CHANGE MANAGEMENT SEMINAR : LEADING PRACTICE FOR CHANGE MYGOVXCHANGE : CONVENIENCE TO RAKYAT

1. CHANGE MANAGEMENT SEMINAR : LEADING PRACTICE FOR CHANGE MYGOVXCHANGE : CONVENIENCE TO RAKYAT 17 NOVEMBER 2009

2. AGENDA OBJEKTIF PROJEK RANGKA KERJA PERKHIDMATAN ONLINE CHANGE MANAGEMENT GOING LIVE IMPAK, CABARAN DAN WAY FORWARD

3. OBJEKTIF PROJEK

4. OBJEKTIF • Menyediakan platform pusat setempat yang membolehkan rakyat dan komuniti perniagaan berinteraksi dan melaksanakan transaksi pelbagai perkhidmatan secara online dengan agensi-agensi Kerajaan di kawasan eKL 2. Menyediakan end-to-end interactive online services merentasi pelbagai agensi yang akan membolehkan pelanggan membuat eSerahan dan ePembayaran dalam satu transaksi mudah 3. Menyediakan pusat setempat pemantauan maklumat transaksi perkhidmatan bagi memudahkan Kerajaan membuat perancangan penambahbaikan penyampaian perkhidmatan

5. RANGKA KERJA

6. RANGKA KERJA ANTARA MUKA MyGovXchange • Menguruskan aliran maklumat (workflow) antara Portal MyGovernment sebagai saluran akses tunggal pelanggan dan back-end sistem di agensi-agensi melalui Agency Interface Server (AIS) INFRASTRUKTUR • Perkakasan dan perisian yang bersesuaian bagi urusan aliran perkhidmatan dan maklumat Portal MyGovernment PERKHIDMATAN eBAYARAN (CONSOLIDATED PAYMENT SERVICES) • Menyatukan perkhidmatan vertical dalam kategori khusus • Menyediakan maklumat pembayaran terpilih • Personalization PERKHIDMATAN eSERAHAN (HORIZONTAL SERVICES) • Perkhidmatan berimpak tinggi - melibatkan pelbagai agensi • Perkhidmatan Sektor Perniagaan termasuk pinjaman dan geranKerajaan 6

7. KONSEP PELAKSANAAN • SINGLE WINDOW PORTAL MYGOVERNMENT • Pendaftaran • Pelanggan • Profil Pelanggan • Authentication and Authorization • Direktori Perkhidmatan Online PELANGGAN • Rakyat • Komuniti Perniagaan • Agensi-agensi Kerajaan • PANGKALAN DATA MGX • eSerahan • ePembayaran • Pinjaman & • Geran • BACK-END AGENSI • Agency • Interface • Server (AIS) • Agency back- • end system • PERKHIDMATAN • ONLINE • eSerahan • ePembayaran • Direkrori Pinjaman • dan Geran • PAYMENT • GATEWAY • Debit Terus • Kad Kredit 7

8. KONSEP PELAKSANAAN MyGovXchange Data Store Agencies Back-end Online Services Single Window to Government Customer • 1. Horizontal • Business Startup • Business Operation • Business Expansion Agency Interface server Individual Agency Server Individual Loan & Grant Central Directory • User registration • User Profile • Authentication & Authorization • Portal Content • Online Services Directory Businesses Enquiry • Pass through to agency to • retrieve status Data Sharing Submission 2- Consolidated • Shared Data Across agency for Horizontal Services • Cross Reference Lookup Data Trans Trans Db2(Central Directory)‏ Db1 (Submission)‏ Trans Db3 (Payment)‏ Agencies Payment • Gateway push record to agency • Data Mapping/ Conversion/ Reformatting • Status update to MyGovXchange • Consolidated Data Repository myGoverment Portal • Store only transactional data • Actual data Push to agency for • processing 8

9. PERKHIDMATAN ONLINE

10. PERKHIDMATAN eBAYARAN • eBayaran ( 13 agensi bagi 69 perkhidmatan) • Semakan maklumat bayaran dari pelbagai agensi dan seterusnya melakukan pembayaran secara lump sum • Payment Gateway • Bayaran melalui FPX untuk debit terus dan MIGS untuk kad kredit • Menggunakan BIMB • Mod pembayaran – Debit terus dan kad kredit Agensi-agensi yang terlibat : 6 PBT MPAJ MPSJ MP Kajang MPN MBPJ PPj Bayaran zakat Pembayaran balik pinjaman • Bayaran cukai taksiran • Bayaran kompaun Simpanan SSPN 10 Bayaran saman Bayaran bil pembentungan

