FBT Gevinstuttak ved tilsyn

1. FBT Gevinstuttak ved tilsyn Plan- og byggesaksseminar i Troms� 2. februar 2009

2. FBT - Hvordan det startet Kommunene Ski, Oppeg�rd, �s, Frogn og Enebakk inngikk avtale v�ren 2005 om � etablere felles kontor for tilsyn i byggesaker. Follo byggetilsyn ble startet 1. mai 2006 med Ski som vertskommune. Nesodden kommune sluttet seg til samarbeidet i november 2006.

3. Form�l Form�let med tilsyn er i f�rste rekke � p�se at byggetiltak i kommunene oppf�res i samsvar med bestemmelsene etter plan- og bygningsloven. Etter intensjonen vil dette bidra til � hindre byggefeil og sikring av kvaliteten av bygg. Sett i st�rre sammenheng vil utstrakt tilsynsaktivitet bidra til � redusere de samfunnsmessige kostnader som f�lger av byggefeil. Utstrakt byggetilsyn vil ogs� i sum bidra til at vedtatte milj�politiske tiltak blir bedre ivaretatt.

4. Bemanning ved FBT Avtalen mellom kommunene tilsier to ansatte. Inntil videre en tilsynsleder ved kontoret.

5. Tilsynsform Det er lagt til rette for � kunne gjennomf�re tilsyn i flere former med ulikt omfang og innhold, med revisjonstilsyn som den mest omfattende. I tillegg kan tilsyn gjennomf�res henholdsvis som dokumenttilsyn eller inspeksjonstilsyn. Omfang og innhold tilpasses for �vrig til det aktuelle tilsyn. Alle de tre tilsynsformene er praktisert, med revisjonstilsyn som den mest brukte.

6. Arbeidsmetode - prinsipp Tilsynsleder samarbeider med byggesaksbehandler og disse utgj�r til vanlig tilsynslaget som sammen planlegger, gjennomf�rer og oppsummerer tilsynet. Modell for tilsynet er i hovedtrekk hentet fra veiledningen, HO-2/2007 fra Statens bygningstekniske etat. Det legges vekt p� � avmystifisere tilsynet og � bygge tillit.

7. Framgangsm�te - revisjonstilsyn Varsling og innkalling Det gjennomf�res intervju av representanter for ansvarlige foretak. Intervjuet gjennomf�res etter en oppsatt sp�rsm�lsliste. Intervjuet er lagt til rette for at foretaket selv � kunne identifisere eventuelle avvik og selv kunne formulere forbedringer i sitt foretakssystem.

8. Arbeidsmetode - sluttm�te I sluttm�te blir registrerte funn nedtegnet i et eget dokument (protokoll). Funnene blir uttrykt som potensial for forbedring og dokumentet blir undertegnet av deltakerne. Dette dokumentet er ogs� ment � skulle gjengi rammen for videre oppf�lging av tilsynet.

9. Hva har vi l�rt Tilbakemeldingene fra reviderte foretak har s� langt v�rt udelt konstruktive og gode. FBT har f�tt honn�r for den m�ten tilsynene er gjennomf�rt p�. I et flertall av tilsynene har vi erfart at nedtegnet forbedringspotensial framkommer etter selverkjennelser fra ansvarlig foretak. Vi har ogs� f�tt tilbakemelding om tilfeller der det protokollerte potensial for forbedring er tatt til f�lge som avvik og at arbeid med � lukke avvikene er iverksatt.

10. Hva vi b�r ha fokus p� Erfaring fra gjennomf�rte tilsyn indikerer at det er hensiktsmessig � ha sterkt fokus p� rollen til ansvarlig s�ker. Mange tilfeller viser at avvik og byggefeil som blir synliggjort i utf�relsesfasen like gjerne kan v�re forplantning fra feilaktig og manglende prosjektering. Avvik i utf�relsesfasen kan ogs� tilskrives forplantning fra svikt hos ansvarlig s�ker. Svikt i rollen som samordner og den som skal sikre helhetlig ansvar for kontroll, b�de av prosjektering og utf�relse.

11. Tilsyn p� prosjektering FUNKSJONSKRAV - Teknisk forskrift TEK Funksjonsbaserte myndighetskrav som vil kunne fortolkes til m�lbare verdier (ytelsesniv�). YTELSESNIV� � Overordnet prosjektering Fortolkning av funksjonskrav til ytelsesniv�, for eksempel etter veiledningen til teknisk forskrift VTEK (REN), alternativ analyse eller en kombinasjon av disse. Mest mulig m�lbare (kvantifiserte) ytelser som skal tilfredsstilles. L�SNING � Detaljprosjektering Et gitt ytelsesniv� m� omsettes til en l�sning. Grunnlaget for � bekrefte at en l�sning tilfredsstiller et ytelsesniv�, kan v�re en beregningsstandard eller en produkt-dokumentasjon, sertifikat eller tilsvarende.

12. Grunnlag for gevinstuttak M�ten � gjennomf�re tilsynene p� har fungert bra og har gitt et konstruktivt og godt erfaringsgrunnlag for � kunne videreutvikle og effektivisere tilsynet. P� sikt vil byggetilsyn ogs� kunne gi gevinst i form av bedre dokumenterte s�knader og derigjennom lettelser i byggesaksbehandlingen.

