Slutrapport Förslag till införande av e-beställningari statenESV 2008:20 Delrapport Förslag till införande av e-beställningar i statenESV 2008:14 Fördjupning – e-handel

30. Fördjupning – generell verksamhetsutveckling • Ramverk för programstyrning vidIT-baserad verksamhetsutvecklingESV 2008:11 • Hitta potentialenVERVAV 2007:1 • Räkna på lönsamhetenESV 2004:24ESV 2005:13 Samtliga finns tillgängliga via www.esv.se

31. Kompletterande info:Systemstöd, beställningar, produktkataloger, standarder m.m

32. Organisation Ibland Några Sällan Få Ofta Många Organisation, process, användning och befintliga systemstöd Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Strategisk inköpsplanering & styrning Process & ansvar Användare Upphandlingssystem E-handelssystem Systemstöd EFH-system

33. Beställningar • Med beställning avses en begäran om leverans av en vara eller tjänst. • Beställningsprocessen är den del i inköpsprocessen som följer efter en upphandling, dvs. när ett kontrakt tilldelats en given leverantör. • Beställningar kan förekomma efter alla olika former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007: 1091) om offentlig upphandling (LOU) Fi2007/9783 (delvis)

34. Tillgång både till eget och gemensamt utbud Mål: Stöd för samordnad hantering av statliga ramavtal. En ASP-tjänst, men ingen marknadsplats. E-handelstjänst X B:s Ramavtal E:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal D:s Ramavtal B:s instans C:s Ramavtal B:s Ramavtal A:s Ramavtal C:s Ramavtal A:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal Gemensamma Ramavtal Gemensamma Ramavtal A:s instans C:s instans Gemensam marknadsplats

35. Produktkatalog frånleverantör till beställare Leverantörer SIS ramavtalsansvarig Beställare 3 1 B:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal 2 B:s instans

36. Kravställning via gemensamma standarder Undantagsfall Bilaterala överenskommelser Gemensam bassom stödjs av alla S F T I Sveorder Sid 36

37. Beställningar hanteras på flera sätt Beställning från produktkatalog Fritextbeställning Beställning via webbhandel Periodsk fakturering Beställning utan IT-stöd Mål: Effektivisera hantering, anpassat för olika typer av varor och tjänster. Sid 37

38. Flera gränssnitt mot våra leverantörer, men utan krav på EDI Mål: Öka flöden utifrån varierande förutsättningar. Inte skena kostnader. Enhetliga standarder via SFTI. Avanceradee-beställningar Produktkatalog i Excel Leverantörs-portal Mail-beställning Enklae-beställningar Sid 38

39. Förenkla fakturahantering med matchning (rad/total) Mål: Effektivisera hantering av fakturor. God intern styrning och kontroll. Automatisera om möjligt. Inleverans Beställning Faktura Sid 39

40. Övergripande målbild ur ett processperspektiv • Se vidare: • ESV förstudie 2008:14 bilaga 1B • ESV förfrågningsunderlag e-handelstjänst Sid 40

41. Stöd i förändringsarbetet

42. Stöd under förändringsarbetet ESV kommer att arbeta med stöd på flera sätt under förändringsarbetet: www.esv.se/e-handel Kunskapsdelning Stödpaket e-beställningar Informationsdagar Nyhetsbrev E-handel@esv.se Externa föredrag Utbildning Samordna kontakter med statens leverantörer Upphandling och förvaltning av statliga ramavtal för e-handelstjänst Uppföljning av införandet Föreskrifter och allmänna råd Utveckling, förvaltning och stöd kring e-handelsstandarder Bevaka internationella utvecklingstrender

43. Struktur stödpaket Nivå 1 Nivå 2

44. Struktur stödpaket: nivå 1 • Stående rubriker nivå 1: • Syfte • Mål • Deltagare

45. Struktur stödpaket: nivå 2 • Stående rubriker nivå 2: • Resultat • Arbetsgång • Fördjupning

46. Struktur stödpaket: verktyg • Stående rubriker verktyg: • Verktyg (bl.a. • mallar) • Exempel • Relaterad • information

47. Välkomna med frågor och synpunkter! Myndigheter www.esv.se/e-handel SFTI www.sfti.se Svefaktura & Sveorder www.svefaktura.se Näringsliv www.e-fakturera.nu Frågor till ESV e-handel@esv.se Frågor till SFTI tekniskt.kansli@skl.se Sid 47