Eila Järvenpää, Prof. TKK/Informaatio- ja luonnontieteiden tiedekunta Tuotantotalouden laitos

1. Kiinteistöliiketoiminnan muutos asiakaskeskeiseksi työpaikkatoimialaksi tietotekniikkaa hyödyntäen(Realise)ICT AS AN ENABLER FOR CONVERSION OF REAL ESTATE BUSINESS TO CUSTOMER FOCUSED WORKPLACE INDUSTRY (REALiSE) Eila Järvenpää, Prof. TKK/Informaatio- ja luonnontieteiden tiedekunta Tuotantotalouden laitos Suomen Akatemian tutkimusohjelma KITARA Päätösseminaari 20.05.2009 TKK/ SoberIT (Software Business and Engineering Institute) DIEM (Dept. of Industrial Engineering and Management) CEM (Construction Economics and Management)

2. Sisältö • Hankkeen tausta ja tavoitteet • Hankkeen toteutus • Tulokset ja päätelmät • Monitieteisen tutkimuksen hyödyt ja haasteet • Julkaisut ja opinnäytteet

3. Tausta • Kiinteistöliiketoiminnan muutos- ja kehittämistarpeet • “Rakennuksista asiakaspalveluun – työpaikkatoimialan (Workplace industry) kehitys” • Viitekehyksenä ”Workplace”: ”työpaikkatoimiala” • Tietotyön kehittämistarpeet • Tietotyön tuottavuus ja innovatiivisuus • Tietotyön toimintaympäristöjen kehittäminen • Tietotekniikka mahdollistajana • Palveluna ja työkaluna

4. Työpaikkatoimiala (Workplace Industry, WPI) Työpaikkatoimiala koostuu kolmesta alueesta • Kiinteistöliiketoiminta (kiinteistöt, rakennustoiminta ja niihin liittyvät tuotteet ja palvelut) • Tietotekniikka (IT) (infrastructure; tuotteet ja palvelut, jotka tukevat käyttäjiä heidän työssään) • Henkilöresurssit (HR) (tuotteet ja palvelut, jotka keskittyvät työpaikan (workplace) henkilöstöresursseihin Real estate IT WPI HR (Gartner & MIT, 2001)

5. Työpaikkatoimiala 3 toimijaryhmää työpaikkatoimialan arvoketjussa • Työpaikkojen ja palveluiden suunnittelijat ja toimittajat • Työpaikkojen ja palveluiden johtajat • Tietotyöntekijät (loppukäyttäjät) (Gartner & MIT, 2001)

6. ”Workplace/Työpaikka” • Mahdollistaa työskentelyn riippumatta ajasta ja paikasta • Työntekijäorientoitunut lähestymistapa tarkoituksena ymmärtää työntekijöiden ja heidän työprosessinsa vaatimuksia • ”Työpaikka” on yhdistelmä toimitiloja ja palveluita, jotka tukevat työntekoa optimaalisesti

7. Tutkimusteemat • Kehittyvä työpaikkatoimiala (workplace industry) • Nykytila ja kehitys • Työpaikkatoimialan johtaminen (management) loppukäyttäjän näkökulmasta • Työpaikkapalveluiden kehittäminen ja palveluntuottajat • ICT mahdollistajana • Käytössä olevat ICT järjestelmät • Tiedon jakamisen tarpeet toimijoiden välillä

8. Tutkimuskysymykset (1) (DIEM) • Millaisia palveluita tietotyöntekijät tarvitsevat työssään? • Millaisia rajapintoja erilaisten työpaikkapalveluiden tuottajiin tarvitaan? • Miten asiakasorganisaation tulisi organisoida palvelunsa? • Mitä tietotyö on?

9. Tutkimuskysymykset (2) CEM • Miten työympäristöverkostot voivat parantaa vuorovaikutustaan ja yhteistyötään ? • Käyttäjäyritysten tarpeiden ymmärtäminen koko kiinteistön tasolla • Käyttäjätyytyväisyyteen vaikuttavat tekijät ja niiden välinen vuorovaikutus ja merkitys

10. Tutkimuskysymykset (3) SoberIT • Mitkä ovat mobiilin ja hajautetun työskentelyn haasteet? • Tietotyön päätyypit ja työpaikkapalveluiden tarve • Kommunikaatio- ja ICT työkalut • Tilajärjestelyt • ICT mahdollistajana • Työpaikkatoimialalla käytössä olevat ICT-järjestelmät • Työpaikkatoimijalan toimijoiden tiedontarpeet ja vaatimukset ICT-järjestelmille • Palvelujen massaräätälöinti ja asiakkaiden tarpeet