11. PERKHIDMATAN eBAYARAN • Boleh mendaftar dan membayar bagi pihak orang lain • Boleh lihat amaun/ bil/ penyata • Boleh membuat multiple payment dalam 1 transaksi Pilih Perkhidmatan Semak Sejarah Daftar Perkhidmatan eBayaran • Tempoh Pembayaran • Periodic • dan Non-Periodic Semak Amaun Cetak Resit • Pilihan pembayaran bergantung kepada polisi agensi • Bayaran penuh • Pembayaran terbuka Bayar Semua Atau Terpilih Lihat Bil atau Penyata

12. PERBANDINGAN MYGOVXCHANGE PERBANKAN INTERNET • Pengguna boleh memilih bank berlainan untuk membayar tanpa perlu keluar dari Portal myGovernment • Amaun perlu dibayar dipaparkan oleh sistem, tidak perlu ada bil • Pengguna boleh menyemak baki/tunggakan pembayaran – paparan bil dan penyata • Untuk agensi terpilih, penyata menunjukkan terimaan pembayaran melalui saluran lain seperti kaunter • Agensi tiada masalah kemaskini data kerana semua maklumat ditarik dari pangkalan data agensi • Pengguna terikat kepada 1 bank untuk semua pembayaran dalam satu masa • Pengguna perlu mempunyai bil fizikal untuk membuat pembayaran • Pengguna tidak boleh menyemak baki/tunggakan pembayaran • Agensi mempunyai banyak masalah data tidak dapat dikemaskini kerana kesilapan nombor akaun/nombor rujukan rekod pelanggan 12

13. PERKHIDMATAN eSERAHAN • eSerahan (15 agensi bagi 101 perkhidmatan) • Memilih pelbagai perkhidmatan dari pelbagai agensi untuk tujuan pendaftaran dan mendapatkan perkhidmatan • Melengkapkan borang dan membuat pembayaran (sekiranya ada) • Menghantaran permohonan dan menyemak status permohonan • Fokus eSerahan • Startup Business – Permohonan dan pendaftaran LHDN, KWSP, PERKESO dan capaian terus maklumat SSM • Business Operations– Permohonan lesen premis perniagaan dan lesen iklan untuk premis - 3 PBT • Business Expansion– permohonan status MSC (MDeC), permohonan pinjaman dan geran – SMIDEC, MTDC, PNS, SME Bank, MARA, MIDA 13

14. PERKHIDMATAN eSERAHAN • Boleh memilih pelbagai jenis permohonan • Maklumat individu auto populate – maklumat dari profil pendaftaran di Portal myGovernment • Boleh mengisi borang secara berperingkat – isi dan simpan sehingga lengkap dan sedia untuk dihantar Pilih pelbagai perkhidmatan Semak rekod pembayaran & cetak resit Isi pelbagai borang – Maklumat peribadi auto-populate eSerahan • Membuat pembayaran bagi permohonan tertentu • Maklumat SSM – auto populate dan 1 bayaran sahaja untuk pelbagai permohonan • Boleh menyemak status permohonan • Boleh menyemak status pembayaran dan cetak resit Semak status permohonan Buat pelbagai pembayaran Hantar pelbagai permohonan Auto-populate maklumat SSM

15. INTEGRASI DI PERINGKAT AGENSI Agency Interface Server Agency backend system MyGovXchange Message XML * Interface menggunakan web services, flat files atau XML 15

16. ASPEK KESELAMATAN • Kerahsiaan - data dienkrip dan capaian oleh pemilik sahaja • Integriti - data backup dan anti-virus • Infrastruktur Keselamatan - berdasarkan polisi dan garis panduan keselamatan • Secure Channel - HTTPS kepada pengguna - sambungan antara server Portal myGovernment & payment gateway • Pendaftaran Pengguna -bagi mendapatkan perkhidmatan online eKL • Pengesahan Pengguna - pengesahan JPN • Pengurusan Keselamatan - pentadbiran pengguna berpusat - penggunaan server ID certificate bagi keselematan komunikasi antara MyGovXchange dan AIS (Digicert) • Audit, Amaran dan Laporan -pelbagai log & fungsi amaran 16

