Fremtidens institutioner & skoler

Fremtidens institutioner & skoler • Handleplaner • Sådan planlægges arbejdet med at sammenlægge, omlægge og lukke • institutioner og skoler

Fremtidens institutioner & skoler • Indhold • Vejledning til processen: • > Lokal forankring og gennemførelse • > Ansvars og opgavefordeling • > Planlægning af processen • > HR-støtte til processen • > Bygningsmæssige ændringer • Idékatalog til arbejdet med handleplaner • > Styring og organisering af den lokale proces • > Faglige-administrative opgaver • > Særligt for jeres egen institution/skole • > Bygninger • > Personale • > Kommunikation • > Find mere inspiration til arbejdet 1

Vejledning til processen Lokal forankring og gennemførelse Umiddelbart efter den endelige politiske behandling i BR den 29. november, igangsætter vi en proces for, hvordan ændringerne konkret kan planlægges og gennemføres. Dette arbejde skal ske med udgangspunkt i de lokale berørte parter, dvs. ledere, medarbejdere og forældre. Arbejdet støttes og initieres af distriktets tovholder. Se listen over tovholdere her. Det lokale ansvar er et afgørende succeskriterie for gennem- førelsen af ændringerne. De konkrete tiltag og løsninger skal tage udgangspunkt i det nære – og de særlige vilkår og forud- sætninger, der omfatter den enkelte berørte institution og skole; herunder ledere, medarbejdere, forældre og børn. Det er altså de berørte skoler og institutioner selv, der planlægger og gennemfører ændringsprocesserne. 2

Vejledning til processen Ansvars- og opgavefordeling De enkelte børne- og ungedistrikter har det overordnede ansvar for de konkrete sammenlægnings-, omlægnings- og luknings- processer. Dvs. at distrikterne, umiddelbart efter den 29. november, tager initiativ til, at der nedsættes en lokal arbejdsgruppe i tilknytning til hver enkelt sammenlægning, omlægning og nedlægning. Arbejdsgrupperne består af ledelserne samt af personale- og forældrerepræsentanter fra de enheder, der skal sammen- lægges, omlægges eller lukkes. De lokale arbejdsgrupper har ansvaret for den praktiske gennem- førelse af ændringerne på de berørte skoler og institutioner i samarbejde med distriktet. 3

Vejledning til processen Planlægning af processen • - handleplaner • Denne proces planlægges og gennemføres med afsæt i en handleplan, der skal afleveres til distriktsledelsen inden den 1. februar 2008. • Det lokale arbejde med handleplaner tager udgangspunkt i nedenstående vejledning/skabelon, der rejser en række spørgsmål og problemstillinger, som det vil være relevant at overveje, drøfte og besvare i forbindelse med udarbejdelse af handleplanen. Fx i forhold til: • personale • faglige-administrative forhold • kommunikation • økonomi • bygge- og anlægsforhold • pædagogisk-faglige forhold • enhedsspecifikke processer • konkrete praktiske forhold. 4

Vejledning til processen Planlægning af processen - handleplaner..fortsat Nogle elementer i skabelonen, vil muligvis kun være aktuelle for enten institutions- eller skoleområdet, ligesom der er elementer, der kun er relevante i forbindelse med en sammenlægning og ikke i forbindelse med fx en lukning. For de berørte skoler danner handleplanen baggrund for den sammenlæg- nings- eller lukningsaftale, der indgås mellem den pågældende lokale skoleleder og børne- og ungdomschefen i distriktet. Aftalen træder i stedet for udviklingskontrakter på skolerne. De berørte institutioner indgår ikke en egentlig aftale om ændringerne, men handleplanen underskrives af de berørte ledere og træder delvist i stedet for årsplanerne, idet de lovbestemte læreplaner fortsat skal indgås for 2008. Den enkelte handleplan skal - når den er udarbejdet - godkendes af direktionen. 5

Vejledning til processen Planlægning af processen - ansvarlig tovholder Indtil en eventuel kommende leder er udpeget og omplaceret er det de nuværende ledere af berørte skoler og institutioner, der har initiativpligt til at iværksætte og at sikre fremdriften i arbejdet med udfærdigelse af de lokale handleplaner. Hvis der ikke er personsammenfald mellem nuværende og kommende ledere, opfordrer vi til, at den kommende nye leder inddrages i arbejdet med den lokale handleplan – og om muligt udgør hoveddrivkraften i arbejdet. De nuværende og den kommende nye leder aftaler, hvordan arbejdsdelingen konkret kan planlægges, eventuelt med inddragelse af distriktschefen. 6