11. Tutkimusmenetelmät ja tutkimuksen toteuttaminen (1) • Tapaustutkimukset • ”Työpaikkatoimialat” ja –palvelut: Rakennus- ja kiinteistötoimiala • Palvelujen tuottajat • Tietotyön toimintaympäristot • Palvelujen käyttäjät: Organisaatiot ja loppukäyttäjäryhmät (tietotyöntekijät) • mm. hajautettu ohjelmistotuotanto, tuotekehitys, asiantuntijatyö

12. Tutkimusmenetelmät ja tutkimuksen toteuttaminen (2) • Tietotyö • Mobiilisuus (aika, paikka, teknologia) • Hajautetut tiimit, hajautettu työskely (aika, paikka, teknologia) • Työtilat • Tutkimusaineisto • Haastattelut, organisaatioiden dokumentit, verkostoanalyysi, havainnointi, workshopit (työpajat)

13. Tuloksia ja päätelmiä (1) Työpaikkatoimiala • Työpaikkapalvelut kehityksen alkuvaiheessa • Toimitilojen omistajien ja palvelun tuottajien yhteistyö vaatii kehittämistä • Palveluiden tuottajat eivät aina valmiita kehittämään toimintaansa • Yhteistoiminnan ei kilpailuetua tunnisteta • Tietoa palveluista ei ollut saatavissa • Ongelmia palveluiden hankinnassa • Palveluliiketoimintaan siirtyminen vaatii useita vuosia (10 v ?)

14. Tuloksia ja päätelmiä (2) • Palveluiden tuottaminen • Useissa tapauksissa alihankintaa • Palveluja tuotettiin monissa tapauksissa yksittäisille asiakkaille (toimipaikoille) • Palvelujen tuottajien ja käyttäjien verkosto tarvitsee aktiivista kehittämistä ja johtamista • Palveluintegraattorin tarve • Palvelujen tuottajat, heidän asiakkaansa ja asiakkaiden asiakkaat: integraattori edistämään yhteistyötä • Asiakasorganisaatiot: sisäinen integraattori edistämään yhteistyötä eri toimintojen välille: HR, IT, toimitilat, jne

15. Tuloksia ja päätelmiä (3) • Muutoksen hallinta toteutettava siten, että kaikki osapuolet ovat kehittämistoiminnassa mukana • Palvelujen tuottajat, heidän asiakas-orgasaationsa, palvelujen loppukäyttäjät, asiakkaan asiakkaat, jne • Koko palvelujen tuottajien ja –käyttäjien verkosto • Organisaatioissa työpaikkapalvelut ja niiden kehittäminen vaatii strategisen tason keskustelua

16. Tuloksia ja päätelmiä (4) Tietotyö • Tietotyön luonne ja kommunikaation tarve otettava huomioon fyysistä työympäristöä suunniteltaessa, jotta työtilat tukevat työn suorittamista • Fyysinen ja/tai virtuaalinen työympäristö ja työprosessit suunniteltava yhdessä • Kommunikaation tarve ja käytössä olevat kommunikaatiovälineet • Työntekijöiden työkokemus ja asiantuntemus otettava huomioon • Palvelujen tarve, työtilojen tarve

17. Tuloksia ja päätelmiä (5) Tietotekniikka mahdollistajana • Palveluntuottajien ja –käyttäjien välillä • Palvelujen toteuttamisessa: tietotekniikan avulla toteutetut palvelut • Tietotyössä otettava huomioon • Kommunikaation tarpeet tietotyöntekijöiden välillä samoissa toimitiloissa • Kommunikaation tarpeet hajautetussa ja mobiilissa työssä

18. Päätelmiä • Monitieteinen tutkimusongelma vaatii monitieteisen tutkimusryhmän • Eri näkökulmia, erilaisia lähestymistapoja, teorioita ja malleja käytössä • Mahdollista ymmärtää ilmiötä syvällisesti eri näkökulmista • Eri tieteenalojen tutkimuskäytäntöjen ja olemassa olevan tiedon oppiminen • Yhteistyö isossa tutkimusryhmässä hedelmällistä, mutta joskus haastavaa • Kokonaisuus, osatutkimukset ja yksittäiset opinnäytteet otettava huomioon

19. Tulevaisuuden tutkimustarpeet • Eri tietotyöntekijäryhmien työpaikkapalveluiden (workplace services) ja niiden tarpeen tutkimista jatkettava • Hajautettu työ, mobiili työ, asiantuntijatyö • Erilaiset paikat tehdä työtä ja niissä tarvittavat palvelut • Työpaikkapalveluiden tuottamisedellytysten tutkiminen • Verkostoyhteistyön rakentaminen ja toteuttaminen, verkostojen johtaminen, uudet liiketoimintamallit, uudet palvelujen tuottajat, ”massaräätälöidyt palvelupaketit” • Tieto- ja viestintätekniikan rooli tietotyöntekijöiden kommunikaatiossa ja tiedon jakamisessa erilaisissa työn tekemisen tiloissa (työpaikka, koti, muut tilat)