17. BANTUAN, PEMANTAUAN & PELAPORAN • Penyediaan Meja Bantuan di MAMPU • 24 Agensi – Pasukan Projek MGX sebagai 1st Tier bagi tempoh 6 bulan pelaksanaan • Pelanggan – Meja Bantuan Portal myGovernment sebagai 1st Tier. Pasukan Projek MGX sebagai 2nd Tier • Pelaksanaan Pemantauan dan Pelaporan • MAMPU – Menggunakan dashboard bagi semua transaksi oleh Pasukan Projek MGX • Agensi – Penyemakan di AIS bagi agensi sendiri • Penubuhan User Group selepas 6 bulan pelaksanaan bagi mendapat maklum balas agensi untuk tujuan penambahbaikan • SLA & SOP – antara MAMPU & agensi dan antara MAMPU dan BIMB 17

18. CHANGE MANAGEMENT

19. PROGRAM-PROGRAM • 3 program change management dilaksanakan khusus dan customised kepada projek : • Bengkel 1 : Define Change Process dan Fit Gap Analysis diadakan pada 13-15 Oktober 2008 • Bengkel 2 : Plan for Implementation and Monitoring of Changes diadakan pada 27 Februari 2009 • Bengkel 3 : Evaluate and Report Changes Implemented and and Modify CM Plan (if necessary) disasarkan diadakan pada bulan Januari/Februari 2010 • Penubuhan User Group selepas Bengkel CM ke 3 dan 6 bulan selepas pelaksanaan – mengenalpasti isu dan cadangan-cadangan menambahbaikan 19

20. GOING LIVE

21. PELAN GOING LIVE • Soft launch bersama agensi-agensi terlibat – mulai 19 November 2009. Perkhidmatan masukkan di Portal myGovernment secara berperingkat • Penggunaan peringkat awal – MAMPU dan agensi-agensi terlibat bagi tempoh 2 bulan • Hebahan untuk penggunaan rakyat disasarkan pada awal Februari 2009 • Bengkel pertama User Group disasarkan pada bulan Jun 2010 21

22. IMPAK, CABARAN DAN WAY FORWARD

23. IMPAK • Memudahkan komuniti perniagaan membuat transaksi melalui single transaction bagi pelbagai proses dari pelbagai agensi • Pembayaran online secara bersepadu, menambah saluran dan personalised – boleh melihat penyata dan sejarah pembayaran • Mengintegrasikan perkhidmatan 24 agensi di Lembah Klang melalui single window Portal myGovernment dengan 170 perkhidmatan • eBayaran – Daftar, Semak, Bayar • eSerahan – Serah (Mohon), Bayar, Semak Status Serahan • Menyediakan platform perkongsian maklumat antara agensi-agensi (bagi pinjaman dan geran Kerajaan) • Memudahkan pemantauan pelaksanaan dan tahap penggunaan perkhidmatan online di peringkat MAMPU dan agensi 23

24. CABARAN • Penglibatan banyak pihak – MAMPU, 24 agensi (business & IT), BIMB, bank agensi & MEP • Kesediaan dan perubahan/peningkatan kepada sistem back-end agensi • Komitmen dan kerjasama agensi • Pihak pengurusan atasan agensi • Personel business • Personel IT • Mengambil masa dalam membuat keputusan • Perubahan kepada spesifikasi, proses dan borang di peringkat akhir projek 24

25. WAY FORWARD • Melaksanakan promosi yang agresif dengan kerjasama agensi-agensi yang terlibat • Menambah perkhidmatan eSerahan dan eBayaran • Menambah kemudahan pemberitahuan melalui SMS untuk : • semua jenis transaksi pembayaran • Makluman/alert saman, bil baru, tunggakan/overdue pembayaran • Makluman/alert status eSerahan • Meningkatkan tahap keselamatan sistem dan mod pembayaran • Melaksanakan web mobile untuk perkhidmatan terpilih – akses melalui PDA atau smartphones 25

26. CHANGE MANAGEMENT SEMINAR: LEADING PRACTICE FOR CHANGE MYGOVXCHANGE : CONVENIENCE TO RAKYAT 17 NOVEMBER 2009 TERIMA KASIH