Vejledning til processen HR-støtte til processen For at støtte ledere og medarbejdere i processen, er der afsat midler til en række HR-tilbud, der bl.a. omfatter coaching, netværks- støtte, temadag om fusionsprocesser, temadag om udarbejdelse af nyt fælles pædagogisk grundlag, lederkursus om håndtering af fusionsprocesser samt særlig bistand til skoler, der modtager elever fra lukkede skoler. Udgangspunktet for HR-støtten er, at den enkelte institution/skole/ leder bedst kan vurdere og finde den løsning, der netop passer til den pågældende institution/skole og at forvaltningen bistår med råd. Læs mere om støttemulighederne her. 7

Vejledning til processen Bygningsmæssige ændringer Et væsentligt fokus for arbejdsgrupperne vil også være, at kort- lægge og planlægge de bygningsmæssige tilpasninger, der bliver en konsekvens af struktur-ændringerne. I første omgang skal de berørte enheder synliggøre de ønsker og behov, de har til de fremtidige fysiske rammer. Denne del af processen vil blive støttet af medarbejdere fra Kontoret for Bygninger, der indleder en besøgsrunde til alle berørte institutioner og skoler efter BR-beslutningen, for at drøfte og kortlægge bygningsmæssige ønsker og behov til sammenlægninger. Bygningsmæssige overvejelser og ønsker bør også indgå i handleplanen. Læs flere baggrundsinformationer om de bygningsmæssige forhold her. 8

Katalog til arbejdet med handleplan Styring og organisering af den lokale proces • Emne • Overvej og beskriv: • Lokale arbejdsgrupper Der skal nedsættes en lokal arbejdsgruppe på hver berørt enhed og ved sammenlægninger skal der nedsættes én fælles arbejdsgruppe. • hvordan organiseres og styres den lokale forandringsproces – beskriv arbejdsgruppens organsering og styring - brug evt. også organisationsdiagram • hvilke medlemmer deltager i arbejdsgruppen – der skal være deltagere fra ledelse, medarbejdere og forældre. TR og SR bør være fødte medlemmer. Hvem repræsenterer medlemmerne, hvem er tovholder for gruppen. • Inddragelse i øvrigt • hvordan inddrages bestyrelse og evt. andre lokale interessenter i øvrigt i processen. • bestyrelsen bør godkende den handleplan der udarbejdes 9

Katalog til arbejdet med handleplan Faglige- administrative opgaver • Emne • Overvej og beskriv: • Praktiske konsekvenser De mange praktiske, administrative og faglige processer, som skal gennemføres, fx: • skal planlagte arrangementer for børn og forældre ændres • hvordan håndteres personalets ferieplaner, afspadsering, uddannelsesforløb m.v. • hvordan skal den nye institution navngives • hvordan skal det nye pædagogiske grundlag udarbejdes • Hvilke beslutninger træffes før sammenlægningen? • Hvilke træffes efter? • de praktiske konsekvenser af ændringen • planlægning af processen • hvordan I ønsker at involvere distriktsforvaltningen • Afledte konsekvenser ift igangværende projekter • hvilke igangværende projekter, der berøres af ændringen • hvordan I vil håndtere igangværende projekter, fx: FFA (herunder Mangfoldighed i dagtilbud, Københavnermodellen), lokale udviklingsprojekter, m.m. • Institutions- og skoleskift • hvordan I planlægger børnenes institutions-/skoleskift 10

Katalog til arbejdet med handleplan Faglige- administrative opgaver • Emne • Overvej og beskriv: • Kulturmødet - Fusionsprocessen • hvordan kan et indkøringsforløb for de sammenbragte børn finde sted • hvordan kan børnene inddrages i processen • Det fremtidige pædagogiske grundlag hvordan fusionsprocessen håndteres ift. det fremtidige pædagogiske grundlag, fx via • udveksling af årsplaner, pædagogiske planer • udveksling af medarbejdere via jobrotation • planlægning af fællesarrangementer, studieture • fælles personalemøder • Indvielselsesfest m.m. • Navngivning • hvordan og hvornår tager I stilling til den sammenlagte inst./skoles nye navn • Bestyrelse/SU/SiU m.m. • Hvordan og hvornår vælges der ny bestyrelse • hvordan og hvornår vælges der tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant 11

