Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering

1. Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering Sør 6: 9-kommunesamarbeidet i Vestfold Bolkesjø 26. – 27. August 2004

2. Tjenestesamling 1 Sør 6Pleie- og omsorgstjenestene i:Hof, Holmestrand, Horten, Nøtterøy, Tjøme, Stokke, Andebu og Re

3. PROGRAM 26. – 27. august, -04 Bolkesjø hotell, Bolkesjø • Torsdag 26. August 2004 • 13.00 – 14.00 Velkommen, presentasjon • Kort innledning – Mål, hensikt og metode i effektiviseringsnettverkene • v/ Prosjektveileder KS Effektiviseringsnettverkene • 14.00 – 14.15 Pause • 14.15 – 15.00 Nettverket blir utfordret med utgangspunkt i KOSTRA-tall fra 2003 • v/ Rådgiver Anne Mette Aralt, Fylkesmannen i Vestfold • 15.00 – 15.15 Pause • 15.15 – 17.00 Kommunevis presentasjon av KOSTRA nøkkeltall / hovedfunn • v/ en representant fra hver kommune 10 minutter pr. kommune • 2-4 områder der kommunen skiller seg positivt ut og kan lære andre noe • 2-4 områder der kommunen skiller seg ut, har utfordringer og kan lære av andre •        - Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune • 17.10 – 18.10 Gruppearbeid – splittede grupper: •        Undring / spørsmål og svar: Hver kommune utfordres på sine funn med -undring, spørsmål, påstander eller forklaringer. Vil dette endre noe på satsingsområdene ?

4. 18.10 – 18.30 Gruppearbeid – kommunegrupper:        - Drøfting: Hva blir våre satsingsområder ?        - Drøfting: Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune NB ! Sett av tid til å lage en kommunevis presentasjon, på PC eller plastikkfoil ! 20.00 – Felles middag på hotellet Fredag 27. august 2004: 09.00 – 10.30 Kommunevis presentasjon av gruppearbeid v/ en representant fra hver kommune        - Presentasjon: Hva blir våre satsingsområder ?        - Presentasjon: Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune 10.30 – 10.50 Kaffepause og utsjekking 10.50 – 11.40 Gjennomgang av opplegg for kartlegging av kvalitet Presentasjon av kvalitetsverktøyet v/ prosjektveileder 11.40 – 12.15 Fremdriftsplan Videre arbeid i nettverket ca. 12.15 Lunsj og hjemreise

5. Deltakerliste se word.doc

6. Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering er et samarbeidsprosjekt mellom KS, KRD, AAD og FIN. Hensikt: med utgangspunkt i nøkkeldata, bl.a. KOSTRA • Å utvikle et grunnlag for å sammenligne seg selv med seg selv over tid. • Å utvikle et grunnlag for å sammenligne seg selv med andre over tid. • Frembringe nasjonale ”indikasjoner” på en generell kvalitets- og effektivitetsutvikling i kommunal sektor. • Lære av hverandre

7. Nye styringsformer: • KS sier: • Kvalitetsavtalen innenfor pleie- og omsorgsområdet er et godt eksempel på et virkemiddel i styringsdialogen mellom stat og kommune som er mer effektiv enn virkemidler som: • nasjonale forskrifter • øremerkede pengebevilgninger • eventuelle nasjonale minstestandarder 3. Konsultasjonsmøte 2004, 20/8-04 Kjell Magne Bondevik: KS Landsting 2004, Stavanger 26/1-04 ”Vi har gjort et betydelig arbeid i forhold til forenkling i regelverk og rapportering, og samordning av tilsyn. Et eksempel på dette er den omfattende frihetsreformen for grunnskolen, som blant annet omfattet klassedelingstall og justert kompetansekrav for rektor. Vi utvikler nye styringsformer, blant annet gjennom dialog og forpliktende avtaler om kvalitetsutvikling og utbygging av tjenester – som avtalen for pleie- og omsorgstjenestene.”

8. Formål: • bidra til forbedring av kommunenes tjenester • bidra til en effektiviseringsutvikling Det sentrale spørsmålet: Hvordan bruke effektiviseringsnettverk som styrings- og lederverktøy ?

9. Opplevd kvalitetMedarbeidertilfredshet Nøkkeltall fra regnskap og tjenester (SSB) Data fra kommunene Standardiserte brukerundersøkelser, 20-25 spørsmål Standardiserte medarbeiderundersøkelser; 40 spørsmål

10. Målt kvalitet / objektive data – hva måles i institusjonstjenestene? RESULTAT FOR BRUKERNE: Samlet gjennomsnittlig antall institusjonsplasser i bruk i rapporteringsåret Antall institusjoner med system for systematisk behovskartlegging. Antall institusjoner med system for brukerundersøkelse. Antall institusjoner som har rutiner for diagnostisering av personer med demens Andel korttidsplasser i bruk i rapporteringsåret TILGJENGELIGHET TIL TJENESTEN: Saksbehandlingstid (dager) for søknad om institusjonsplass i rapporteringsåret Iverksettingstid for vedtak om institusjonsplass i rapporteringsåret Antall søknader om institusjonsplass i rapporteringsåret Antall søknader om institusjonsplass i rapporteringsåret som ble innvilget Totalt antall årsverk fordelt på følgende kategorier ved utgangen av rapporteringsåret Sykepleieutdanning Annen helse- og sosialfaglig høgskoleutdanning Hjelpepleierutdanning/omsorgsarbeider Annet Sum årsverk