20. Tutkimuksen toteuttajat • TKK/SoberIT (Prof. Reijo Sulonen) • TKK/CEM (Prof. Jouko Kankainen) • TKK/TUTA/HCL (Prof. Eila Järvenpää) • Tutkijat: Nils Gersberg, Jussi Kanerva, Casper Lassenius, Ilkka Miettinen, Eerikki Mäki, Suvi Nenonen, Maria Paasivaara, Kaija-Stiina Paloheimo, Heidi Rasila (Siekkinen), Anni Rytkönen, Antti Tuomela, Hanna Timonen, Tomi Ventovuori

21. REALiSE – projektiJulkaisuja

22. Research articles Nenonen, Suvi; Lindholm, Anna-Liisa. (2006) A conceptual framework of CREM performance measurement tools. Journal of Corporate Real Estate. Vol. 8, No. 3, 2006, pp. 108-119. ISSN1463-001X Ventovuori, T. (2006), Elements of sourcing strategies in FM services – a multiple case study,International Journal of Strategic Property Management, Vol.10, No.2, pp.249-267. Ventovuori, T. and Lehtonen, T. (2006), Alternative models for the management of FM services– An empirical investigation, Journal of Corporate Real Estate, Vol. 8, No. 2, pp. 73- 90. Ventovuori, T. (2007), Analysis of supply models and FM service market trends in Finland - implications on sourcing decision-making, Journal of Facilities Management, Vol. 5, No. 1, pp.37-48. Ventovuori, T., Lehtonen, T., Salonen, A. and Nenonen, S. (2007), A review and classification of academic research in facilities management, Facilities, Vol. 25, No. 5/6, pp. 227-237.

23. PhD Dissertations Tuomela, A. (2005) Network Service Organisation – Interaction in Workplace Networks. The defence took place 14.10.2005. Paasivaara, M. (2005) Communication Practices in Inter-Organisational Product Development. The defence took place 25.11.2005. Ventovuori, T. (2007). Elements of Sourcing Strategy in Facilities Management Services – Decision Categories and Choices. Helsinki University of Technology, Construction Economics and Management. ISBN 978-951-22-9045-1 Mäki, E. (2008) Exploring and exploiting knowledge. Research on knowledge processes in knowledge intensive organizations. Helsinki University of Technology. Department of Industrial Engineering and Management. Doctoral Dissertation Series 2008/1.

24. Conference papers (1) Gersberg, N. & Nenonen, S. (2006). The advant-garde of future work? Business Parks' way to meet future work challenges. In: Haugen, T.I. & Moum, A. & Bröchner, J (ed.). Changing User Demands on Buildings. Needs for lifecycle planning and management. Proceedings. CIB W70 Trondheim International Symposium June 12-14, 2006. Trondheim, Norway, 2006. Norwegian University of Science and Technology NTNU. pp. 566-578. ISBN 82-7551- 031-7. Gersberg N. & Siekkinen H. (2006) In search of excellence in facilities maintenance servicesmeet future Demands on Buildings. Needs for lifecycle planning and management. Proceedings. CIB W70 Trondheim International Symposium June 12-14, 2006. Trondheim, Norway, 2006. Norwegian University of Science and Technology NTNU. pp. 566-578. ISBN 82-7551-031-7. Gersberg N. & Siekkinen H. (2006) In search of excellence in facilities maintenance service – a new model for assessing the quality and customer satisfaction. Proceedings of the European Facility Management Conference 2006. Frankfurt, Germany 7.-9.3.2006 Gersberg, N. & Nenonen, S. (2006). Otaniemi Campus - A Finnish technology hub. OECD - Higher Education Facilities: Issues and Trends - Zacatecas, Mexico, May 29–30, 2006.

25. Conference papers (2) Miettinen, I. and Paloheimo, K.-S. (2006). Towards holistic workplace services: turning the focus on end users and service provider collaboration. Paper submitted to 9th International Research, Seminar in Service Management, La Londe les Maures, France, May 30 - June 2, 2006. Miettinen, I. and Tuomela, A. (2006). Changing workplace service requirements of end-user organisations – Case study at Finnish Government Agencies, European Facility Management Conference, Frankfurt am Main, Germany, March 7-9 March, 2006. Rasila H., Mikkola K. & Rasila T. (2006) Methodology for service innovation in real estate business – Case Senior Housing in Finland. Paper presented at European Applied Business Research Conference (EABR). Florence, Italy 26.-29.6. 2006. Rasila H., Nenonen S. & Gersberg N. (2006). Service Oriented Real Estate Business. Paper presented at 13th European Real Estate Society Conference. Weimar, Germany 7.- 10.6.2006. Siekkinen H., Mikkola K. & Rasila T. (2006) Senior housing as a service business – the Finnish case. Proceedings of Internationa Applied l Business Research Conference (IABR). Cancun, Mexico 22.-24.3.2006.