Katalog til arbejdet med handleplan Særligt for jeres egen institution/skole • Emne • Overvej og beskriv: • Særlige forhold • er der helt særlige forhold I skal håndtere? Hvilke? Hvordan? • Kulturmødet • Værdier • Pædagogisk linje • hvordan I lokalt vil forberede kulturmødet og fusionsprocessen for både medarbejdere, børn og forældre • en plan for fælles aktiviteter for børn og forældre der kan hjælpe med at sikre tryg overgang • en plan for arbejdet med udvikling af fælles værdier • hvordan I vil arbejde med at sikre de faglige og pædagogiske visioner for sammenlægningen • hvordan I vil arbejde med at sikre en fælles pædagogisk linje m.m. • Lokale praktiske forhold og arbejdsgange • hvordan medarbejderne melder sig syge • hvordan skal samordningen af dagligdags håndtering af administrative opgaver foregå og udmeldes i personalegruppen 12

Katalog til arbejdet med handleplan Bygninger • Emne • Overvej og beskriv: • Byggeudvalg • hvem der skal sidde i byggeudvalget • hvem de repræsenterer, fx bygningsafdelingen, ledelsen, medarbejdere og bestyrelse • Bygningsmæssige overgangsløsninger • hvordan I kan sikre overgangsløsninger indtil de nødvendige bygningsmæssige tilpasninger er gennemført • Inddragelse af SU, SiU og bestyrelse • hvordan SU, SiU og bestyrelse inddrages i processen om de bygningsmæssige tilpasninger • Lokaledisponering • hvilke principper skal gælde for prioritering af ønsker og behov i forhold til fysisk indretning af både ude- og indearealer. • plan for opsigelse af diverse aftaler, leasing, leje m.v. 13

Katalog til arbejdet med handleplan Personale • Emne • Overvej og beskriv: • Håndtering af personaletilpasning • hvornår afholdes samtaler mellem leder og medarbejdere • hvornår gives der information om evt. ny arbejdsplads • hvornår afholdes der MUS • hvornår bliver der sat fokus på personalets udviklingsmuligheder i den nye enhed • hvordan kan man arbejde hen i mod en fælles kultur blandt medarbejderne: lokal personalepolitik m.m. • HR-støtte til processen • hvordan der skabes et ledelsesmæssigt overblik over, hvilke tanker personalet gør sig i processen. Spørg fx personalet: • Nævn 3 gode grunde til at du glæder dig til at arbejde i den nye institution • Nævn 3 gode grunde til at arbejdet i den nye inst. gør dig usikker/bekymret • Hvilke emner synes du er vigtige for personalet at drøfte • Hvilke emner synes du det er vigtigt at drøfte nu – og senere i forløbet. • Overvej om der er behov for ekstern konsulenthjælp. Se vejledning til HR-støtte • De tildelte økonomiske midler til forandringsprocessen • om der er særlige økonomiske forhold, der skal tages stilling til • hvordan kan de særligt tildelte midler til processen anvendes: proceskonsulent, kulturmøde, seminarer, mv. 14

Katalog til arbejdet med handleplan Kommunikation • Emne • Overvej og beskriv: • Information om fremdrift • hvordan og hvor ofte informerer den lokale arbejdsgruppe distriktet om fremdriften • er der planlagt løbende dialog mellem leder og distrikt/tovholder • Information i øvrigt • Budskaber: hvad er det vi gerne vil informere om – hvornår i processen. • målgrupper: hvem har vi i øvrigt behov for at informere om processen - forældre, bestyrelse, medarbejdere, SU/TR, øvrige lokale interessenter, evt. presse • medier: hvordan kommunikerer vi med målgruppen: • nyhedsbreve, hjemmeside, møder, event, direkte breve, referater, planer • Kadence: hvor tit kommunikerer vi med vores målgrupper • Hvordan offentliggøres vores handleplan for processen. 15

Katalog til arbejdet med handleplan Find mere inspiration til arbejdet her • Emne • Indhold • Køreplaner – distrikternes idékatalog til køreplaner • distrikterne planlægger hver deres proces for støtte til institutioner og skoler – men som inspiration og tjekliste til processen, er der udarbejdet denne køreplan, der kan give indblik i distrikternes arbejde med støtte til processen. Se idékataloget her. • Hvem kan jeg spørge? • se listen over tovholdere her. • Tidsperspektivet? • Hvornår sker hvad? – Se forvaltningens overordnede tidsplan og milepæle her. • Personalemæssige forhold • omplacering af medarbejdere, jobbank og HR-støtte? Find flere detaljerede informationer om disse emner her. • WEB • Benyt i øvrigt KKnet-portalen: Fremtidens institutioner & skoler her. • samt den borgerrettede hjemmeside www.kk.dk/born2007 • FAQ • spørgsmål og svar om indhold af strukturforliget, personalemæssige forhold m.m. se FAQ’en her. 16

Fremtidens institutioner & skoler