11. Organisering av nettverk • 4-8 kommuner - ønsker å samarbeide og er sammenlignbare • KS stiller med prosjektveileder • Fylkesmannen i Vestfold stiller med KOSTRA- og fagkompetanse • Analysere og sammenfatte nøkkeltall og resultat fra kvalitetsmålinger! • Bistand til å synliggjøre forbedringsmuligheter • Organisere samlinger og læringsarenaer • Skrive rapporter og dokumentere effekter

12. Benchmarking som arbeidmåte: • Få presentert sammenlignbare tjenestedata på valgte områder • Sammenligne effektivitet og kvalitet med andre • Gjensidig erfaringsutveksling og læring - fokus på forbedringer • Identifisere beste praksis - samarbeide om utviklingstiltak • Sammenligne seg med selv selv over tid - kontinuerlig forbedring

13. Ressursinnsats Kostnader pr. tjeneste som produseres Målt kvalitet Saksbehandlingstider, brukerresultater Pris Hva brukeren betaler Hva er våre resultater ? Hva kan vi lære av de andre ? Hvilke mål bør vi sette oss ? Effektiviseringsnettverk Dekningsgrader Tilgjengelighet til tjenester Opplevd kvalitet Brukernes vurderinger av tjenesten Opplevd kvalitet Brukernes vurderinger av tjenesten Fase 2: Nå mål, iverksette tiltak Bli bedre Mål og forbedringer i tjenester

14. Nettverksarbeidet, fase 1 Oppstartssamling Rådmann/ledergruppe Valg av tjenester Opplegg/ forpliktelser Tjenestsamling 1 pr. tjeneste, nøkkeltall Tjenesteleder/ virksomhetsledere Analyser Dialog og undring Årsak til forskjeller Planlegge kartlegging Kartlegging av kvalitet

15. Tjenestsamling 2 Hva viser kartleggingene ? Tjenesteleder/ virksomhetsledere Hva ser kommunene? Lære av hverandre Innspill mål/ forbedringer Rådmann/ledergruppe Sluttsamling Hvor er vi gode/ forbedring/ strategi? Mål for Tjenesten? Ønsker Fase 2 ? Innspill til sluttrapport

16. 2004: 106 nye kommuner ca. 280 kommuner/bydeler for hele prosjektperioden  godt over 300

17. Antall svar ble doblet i 2003 Samlet: 170.000 2004: ?

18. Fornøyde brukere

19. Effekter 2002- 2004 • Økt kompetanse i forhold til styring / oppfølging av tjenesteytingen i 85 % av kommunene • Utvikling av av styrings- og oppfølgingssystemene i 70 % av kommunene • Økt brukerfokus i tjenesteytingen i 65 % av kommunene Ressursinnsats / produktivitet: Relativt få kommuner har satt mål og utviklet tiltak i forhold til tilgjengelighet / dekning, tjenestestruktur og ressursinnsats / produktivitet

20. Retter vi ressursene mot de prioriterte målgruppene ? Hvor stor andel av målgruppen klarer vi å betjene ? Effektiviseringsnettverk Produserer vi tjenesten på en produktiv og effektiv måte ? Har tjenesten riktig/ønskelig kvalitet?

21. Prioritering: • Bevisste politiske valg ? • Blitt slik ? • Foreta korrigeringer ?

22. Landet

23. I hvilken grad har kommunens inntektsnivå noe å si for kommunens satsing ?

24. Dekningsgrader: • tydelig på hvilke brukere som skal få en bestemt tjeneste ? • i stand til å fange opp de brukerne som man ønsker å nå? • terskelen for lav, for høy– eller i samsvar med behovet ?

26. Produktivitet: • Vet kommunen hvilke ressurser som brukes i tjenester ? • Er personellressursene og kapasiteten optimalt utnyttet ?

27. Definisjoner effektivitet : Prioriteringseffektivitet – ressursfordeling mellom tjenesteområder for å nå overordnede politiske mål og prioriteringer Kostnadseffektivitet – lavest mulig ressursforbruk for gitt kvalitet (utføre oppgavene på riktig måte) Formålseffektivitet – realisere mål/sikre behovs- dekning på lavest mulig Innsatsnivå (de riktige oppgavene for de riktige brukerne) Resultateffektivitet – forholdet mellom ressurbruk og resultater som oppnås Resultateffektivitet – forholdet mellom resultater som oppnås og ressursbruk

28. Behovsdekning: • Vet kommunen hva brukerne er mest opptatt av ? • legges dette til grunn for utforming av tjenestene?