26. Conference papers (3) Gersberg, Nils, Rothe Peggie & Nenonnen Suvi: Usability Attributes of Business Parks, EFMC Conference, Zürich 25.-27.6.2007. Timonen, H. & Paloheimo, K.-S. (2007) The emergence and diffusion of the concept of knowledge work. In Remenyi, Dan (eds.), Proceedings of the 4th International Conference on October, 2007, Cape Town South Africa. Reading UK: Academic Conferences Limited, p.421- 430. Timonen, H. & Paloheimo, K.-S. (2007) Vuorovaikutus ja sen tukeminen tietotyössä. Presentation at Työelämän tutkimuspäivät 2007, 8.-9.11.2007, Tampere Finland. Timonen, H. & Ylitalo, J. (2007) Exploration of knowledge sharing challenges in value networks: A case study in the Finnish grocery industry. In Martin, Blanca & Remenyi, Dan (eds.), Proceedings of the 8th European Conference on Knowledge Management (ECKM), 6- 7 September, 2007, Barcelona Spain. Reading UK: Academic Conferences Limited, pp. 989- 995. Timonen, H. & Ylitalo, J. (2007) Exploration of knowledge sharing challenges in value networks: A case study in the Finnish grocery industry. Electronic Journal of Knowledge Management, Vol. 5, Iss. 4, pp. 505-514, available online at www.ejkm.com.

27. Reports Lindholm, Anna-Liisa & Nenonen, Suvi: Kiinteistö- ja toimitilajohtamisen onnistumisen mittaaminen käyttäjäorganisaation näkökulmasta - mittareita, työkaluja ja menetelmiä, 2006, (B118). ISBN 951-22-8295-X (PDF-julkaisu, http://www.hut.fi/Yksikot/Kiinteisto/julkaisut/verkkojulkaisut/julkaisuB118.pdf) Nenonen, Suvi & Gersberg, Nils. (2006) Multidisicplinary Workplace Research in Vartiainen, M. (Ed.), Workspace methodologies - studying communication, collaboration and workscapes, Helsinki University of Technology, Laboratory of Work Psychology and Leadership, Report 2006/3. ISBN 951-22-8300-X pp.93-103. Tuomela A. & Rasila H. (2006) Network Analysis in Workplace Management. In Vartiainen M. (Ed.) Workspace Methodologies – Studying Communication, Colloboration and Workscapes. Helsinki University of Technology. Laboratory of Work Psychology and Leadership. Report 2006/3. Espoo, Finland.

28. Licentiate and Master’s theses Licentiate Thesis Miettinen, I. (2007) Interorganizational relationships of facility service providers –Implications for integrated workplace services. Helsinki University of Technology, Dept. of Industrial Engineering and Management. Licentiate thesis. Master’s thesis Hynninen, P. (2008) Workplace and Communication in Software Engineering. Helsinki University of Technology, Faculty of Electronics Communications and Automation.

29. Loppuraportti (valmisteilla) • ”The new workplace industry: Services enabling and facilitating knowledge work”, (Eds) Timonen, H., Järvenpää, E. & Sulonen, R. • Content: • Workplace and workplace industry • Knowledge work • Requirements for workplace services from 3 perspectives • Providing services • Implications to the workplace industry

30. Tekeillä olevat väitöskirjat • Kaija-Stiina Paloheimo: Doctoral dissertation: “Customer Oriented Service Concepts”. Expected graduation time: 2009. • Hanna Timonen: Doctoral dissertation: “Building Collective Knowing Though Practices in Knowledge Work”. Expected graduation time: 2010. • Heidi Rasila: Doctoral dissertation:”End-user organizations’ needs and customer satisfaction through real estate business functions and related services”. • Lisäksi: tieteellisiä artikkeleita, konferenssipapereita

31. Kiitos! SoberIT (Software Business and Engineering Institute: Ohjelmistoliiketoiminta ja –tuotanto) DIEM (Dept. of Industrial Engineering and Management: Tuotantotalous) CEM (Construction Economics and Management: Rakentamistalous) www.cem.tkk.fi www.hcl.hut.fi www.soberit.hut.fi