13. Tilsyn i rollen som �SUPERNANNY� F�r bygningsmyndighetene som fortjent ? Kan man �oppdra� ansvarlige akt�rer annerledes ? Inviterer man til � bli brukt som �sjekkliste� for ansvarlig s�ker ? Kan man anspore til ansvar og kontroll p� en mer velegnet m�te ?

14. Litt h�yttenkning (bes�k i kladdeboken)�� Vi skal sjekke mulige forbedringer i tilsynet.

15. A. Tilsyn som tillegg

16. B. Tilsyn integrert med saksbehandlingen

17. C. Saksbehandling (utredning av byggesak)

18. D. Tilsyn (oppf�lging av byggesak)

19. E. TOTAL (optimal samhandling)

20. F. Rolleblanding

21. G. Avklarte grenser

22. Potensial for gevinstuttak ved tilsyn Byggetiltaket (h�ynet kvalitet) Foretaket (motivasjon til forbedring og derigjennom �ket attraktivitet i markedet) Byggesaksbehandler i kommunen (frig�ring av tid fra behandling av d�rlige s�knader)

23. Eksempel p� protokoll etter intervju Funn Oppf�lging Underskrift Kopi av protokoll

24. Definisjoner FUNN defineres som resultater fra bed�mmelsen av innsamlet informasjon m�lt mot kriteriene for tilsynet. AVVIK defineres som mangel p� overholdelse av krav som er fastsatt i eller i medhold av plan- og bygningsloven.

25. �� f�lgende funn der foretaket erkjenner forbedringspotensial Svak oppfatning om krav til styringssystem. Styringssystemet synes � ha manglende tilpasning til foretakets virksomhetsomr�de. Styringssystemets egnethet i bruk synes � mangle tilpasning til foretakets organisasjon.

26. ���.. og videre Manglende dokumentasjon p� at systemet inneholder rutiner for � sikre at krav som f�lger av tillatelse til tiltak blir ivaretatt. Manglende rutiner for kvalitetssikring og ivaretakelse av ansvar og kontroll. Manglende rutiner for identifisering og behandling av avvik.

27. �� etablert enighet om f�lgende Tilsynsleder kommuniserer med foretaket med hensyn til mulig behov for ytterligere dokumentasjon. Foretaket iverksetter umiddelbare tiltak med sikte p� � verifisere at myndighetskravene i tilknytning til det aktuelle byggetiltaket blir ivaretatt.

28. ���.. og videre Protokollen danner ramme for behandling av tilsynet i senere tilsynsrapport der de ovenfor oppsummerte funn blir n�rmere vurdert og konvertert til konkrete avvik. Endelig tilsynsrapport utarbeides av Follo byggetilsyn i samarbeid med fagtilsynet. Tilsynsrapporten adresseres til foretaket, med til bygningsmyndigheten i kommunen, brannvesenet, tiltakshaver og Statens bygningstekniske etat ��. (mfl).

29. Mest forekommende avvik (referanse til statistikk) Identifikasjon av myndighetskrav, jf. GOF � 6 litra b. Avviksbehandling med rutiner, jf. GOF � 6, litra c. Dokumentstyring, jf. GOF � 6, litra d.

30. ����. og videre System for � sikre at s�knad inneholder alle opplysninger som er n�dvendig for � vise at tiltaket oppfyller krav i pbl, herunder kontrollplan. jf GOF, � 8, pkt 1, litra b System for samordning av utf�relsen (UTF) og tilrettelegging for helhetlig kontroll av utf�relsen (KUT) jf. GOF, � 8, pkt 1, litra c System for � sikre at krav i forhold til igangsetting er ivaretatt jf. GOF, � 8, pkt 1, litra d

31. Follo byggetilsyn - styringssystemet Foretak (presentasjon - hvem vi er) Form�l (hvorfor) Produktbeskrivelse (hvordan vi gj�r det) Plan (hva og til hvilken tid) Rapportering (tilsynsrapporter � halv�rsrapporter � statistikk tilsyn � statistikk avvik) � statistikk i lysbildeformat. Oppl�ring og videreutvikling (m�l og middel) Dokumentstyring � Arkiv System for avviksbehandling WWW � informasjon

32. Resultat siste halv�r 2008

35. Registrerte avvik h�sten 2008

36. ��.. Avvik i tekst og tall � (tb)

37. FBT � P� nettet

38. P� nettet ��� Presentasjoner Tilsynsprogram for 1. halv�r 2009 Kvalitetssystem for foretak Forskrifter, veiledninger Forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett Veiledning, godkjenning av foretak for ansvarsrett HO-2/2007 � Temaveiledning for tilsyn

39. P� nettet ��.. Kommende endringer i plan- og bygningslov Framdriftplan i behandling av loven Ot.prp. nr. 45 (2007-2008)� Beskrivelser Produktbeskrivelse for tilsyn med byggesaker Prioritering av byggesaker for tilsyn M�teplan med sp�rsm�lsliste ved intervju av foretak Protokoll fra intervju av foretak ved tilsyn

40. P� nettet ��� (tb) �rsrapporter 2008 - Rapport 2008 - Fordeling av tilsyn mellom kommunene 2008 - Fordeling av tilsyn, funksjonsfordelt Innsyn i arkiv / postlister �s kommune Ski kommune Oppeg�rd kommune Frogn kommune Enebakk kommune Nesodden kommune

41. Takk for at du lyttet !