29. Kvalitetsbegrepet Opplevd kvalitet Brukernes subjektive bedømning av tjenestens kvalitet Forventninger Hva brukeren forventer å få Virksomhetens omdømme, image Service Hvordan brukeren og tjenesteyteren samhandler ved overlevering av tjenesten Tjenestens innhold (Teknisk kvalitet) Hva brukeren faktisk får Fürst og Høverstad ANS

30. Barnehage Barneskole ·        Barnets trivsel · ·        Pris i forhold til hva brukeren får igjen · ·        Personalets arbeidsinnsats · ·        Aktivitetsinnholdet Ungdomsskole Skolefritidsordning ·        Standard på skolebygningen ·        Barnets trivsel ·        Det sosiale miljøet på skolen ·        Aktivitetsinnhold ·        Undervisningsopplegg ·        Personalets dyktighet ·        Standard på lærebøker/materiell/utstyr ·        Pris i forhold til hva brukeren får igjen Sosialkontor Bibliotek ·        Saksbehandlers forståelse/innlevelse ·        Utvalget av bøker ·        Saksbehandlingsresultatet ·        De ansattes serviceinnstilling ·     Inform ift behovet for informasjon ·        Lokalenes utforming ·        Saksbehandlingstid ·        Åpningstider Lege Hjemmehjelp-/sykepleie ·        Legens faglige dyktighet · ·        Ventetid for å få time · ·        Fast lege · ·        Legens råd/behandlingen · Syke-/aldershjem Sykehus · ·        Respektfull behandling · ·        De ansattes serviceinnstilling · ·        Ventetid for å få behandling · ·        De ansattes faglige dyktighet Teknisk kontor ·        Saksbehandlers serviceinnstilling ·        Saksbehandlers oppfølging av saken ·        Saksbehandlingsresultatet ·      Informasjonen ift behovet for informasjon Standard på skolebygningen Faglig innhold (pensum) Det sosiale miljøet på skolen ·        Skolens håndtering av mobbing/plaging Hva er brukere og pårørende opptatt av ? Antall timer avsatt til brukeren Får den hjelp som ble lovet Pris i forhold til hva brukeren får igjen De ansattes faglige dyktighet Trivsel Personalets evne til å lytte til brukeren Respektfull behandling Romstandard

31. Eksempel frahjemmetjenesten i Porsgrunn

32. Samlinger nøkkeltall: Fokus på årsaker til likheter og variasjoner Kommunene må sette mål på forbedringer

33. Større forskjeller mellom soner enn mellom kommuner Lederutfordring: Individuelle mål Sonen/avd. må selv finne løsningene og sette mål i samarbeid med overordna ledelse? Endringstiltak Endringstiltak

34. Porsgrunn: Mål/forbedringer - Hvilke mål satte de i 2002? • Hevet terskelen for tildeling av tjenesten (min. behov 4 t. pr mnd.) • Revurdere tildelt tjeneste innen et år etter at vedtaket ble fattet • Behovskartlegging og vekting av brukergrupper • Få styringsdata på bruk av ressurser • Ny kartlegging

35. 2001 2002

36. Er Porsgrunn effektive ? Porsgrunns mål? Resultater Innsatsfaktor

37. Ansatte Ansatte scorer best Tjenesten/kommunen Kommunene setter mål på punktlighet

38. Sagt om pleie og omsorg Hvis noen fikk nys om at det var en ledig plass på sykehjemmet – tok det ikke lang tid før leserbrev eller avisa selv stilte spørsmål om hvorfor ingen bodde der . Administrasjonen i Kvinesdal vil snu ”institusjonstenkingen” Dersom man ble enkemann og hadde fylt 67 år – fulgte det automatisk med en hjemmehjelp. NN i Lindesnes kommune

39. Skole

40. Grimstad – Tjenesteprofil skole Er Grimstad effektive? Bruker resultater til å avklare mål med enkeltskoler! Innsatsfaktorer Resultater

41. Stor grad Liten grad Kristiansand Elevmedvirkning; 8-10 klasse Hva bør skolesjefen gjøre ? Hva bør rektor gjøre ? Bruke resultater til å avklare mål med enkeltskoler

42. Hva kan andre skoler lære av Oklungen Trenger ikke dra på studietur til Danmark

43. Kommunen må selv finne løsningene ! Individuelle mål og tiltak på hver skole? Skolens mål? Endringstiltak Endringstiltak

44. Mål for elevmedvirkning

45. Vårt fokus: Forholdet mellom ressursinnsats og resultater ! Innsatsfaktorer Resultater Er det en sammenheng mellom årsverksinnsats og opplevd kvalitet ?

46. Overleveringen ?

48. Re - Medarbeidertilfredshet

50. EFFEKTIVISERINGSNETTVERKENE Ressursinnsats Kostnader pr. tjeneste som produseres Målt kvalitet Objektive data Opplevd kvalitet Medarbeidertilfredshet Balansert målrettet styring Dekningsgrader Behov Tilgjengelighet til tjenester Opplevd kvalitet Brukeres og foresattes vurderinger av tjenesten